Za nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pracodawca może być ukarany grzywną.
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W praktyce przy wypełnianiu tego obowiązku pojawia się wiele uchybień, które skutkować mogą dwojakiego rodzaju konsekwencjami. Po pierwsze, dokumenty znajdujące się w tych aktach mają znaczenie dowodowe przy ewentualnych sporach pracodawcy i pracownika prowadzonych przed sądem pracy, po drugie, naruszenie obowiązku prowadzenia akt osobowych narazić może pracodawcę na odpowiedzialność karną.
Na jakiej podstawie
Wymagania, jakim powinny odpowiadać akta osobowe, zostały skonkretyzowane w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Rozporządzenie to w zakresie prowadzenia akt osobowych dotyczy wszystkich pracowników, zatrudnionych zarówno na podstawie umów o pracę, jak i mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczych umów o pracę.
Co zawierają akta osobowe
Akta osobowe każdego pracownika składają się z trzech części: część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Często spotykanym błędem przy prowadzeniu akt osobowych jest brak ich numeracji oraz mieszanie dokumentów, które powinny znajdować się w poszczególnych częściach tych akt. Dlatego wszystkie dokumenty powinny zostać ułożone w poszczególnych częściach akt osobowych w porządku chronologicznym, oraz zostać ponumerowane. Dodatkowo każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Części A i C
Żadnych wątpliwości nie budzi to, co powinno znaleźć się w części A i C akt osobowych. Katalog dokumentów, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, które następnie należy umieścić się w części A akt osobowych, został określony w par. 1 cytowanego rozporządzenia. Najważniejszymi dokumentami, które powinny znaleźć się w części A akt osobowych, są kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami pracownika, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika. Warte podkreślenia jest to, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów, jakich ma prawo żądać od kandydata na pracownika, zaś przedłożenia oryginałów tych dokumentów może żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Wśród dokumentów przechowywanych w części C akt osobowych wymienić należy przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę i kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Część B
Część B akt osobowych jest najobszerniejsza. Powinny znaleźć się w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Wymienione one zostały w rozporządzeniu jedynie przykładowo.
Oznacza to, że pracodawca ma prawo przechowywać w tej części akt osobowych również inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia. Należy jednak odnotować, iż podstawowym dokumentem, który powinien znaleźć się w tej części każdych akt osobowych, jest umowa o pracę.
ORZECZNICTWO
Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt – teza 2 wyroku z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).
WAŻNE
• Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników stanowi, w myśl art. 281 pkt 6 k.p., wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Za popełnienie tego wykroczenia grozi kara grzywny do 5 tys. zł, a ponieść tę karę może pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.
• Przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych muszą być przestrzegane przez każdego pracodawcę, niezależnie od formy organizacyjnej, w jakiej prowadzi działalność. Obowiązek ich prowadzenia dotyczy więc również osób fizycznych, chociażby nie były przedsiębiorcami i zatrudniały tylko jednego pracownika.
Zbyt dużo dokumentów
Jeżeli pracownik stwierdzi, iż niektóre dokumenty nie powinny się znaleźć w jego aktach osobowych, może wystąpić do sądu o usunięcie tych dokumentów z jego akt. Sąd Najwyższy opowiedział się za dopuszczalnością drogi sądowej we wszelkich sprawach dotyczących dokumentacji zatrudnieniowej, uznając jednocześnie, iż sprawy tego typu mają charakter spraw pracowniczych (por. uzasadnienie do postanowienia SN z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99, OSNAPiUS/2001/15/490).
Należy jednak zauważyć, iż SN szeroko interpretuje rodzaj dokumentów, które dotyczą przebiegu zatrudnienia, pozostawiając pracodawcy dużą swobodę decyzji co do tego, jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Przykładowo SN uznał za dopuszczalne gromadzenie w aktach osobowych różnego typu notatek służbowych pracodawcy o zachowaniu pracownika (por. wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNAPiUS/2002/16).
Godne podkreślenia jest jednak to, że dokumenty tego typu gromadzone muszą być właśnie w aktach osobowych pracownika, a nie gdzie indziej i gdyby zdarzyło się inaczej, pracownik może domagać się włączenia wszystkich dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia do akt osobowych. Ma to gwarantować pracownikowi przede wszystkim wiedzę o tym, jakie informacje zbiera o nim pracodawca poprzez wgląd do wszystkich dokumentów go dotyczących.
ZMIANA PRACODAWCY
W przypadku zmiany pracodawcy, określonej w art. 231 albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu pracownika.
Czego nie powinno być w aktach
W związku z tym, że w aktach osobowych mogą znajdować się wyłącznie dokumenty dotyczące zatrudnienia pracownika, skuteczne mogłoby być powództwo o usunięcie z akt osobowych takich dokumentów, które nie dokumentowałyby przebiegu jego zatrudnienia, na przykład dotyczących życia rodzinnego pracownika, czy innych sfer jego aktywności pozazawodowej. Powództwo o usunięcie niektórych dokumentów z akt osobowych byłoby również dopuszczalne w sytuacji, gdyby pracodawca nie usuwał wbrew przepisom prawa informacji o zastosowanej wobec pracownika karze porządkowej, po zatarciu tej kary (art. 113 par. 1 k.p.), lub nie usuwał w wymaganym terminie orzeczeń o zastosowaniu wobec pracownika kar dyscyplinarnych, o ile byłby zobowiązany do tego na podstawie odrębnych przepisów (np. dotyczących nauczycieli).
Inna dokumentacja
Na mocy przepisów cytowanego rozporządzenia dla pewnych kategorii dokumentów, pracodawca prowadzi odrębną dokumentację pracowniczą niezależną od akt osobowych. Dotyczy to dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
Ponadto dla każdego pracownika pracodawca powinien założyć kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Obowiązek gromadzenia wyżej wymienionej dokumentacji jest o tyle istotny, że brak tych dokumentów skutkować może przegraniem przez pracodawcę sprawy wytoczonej przez pracownika o zapłatę wynagrodzenia, szczególnie za nadgodziny lub zapłatę ekwiwalentów za odzież roboczą, środki czystości i pranie odzieży roboczej.
Jak długo przechowywać
Rozporządzenie nie określa zasad i okresu przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej. Oczywiste jest, że cała dokumentacja przechowywana być musi w trakcie zatrudnienia pracownika. Z innych przepisów wysnuć można wniosek, że dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat. Obowiązek archiwizacji wynika z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
Przepis ten zobowiązuje płatników składek na ubezpieczenia społeczne do przechowywania dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury i renty, tj. listy płac, karty wynagrodzeń oraz innych dowodów, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Z kolei w myśl art. 51 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396 ze zm.), w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy, powinien on zapewnić środki na przechowywanie dokumentacji przez czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu jej przechowywania, liczonego dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia, a dla dokumentacji osobowej – od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Rafał Krawczyk
Autor jest przewodniczącym Wydziału Pracy w Sądzie Rejonowym w Wąbrzeźnie.