System ocen okresowych daje pracodawcy możliwość dokładnego przyjrzenia się efektom pracy pracowników. Gdy z przeprowadzonej oceny wynika, że jakość i efekty świadczonej pracy są niezadowalające, pracodawca może podjąć decyzję o wypowiedzeniu.
Wypowiedzenie umowy o pracę prowadzi do definitywnego rozstania pracodawcy z pracownikiem. Jednakże błędy, które może popełnić pracodawca, zwłaszcza wskazując przyczyny swojej decyzji zbyt ogólnikowo i nieprecyzyjnie, prowadzą najczęściej do długotrwałych sporów sądowych.
Narzędziem pomocnym przy podejmowaniu przez pracodawcę odpowiednich decyzji (przeniesienie do innej pracy lub zwolnienie) może być arkusz oceny pracownika.
Każda ze stron stosunku pracy może złożyć drugiej stronie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. Wypowiedzenie umowy przez pracownika nie wymaga podania żadnego uzasadnienia, natomiast obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia umowy przez pracodawcę uzależniony jest od rodzaju umowy.
Nie jest wymagane podanie przyczyny takiego wypowiedzenia w piśmie kierowanym do pracownika w przypadku umów zawartych na okres próbny i na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy, w których strony przewidziały możliwość jej wcześniejszego rozwiązania. Uzasadnienie jest wymagane natomiast przy wypowiadaniu umów na czas nieokreślony (art. 30 § 4 k.p.).
Przyczyna wypowiedzenia wskazana pracownikowi powinna być sformułowana słownie, a ponadto musi być konkretna, prawdziwa i istnieć w chwili wręczania wypowiedzenia umowy.
Przyczyna wypowiedzenia
Ważnym elementem wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest jej uzasadnienie przez pracodawcę. Uzasadnienie musi być skonkretyzowane, a więc zawierać np. opis okoliczności lub faktów, które skłoniły pracodawcę do złożenia tego wypowiedzenia. Nie może ono być też sformułowane zbyt ogólnie np. „utrata zaufania” czy „brak przydatności do pracy na danym stanowisku”, gdyż w takim przypadku należałoby doprecyzować, dlaczego pracodawca utracił zaufanie lub co ma wpływ w konkretnym przypadku na brak przydatności pracownika do wykonywanej pracy. W kwestii zasadności wypowiedzenia umowy o pracę zapadło wiele orzeczeń Sądu Najwyższego, którymi ewentualnie można wspomagać się, przygotowując wypowiedzenie umowy.
Na przykład w niżej przytoczonych wyrokach Sąd Najwyższy stwierdził, iż:
• „wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie świadczenia pracy lub zdarzeń – także niezależnych od niego – mających wpływ na decyzję pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę – art. 30 § 4 k.p.” (wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. I PKN 47/99; OSNP 2000/14/548),
• „podanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę zarzutu »niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków« nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę – art. 30 § 4 k.p.” (wyrok Sądu Najwyższego z 1 października 1997 r. I PKN 315/97, OSNP 1998/14/427),
• „naruszeniem art. 30 § 4 k.p. jest brak wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, ujęcie jej w sposób zbyt ogólnikowy, a także podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę, a więc wskazanie przyczyny »nierzeczywistej«” (wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 645/98, OSNP 2000/11/420).
Jak można wnioskować na podstawie wyżej przytoczonych tez wyroków sądowych, prawidłowe skonstruowanie wypowiedzenia (a zwłaszcza jego uzasadnienia) jest bardzo istotnym elementem procedury zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę i niestety niezbyt prostym.
Arkusze ocen
Pracodawca stosujący system ocen pracowniczych, a więc dysponujący pewnym obrazem, w jaki sposób pracownik wypełnia swoje obowiązki służbowe, uzasadnienie wypowiedzenia może skonstruować na podstawie arkuszy ocen danej osoby. Jednakże jednym z warunków oparcia wypowiedzenia na uzyskanej przez pracownika ocenie jest przede wszystkim prawidłowa konstrukcja takiego arkusza ocen, tzn. musi on odzwierciedlać w miarę obiektywną ocenę efektów pracy pracownika i zawierać prawidłowo dobrane i zdefiniowane kryteria oceny
Kryteria oceny pracownika należy dobrać w sposób przemyślany, nie mogą być one bowiem oparte jedynie na możliwości dokonania subiektywnej oceny przez pracodawcę czy bezpośredniego przełożonego (np. praca jest źle wykonywana przez pracownika). Pracownik powinien na podstawie uzyskanej oceny wiedzieć, jakie są wobec niego oczekiwania i co robi w sposób nienależyty.
Należy zwrócić uwagę na fakt, iż arkusz ocen nie powinien być uniwersalnym dokumentem, zawierającym jednakowe kryteria oceny dla wszystkich pracowników.
Każda z grup pracowniczych powinna być oceniana w zależności od stawianych jej zadań. Na przykład inne mierniki jakości wykonywanej pracy należy zastosować do kadry kierowniczej, inne wobec pracowników samodzielnych (specjalistów), jeszcze inne dla handlowców czy pracowników księgowości.
Oceny pracowników należy dokonywać systematycznie, aby uzyskać pełny obraz sposobu wykonywania pracy przez pracownika. Słuszne wydaje się, iż podjęcie decyzji o wypowiedzeniu umowy o pracę po jednorazowym uzyskaniu negatywnej oceny może być przedwczesne. W takiej sytuacji należałoby sprawdzić, jakie są przyczyny uzyskanej złej oceny przez pracownika lub jej obniżenia. Być może zmiana charakteru wykonywanej pracy lub odpowiednie szkolenia wpłyną na zmianę sposobu wykonywania pracy przez pracownika i poprawę jakości świadczonej przez niego pracy.
Jeżeli jednak mimo podejmowanych ze strony pracodawcy działań jakość i efekty pracy pracownika nie są zadowalające, wówczas pracodawca może podjąć decyzję o wypowiedzeniu umowy o pracę. W sytuacji gdy pracodawca decyduje się na wypowiedzenie umowy o pracę na podstawie uzyskanych negatywnych ocen, w wypowiedzeniu należałoby wskazać konkretne czynniki, które wpłynęły na decyzję pracodawcy. W tym przypadku konkretne zarzuty będą formułowane na podstawie arkusza oceny danego pracownika i zmierzone za jego pomocą efekty pracy danej osoby.
W każdym przypadku uzasadnienie wypowiedzenia należy przygotować indywidualnie w stosunku do danej osoby, właśnie na podstawie treści arkusza ocen. Dla uniknięcia ewentualnych wątpliwości nie należy ograniczać się do ogólnych sformułowań „uzyskana negatywna ocena pracy”.
Beata Naróg