Pracodawca ma obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika informacji o wymierzonej mu karze po roku nienagannej pracy. W praktyce ustalenie, kiedy upływa wymagany okres, bywa niekiedy trudne.
Zgodnie z treścią art. 113 par. 1 kodeksu pracy, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa się z akt pracownika po roku nienagannej pracy. Usunięcie z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu nie jest uzależnione od złożenia przez niego jakiegokolwiek wniosku w tej sprawie. Jest to bowiem obowiązek pracodawcy. Co więcej, niedopełnienie tego obowiązku stanowić może podstawę wystąpienia pracownika do sądu pracy z powództwem o nakazanie pracodawcy usunięcia z akt wspomnianego zawiadomienia. W przypadku gdy sąd pracy wyda wyrok nakazujący usunięcie z akt osobowych pracownika informacji o ukaraniu, a pracodawca nie zastosuje się do tego orzeczenia, jego zachowanie może być uznane jako wypełniające dyspozycję art. 282 par. 2 k.p., za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. A za to pracodawca może zostać ukarany grzywną.
Rok nienagannej pracy
Przez rok nienagannej pracy rozumie się rok liczony od dnia nałożenia kary, w którym pracownik nie został ponownie ukarany jedną z wymienionych w kodeksie pracy kar porządkowych.
Przepisy nie regulują jednak jednoznacznie sytuacji, gdy w ciągu roku kalendarzowego po ukaraniu pracownik nie świadczy faktycznie pracy, choć zachowuje formalnie status pracownika, np. korzysta z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego. Stąd u wielu pracodawców może w praktyce pojawić się pytanie, czy usunąć z akt osobowych pracownika informację o ukaraniu, w czasie gdy rok od ukarania przypada w okresie przerwy w świadczeniu pracy przez pracownika, np. przebywa on na urlopie wypoczynkowym czy bezpłatnym.
Nie ma wątpliwości, że okres korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego należy bez wątpienia uwzględnić w „roku nienagannej pracy”. Natomiast zaliczanie do niego innych okresów, np. urlopu bezpłatnego, macierzyńskiego czy wychowawczego uzależnione będzie od tego, czy przepisy każą wliczać je do stażu pracy czy też nie. W konsekwencji należy stwierdzić, że jeżeli przepisy prawa pracy nakazują zaliczenie danego rodzaju okresu do okresu pracy lub zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (czyli np. długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony), powinien on być wliczany do roku nienagannej pracy.
Zgodnie z treścią art. 1865 k.p. okres urlopu wychowawczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że okres urlopu wychowawczego powinien być wliczany do roku nienagannej pracy, o którym mowa w art. 113 k.p. Podobnie będzie w przypadku urlopu bezpłatnego udzielanego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 1741 k.p.). on również wliczany jest do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku urlopu bezpłatnego udzielanego pracownikowi na podstawie art. 174 k.p. Urlop ten nie jest bowiem wliczany do stażu pracy, nie może być więc zaliczany do roku nienagannej pracy w rozumieniu art. 113 k.p.
Urlop macierzyński
Brak odpowiedniego uregulowania dotyczącego wliczania okresu urlopu macierzyńskiego do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wynika z faktu, iż zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267), zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w okresie urlopu wychowawczego, np. urodziła dziecko. Jest to okres składkowy, a więc powinien być również wliczany do stażu pracy. W konsekwencji także do roku nienagannej pracy.
Podsumowując, usunięcie z akt osobowych pracownika informacji o ukaraniu po upływie roku nienagannej pracy jest obowiązkiem pracodawcy. W większości przypadków faktycznej nieobecności pracownika w pracy w momencie upływu roku od dnia wymierzenia kary pracodawca ma obowiązek usunąć taką informację z akt pracownika. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik przebywa na urlopie: macierzyńskim, wychowawczym oraz bezpłatnym, udzielonym mu na podstawie art. 1741 k.p.
Marcin Wojewódka
Autor jest radcą prawnym