Jak zawrzeć umowę na zastępstwo

ETAP 1

Umowę na zastępstwo należy sporządzić precyzyjnie. Można skorzystać ze wzoru umowy na czas określony dostosowanego do wymagań umowy na zastępstwo. Umowę należy zatytułować: „umowa o pracę na zastępstwo”, „umowa o pracę w zastępstwie” itd.

ETAP 2

Z treści umowy musi wynikać, że strony zawarły umowę na zastępstwo. W tym celu należy w niej wskazać:

• imię i nazwisko zastępowanego pracownika, np. pracownik zobowiązuje się do zastępowania w pracy Jacka Nowaka, umowa na czas urlopu wychowawczego Marii Malinowskiej, albo

• stanowisko lub funkcję zastępowanego w taki sposób, aby na podstawie tego opisu można było ustalić o kogo chodzi, np. pracownik zobowiązuje się do zastępstwa na stanowisku starszy specjalista ds. marketingu.

ETAP 3

W umowie należy ustalić termin zakończenia umowy. W tym celu można:

• podać dokładną datę, do której ma trwać umowa, np. ostatni dzień urlopu macierzyńskiego zastępowanej pracownicy,

• odwołać się do przyczyny zawarcia umowy na zastępstwo, np. na czas urlopu wychowawczego Olgi Kowalskiej,

• posłużyć się ogólnym sformułowaniem np. na czas zastępstwa Jana Nowaka, na czas usprawiedliwionej nieobecności Jana Nowaka.

Ostatni sposób jest najkorzystniejszy dla pracodawcy. Dzięki takiemu zapisowi umowa o pracę na zastępstwo rozwiąże się, nawet gdy zastępowany pracownik wróci wcześniej do pracy (np. wcześniejszy powrót z urlopu macierzyńskiego, odwołanie z urlopu wychowawczego). Ponadto gdy usprawiedliwiona nieobecność pracownika przedłuży się (np. pracownica zdecyduje się na skorzystanie z urlopu wychowawczego po macierzyńskim), pracodawca nie będzie musiał zawierać kolejnej umowy lub jej przedłużać. Niekiedy umowę zawiera się „do czasu powrotu zastępowanego do pracy”. Jednak ten sposób określenia czasu trwania umowy może powodować wątpliwości co do rozwiązania umowy na zastępstwo, gdy zastępowany nie wróci do pracy, np. w razie śmierci czy rozwiązania umowy.

ETAP 4

W umowie o pracę na zastępstwo należy również ustalić: wynagrodzenie, czas i miejsce pracy. Nie muszą być o­ne takie same jak w przypadku zastępowanego pracownika. Powinny być jednak podobne, ponieważ zastępca jest angażowany za określonego pracownika na jego stanowisko.

Wynagrodzenie zastępcy nie musi być takie same jak pensja zastępowanego. Jednak ustalając jego wysokość należy pamiętać o zasadach prawa pracy. Wynagrodzenie powinno zatem odpowiadać rodzajowi pracy (art. 78 par. 1 k.p.). Jeżeli u pracodawcy obowiązują zakładowe przepisy płacowe (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) – pensja nie może być niższa od najniższego wynagrodzenia przypisanego do stanowiska, które ma zająć zastępca. Natomiast gdy zastępowanemu pracownikowi przysługiwały dodatkowe uprawnienia, np. laptop, samochód służbowy, zastępca automatycznie nie uzyskuje prawa do korzystania z nich. Pracodawca może jednak przyznać dodatkowe uprawnienia zastępcy, wpisując je do umowy o pracę na zastępstwo.

ETAP 5

Zastępca jest pełnoprawnym pracownikiem. Ma więc takie same prawa i obowiązki jak pozostali pracownicy. Zgodnie z art. 11³ i 18^3a par. 1 k.p. niedopuszczalna jest dyskryminacja ze względu na zatrudnienie na czas określony. Pracodawca powinien stosować zasadę równego traktowania wobec zastępcy, m.in. ustalając warunki zatrudniania i wynagradzania, awansowania i dostępu do szkoleń (wyjątkowo dopuszczalne są preferencje ze względu na staż pracy – art. 18^3b par. 2 pkt 4 k.p.).

ETAP 6

Do umowy o pracę na zastępstwo można wprowadzać zmiany zgodnie z ogólnymi zasadami dokonywania zmian w umowach o pracę, np. wynagrodzenie można zmienić za pomocą porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast zmiana stanowiska czy rodzaju pracy zastępcy może powodować konieczność zmiany rodzaju umowy (jeżeli nowe stanowisko nie będzie wiązać się z zastępowaniem). W takim przypadku można zastosować jedynie porozumienie zmieniające. Zmiana rodzaju umowy jest bowiem dopuszczalna tylko na mocy porozumienia zmieniającego.

Ewa Drzewiecka

NIE. W tym przypadku wypowiedzenie umowy nie będzie dopuszczalne. Przepisy nie uchylają ochrony pracowników w wieku przedemerytalnym w sytuacji zawarcia umowy na czas zastępstwa.

Jeżeli zatem zawrzecie państwo umowę o pracę na zastępstwo z 56-latnia kobietą, nie będzie można wypowiedzieć jej umowy o pracę. Ponadto w razie zwolnień grupowych albo indywidualnych na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.) można takiej pracownicy jedynie wypowiedzieć warunki pracy i płacy. Wypowiedzenie umowy będzie możliwe jedynie w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 41¹ k.p.).

– W umowie o pracę można zastrzec dłuższy niż określony w kodeksie pracy okres wypowiedzenia umowy o pracę dla wypowiedzenia przez pracodawcę. Natomiast zastrzeżenie dłuższego okresu wypowiedzenia, w sytuacji gdy umowę wypowiada pracownik, z reguły jest dla niego mniej korzystne i dlatego zgodnie z art. 18 par. 2 k.p. – nieważne (uchwała SN z 9 listopada 1994 r., I PZP 46/94; OSNAP z 1995 r. nr 7, poz. 87). Jeżeli bowiem pracownik ma możliwość otrzymania lepiej płatnej pracy, wyższego stanowiska – o czym w dacie zawarcia umowy o pracę z przedłużonym okresem wypowiedzenia nie może wiedzieć – przedłużony okres wypowiedzenia przez niego umowy może zniweczyć jego plany.

Natomiast w wyroku z 2 października 2003 r. (I PK 416/02; OSNP z 2004 r. nr 19, poz. 328) SN stwierdził, że dłuższy okres wypowiedzenia zastrzeżony dla obu stron nie jest niekorzystny dla pracownika, jeżeli w efekcie zamieszczenia takiego postanowienia, pracownik uzyskał dłuższy okres wypowiedzenia przez pracodawcę, a sytuacja na rynku pracy w konkretnych okolicznościach, przy uwzględnieniu miejsca wykonywania pracy, branży, rodzaju pracy i zapotrzebowania na nią, czyni praktycznie nierealną możliwość wypowiedzenia przez pracownika.

Możliwe jest zatem wprowadzenie przedłużonego okresu wypowiedzenia jedynie do sytuacji, gdy pracodawca wypowiada umowę. Jeżeli 3-dniowy okres wypowiedzenia jest dla państwa za krótki, możecie zawrzeć „zwykłą” umowę na czas określony, z klauzulą o możliwości jej rozwiązania za 2-tygodniowym wypowiedzeniem.

– Moim zdaniem pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę na zastępstwo przysługuje odprawa. Odprawa przysługuje w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, a państwo rozwiązują z pracownikiem-zastępcą umowę o pracę w ramach zwolnień grupowych.

Ewa Drzewiecka