Faks oraz poczta elektroniczna są powszechnie stosowane w działalności gospodarczej przez przedsiębiorców, m.in. do załatwiania spraw z pracownikami. Pracodawcy przekazują w ten sposób informacje i polecenia służbowe, a pracownicy są zobowiązani korzystać z tych środków łączności w codziennych kontaktach z pracodawcą.
Gdy pracodawca chce jak najszybciej rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem bez oczekiwania na jego stawiennictwo w głównej siedzibie firmy, zamiast wysłać pismo listem poleconym na adres domowy pracownika, może wysłać faks lub e-mail. Pismo o rozwiązaniu umowy pracownik otrzyma w tym samym dniu, a pracodawca zminimalizuje ryzyko nieodebrania przesyłki pocztowej, „pójścia” pracownika na zwolnienie lekarskie oraz złożenia wniosku o udzielenie urlopu. W tych bowiem okresach pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę.
Rozwiązanie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie (art. 30 par. 3 k.p.). Niezachowanie tej formy stanowi naruszenie przepisów. Czy faks lub e-mail spełnia wymóg formy pisemnej? Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a w przypadku oświadczenia woli w postaci elektronicznej – opatrzenie tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 78 k.c.). Na dokumencie przesłanym faksem nie ma jednak własnoręcznego podpisu, lecz jego kopia. Bezpieczny podpis elektroniczny wymaga weryfikacji za pomocą certyfikatu. Brak własnoręcznego podpisu oznacza brak formy pisemnej.
Czy w takiej sytuacji dochodzi skutecznie do rozwiązania umowy o pracę? Odpowiedź jest twierdząca. Kodeks pracy zobowiązuje do zachowania formy pisemnej, ale bez żadnego rygoru dla skuteczności Natomiast k.c. wprowadza zasadę, że oświadczenie woli jest skuteczne, jeżeli jego adresat miał możliwość zapoznania się z jego treścią, która ujawnia wolę autora w sposób dostateczny i zrozumiały. W przypadku wysłania faksu lub listu e-mail treść pisma dotrze do adresata i będzie ono skuteczne. Natomiast brak formy pisemnej stanowi naruszenie art. 30 par. 3 k.p.
Ponadto termin do wniesienia przez pracownika odwołania od rozwiązania umowy o pracę do sądu w przypadku wysłania pisma faksem należy liczyć od dnia odebrania przez niego faksu lub poczty e-mail. Najlepiej posłużyć się wydrukiem potwierdzenia odbioru pisma przez maszynę faksową adresata, a w przypadku poczty e-mail raportem potwierdzenia odbioru listu wysyłanym automatycznie w chwili ściągnięcia poczty serwera przez pracownika.
Kolejną kwestią jest liczenie terminu do wniesienia odwołania do sądu, gdy pracodawca najpierw wyśle pismo o rozwiązaniu umowy faksem i tego samego dnia wyśle oryginał pisma listem poleconym. W uchwale z 2 października 2002 r. (III PZP 17/02) SN stwierdził, że doręczenie pracownikowi pisma za pomocą faksu jest skuteczne i otwiera termin do wniesienia odwołania do sądu pracy. Pracownik, który złoży odwołanie w terminie liczonym od dnia otrzymania listu poleconego, a nie faksu lub listu e-mail, ryzykuje więc, że złoży je po terminie.
Alina Giżejowska,
radca prawny z Kancelarii A. Sobczyk & Współpracownicy