Opis stanowiska pracy może być wykorzystany nie tylko do tworzenia zakresów czynności, ale także do procesu wartościowania pracy, tzn. wyceny poszczególnych stanowisk i zbudowania obowiązującego w firmie taryfikatora wynagrodzeń
Beata Naróg
Sprecyzowanie obowiązków, które będą należały do pracownika, w formie pisemnej nie jest obligatoryjnym elementem stosunku pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest zaznajomienie pracowników podejmujących pracę na danym stanowisku z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.). Przepis ten nie precyzuje, iż musi w tym celu być zachowana forma pisemna.
Czym jest zakres czynności
Zakres czynności, które ma wykonywać pracownik, wyznaczony jest rodzajem pracy, określonym w umowie o pracę (art. 29
Opis stanowiska pracy może być wykorzystany nie tylko do tworzenia zakresów czynności, ale także do procesu wartościowania pracy, tzn. wyceny poszczególnych stanowisk i zbudowania obowiązującego w firmie taryfikatora wynagrodzeń.
§ 1 pkt 1 k.p.). W umowach o pracę często spotyka się zapisy: specjalista ds. sprzedaży, księgowa, referent ds. marketingu, sprzedawca itp. Konkretne czynności, które ma wykonywać pracownik na danym stanowisku pracy, mogą zostać pracownikowi przekazane w formie ustnej. Jednakże pisemne określenie obowiązków pracownika może przynieść korzyści zarówno dla pracodawcy (bezpośredniego przełożonego), jak i dla pracownika. Przełożony będzie miał jasną sytuację, czego może wymagać, a pracownik wiedział, jakich czynności będzie od niego oczekiwał pracodawca.Przy sporządzaniu zakresu czynności należy pamiętać, że stanowi on doprecyzowanie oznaczonego w umowie rodzaju pracy. Nie może zatem wykraczać poza jego ramy.
Pracodawca nie musi się bać, że zmiana zakresu czynności będzie się wiązać ze zmianą umowy. Wszelkie zmiany zakresu czynności, jeżeli pozostają w zgodzie z umówionym rodzajem pracy, nie wymagają zmiany treści umowy o pracę (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1974 r., I PR 332/74, OSNC 1975/6/103). Jednak gdy czynności, które ma wykonywać pracownik, wykraczają poza granice umówionej pracy, wówczas zmianę zakresu czynności należałoby wprowadzić w drodze wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzenie takie dokonane jest, gdy na piśmie zaproponowano pracownikowi nowe warunki pracy. Jeżeli pracownik do połowy okresu wypowiedzenia złoży pracodawcy oświadczenie, iż nie przyjmuje proponowanych warunków – wówczas wraz z upływem okresu wypowiedzenia umowa rozwiąże się. Natomiast gdy zaproponowane warunki przyjmie – zaczną one obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia. Należy pamiętać, że do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące definitywnego wypowiedzenia umowy o pracę, m.in. podanie uzasadnienia, a także obowiązek konsultacji wypowiedzenia ze związkami zawodowymi w przypadku umów na czas nieokreślony.
W razie konieczności powierzenia pracownikowi pracy innego rodzaju niż ta, która została ustalona w umowie, pracodawca może zastosować polecenie służbowe. Takie powierzenie innej pracy może nastąpić na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym, a ponadto praca ta musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Zarówno zmiana warunków umowy (w tym zakresu czynności), jak i powierzenie pracownikowi innej pracy dopuszczalne jest za porozumieniem stron.
Jak sporządzić zakres czynności?
Najprostszym sposobem sporządzenia zakresu czynności będzie wypunktowanie zadań i czynności, które będą należały do pracownika. Ponadto w zakresach czynności można zaznaczyć podległość służbową pracownika, określić, za co będzie ponosił odpowiedzialność oraz jakie są jego uprawnienia. Zakres czynności może być opracowany np. przez bezpośredniego przełożonego we współpracy z komórką zajmującą się sprawami personalnymi, a następnie zatwierdzony przez pracodawcę. Pod zakresem czynności powinien także podpisać się pracownik. Jeżeli pracownik nie będzie chciał podpisać zakresu czynności, to taka sytuacja nie skutkuje tym, że pracodawca nie będzie mógł żądać wykonania zamieszczonych w zakresie czynności zadań. Ważne jest jednak, aby pracodawca przedłożył pracownikowi do zapoznania się obowiązujący go zakres czynności.
Często w sporządzanym przez pracodawcę zakresie czynności zamieszczany jest punkt zobowiązujący pracownika do wykonywania „innych poleceń przełożonego”. Taki zapis będzie upoważniał jednak pracodawcę do wydawania poleceń w granicach określonych rodzajem umówionej pracy.
Opis stanowiska pracy
Pomocny przy sporządzaniu zakresu czynności może być opis stanowiska pracy, czyli wykaz, w którym zawarte są zadania i obowiązki wymagane na danym stanowisku. Ponadto w opisie wskazuje się zależności służbowe z innymi komórkami czy stanowiskami występującymi w firmie (tzn. opis taki powinien wskazywać, jakie miejsce w strukturze organizacyjnej zajmuje dane stanowisko, określać tytuł służbowy bezpośredniego przełożonego), a także dane stanowisko pracy w oderwaniu od osoby, która go zajmuje.
Opis stanowiska oprócz wyżej wymienionych danych powinien konkretnie, zwięźle określać nazwę stanowiska i jego cel, zasadnicze i pomniejsze obowiązki pracownika oraz szczegółowe zadania, jakie wiążą się z pracą wykonywaną na tym stanowisku, a także wskazywać wymagania co do niezbędnych i pożądanych kwalifikacji pracownika.
To, jak szczegółowo zostanie sporządzony opis stanowiska pracy, uzależnione jest m.in. od celu, w jakim jest sporządzany, może to być zatem opis całościowy, jak i cząstkowy. Ponadto opis taki powinien z jednej strony być dokładny (podobnie jak zakres czynności), jak też jednocześnie nie powinien być zbyt szczegółowy.
Jednakże w praktyce opisy stanowisk nie są jedynie wykorzystywane do przygotowania zakresu czynności danego pracownika i stanowią punkt wyjścia do dalszych działań pracodawcy, takich jak np.:
• wartościowanie pracy,
• budowa systemu ocen pracowniczych,
• opracowanie polityki szkoleniowej,
• procesu rekrutacji pracowników i systemu ich awansowania,
• budowania ścieżek rozwoju pracowników itp.
przykład
Pracodawca zamierza zdiagnozować potrzeby firmy m.in. pod kątem szkoleniowym. W tym celu przystąpiono do opisu stanowisk pracy, powołane zostały zespoły opracowujące takie opisy; zespoły obejmowały pracowników danego działu, na czele zespołu stał kierownik danej komórki organizacyjnej, który pełnił jedynie rolę moderatora. Pracownicy mieli za zadanie wypełnić przygotowane w formie pisemnej opisy swoich stanowisk. Jednym z punktów były wymagane kwalifikacje. Poszczególne osoby wpisywały w tym miejscu nie rzeczywiste wymagania związane z wykonywaniem pracy na danym stanowisku, lecz posiadane przez siebie kwalifikacje. Tak przygotowane niezweryfikowane obiektywnie kwestionariusze nie zdały egzaminu. Pracodawca zaś nie uzyskał celu, jaki zamierzał osiągnąć.
Opis może także być pomocny przy budowie systemu ocen obowiązującego w firmie, inaczej bowiem będą oceniani pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze, inaczej system ocen należy budować dla pracowników administracyjno-biurowych, a jeszcze inaczej będą oceniani sprzedawcy. Aktualizując opisy stanowisk, należy równolegle analizować treść umów o pracę danych pracowników, ponieważ zmiany w opisie i w zakresie czynności mogą powodować konieczność modyfikacji treści umowy o pracę.