Inspektorzy pracy przeprowadzając kontrolę w zakresie czasu pracy często zwracają uwagę na to, czy pracodawca nie naruszył przepisów dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych. Sprawdzeniu podlega głównie prawidłowość prowadzonej ewidencji czasu pracy.
Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Jest ona dopuszczalna w przypadku:
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.
Rozpoczęcie kontroli
Kontrolę przestrzegania przez pracodawcę przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych inspektor pracy rozpoczyna od przeanalizowania obowiązującego w zakładzie pracy:
• układu zbiorowego pracy lub
• regulaminu pracy, albo
• obwieszczenia
w zakresie ustalonego dla poszczególnych grup zawodowych czy komórek organizacyjnych systemu czasu pracy.
Opierając się na tych wewnątrzzakładowych przepisach inspektor pracy ustala, jaki rozkład czasu pracy obowiązywał danego pracownika oraz jaki był okres rozliczeniowy jego czasu pracy. Rozkład czasu pracy polega na:
• wyznaczeniu dni pracy i dni wolnych od pracy,
• ustaleniu wymiaru czasu pracy w poszczególnych dniach,
• określeniu przedziału czasowego, w którym ma być rozliczony czas pracy.
Inspektor pracy ma prawo żądania od pracodawcy harmonogramu czasu pracy (grafiku) i porównuje go z prowadzoną dla każdego pracownika kartą ewidencji czasu pracy.
Wykonywanie pracy „poza grafikiem”, tzn. w godzinach, które miały być wolne lub w dniach, które miały być wolne, oznacza, że praca była wykonywana w godzinach nadliczbowych. Bez znaczenia jest to, w jaki sposób ją zrekompensowano: dodatkowym wynagrodzeniem czy czasem wolnym.
Forma polecenia pracy w godzinach nadliczbowych
Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy nie zawierają zapisu, który wymagałby jakiejś szczegółowej formy dla polecenia pracy w godzinach nadliczbowych.
Polecenie to może być wydane w sposób dorozumiany.
Przykład
Pracownik w obecności pracodawcy zaczął wykonywać pracę po godzinach pracy. Pracodawca zaakceptował tę sytuację i nie nakazał mu przerwania pracy. Taki przypadek należy uznać za polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, ponieważ pracodawca widział, że pracownik wykonuje taką pracę i milcząco to aprobował.
Warunkiem koniecznym do przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy (przełożonego pracownika), że pracownik wykonuje taką pracę (Wyrok Sądu Najwyższego z 26 maja 2000 r., I PKN 667/99, OSNAP 2001/22/662).
Sposoby weryfikowania ewidencji czasu pracy
Kontrola w zakresie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych polega m.in. na sprawdzeniu prawidłowości prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. W tym celu inspektorzy pracy:
• analizują listy obecności, zeszyty wyjść oraz inne materiały, np. nośniki magnetyczne, które zawierają informacje na temat godziny wejścia i wyjścia pracownika z miejsca pracy,
• żądają podania informacji na temat godzin logowania się pracownika i wylogowywania z systemu informatycznego,
• żądają informacji w zakresie odbioru i wysyłania przez pracownika korespondencji drogą elektroniczną,
• analizują godziny włączania i wyłączania systemu alarmowego, co oznacza de facto godziny kończenia i rozpoczynania pracy przez pracownika wykonującego tę czynność,
• sprawdzają godziny wykonywania przez poszczególnych pracowników transakcji przy użyciu kas fiskalnych; odmowa udzielania inspektorowi pracy tych informacji może skutkować interwencją organu skarbowego, który udostępni uzyskaną wiedzę PIP,
• analizują faktury w zakresie daty wystawienia przez konkretnego pracownika i odbioru przez pracownika,
• sprawdzają zapisy w karcie czasu pracy w porównaniu z prowadzonymi kartami drogowymi,
• sprawdzają zapisy w karcie czasu pracy w porównaniu z poleceniami wyjazdu służbowego, jeżeli z wyjazdem był związany obowiązek świadczenia pracy,
• analizują dokumentację techniczną danego urządzenia, np. książki przeglądu w zakresie dat wykonywania danych czynności przez konkretnego pracownika,
• sprawdzają dzienniki budowy, z których wynika, jaki przedsiębiorca, w którym dniu wykonywał jakie prace.
Przykład
Inspektor pracy ustalił, że z ewidencji czasu pracy pracownika wykonującego prace budowlane nie wynika, aby pracował on w godzinach nadliczbowych. Jednak dodatkowo inspektor pracy skontrolował dzienniki budowy. Wynikało z nich, że brygada, w której był on zatrudniony, pracowała codziennie po 12 godzin. Z tego powodu inspektor zakwestionował ewidencję czasu pracy.
• art. 1041 § 1 pkt 9, art. 128 § 1, art. 149 § 1, art. 150 § 1, art. 151 § 1, art. 1511 § 1, art. 1512 Kodeksu pracy,
• § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Zbigniew Wieczorek
prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy