Pracodawca może dokonywać odliczeń i potrąceń z wynagrodzenia jedynie na podstawie upoważnienia ustawowego albo pisemnej zgody pracownika. Pomniejsza więc pensję o składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Po dokonaniu tych odliczeń może z wynagrodzenia potrącić inne kwoty.
Limity potrąceń określa art. 87 k.p. W myśl tego przepisu potrąceń ustawowych można dokonywać w następujących granicach:
• egzekucja świadczeń alimentacyjnych – do 3/5 wynagrodzenia pracownika,
• egzekucja innych należności niż alimentacyjne lub potrącanie zaliczek pieniężnych – do 1/2 wynagrodzenia pracownika.
Jeżeli jednocześnie potrącane są świadczenia alimentacyjne, sumy egzekwowane na mocy innych tytułów wykonawczych oraz zaliczki pieniężne – ich suma nie może przekraczać 3/5 wynagrodzenia. Natomiast nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.
Kwoty wolne od potrąceń
Oprócz limitów przepisy ustalają również kwotę wolną, czyli minimum pensji, które musi pozostać pracownikowi po dokonaniu obowiązkowych potrąceń. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
• minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – gdy na mocy tytułów wykonawczych potrącane są sumy na pokrycie innych należności niż świadczenia alimentacyjne,
• 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu kar pieniężnych.
W przypadku potrącania świadczeń alimentacyjnych kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę nie jest gwarantowana.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu.
Za zgodą pracownika
Niektórych potrąceń można dokonywać jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Kwoty wolne od potrąceń wynoszą wówczas:
• minimalne wynagrodzenie netto – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80 proc. minimalnego wynagrodzenia netto – przy potrącaniu należności na rzecz osób trzecich.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.Minimalne netto
W 2005 r. minimalne wynagrodzenie za pracę brutto wynosi 849 zł. W celu ustalenia kwoty wolnej od potrąceń, zgodnie z art. 871 k.p., wynagrodzenie to należy pomniejszyć o składki na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Wynagrodzenie określone w art. 871 k.p. jest często błędnie utożsamiane w wynagrodzeniem minimalnym netto. Pomiędzy tymi wynagrodzeniami istnieje jednak niewielka, ale istotna różnica. Wynagrodzenie netto (1) jest wynikiem pomniejszenia kwoty wynagrodzenia brutto o składki na ubezpieczenie społeczne, składkę zdrowotną oraz zaliczkę na podatek. Natomiast wynagrodzenie z art. 871 k.p. (2) jest wynikiem pomniejszenia wynagrodzenia brutto o składki społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Różnica w obliczeniach jest niewielka. Wydawałoby się, że w celu prawidłowego ustalenia, kwot wolnych od potrąceń należy stosować przepisy kodeksu pracy w dosłownym brzmieniu. Według takiej interpretacji wysokość kwoty wolnej od potrąceń w 2005 r. wynosiłaby 622,60 zł (2). Jednak inspektorzy PIP, ustalając kwoty wolne od potrąceń, przyjmują, że kwotą wolną jest minimalne wynagrodzenie netto – w 2005 r. jest to 617,39 zł (1).
Różnica pomiędzy wynagrodzeniem ustalonym według literalnej interpretacji kodeksu pracy a kwotą wynagrodzenia netto to wartość składki zdrowotnej (0,75 proc.), potrącanej z wynagrodzenia pracownika. Jest to obowiązkowe potrącenie, dlatego wydaje się uzasadnione pomniejszenie wynagrodzenia również o tę kwotę. W konsekwencji kwoty stanowiące 75, 80 i 90 proc. minimalnego wynagrodzenia wynoszą odpowiednio:
• 75 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek – 482,93 zł,
• 80 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek – 510,79 zł,
• 90 proc. minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek – 562,04 zł.
Dorota Twardo
CZYTELNICY PYTAJĄ
Jak potrącić karę porządkową
Pracownik został ukarany karą pieniężną w wysokości 250,00 zł. Czy mogę tę kwotę jednorazowo potrącić z wynagrodzenia pracownika, który zarabia 2700,00 zł brutto?
– Pracodawca może nałożyć na pracownika karę pieniężną za nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a ponadto z tytułu kar pieniężnych można maksymalnie potrącić 1/10 część wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu innych potrąceń.
Kwota maksymalnego potrącenia z tytułu kar pieniężnych, przy założeniu, że jest to jedyne potrącenie z wynagrodzenia tego pracownika, wynosi:
• 2700,00 zł brutto, tj. 1824,87 zł netto (po odliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy),
• 1824,87 zł netto x 1/10 = 182,49 zł.
Kwota wolna od potrąceń z tytułu kar pieniężnych to w tym przypadku 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, a więc:
• 849,00 zł x 90 proc. = 764,10 zł,
• 764,10 zł brutto, tj. 562,04 zł netto (po odliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy).
Po potrąceniu kary pieniężnej w maksymalnej wysokości 182,49 zł do dyspozycji pracownika pozostanie kwota: 1824,87 zł – 182,49 zł = 1642,38 zł, czyli więcej niż wymagane minimum.
Ile można potrącić jednorazowo
Otrzymałem zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia pracownika w wysokości 1000,00 zł (wyrok sądu). Ile mogę jednorazowo potrącić z wynagrodzenia tego pracownika, jeżeli jest on zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem 3000,00 zł brutto?
– W celu ustalenia wysokości dopuszczalnego potrącenia należy ustalić:
• wynagrodzenie netto – 2020,71 zł (3000,00 zł brutto minus obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy),
• kwotę graniczną – w przypadku egzekucji innych należności niż świadczenia alimentacyjne; wysokość potrącenia nie może przekraczać połowy wynagrodzenia netto:
2020,71 zł x 50 proc. = 1010,36 zł,
• kwotę wolną od potrąceń – w tym przypadku jest to minimalne wynagrodzenie za pracę netto, tj. 617,39 zł (849,00 zł brutto po odliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy); przynajmniej taka suma musi pozostać pracownikowi po dokonaniu potrącenia.
W omawianym przypadku potrącenie w kwocie zasądzonej przez sąd jest możliwe, ponieważ po jego dokonaniu pracownikowi pozostanie do dyspozycji:
2020,71 zł – 1000,00 zł = 1020,71 zł – czyli więcej niż wymagane minimum.
Dorota Twardo
Autorka jest specjalistą ds. kadr i płac,
Biuro Usług Audytorskich i Księgowych Lidmar