Są sytuacje, które powodują, że pracownik nie może stawić się do pracy. Wiele z nich określono bezpośrednio w przepisach ze wskazaniem, że w razie ich zaistnienia spowodowana nimi nieobecność będzie usprawiedliwiona. Nie oznacza to, że pozbawione są tego charakteru niektóre inne przypadki, niewymienione bezpośrednio w przepisach. Wadliwe usprawiedliwienie nieobecności w pracy może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy. Warto więc wiedzieć, w jaki sposób pracownik powinien prawidłowo usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.
Pracownik poinformował mnie dopiero po 4 dniach o przyczynie nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. Czy w związ-ku z tym mogę uznać tę nieobecność za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia?
W przedstawionej sytuacji nie można zarzucić zatrudnionemu pracownikowi opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Zbyt późne usprawiedliwienie nieobecności (lub poinformowanie o jej przyczynie) nie jest bowiem z tym równoznaczne. Zaistniała sytuacja nie powoduje, że nieobecność ta automatycznie staje się nieusprawiedliwiona.
Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. stanął na stanowisku, że niedopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy w terminie o nieobecności w pracy i jej przyczynie rzutuje negatywnie na ocenę odpowiedzialności, rzetelności i lojalności tej osoby. Zdaniem Sądu nie można jednak takiemu pracownikowi postawić zarzutu opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.
WAŻNE!
Przepisy nakładają na pracownika obowiązek uprzedzenia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności jeszcze przed jej wystąpieniem.
Odnosi się to tylko do przypadków, w których przyczyna nieobecności jest z góry znana (bądź nawet możliwa do przewidzenia). Jeśli jednak było to niemożliwe (przyczyna nieobecności wystąpiła nagle, była nieprzewidywalna), pracownik powinien przekazać pracodawcy powyższe informacje niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.
W tym przypadku nie wystąpiły żadne przyczyny uzasadniające niepowiadomienie pracodawcy w terminie (należy jednak to zbadać). Pracownik po prostu nie dopełnił tego obowiązku.
Jeden z naszych pracowników mieszka samotnie i nie ma telefonu. Czy taka sytuacja uzasadnia niepowiadomienie w przewidzianym terminie o przyczynie nieobecności?
Taka sytuacja uzasadnia niepowiadomienie w terminie o nieobecności w pracy. Szczególne okoliczności, które uniemożliwiły zrealizowanie tego obowiązku, usprawiedliwiają niedotrzymanie terminu na powiadomienie o przyczynie nieobecności.
Przepis wskazuje przykładowo najczęstszą chyba sytuację, jaka może tu wystąpić, czyli chorobę obłożną połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników. Brak w takiej sytuacji środków komunikacji (telefon, poczta elektroniczna) powoduje, iż pracownik może faktycznie nie mieć możliwości powiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym terminie powrotu do pracy. Powiadomienie może być dokonane przez jakiekolwiek zachowanie pracownika, jak również osób trzecich. Jeśli pracownik jest obłożnie chory, to i tak musi załatwiać codzienne sprawy (kupno jedzenia, lekarstw): albo wychodzi z domu (co jest w takim przypadku zachowaniem warunków zwolnienia lekarskiego, nawet jeśli zaleceniem lekarza jest pozostawanie w domu), albo czynności te wykonuje ktoś inny (np. sąsiedzi). Istnieje zatem możliwość poinformowania pracodawcy (choćby z publicznego aparatu telefonicznego) o chorobie.
Zawsze jednak pracodawca powinien dowiedzieć się o przyczynie nieobecności niezwłocznie po ustaniu uniemożliwiających to przyczyn.
Czy w terminie dwóch dni od powstania przyczyny nieobecności pracownik powinien dostarczyć mi dokument usprawiedliwiający nieobecność, czy wystarczy, jeśli powiadomi mnie telefonicznie?
Przepisy nakładają na pracownika obowiązek poinformowania pracodawcy najpóźniej w drugim dniu nieobecności (a nie po 2 dniach) o przyczynie tej nieobecności. Nie jest to równoznaczne z obowiązkiem dostarczenia dowodów uzasadniających uznanie nieobecności za usprawiedliwioną. W zawiadomieniu pracownika, które może być dokonane w dowolnej formie (telefonicznie, e-mailem, przez osobę trzecią – niekoniecznie będącą członkiem rodziny pracownika), powinna zostać przekazana informacja o:
• przyczynie nieobecności (np. choroba),
• przewidywanym okresie jej trwania (np. w przypadku choroby pracownik podaje okres, na jaki zostało wystawione zwolnienie lekarskie).
Przedstawienie dowodu potwierdzającego prawdziwość tej informacji jest obowiązkiem wtórnym, którego spełnienie może mieć miejsce nawet znacznie później (np. dopiero w dniu powrotu pracownika do pracy ze zwolnienia lekarskiego).
Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy (wydane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS),
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, w przypadku odosobnienia pracownika z przyczyn wskazanych w ustawie o chorobach zakaźnych i zakażeniach,
• oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ admi- nistracji rządowej lub samorządu tery- torialnego, sąd, prokuraturę, policję – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Czy oświadczenie pracownika o konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem wymaga zachowania jakiejś szczególnej formy? Czy mogę wymagać zaświadczenia o zamknięciu przedszkola?
Oświadczenie pracownika o sprawowaniu osobistej opieki powinno być złożone w formie pisemnej. Pismo takie powinno zostać dołączone do akt osobowych tej osoby (w części B).
Przepisy normujące tę problematykę określają, że wystarczy oświadczenie pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może chcieć potwierdzić prawdziwości takiego oświadczenia. Można uznać, że dostarczenie jako dowodu zaświadczenia o zamknięciu przedszkola w związku z tym, że nie pociąga to za sobą jakichkolwiek kosztów ani nie stwarza obciążenia dla pracownika (który i tak w tym przedszkolu bywa), może być przez pracodawcę wymagane. Trudno jednak będzie postawić pracownikowi zarzut nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy w sytuacji, gdy takiego zaświadczenia nie dostarczy.
Pracodawca może bez problemu (np. telefonicznie) uzyskać potwierdzenie informacji o zamknięciu przedszkola.
Wprowadziłem w regulaminie pracy obowiązek przekazania mi informacji o przyczynie nieobecności już w pierwszym jej dniu. Pracownicy zarzucili mi, że jest to niezgodne z prawem. Czy mają rację?
Wprowadzenie takiego obowiązku jest sprzeczne z prawem. Obowiązujące w tym zakresie przepisy ustanawiają termin na powiadomienie pracodawcy na drugi dzień nieobecności. Termin ten należy traktować jako minimalny.
WAŻNE!
W danym zakładzie pracy mogą obowiązywać przepisy wewnątrzzakładowe, na których podstawie informacja mogłaby zostać przekazywana później.
Skrócenie tego okresu, jako mniej korzystne dla pracownika niż postanowienia wynikające z powszechnych przepisów prawa pracy, nie ma mocy prawnej.
Powinien Pan zatem zmienić zapis regulaminu. Do momentu zmiany tego postanowienia w jego miejsce i tak muszą być stosowane przepisy ogólnie obowiązujące.
Jakie zdarzenia określone jako „inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika” powinienem uznać za usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy?
Przepisy nie ustanawiają zamkniętego katalogu możliwych sytuacji uzasadniających niestawienie się pracownika do pracy. Dopuszczalne jest bowiem uznanie przez pracodawcę za usprawiedliwiającą innej przyczyny nieobecności wskazanej przez pracownika. Przychylenie się do wniosku zatrudnionej osoby zależy zawsze od uznania pracodawcy (dotyczy to oczywiście sytuacji nieokreślonych bezpośrednio w przepisach).
Można stwierdzić, że powinny to być wszelkie zdarzenia, które obiektywnie uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy i jej świadczenie.
Przykład
Pracownik mieszka w małej miejscowości oddalonej od miejsca pracy o 25 km. Na skutek dużych opadów śniegu nie mógł on dojechać do pracy. Dopiero około godz. 14.00 udrożniono jedyną drogę dojazdową do wsi. Pracownik pracuje w godz. 8.00–16.00. Sytuację tę należy uznać za uzasadniającą przychylenie się pracodawcy do wniosku pracownika i usprawiedliwiającą nieobecność tego dnia w pracy.
• art. 9 § 2 Kodeksu pracy,
• § 1–3 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281),
• § 1, § 3 rozporządzenia z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 65, poz. 741).
Marek Rotkiewicz
specjalista do spraw zatrudnienia, Wojewódzki Urząd Pracy
Orzecznictwo uzupełniające:
• Adnotacja na zwolnieniu lekarskim o treści: „pacjent może chodzić” nie usprawiedliwia wykonywania pracy przez pracownika, którego taka adnotacja dotyczy. Taki zapis upoważnia go jedynie do wykonywania zwykłych czynności życia codziennego, np. poruszanie się po mieszkaniu, udanie się na zabieg czy kontrolę lekarską. (Wyrok sądu apelacyjnego z 12 listopada 2002 r., III AUa 3189/01, Pr. Pracy 2003/10/43)
• Pracodawca nie ma obowiązku zwolnienia pracownika od pracy w przypadku „wezwania go” do wzięcia udziału w naradzie organów samorządu terytorialnego, poświęconej realizacji celów społecznych (§ 6 w związku z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU nr 60, poz. 281). (Wyrok Sądu Najwyższego z 5 listopada 1998 r., I PKN 350/98, OSNP 1999/24/777)
• Pozostanie pracownika w sądzie jako świadka po złożeniu zeznań na żądanie pełnomocnika procesowego w celu złożenia uzupełniających zeznań lub konfrontacji z innymi świadkami jest okolicznością usprawiedliwiającą jego nieobecność w zakładzie pracy w związku z wezwaniem do sądu, a tym samym wyłączającą przypisanie mu winy i stosowanie wobec niego kary porządkowej (art. 108 i art. 111 Kodeksu Pracy). (Wyrok Sądu Najwyższego z 23 stycznia 1998 r., I PKN 500/9, OSNP 1999/1/14)