Nieudzielanie urlopów w wymaganym terminie, lekceważenie prawa pracowników do niepodzielnego co najmniej 14-dniowego urlopu, a także zaniżanie wymiaru urlopów i wypłacanie ekwiwalentu w nieprawidłowej wysokości – to najczęściej wykrywane przez inspektorów PIP uchybienia pracodawców dotyczące urlopów wypoczynkowych. Część z nich można wyeliminować, opracowując rzetelny plan urlopów. Jednak wielu pracodawców zrezygnowało z przygotowywania tych dokumentów. Zwiększa to liczbę zaległych urlopów, a ich naraża na sankcje nakładane przez PIP.
Plan urlopów to dokument, w którym określa się terminy wykorzystania urlopów przez poszczególnych pracowników. Może on dotyczyć całego roku kalendarzowego lub krótszych okresów, np. półrocza czy kwartału. W zależności od specyfiki firmy można go przygotowywać dla całego zakładu lub dla jego poszczególnych komórek organizacyjnych. Ułatwia to utrzymanie normalnego toku pracy i prawidłowe funkcjonowanie firmy.
W myśl przepisów kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 par. 1 k.p.). Do końca 2003 r. przepisy prawa pracy zobowiązywały pracodawców do przygotowywania takiego planu i konsultowania zawartych w nim ustaleń z działającą w zakładzie organizacją związkową. Obecnie plan urlopów nie jest obowiązkowy. Pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję o rezygnacji z planu urlopów, gdy nie działa u niego żadna organizacja związkowa. Natomiast gdy taka organizacja funkcjonuje w jego firmie, musi uzyskać jej zgodę na odstąpienie od sporządzania tego dokumentu. Przewidywany przez uchylone przepisy tryb sporządzania planu urlopów był zbyt rygorystyczny i często uniemożliwiał opracowanie planu odpowiadającego potrzebom pracodawcy i pracowników. Wymóg ogłaszania planu na miesiąc przed jego obowiązywaniem zmuszał pracodawców do przygotowywania planu z dużym wyprzedzeniem. Kolejnym ograniczeniem był obowiązek przygotowania planu na cały rok kalendarzowy. Obecnie zasady sporządzania planu są bardziej elastyczne. Plan nie musi już być całoroczny oraz podawany do wiadomości załogi z tak dużym wyprzedzeniem. Natomiast pracodawcy, którzy odstąpili od sporządzania planów, ustalają terminy urlopów indywidualnie z poszczególnymi pracownikami.
Po co ten plan
Plan urlopów jest jednym z narzędzi organizowania pracy w zakładzie pracy. Sporządzany jest przede wszystkim w celu zapewnienia normalnego toku pracy firmy, w okresie którego dotyczy – porządkuje proces pracy oraz godzi sprzeczne interesy pracodawcy i pracowników. Pracodawca jest bowiem zainteresowany zapewnieniem bezkolizyjnego funkcjonowania zakładu, natomiast pracownicy wykorzystaniem urlopu w korzystnym dla siebie terminie.
W zakładach pracy, w których nie wprowadzono jednolitej przerwy urlopowej dla wszystkich pracowników, pogodzenie sprzecznych interesów pracowników i pracodawcy może być trudne. Pracownicy zainteresowani są z reguły wykorzystaniem przysługującego im urlopu w tych samych terminach, tzn. w okresach świątecznych (szczególnie gdy możliwe jest w ten sposób uzyskanie długiego weekendu), wakacji czy ferii szkolnych. Pracodawca musi pogodzić te sprzeczne żądania i jednocześnie zapewnić normalne funkcjonowania zakładu. Plan urlopów, którego sporządzenie powinna poprzedzać analiza wniosków pracowników, umożliwia osiągnięcie kompromisu. Plan nie tylko więc porządkuje proces pracy, ale także wpływa na stosunki w zakładzie pracy – zapobiega bowiem konfliktom między pracownikami.
Jednocześnie nie należy zapominać o kolejnym bardzo ważnym aspekcie tej sytuacji. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych praw pracowniczych. Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop w roku, w którym nabył do niego prawo, a najpóźniej na urlop przysługujący za rok poprzedni powinien „pójść” do końca pierwszego kwartału następnego roku. W wyroku z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 32/04; Wspólnota z 2004 r. nr 18, poz. 57) SN wskazał, że „ponieważ stosunek pracy jest oparty na zasadzie równości stron, pracodawca nie może bez naprawdę ważnej przyczyny odmówić pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminach przewidzianych w kodeksie pracy”. Przepisy wymagają również, aby przynajmniej jedna część urlopu pracownika nie trwała krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest wypłacenie pracownikowi pieniędzy zamiast wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, np. w razie rozwiązania umowy o pracę.
Przedstawione regulacje mają zagwarantować pracownikowi odpoczynek, ale każde prawo pracownika gwarantowane przepisami prawa pracy rodzi po stronie pracodawcy obowiązek. W związku z tym, np. prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego należy po stronie pracodawcy zdefiniować jako obowiązek udzielenia urlopu w terminie i wymiarze przewidzianym przepisami. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych może być przyczyną nałożenia na pracodawcę sankcji przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.
Co może zrobić inspekcja
Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny (art. 282 par. 1 pkt 2 k.p.).
Ustalaniem, czy dane postępowanie pracodawcy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w kodeksie pracy lub inne wykroczenie związane z wykonywaniem pracy zarobkowej, zajmują się inspektorzy pracy (art. 17 par. 2, art. 95 par. 3 i art. 96 par. 1 kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia). Przysługuje im prawo występowania jako oskarżyciele publiczni w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonych w kodeksie pracy i inne wykroczenia związane z wykonywaniem pracy zarobkowej. W razie stwierdzenia uchybień mogą oni w postępowaniu mandatowym (postępowanie szczególne) nałożyć na pracodawcę grzywnę w drodze mandatu karnego, jeżeli uznają, że taka kara będzie wystarczająca. Mogą również kierować wnioski do sądu o ukaranie pracodawców, u których stwierdzili nieprawidłowości. Inspektor pracy może nałożyć grzywnę w wysokości do 1000 zł, natomiast grzywna wymierzona przez sąd może być znacznie wyższa.
Praktycy podkreślają, że „inspekcja nie bada np., czy sam pracownik chciał czy nie chciał iść na urlop, tylko od razu przyjmuje domniemanie winy pracodawcy. (…) Można się odwołać do sądu grodzkiego i liczyć na bardziej przychylne podejście sądu. Tyle tylko, że procedura odwoławcza potrwa wiele miesięcy (jeśli nie lat), co będzie wymagało dużo czasu i kosztów wyższych niż sama grzywna”. Wskazuje się jednocześnie, że sposobem na uniknięcie grzywny może być „wymuszanie” przez pracodawcę korzystania przez załogę z urlopów na podstawie rzetelnie przygotowanego planu (A. Sobczyk, Urlop zaplanowany-urlop wykonany, „GP” 255/2004 r.)
Plan urlopów nie może być oczywiście uznany za „cudowny środek”, który zapobiegnie takim sytuacjom, jeżeli są one przede wszystkim spowodowane złą organizacją czasu i procesu pracy w zakładzie oraz nieprawidłowym planowaniem zadań poszczególnych pracowników. Jest jednak narzędziem, które może ułatwić prawidłowe i bezkolizyjne funkcjonowanie firmy, a także uniknąć kar nakładanych przez inspektorów PIP za naruszanie przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych. Pracodawca bowiem w terminie rozpoczęcia urlopu określonym w planie urlopów może nie dopuścić, może nie dopuścić pracownika do pracy (J. Wratny, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa 2003 r., s. 376).
Konsultacje ze związkami zawodowymi
Pracodawca może zrezygnować z przygotowywania planu urlopów. Jednak gdy działa u niego organizacja związkowa, musi uzyskać jej zgodę na odstąpienie od przygotowywania tego dokumentu.
Jeżeli w zakładzie działa kilka związków związkowych (organizacje związkowe lub organizacje reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p.), pracodawca, który chce zaniechać przygotowywania planu urlopów, powinien przeprowadzić z nimi konsultacje w trybie przewidzianym w przepisach ustawy o związkach zawodowych (patrz podstawa prawna). W tym celu powinien przedłożyć im propozycję rezygnacji z planu urlopów. Organizacje w ciągu 30 dni od jej otrzymania powinny wypracować wspólne stanowisko w tej sprawie. Jeżeli w tym terminie nie przedstawią pracodawcy wspólnie uzgodnionego stanowiska, decyzje podejmuje on samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Natomiast gdy pracodawca podejmie decyzję bez uzgodnienia ze związkami zawodowymi, mogą one wszcząć spór zbiorowy.
Obecnie obowiązujące przepisy ograniczyły więc rolę związków zawodowych w procesie tworzenia planu urlopów. Ich zgoda potrzebna jest przede wszystkim na odstąpienie od przygotowywania planu. Natomiast pracodawca sporządzający plan może przedstawić im go na zasadzie dobrowolności, jeżeli uzna, iż przyczyni się to do opracowania kompromisowego dokumentu. W poprzednim stanie prawnym uzgodnienia ze związkami zawodowymi było obowiązkowe.
Prezentowany jest również odmienny pogląd, w myśl którego „ponieważ plan urlopów powinien być opracowany w taki sposób, aby nie było kolizji między interesami pracowników oraz pracodawcy, zainteresowanego w zapewnieniu normalnego funkcjonowania zakładu pracy w tych tygodniach, w których pracownicy są najbardziej zainteresowani w wykorzystywaniu urlopów wypoczynkowych, plan urlopów musi być uzgodniony z zakładowymi organizacjami związkowymi, które reprezentują interesy pracowników zatrudnionych przez danego pracodawcę” (A.M. Świątkowski, Kodeks pracy, tom. I, Komentarz do artykułów 1-1891 k.p., C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 1005).
Co określa się w planie urlopów
W planie urlopów uwzględnia się urlopy przysługujące pracownikowi w okresie, na który opracowywany jest ten dokument, czyli:
• urlopy przysługujące pracownikom od 1 stycznia (art. 153 par. 2 k.p.),
• urlopy nabywane co miesiąc przez pracowników, którzy podjęli pracę po raz pierwszy (art. 153 par. 1 k.p.),
• urlopy uzupełniające (art. 158 k.p.),
• nieprzedawnione urlopy z poprzednich lat (chociaż prezentowany jest również odmienny pogląd, według którego „plan urlopów wypoczynkowych (...) obejmuje wyłącznie urlopy bieżące. Urlopy zaległe były umieszczone w planach urlopów opracowywanych przez pracodawców w tych latach, kiedy pracodawcy nabyli do nich prawo, i były opracowywane plany ich udzielenia” – A.M. Świątkowski, op. cit., s. 1008).
Natomiast w planie urlopów nie uwzględnia się dni urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.). W niektórych firmach pracownicy w swoich propozycjach urlopowych nie uwzględnią tych 4 dni urlopu – od ogólnej liczby dni przysługującego im urlopu odejmują te 4 dni i pozostają one poza planem. W innych rozplanowuje się wszystkie dni urlopu, ale w razie skorzystania przez pracownika z urlopu na żądanie odlicza się dni wykorzystane w ten sposób od któregoś z urlopów zaplanowanych.
Kiedy i na jak długo
Plan urlopów można sporządzić na cały rok lub też na krótsze okresy (np. półrocze czy kwartał), gdy jest to uzasadnione w danym zakładzie pracy i ze względu na sposób jego funkcjonowania prawdopodobna jest zmiana terminów urlopów.
Przepisy prawa pracy nie określają terminu sporządzania planu urlopów. Jeżeli ma on obejmować cały rok, zasadne byłoby przygotowanie go przed rozpoczęciem tego roku, a więc opracowanie nowego planu do 31 grudnia poprzedniego roku lub na początku nowego roku. Jednak sporządzanie planu urlopów w późniejszym terminie nie stanowi przeszkody do udzielenia pracownikowi urlopu od początku nowego roku. Natomiast plany dotyczące krótszych okresów mogą być sporządzane sukcesywnie w ciągu roku.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.Indywidualne uzgodnienia
Pracodawcy, którzy nie przygotowują planu urlopów, termin urlopu uzgadniają indywidualnie z poszczególnymi pracownikami . Jednak również w tej sytuacji termin urlopu pracownika zależy przede wszystkim od decyzji pracodawcy.
Po przeanalizowaniu wniosków pracowników i z mając na względzie konieczność zapewnienie normalnego toku pracy w firmie, podejmuje on ostateczną decyzję o terminie urlopu pracownika. Może również zaproponować termin urlopu.
Jedynie terminu urlopu na żądanie pracownik nie konsultuje z pracodawcą (art. 163 par. 11 k.p.). W wyroku z 13 maja 1998 r. (I PKN 99/98, OSNP z 1999 r. nr 10, poz. 331) SN wskazał, że „przy braku planu urlopów wypoczynkowych, samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika”. Może bowiem zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i być podstawą rozwiązania umowy o pracę.
Sposób udzielania urlopu za porozumieniem z pracownikiem (gdy nie sporządza się planu urlopów) zależy od praktyki panującej w danym zakładzie pracy. Tryb ten mogą określać akty wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy. Wskazują one np., czy konieczne jest złożenie stosownego wniosku, czyja akceptacja na wniosku oznacza zgodę na urlop oraz w jakim terminie należy informować pracodawcę o planach urlopowych.
Jak sporządzić plan urlopów
Pracodawcy, którzy przygotowują plan urlopów, z reguły tryb i terminy sporządzania tego dokumentu określają w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy.
Dokumenty te często wskazują ostateczny termin sporządzania planu i statuują zasadę, że urlopy udzielane są według tego planu. Mogą także określać termin składania wniosków przez pracowników, kwestię konsultacji planu z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi oraz sposób ogłaszania tego dokumentu.
INSTRUKCJA
Jak ustalić plan urlopów
ETAP 1
Określ okres obowiązywania planu. Plany urlopów ustala się w celu zagwarantowania normalnego funkcjonowania zakładu i umożliwienia pracownikom skorzystania z przysługującego im prawa do wypoczynku w określonych przepisami terminach. Okres, na jaki zostanie sporządzony plan, należy przede wszystkim określić ze względu na specyfikę działalności firmy. Jeżeli charakteryzuje się ona dużą dynamiką oraz rotacją kadr, zasadne jest przygotowywanie planu na krótsze okresy, np. kwartalnie.
ETAP 2
Wyznacz termin składnia wniosków. W celu ustalenia kompromisowego planu urlopów uwzględniającego postulaty wszystkich zatrudnionych, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikom termin składania wniosków, w których określą okresy, w jakich chcieliby skorzystać z urlopów wypoczynkowych. Jeżeli pracownicy nie przedstawią swoich propozycji, terminy urlopów ustali pracodawca samodzielnie.
ETAP 3
Rozważ wnioski pracowników. Pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników dotyczącymi terminów urlopów. Powinien je uwzględnić, jeżeli udzielenie pracownikom urlopu w tych terminach nie będzie stanowiło zagrożenia dla normalnego toku pracy. Jednak pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego zgodnie z żądaniem pracownika w następujących przypadkach:
• na wniosek pracownicy lub pracownika-ojca korzystających z urlopu macierzyńskiego, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 par. 3 k.p.),
• na żądanie pracownika do 4 dni w roku kalendarzowym („urlop na żądanie”; art. 1672 k.p.),
• w okresie ferii szkolnych młodocianemu pracownikowi uczęszczającemu do szkoły (art. 205 par. 3 k.p.).
ETAP 4
Opracuj plan. Uwzględniając wnioski pracowników oraz mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu, pracodawca przygotowuje plan urlopów. Konstruując plan należy pamiętać o obowiązkowym, przynajmniej 14-dniowym urlopie oraz ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop. Pracodawca może również na zasadzie dobrowolności skonsultować przygotowany plan urlopów z działającymi w zakładzie związkami zawodowymi.
ETAP 5
Ogłoś plan. Ustalony plan urlopów pracodawca musi podać do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, np. poprzez umieszczenie na tablicy ogłoszeń, wyłożenie w dziale kadr do wglądu, przekazanie związkom zawodowym. Plan należy ogłosić z odpowiednim wyprzedzeniem.
Czy wniosek jest konieczny
Plan urlopów ustalony i ogłoszony w sposób przyjęty w danej firmie jest wiążący dla pracownika i pracodawcy. Wskazuje się nawet, że „plan urlopów jest źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia urlopu w określonym w nim terminie, a tym samym „stanowi” podstawę roszczenia pracownika wobec pracodawcy o wykonanie tego obowiązku”, a w konsekwencji „do rozpoczęcia urlopu w terminie przewidzianym w planie urlopów pracownik nie potrzebuje dodatkowej akceptacji ze strony pracodawcy” (M. Nałęcz w Kodeks pracy. Komentarz pod red. prof. W. Muszalskiego, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 566). Podkreśla się, że „umieszczenie pracownika w planie urlopów zwalnia tego pracownika z obowiązku uzyskania dodatkowej decyzji o udzieleniu mu urlopu w terminie określonym w planie. Pracownik, który nie stawi się do pracy w dniu, w którym pracodawca zaplanował mu urlop, nie może być potraktowany jako osoba naruszająca obowiązki pracownicze (A.M. Świątkowski, op. cit., s. 1004).
W konsekwencji więc „o ile nie nastąpiło przesunięcie terminu urlopu, to zbędne jest wydawanie „karty urlopowej” lub składanie przez pracownika podania o wyrażenie zgody na rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego w terminie określonym w planie urlopów oraz akceptowanie tego podania przez pracodawcę. Działania takie uznane być mogą jedynie jako czynności o charakterze porządkowym” (M. Nałęcz, op. cit., s. 566).
W praktyce jednak w wielu firmach pracownik, który zamierza „pójść” na urlop, zobowiązany jest wypełnić wniosek urlopowy i uzyskać zgodę bezpośredniego przełożonego. W literaturze podkreśla się jednak, że te wnioski urlopowe w przypadku ustalenia w firmie planu urlopów mają charakter porządkowy i służą jedynie ułatwieniu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, np. kart ewidencji czasu pracy, ewidencji czasu pracy. Jednak w literaturze wskazuje się, że „zbyteczne jest, praktykowane w niektórych zakładach pracy, składanie dodatkowo przez pracowników wniosków o udzielenie urlopu w tym terminie” (J. Wratny, op. cit., s. 375).
Następstwem wiążącego charakteru planu urlopów dla pracowników i pracodawcy jest więc fakt, że „pracownik, który złoży wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźniej akceptacji pracodawcy” (wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00; OSNP z 2002 r. nr 24, poz. 591).
Pracownik nie może bowiem samowolnie udać się na urlop. Nieprzestrzeganie terminu urlopu określonego w planie urlopów lub w zawartym z pracodawcą porozumieniu może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i być przyczyną rozwiązania umowy o pracę na podstawie art. 52 k.p. (wyrok SN z 19 maja 1997 r., I PKN 172/97; OSNP z 1998 r. nr 8, poz. 22, wyrok SN z 19 maja). Ponadto za takie działania SN uznał nie tylko pójście na urlop po złożeniu wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, bez uzyskania wyraźnej zgody pracodawcy, ale także:
• samowolne udanie się na urlop w okresie wypowiedzenia (wyrok SN z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80),
• samowolne rozpoczęcie bez zgody pracodawcy urlopu zaległego po upływie pierwszego kwartału roku następnego, nawet gdy pracodawca został poinformowany o takiej decyzji pracownika, ale nie wyraził zgody na rozpoczęcie urlopu w danym terminie (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00, OSNP z 2002 r. nr 15, poz. 3453),
• „pójście” na urlop (bieżący lub zaległy) bez zgody pracodawcy w dowolnie wybranym przez siebie terminie, gdy pracownik z powodu długotrwałej nieobecności nie został ujęty w planie urlopów (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 364/98, OSNP z 1999 r. nr 24, poz. 788).
RADZIMY
! Plan urlopów nie musi obejmować całego roku. Może być sporządzony na kwartał czy półrocze.
! Plan urlopów nie musi dotyczyć całej firmy. Można go przygotować tylko dla jednego działu czy departamentu.
! Pracodawca samodzielnie ustala plan urlopów. Zgoda związków działających u pracodawcy potrzebna jest natomiast na rezygnację z ustalania planu.
! Plan urlopów można modyfikować.
! „Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 par. 1 k.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, z który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)” – wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r.; I PKN 367/00; OSNP z 2003 r. nr 2, poz. 38).
Urlop nie zawsze z planem
Przyjęte w planie urlopów terminy mogą być zmieniane w przypadkach określonych w art. 164-167 k.p. Pracownik może więc przesunąć termin rozpoczęcia urlopu z własnej inicjatywy z ważnych dla niego przyczyn. W takim przypadku powinien przedstawić pracodawcy umotywowany wniosek. Ponadto przesunięcie urlopu następuje automatycznie w razie zaistnienia określonych okoliczności, tzn. w myśl art. 165 k.p., pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.
W tych sytuacjach część urlopu niewykorzystaną ze wskazanych powodów pracodawca jest obowiązany udzielić w późniejszym terminie (art. 166 k.p.).
PLUSY I MINUSY PLANU URLOPÓW
+ umożliwia takie zaplanowanie urlopów pracowników, które nie zakłóci normalnego toku pracy firmy,
+ umożliwia pracownikom wykorzystanie urlopów zgodnie z przepisami prawa pracy i w dogodnych uzgodnionych dla nich terminach,
+ może ochronić pracodawcę przed karami Państwowej Inspekcji Pracy,
- wymaga od pracowników zaplanowania urlopów z dużym wyprzedzeniem,
- konieczna jest weryfikacja planu w razie zmian w terminach urlopów,
Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, np. otrzymanie intratnego zlecenia przez firmę, w realizacji którego udział pracownika jest konieczny, choroba pracownika, który miał zastępować pracownika mającego udać się na urlop. Ponadto pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidzialne w chwili rozpoczynania urlopu. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (art. 167 k.p.).
Konsekwentne przestrzeganie zasady, że urlopy wykorzystywane są w terminach ustalonych w planie urlopów, jest korzystne dla pracodawcy i pracowników. Pracodawca zapewnia w ten sposób bezkolizyjną działalność zakładu pracy, a pracownik może zaplanować wypoczynek swój i swojej rodziny.
Iwona Sawicka
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 6 marca 1981 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 124, poz. 1362 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
CZYTELNICY PYTAJĄ
Czy mogę zostawić „w rezerwie” kilka dni urlopu
Czy koniecznie muszę we wniosku składanym w trakcie przygotowywania planu urlopów rozpisać wszystkie dni przysługującego mi urlopu? Czy można pozostawić kilka dni „w rezerwie” na nieprzewidziane zdarzenia?
TAK. Pracownik nie musi rozplanować urlopu co do dnia. Plan nie musi bowiem obejmować wszystkich dni urlopowych. Pracownik może pozostawić sobie kilka niezaplanowanych dni, do wykorzystania w zależności od okoliczności. Najważniejsze, aby w planie został zaplanowany obowiązkowy dwutygodniowy urlop wynikający z przepisów prawa pracy (art. 162 k.p.).
Czy muszę iść na urlop
Otrzymałam 3-miesięczne wypowiedzenie. Pracodawca zapowiedział, że w tym okresie będę musiała wykorzystać przysługujący mi urlop, chociaż zgodnie z planem urlopów był on przewidziany na inny okres. Czy mogę odmówić pójścia na urlop w okresie wypowiedzenia?
– Zgodnie art. 1671 k.p., w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W wyroku z 2 września 2003 r. (I PK 403/02; OSNP z 2004 r. nr 18, poz. 310) SN wskazał, że „na zasadach określonych w art. 1671 k.p., w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać zarówno bieżący, jak i zaległy urlop wypoczynkowy. Udzielenie na podstanie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę”. Stanowisko to podziela większość doktryny i wskazuje, że „w przypadku rozwiązania umowy o pracę pracodawca może więc udzielić pracownikowi urlopu, choćby nie było to zgodne z planem urlopów” (M. Nałęcz, op. cit., s. 567).
Jednak prezentowane jest również odmienne stanowisko, zgodnie z którym „jeżeli zaplanowany urlop wypoczynkowy przypada po upływie okresu wypowiedzenia, pracownik może nie wyrazić zgody na przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji pracownik zamiast urlopu w naturze, uzyska od pracodawcy ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop” (A.M. Świątkowski, op. cit., s. 1007).
Czy przysługuje mi ekwiwalent
Pracodawca wypowiedział mi umowę o pracę i jednocześnie zwolnił z obowiązku świadczenia pracy w tym okresie. Kiedy załatwiałam wszystkie formalności, okazało się, że za kilka dni zaległego urlopu nie otrzymałam ekwiwalentu. Kadrowa powiedziała mi, że obecnie w okresie wypowiedzenia pracownik automatycznie wykorzystuje urlop wypoczynkowy przypadający mu u tego pracodawcy i w związku z tym nie mam prawa do ekwiwalentu. Czy przysługuje mi ekwiwalent?
TAK. W razie niewykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Od 1 stycznia 2003 r. wprawdzie taki ekwiwalent pracownik może otrzymać tylko w wyjątkowych sytuacjach, bowiem w okresie wypowiedzenia musi on pójść na urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu takiego urlopu (art. 1671 k.p.). Pracodawcy na ogół korzystają z tego rozwiązania, ponieważ jest ono dla nich korzystne ze względów finansowych.
Informując pracownika o zwolnieniu z pracy za wypowiedzeniem, pracodawca, jeżeli nie chce, aby w tym okresie pracownik świadczył pracę, powinien wyraźnie określić, czy udziela mu urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego w wymiarze proporcjonalnym) czy też zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy to dwie różne sytuacje. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy również następuje z inicjatywy pracodawcy, ale w tym czasie pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy i może zostać w każdej chwili wezwany do wykonywania pracy. Natomiast w czasie urlopu może swobodnie dysponować swoim czasem.
Jeżeli więc pracodawca w okresie wypowiedzenia zwolnił panią z obowiązku świadczenia pracy i w związku z tym nie wykorzystała pani urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, przysługuje pani ekwiwalent pieniężny za ten niewykorzystany urlop.
Czy należy złożyć wniosek
Czy pracownik musi składać wniosek o urlop, skoro w planie urlopów określony jest termin rozpoczęcia przez niego urlopu?
– Od praktyki panującej u danego pracodawcy zależy tryb udzielania pracownikowi urlopu. W literaturze wskazuje się, że w przypadku sporządzania w zakładzie planu urlopów, pracownik nabywa prawo do pójścia na urlop w terminie w nim określonym i nie musi uzyskiwać zgody pracodawcy. „Zbyteczne jest, praktykowane w niektórych zakładach pracy, składanie dodatkowo przez pracowników wniosków o udzielenie urlopu w tym terminie” (J. Wratny, op. cit., s. 375).
Ze względu jednak na stosowaną w zakładach pracy praktykę przyjmuje się, że takie wnioski urlopowe składane są w celach porządkowych. Ponadto złożenie takiego wniosku i uzyskanie akceptacji przełożonego jest zasadne ze względu na możliwość zmiany terminu urlopu w ostatniej chwili, z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. W związku z tym u większości pracodawców pracownicy składają wnioski urlopowe przed pójściem na urlop wypoczynkowy.
Czy pracodawca może sam ustalić termin urlopu
Z powodu długiego pobytu na zwolnieniu lekarskim (poddania się operacji ortopedycznej) nie wykorzystałam dużej części zeszłorocznego urlopu wypoczynkowego. Na początku tego roku pracodawca zapowiedział, że skieruje mnie na urlop w lutym, bowiem przepisy nakazują wykorzystanie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku. Jednak ten termin wcale mi nie odpowiada. Czy pracodawca może wyznaczyć mi termin urlopu?
– Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.). Najpóźniej pracownik powinien wykorzystać urlop do końca pierwszego kwartału następnego roku (art. 168 k.p.). W wyroku z 25 sierpnia 2004 r. (I PZP 4/04; niepublikowany) SN stwierdził, że „nie ma jednej i prostej odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Odpowiedź zależy od okoliczności, a te mogą być rozmaite”.
Zgodnie bowiem z par. 5 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r., w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Jednak „w razie braku możliwości uzgodnienia z pracownikiem terminu wykorzystania przesuniętego urlopu, pracodawca udziela tego urlopu zgodnie z dyspozycją wynikającą z art. 168 k.p.” (A. Dubowik, Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych według nowych przepisów, PiZS z 1997 r. nr 4, s. 15).
Iwona Sawicka