Osobom zajmującym się sprawami kadrowymi najwięcej problemów w zakresie prawa pracy stwarzają przepisy o czasie pracy. Dlatego niezwykle ważne jest zachowanie właściwych procedur oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Prawidłowe postępowanie w tym zakresie pozwala uniknąć niepotrzebnych kłopotów.
Czas pracy – jakie procedury i dokumentacja?
Na nasze pytania dotyczące czasu pracy odpowiadają Anna Lewandowska i Ewa Gil – specjalistki w zakresie kadr i płac z firmy Intersource sp. z o.o. Przedstawiamy również wzory odpowiednich dokumentów.
Jakie systemy czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe obowiązują w Państwa zakładzie pracy? W jakich wewnątrzzakładowych przepisach są zawarte? W jakich godzinach praca jest wykonywana?
W naszym zakładzie pracy obowiązuje podstawowy system czasu pracy. Nie ma żadnych innych systemów. Okres rozliczeniowy w naszej firmie jest 1-miesięczny. Praca jest wykonywana w godz. 9.00–17.00. Jednak na wniosek pracownika może być wprowadzony indywidualny rozkład czasu pracy. Dotyczy to głównie rodziców dzieci w wieku przedszkolnym. W takich przypadkach często wyrażamy zgodę na świadczenie pracy w innych godzinach, np. 8.00–16.00. Ułatwia to tym pracownikom lepsze wykonywanie swoich pracowniczych obowiązków.
W naszym zakładzie istnieje regulamin pracy, w którym jest ustalony obowiązujący system, rozkład oraz okresy rozliczeniowe czasu pracy.
W jaki sposób pracownicy potwierdzają swoje przybycie do pracy? Czy odnotowywane są wyjścia służbowe lub prywatne w godzinach pracy?
Przy wejściu do firmy znajduje się „lista wejść i wyjść”, gdzie pracownik zaznacza zarówno swoje przybycie do pracy, jak i opuszczenie stanowiska pracy. Na tej liście pracownicy są zobowiązani odnotowywać także swoje wyjścia w sprawach służbowych oraz prywatnych, które mają miejsce w godzinach pracy. Na liście pracownik robi także adnotację dotyczącą przyczyny wyjścia.
W jaki sposób zorganizowana jest w Państwa zakładzie pracy obowiązkowa 15-minutowa przerwa? Czy regulamin pracy dopuszcza dłuższą przerwę?
W naszym zakładzie pracownicy mogą korzystać z przysługującej im na podstawie Kodeksu pracy przerwy w dowolnym czasie. Nie odbywa się ona w tym samym czasie dla wszystkich pracowników. Wykorzystywanie przerwy nie może zakłócać organizacji pracy. Dlatego pracownik korzystający z przerwy powinien być zastępowany w tym czasie przez innego pracownika. Nasz regulamin pracy nie przewiduje przerwy dłuższej niż kodeksowa.
Jak są prowadzone indywidualne karty ewidencji czasu pracy? Czy są miesięczne czy roczne? W jakiej formie są sporządzane: papierowej czy komputerowej?
Karta ewidencji czasu pracy jest u nas prowadzona w formie komputerowej. Jednak w każdej chwili możliwe jest jej wydrukowanie w formie papierowej, np. na żądanie inspektora pracy. Archiwizowane są one jednak w formie papierowej. Archiwizowane są miesięczne karty czasu pracy, jednak wydruk rocznych kart też jest możliwy.
Co zawiera indywidualna karta ewidencji czasu pracy?
Prowadzona przez nas karta ewidencji czasu pracy zawiera informację dotyczącą pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Karta zawiera również rubrykę, w której pracodawca (przełożony pracownika) składa swój podpis, akceptując sporządzoną ewidencję.
Czy sporządzacie Państwo harmonogramy czasu pracy?
W naszym zakładzie nie ma takiej potrzeby, ponieważ wszyscy pracownicy pracują w podstawowym systemie czasu pracy. Nie jest więc wymagane sporządzanie harmonogramów, a praca odbywa się w stałych godzinach 9.00-17.00.
Czy w Państwa zakładzie znajdują się unormowania dopuszczające większą liczbę godzin nadliczbowych do przepracowania w ciągu roku niż 150 godzin określonych w Kodeksie pracy?
Takie zapisy występują w naszej firmie w regulaminie pracy. Dopuszcza on w przypadkach określonych w Kodeksie pracy przepracowanie 416 godzin nadliczbowych w ciągu roku oraz maksymalnie 8 godzin nadliczbowych tygodniowo.
Jak jest ustalana, w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, dopuszczalna liczba godzin ponad wymiar czasu pracy, uprawniająca do dodatku do wynagrodzenia, jak za godziny nadliczbowe?
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wymiar czasu pracy, który uprawnia ich do dodatku do wynagrodzenia takiego jak za godziny nadliczbowe, ustala się indywidualnie w umowie o pracę. Najczęściej określamy, że dodatek ten przysługuje po przekroczeniu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Czy macie Państwo specjalne wzory dokumentów dotyczące czasu pracy do dyspozycji pracowników, np. wniosek o zastosowanie innego rozkładu czasu pracy niż obowiązujący pozostałych pracowników?
Posiadamy na wewnętrzne potrzeby wzory dokumentów w zakresie czasu pracy, z których mogą korzystać pracownicy. Jednak nie są one obowiązkowe. Pracownicy chętnie korzystają z drogi elektronicznej i w tej formie zwracają się z wnioskami w sprawach dotyczących czasu pracy.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
ms