Strona główna » Jak ustalać i wypłacać wynagrodzenie?

Jak ustalać i wypłacać wynagrodzenie?

18 listopada 2004, 00:00

REKLAMA

Strony umowy o pracę mogą uzgadniać niektóre zasady ustalania i wypłaty wynagrodzenia. Swoboda stron w tym zakresie jest jednak znacznie mniejsza niż w stosunkach cywilnoprawnych. W prawie pracy obowiązuje wiele przepisów regulujących zasady określania wysokości wynagrodzenia, terminowość wypłaty, skutki wypłaty nieterminowej. Nierzadko stwierdzenie, jakie konkretnie obowiązki nakłada ogólnie sformułowany przepis, sprawia pracodawcom trudności.

Planuję w moim przedsiębiorstwie wydać regulamin wynagradzania. W projekcie zamieściłem zapis, że wysokość wynagrodzenia zasadniczego poszczególnych pracowników jest określana w umowach o pracę. Organizacja związkowa działająca w moim zakładzie nie chce zgodzić się na ten zapis, twierdząc, że powinienem zamieścić w regulaminie tabelę stawek zaszeregowania. Nie wynika to z Kodeksu pracy. Czy związek zawodowy ma rację?

Słusznie uważa Pan, że obowiązek wydania tabeli stawek zaszeregowania nie wynika wprost z Kodeksu pracy. Jednak przepisy nakazują ustalić w regulaminie wynagradzania warunki wynagradzania za pracę. Wynagrodzenie zasadnicze to niewątpliwie podstawowy składnik wynagrodzenia. Zamieszczenie w regulaminie jedynie ogólnego zapisu, że wysokość wynagrodzenia zasadniczego jest określana w umowach o pracę, powoduje, iż regulamin staje się dokumentem pozbawionym większego znaczenia praktycznego. Nie jest to zgodne z intencją ustawodawcy.

Ważne

W regulaminie wynagradzania należy ustalić przynajmniej wysokość stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz zasady ich przyznawania pracownikom.

Zwykle czyni się to w formie tabeli stawek zaszeregowania, choć dopuszczalne jest dokonanie tego w innej formie. Nie jest konieczne dokładne określenie wysokości wynagrodzenia zasadniczego na danym stanowisku. Wystarczające jest zastosowanie tzw. „widełek płacowych”.

Przykład

W regulaminie wynagradzania zamieszczono zapis, że stawka miesięczna wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego na stanowisku dozorcy może wynosić od 900 do 1100 zł brutto. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Jestem księgową w niewielkiej firmie, w której termin wypłaty wyznaczono w regulaminie pracy na ostatni dzień miesiąca. Mój szef twierdzi, że wystarczy, jeżeli w tym dniu pójdę do banku dokonać przelewu. Czy ma rację?

Pani wątpliwości są słuszne. Dokonywanie wypłaty za pośrednictwem banku nie może powodować opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia. Należy zatem wydać polecenie przelewu w takim terminie, aby w dniu wypłaty wynagrodzenie znalazło się na koncie pracownika. Jak pokazuje praktyka, bank zwykle potrzebuje 1–2 dni na zrealizowanie dyspozycji, dlatego należy ją wydać ze stosownym wyprzedzeniem.

Obecnie zatrudniam 7 monterów. Prawie wszyscy są długoletnimi pracownikami. Przed kilkoma tygodniami jeden z monterów ciężko zachorował i musiałem zatrudnić inną osobę na zastępstwo. Czy muszę tej osobie wypłacać takie samo wynagrodzenie jak pracownikowi, który jest obecnie chory?

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo nie oznacza automatycznie, że ma on otrzymywać takie samo wynagrodzenie jak pracownik, na miejsce którego został przyjęty.

Wprowadzony niedawno do Kodeksu pracy przepis nakazuje pracodawcy traktować pracowników równo (w tym w zakresie wynagradzania) – niezależnie od rodzaju umowy. Różnicowanie wysokości wynagrodzenia może jednak zostać skutecznie uzasadnione takimi kryteriami, jak np. kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, staż pracy w danym zakładzie.

W przypadku gdy np. kwalifikacje osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na zastępstwo są niższe niż pozostałych pracowników, jej wynagrodzenie może być ustalone w innej wysokości.

W 2004 r. przeprowadzam restrukturyzację mojej firmy, która polega m.in. na ograniczeniu zatrudnienia w dziale księgowości i przeniesieniu części zadań do firmy zewnętrznej. Moim zamiarem jest m.in., aby wszyscy pracownicy pobierali wynagrodzenie w formie przelewu na konto bankowe, gdyż nie chcę, aby wypłatą zajmował się dział księgowości. Jeden ze starszych pracowników obawia się założyć konto. Czy mogę mu wydać polecenie jego założenia?

Nie można zmusić pracownika do założenia konta bankowego i pobierania wynagrodzenia w takiej formie.

Zasadniczo, wypłata wynagrodzenia następuje do rąk pracownika. Jedynie w przypadku, gdy tak stanowi układ zbiorowy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie, można wypłacić wynagrodzenie w inny sposób.

Niektórzy pracownicy, zwłaszcza osoby starsze, obawiają się założyć konto w banku. Doświadczenie pokazuje jednak, że spokojne przedstawienie im zalet takiego rozwiązania, a gdy jest to konieczne udzielenie pomocy w założeniu konta, często wystarcza, aby problem z wypłatą rozwiązać w sposób bezkonfliktowy.

W ostatnich miesiącach sytuacja ekonomiczna mojego przedsiębiorstwa mocno się pogorszyła. Chciałbym umówić się z pracownikami, że przez okres 2–3 miesięcy wypłata wynagrodzenia będzie następowała nie, jak zwykle, 10. ale 25. dnia następnego miesiąca. Czy mogę tak postąpić?

Zdecydowanie nie. Kodeks pracy nie dopuszcza zastosowania takiego rozwiązania. Konkretny termin wypłaty ustala wprawdzie pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych, ale nie może on przypadać później niż 10. dnia następnego miesiąca. Prawo pracy nie dopuszcza w tym zakresie stosowania rozwiązań znanych w stosunkach cywilnoprawnych, w których kwestia terminu zapłaty może być regulowana w drodze ustaleń dokonywanych przez strony.

Mój pracownik nie przekazuje żadnych pieniędzy na utrzymanie rodziny. Od paru miesięcy jego żona prosi mnie, aby wynagrodzenie wręczać jej, a nie mężowi. Jak postąpić w takiej sytuacji?

Co do zasady, aby wypłacić wynagrodzenie osobie trzeciej, należy najpierw uzyskać od pracownika i przechowywać w aktach osobowych pisemne oświadczenie wskazujące w sposób jednoznaczny inną osobę uprawnioną do odebrania wypłaty.

W przedstawionej sytuacji pracodawca musi postępować ostrożnie.

W razie braku takiego oświadczenia pracownik mógłby bowiem na drodze sądowej dochodzić od pracodawcy wypłaty tego wynagrodzenia, choćby przekazano je innej osobie. Małżonce pracownika można natomiast doradzić, aby udała się do sądu rodzinnego, który (po stwierdzeniu, że jeden z małżonków pozostających we wspólnym pożyciu nie spełnia ciążącego na nim obowiązku przyczyniania się do zaspokajania potrzeb rodziny) może nakazać, aby wynagrodzenie za pracę w całości lub części było wypłacane do rąk drugiego małżonka. Podstawą wypłacania wynagrodzenia małżonce pracownika będzie wówczas orzeczenie sądowe.

W zeszłym miesiącu zatrudniłem nową księgową. Dokonując przelewu w banku pani ta wypłaciła premię uznaniową za październik nie temu pracownikowi, którego jej wskazałem. Pracownik, który otrzymał tę premię niesłusznie, w październiku ukarany został naganą i szczególnie zależy mi, aby nie wypłacać mu nienależnego świadczenia. Na tzw. pasku wręczonym obu pracownikom wysokość ich wynagrodzenia została określona prawidłowo. Co zrobić w takiej sytuacji?

Na pracowniku, który otrzymał nienależne świadczenie, ciąży obowiązek dokonania jego zwrotu, co wynika ze stosowanych odpowiednio przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Nie ma przeciwwskazań, aby pracownik złożył pracodawcy w takim przypadku pisemne oświadczenie, że zgadza się na dokonanie potrącenia kwoty nadpłaty z jego wynagrodzenia za kolejny miesiąc.

Problem pojawia się w momencie, gdy pracownik odmawia zwrotu. Powstaje bowiem konieczność dochodzenia od niego kwoty nadpłaty na drodze sądowej.

Jedyny wyjątek od konieczności prowadzenia postępowania sądowego zachodzi wtedy, gdy wypłacono pracownikowi wynagrodzenie za okres nieobecności w pracy, za który nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia. W takiej sytuacji, w następnym terminie płatności wynagrodzenie można mu zmniejszyć o taką kwotę. Przepis ten nie ma jednak zastosowania w opisanej przez Pana sytuacji.

Zatrudniam w małym zakładzie stolarskim 3 pracowników. Zwykle wypłacam im wynagrodzenie, odnotowując to sobie w zeszycie. Raz na 3–4 miesiące przychodzi księgowa z listą płac, którą pracownicy podpisują za kilka miesięcy wstecz. Niedawno zwolniłem dyscyplinarnie pracownika, który dokonał kradzieży. Pracownik ten wytoczył mi sprawę m.in. o wypłatę zaległego wynagrodzenia za 3 miesiące. Wynagrodzenie to pracownikowi faktycznie wypłaciłem, ale nie mam jego podpisu na liście płac. Czy jako dowód wystarczą zapisy w moim ze- szycie?

Niestety, jako dowód w postępowaniu przed sądem pracy zapisy dokonywane przez Pana w notatniku mogą okazać się niewystarczające. Należy ściśle przestrzegać zasady, że każdorazowa wypłata pracownikowi wynagrodzenia jest dokumentowana. Nawet jeśli w danym momencie nie ma Pan ze sobą listy płac, a wypłaca Pan wynagrodzenie do rąk własnych pracownika, należy uzyskać pisemne potwierdzenie z podpisem pracownika, że w danym dniu otrzymał on określoną kwotę.

W przypadku sporu od Pana, jako od pracodawcy, sąd pracy zażąda bowiem dowodu wypłaty. W opisanej sytuacji pozostaje Panu możliwość powołania świadków na okoliczność dokonania wypłaty. Ocena, czy uznać ten dowód, należy jednak do sądu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 18^3a § 1, art. 18^3b § 2 pkt 4, art. 18^3c, art. 77², art. 85 § 1–2, art. 86 § 3, art. 87 § 7 Kodeksu pracy,

• art. 28 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

• art. 405 Kodeksu cywilnego.

Orzecznictwo uzupełniające:

• Strony mogą w umowie o pracę określić, że wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z góry. (Wyrok Sądu Najwyższego z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814)

• Pracownik może cofnąć zgodę na wypłacanie wynagrodzenia za pracę w inny sposób niż w formie pieniężnej do jego rąk lub zmienić dyspozycję w tym zakresie i takie zachowanie nie narusza obowiązku lojalności wobec pracodawcy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 21 lutego 2002 r., sygnatura, OSNP 2004/4/61)

• Odliczanie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika (art. 91 zd. pierwsze Kodeksu pracy). (Wyrok Sądu Najwyższego z 11 października 1994 r., I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65)

• Istota „odliczenia” przewidzianego w art. 87 § 7 Kodeksu pracy polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w jedynie poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje. (Wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89)

Rafał Janicki

Zapisz się na newsletter

Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.