Na wielu pracodawcach ciąży obowiązek utworzenia funduszu świadczeń socjalnych. Przestrzeganie przepisów związanych z działalnością socjalną może być kontrolowane przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.
Jak PIP kontroluje działalność socjalną pracodawcy?
Inspektorzy pracy często sprawdzają, czy pracodawca utworzył fundusz świadczeń socjalnych. Obowiązek utworzenia funduszu ciąży na podmiotach zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych zobowiązani są tworzyć fundusz. Pozostali pracodawcy mogą prowadzić działalność socjalną, ale nie są do tego zobowiązani.
Przykład
W trakcie kontroli w przedsiębiorstwie „Senpol” inspektor pracy stwierdził, że pracodawca zatrudnia 5 osób w biurze w pełnym wymiarze czasu pracy i 20 pracowników w terenie w wymiarze 1/2 etatu. Pracodawca nie utworzył funduszu świadczeń socjalnych. Inspektor nie stwierdził nieprawidłowości, gdyż w zakładzie pracy było zatrudnionych co prawda 25 pracowników, ale liczba pełnych etatów wynosiła 15.
Na mocy obowiązującej od 1 stycznia br. nowelizacji ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych usunięto zapis zobowiązujący pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, a mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty do wypłacania pracownikom świadczenia urlopowego.
Ważne
Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może, ale nie musi tworzyć funduszu lub wypłacać świadczenia urlopowego.
Inspektor pracy w trakcie kontroli może jednak sprawdzić, czy w przypadku odstąpienia od prowadzenia działalności socjalnej w formach określonych ustawą pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (a mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty), objęty układem zbiorowym lub regulaminem wynagradzania, zamieścił stosowne zapisy w jednym z tych wewnątrzzakładowych aktów. W trakcie kontroli u pracodawców niemających obowiązku wydawania regulaminu wynagradzania i u których nie obowiązuje układ zbiorowy, sprawdzeniu może podlegać, czy w przypadku odstąpienia od prowadzenia działalności socjalnej pracownicy zostali o tym poinformowani w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Zwolnienie z obowiązku
Pracodawca zatrudniający 20 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może zwolnić się z obowiązku prowadzenia działalności socjalnej. Tryb takiego zwolnienia nie jest skomplikowany. W czasie kontroli często okazuje się jednak, że pracodawca, choć zamierzał zwolnić się z obowiązku prowadzenia działalności socjalnej, nie wykonał wszystkich wymaganych czynności i nadal obowiązany jest prowadzić fundusz świadczeń socjalnych.
Pracodawca nie jest obowiązany tworzyć funduszu w przypadku, gdy taki zapis znajdzie się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania (jeżeli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym). Wprowadzenie zmian do aktów wewnątrzzakładowych powinno zostać dokonane w trybie przewidzianym do ich uchwalania. Jeżeli zatem w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, konieczne jest dokonanie z nią odpowiednich uzgodnień. W przypadku gdy takiej organizacji nie ma, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Zdecydowanie wskazane jest zachowanie formy pisemnej uzgodnienia.
Przykład
W trakcie kontroli pracodawca oświadczył, że choć zatrudnia 80 pracowników, nie jest obowiązany do tworzenia funduszu świadczeń socjalnych, gdyż takiej treści zapis zamieścił w regulaminie wynagradzania. Inspektor pracy zwrócił się o przedstawienie dowodu dokonania uzgodnienia tego zapisu z przedstawicielem załogi. Pracodawca oświadczył, że załogę reprezentował zastępca prezesa spółki i dla uzgodnień nie było konieczne zachowanie formy pisemnej. Przesłuchani w trakcie kontroli pracownicy nie wiedzieli, czy ktoś reprezentował ich przy dokonywaniu zmiany regulaminu. Inspektor zakwestionował tryb zmiany regulaminu z uwagi na fakt, że pracodawca nie udowodnił, iż w sposób właściwy wybrano przedstawiciela załogi oraz że przeprowadzono wymagane uzgodnienia.
Odprowadzanie odpisu
Pracodawca jest obowiązany założyć odrębny rachunek bankowy, na którym gromadzi środki funduszu. Inspektor pracy może sprawdzić, czy pracodawca w wymaganym terminie odprowadza na rachunek odpis w wysokości określonej ustawą. Obowiązkiem pracodawcy obligatoryjnie tworzącego fundusz świadczeń socjalnych jest odprowadzenie na odrębny rachunek przynajmniej 75% sumy odpisu do 31 maja, a pozostałej sumy najpóźniej do 30 września danego roku.
Wysokość odpisu jest uzależniona od przeciętnej liczby zatrudnionych. W liczbie zatrudnionych powinni być uwzględnieni także pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych. Sprawdzeniu może podlegać, czy pracodawca prawidłowo ustalił liczbę osób zatrudnionych oraz czy odprowadził na odrębny rachunek całą wymaganą kwotę.
Odpis podstawowy wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W ustawie inaczej określono wysokość odpisu niektórych grup pracowników, tj. młodocianych oraz pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Odmienne regulacje dotyczą także pracowników niepełnosprawnych (możliwość zwiększenia odpisu). Ustawa dopuszcza odprowadzanie pewnych kwot na działalność socjalną na rzecz emerytów i rencistów.
W przepisach wewnątrzzakładowych (tj. układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania) można w dowolny sposób kształtować wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dopuszczalne jest zatem zmniejszenie wysokości odpisu).
Gospodarowanie środkami funduszu
Środkami funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca. Nie oznacza to jednak dowolności w zakresie przyznawania pracownikom świadczeń z funduszu. Inspektorzy pracy mogą kontrolować prawidłowość gospodarowania środkami funduszu. Pierwszą czynnością inspektora pracy w tym zakresie jest zwykle zwrócenie się do pracodawcy o przedstawienie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Przyznając pracownikom ulgowe usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu należy wiedzieć, że ich zakres powinien być uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Rozwiązaniem ułatwiającym prawidłowe gospodarowanie środkami funduszu może być powołanie komisji socjalnej, w której skład wejdą przedstawiciele załogi zorientowani co do faktycznych potrzeb poszczególnych pracowników.
Przykład
Prezes zarządu dużego przedsiębiorstwa produkcyjnego każdemu pracownikowi zakładu pracy przyznał z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bon o wartości 700 zł na zakup towarów w supermarkecie. W trakcie kontroli inspektor pracy stwierdził, że doszło do nieprawidłowego gospodarowania środkami funduszu, gdyż każdemu pracownikowi przyznano identyczne świadczenie – niezależnie od jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
Zagrożenie
Nie jest dopuszczalne pokrywanie lub kredytowanie ze środków funduszu kosztów bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
Gdy w trakcie kontroli inspektor pracy stwierdzi, że pracodawca prowadzi działalność socjalną wspólnie z innym pracodawcą, może zażądać okazania umowy, w której określono warunki wspólnej działalności, a w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
W razie stwierdzenia naruszenia ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawca lub osoba odpowiedzialna w imieniu pracodawcy za prowadzenie w zakładzie działalności socjalnej może zostać ukarana grzywną.
Podstawa prawna:
• art. 3–5, art. 8–12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 1, § 3 rozporządzenia z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.).
Rafał Janicki