Zatrudnienie na podstawie umów zlecenia i o dzieło

Zatrudnienie na podstawie umów zlecenia i o dzieło

Matylda Arnold-Rogiewicz

Aby osiągnąć sukces w prowadzonej działalności gospodarczej, należy umiejętnie posługiwać się umowami cywilnoprawnymi, a zatem konstruować je tak, aby dawały realne korzyści ekonomiczne, a jednocześnie nie niosły ze sobą zagrożeń związanych z roszczeniami kontrahentów oraz przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Spośród bardzo wielu umów „cywilnych” zdecydowanie najczęściej są wykorzystywane umowy zlecenia oraz o dzieło. Obie mogą mieć dwojakie zastosowanie. Po pierwsze, przedsiębiorca może je zawierać z innymi przedsiębiorcami (czasem nawet nieświadomie – np. kupując usługę, bez zawierania pisemnej umowy o takiej nazwie). Drugim, jeszcze bardziej znanym, sposobem wykorzystania umowy zlecenia oraz umowy o dzieło jest ich zawieranie z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, co częściowo może zastępować zatrudnianie pracowników. Od tego, która z opcji zostanie wybrana, zależy, czy zleceniodawca (zamawiający) będzie musiał wykonywać obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Jednocześnie w tym roku zupełnie zmieniły się przepisy dotyczące VAT i już teraz musimy się liczyć z tym, że umowa zlecenia czy o dzieło wykonywana przez osobę fizyczną będzie jednak podlegała VAT.

W „Poradniku” szczegółowo omawiamy zasady zawierania, wykonywania i opodatkowania umów zlecenia i o dzieło, z podaniem wielu przydatnych wzorów. Szczególną uwagę poświęcamy rozróżnieniu między umowami cywilnoprawnymi a umową o pracę, tak aby osoby decydujące się na korzystanie z tej formy redukowania kosztów zatrudnienia wiedziały, czym powinny charakteryzować się umowy cywilne, aby nie mogły o­ne zostać uznane za umowy o pracę. Ma to bowiem istotne znaczenie praktyczne. Zajmujemy się również problemami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Wszystko to pomoże z pewnością wybrać odpowiednią podstawę zatrudnienia i prowadzić naszą firmę możliwie sprawnie i tanio.

Umowy cywilnoprawne – wady i zalety

Umowy zlecenia i o dzieło, a także inne umowy o świadczenie usług, stosowane od dawna w obrocie gospodarczym, stały się w ostatnich latach bardzo popularne jako sposób na oszczędności w kosztach pracy. Zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych zmniejsza bowiem obciążenia przedsiębiorcy wynikające z przepisów prawa pracy i ZUS. Może być także korzystne dla zatrudnionych, pozwalając im korzystać z wyższych kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym oraz nie ponosić obciążeń z tytułu ubezpieczeń społecznych.

PLUSY

• Zatrudniając na podstawie umów cywilnoprawnych zamiast umowy o pracę, zmniejsza się obciążenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ponadto nie trzeba płacić dodatków za godziny nadliczbowe, wynagrodzeń za czas choroby i urlopu, odpraw w przypadku rozwiązania umowy, ponosić kosztów obowiązkowych badań i szkoleń pracowników, zapewniać odzieży ochronnej itp.

• Dla wielu przedsiębiorców równie ważne jest ograniczenie potrzebnej dokumentacji – jeden rachunek czy faktura miesięcznie zamiast rozbudowanych akt osobowych, ewidencji czasu pracy, kart urlopowych itp.

• Korzystanie z umów cywilnoprawnych daje bez porównania większą swobodę dostosowywania działalności do zmieniających się okoliczności: gdy jest dużo zamówień, przedsiębiorca może zawrzeć umowy z dodatkowymi zleceniobiorcami, bez obawy, że potem – rezygnując z ich usług – będzie musiał płacić odprawy.

• Dodatkową cechą umów cywilnoprawnych jest łatwość ich rozwiązania w sytuacji, gdy zatrudniony nie spełnia oczekiwań lub też jego praca przestaje być potrzebna. Do osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie stosuje się przecież trybu rozwiązywania umowy o pracę określonego w umowie o pracę i obwarowanego różnymi warunkami chroniącymi interesy pracownika. W szczególności nie ma tutaj okresów wypowiedzenia oraz konieczności wypłacania zwalnianym odpraw. Czyni to umowy zlecenia i o dzieło znacznie bardziej elastycznymi niż umowę o pracę.

Wynagrodzenie osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie podlega szczególnej ochronie przewidzianej dla wynagrodzeń pracowników, w tym przepisom ograniczającym dopuszczalność dokonywania potrąceń z wynagrodzenia.

Ważną cechą umów cywilnoprawnych jest surowsza odpowiedzialność materialna osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych za ewentualne szkody. Dotyczy to zwłaszcza odpowiedzialności za szkody wyrządzone z winy nieumyślnej, w przypadku której odpowiedzialność pracownika dotyczy jedynie rzeczywistej straty (nie obejmuje utraconych przez pracodawcę korzyści) oraz jest ograniczona do trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Tymczasem zleceniobiorca i wykonawca dzieła zobowiązani są do naprawienia szkody wyrządzonej zleceniodawcy czy zamawiającemu w pełnej wysokości.

Ponadto do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych nie ma zastosowania zasada z art. 120 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 120, poz. 1252), w myśl której w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. Natomiast zleceniobiorca i wykonawca dzieła odpowiadają osobiście za naprawienie szkody wyrządzonej osobie trzeciej.

Z drugiej strony, należy pamiętać, że nie każda praca może być wykonywana w formie umowy cywilnoprawnej. Nic tu nie pomoże samo używanie nazw: umowa zlecenia czy umowa o dzieło.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli tylko praca wykonywana jest w warunkach określonych w art. 22 § 1 k.p. (czyli pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym), to jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Wszelkie podane w tym „Poradniku” informacje dotyczące umów cywilnoprawnych, ich zawierania, dokumentowania i rozwiązywania, a także opodatkowania i obciążenia składkami na ubezpieczenia społeczne dotyczą tylko umów, które rzeczywiście są umowami cywilnoprawnymi, a nie umowami o pracę ukrytymi pod nazwą umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Przedsiębiorca, wybierając formę zatrudnienia, musi mieć świadomości ograniczeń prawnych w tym zakresie, tym bardziej że obciążają go konsekwencje ewentualnych błędów czy też prób obejścia prawa.

PLUSY

• Umowy cywilnoprawne pozwalają na oszczędności na kosztach związanych z zatrudnianiem pracowników: badaniach lekarskich, świadczeniach socjalnych, urlopach, obsłudze kadrowo-płacowej, a także na składkach na ubezpieczenie społeczne.

• Są łatwiejsze do rozwiązania od umów o pracę.

• Wykonawca otrzymuje wyższe wynagrodzenie netto.

MINUSY

• Umowy cywilnoprawne mogą być stosowane jedynie wtedy, gdy stosunek prawny łączący zatrudniającego i zatrudnionego nie spełnia przesłanek określonych w kodeksie pracy.

• Negatywne konsekwencje błędu w kwalifikacji umowy obciążają zatrudniającego.

• Część zatrudnionych może preferować umowę o pracę – jako dającą wprawdzie niższe wynagrodzenie, lecz większą stabilność zatrudnienia.

Zlecenie

Przez klasyczną umowę zlecenia, uregulowaną w art. 734 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 172, poz. 1804), przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy). Czynnością prawną jest np. zawarcie umowy, złożenie innego oświadczenia woli, a także reprezentowanie dającego zlecenie przed organami sądowymi lub administracyjnymi. Tymczasem jednak umowa zlecenia kojarzy się nam raczej z wykonywaniem jakichś czynności faktycznych (sprzątaniem pomieszczeń, pracami biurowymi, załadunkiem towarów itp.). I chociaż czynności takie nie mogą być wykonywane na podstawie „czystej” umowy zlecenia z art. 734 k.c., to jednak – zgodnie z art. 750 k.c. – do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. W związku z tym w praktyce obrotu gospodarczego przyjęło się wszystkie takie umowy nazywać umowami zlecenia (tzw. zlecenie w szerokim rozumieniu).

Przepisy dotyczące umowy zlecenia mają charakter dyspozytywny, co oznacza, że przewidziane w kodeksie cywilnym regulacje poszczególnych elementów tych umów są jedynie propozycją, zaś strony umowy mogą przyjąć inne rozwiązania. Daje to umowie zlecenia elastyczność, jakiej nie ma umowa o pracę. Jedyne przepisy z całego rozdziału poświęconego zleceniu, które są bezwzględnie obowiązujące, to te dotyczące terminów przedawnienia oraz braku możliwości zrzeczenia się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Należy jednak pamiętać, że jeżeli zawarta umowa, mimo nazwania jej umową zlecenia, będzie zawierała regulacje charakterystyczne np. dla umowy o dzieło czy umowy o pracę, to decydująca będzie jej treść, a nie nazwa.

EKSPERT RADZI

Cechy umowy zlecenia

Charakterystyczne dla umów cywilnoprawnych, w tym także umowy zlecenia, jest to, że zleceniobiorca ma dużą swobodę, nie podlega kierownictwu zleceniodawcy, wykonuje (co do zasady) pracę w miejscu i czasie najdogodniejszym dla siebie.

Bardzo ważną kwestią zarówno ze względu na możliwość dochodzenia roszczeń na drodze cywilnoprawnej, jak i na przepisy o ubezpieczeniach społecznych – odmiennie traktujące umowę zlecenia i o dzieło – jest właściwe rozróżnienie obu tych umów. Otóż przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do należytej staranności, a nie – jak przy umowie o dzieło – do osiągnięcia umówionego rezultatu. Najważniejsze cechy umowy zlecenia:

• zobowiązanie zleceniobiorcy do starannego działania, przy jednoczesnym braku jego odpowiedzialności za nieosiągnięcie założonego rezultatu,

• brak podległości zleceniobiorcy w stosunku do zleceniodawcy,

• możliwość wykonywania zlecenia nieodpłatnie,

• brak obowiązku ciągłego i osobistego wykonywania czynności określonej w umowie zlecenia,

• przyjmującym zlecenie może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka jawna),

• umowa może być zawarta na czas określony bądź nieokreślony.

Obowiązki zleceniobiorcy

Pierwszym i podstawowym obowiązkiem zleceniobiorcy jest działanie w celu należytego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy. Umowa zlecenia jest umową starannego działania, zaś staranność tę należy oceniać z uwzględnieniem art. 355 k.c. Przepis ten stanowi, że dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (tzw. należyta staranność), zaś dodatkowo należytą staranność w zakresie prowadzonej przez dłużnika działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

• PRZYKŁAD

Przedsiębiorca X, zamierzający negocjować umowę z kontrahentem zagranicznym na podstawie zlecenia, zatrudnił do tłumaczenia prowadzonych rozmów znajomego studenta anglistyki. Tymczasem przedsiębiorca Y, w identycznej sytuacji, zlecił tłumaczenie negocjacji osobie mającej uprawnienia tłumacza przysięgłego, prowadzącego agencję tłumaczeń. Niestety, obaj tłumacze nie ustrzegli się błędów, opacznie rozumiejąc pewne specjalistyczne sformułowania, w rezultacie czego obaj przedsiębiorcy ponieśli duże straty i zdecydowali się sądownie dochodzić ich naprawienia. W tym postępowaniu większe szanse sukcesu ma przedsiębiorca Y, gdyż od swojego tłumacza, będącego profesjonalistą, mógł oczekiwać wyższej staranności.

Zleceniobiorca powinien przy wykonywaniu zlecenia kierować się wskazówkami zleceniodawcy. Może jednak bez uprzedniej zgody zleceniodawcy odstąpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia, jeżeli nie ma możności uzyskania jego zgody, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że dający zlecenie zgodziłby się na zmianę, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy. Powinien przy tym kierować się domniemaną wolą zleceniodawcy oraz zamierzonym celem czynności na tle zmienionych okoliczności, a gdy tylko stanie się to możliwe – starać się uzyskać zgodę zleceniodawcy, a przynajmniej go powiadomić. Podkreślić należy, że zmiana dotyczyć może jedynie sposobu wykonania zlecenia, nie zaś określonej w umowie czynności.

Zleceniobiorca ma także obowiązek na bieżąco udzielać zleceniodawcy potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie.

Możliwe jest zawarcie w umowie postanowień, zgodnie z którymi zleceniobiorca zobowiąże się do niepodejmowania w czasie trwania umowy działalności konkurencyjnej (tak w wyroku SN z 11 września 2003 r., sygn. akt III CKN 579/2001, Monitor Prawniczy z 2004 r. nr 8, str. 370).

Zleceniobiorcy nie wolno używać we własnym interesie rzeczy i pieniędzy dającego zlecenie. Jeżeli tego nie przestrzega, zleceniodawca ma prawo żądać odsetek ustawowych od sum pieniężnych zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia. Ponadto zleceniobiorca powinien wydać zleceniodawcy wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, chociażby w imieniu własnym. Zgodnie z wyrokiem SN z 30 stycznia 1998 r. (sygn. akt III CKN 274/97, niepublikowany), roszczenie o zapłatę odsetek od sumy zatrzymanej ponad potrzebę wynikającą z wykonania zlecenia (art. 741 k.c.) powstaje wówczas, gdy przyjmujący zlecenie nie wywiązuje się z obowiązku świadczenia – wydania określonej sumy pieniężnej, uzyskanej dla zleceniodawcy lub otrzymanej od niego, a przewyższającej koszt wykonania zlecenia.

Zatrzymanie przez przyjmującego zlecenie uzyskanych kwot na poczet należnego mu wynagrodzenia nie jest dopuszczalne, chyba że wynagrodzenie to stało się już wymagalne.

Powierzenie wykonania zlecenia osobie trzeciej

Ważną cechą umowy zlecenia, wyraźnie odróżniającą ją od umowy o pracę, jest to, że zleceniobiorca nie musi zawsze wykonywać umowy osobiście. Powierzenie wykonania zlecenia osobie trzeciej jest jednak możliwe tylko w trzech przypadkach:

• gdy wynika to z samej umowy,

• gdy wynika to ze zwyczaju,

• gdy zleceniobiorca jest do tego zmuszony przez okoliczności.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak zawiadomić szefa o zastępstwie

W przypadku powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej przyjmujący zlecenie obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie dającego zlecenie o osobie i miejscu zamieszkania swego zastępcy. Jeśli to zrobi, odpowiedzialny jest tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy. Zawiadomienie o osobie zastępcy ma umożliwić dającemu zlecenie ocenę trafności dokonanego wyboru i ewentualne podjęcie działań koniecznych jego zdaniem w nowych okolicznościach: udzielenie nowych wskazówek czy nawet wypowiedzenie zlecenia.

Wzór zawiadomienia o powierzeniu wykonywania zlecenia osobie trzeciej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Oczywiście umowa zlecenia może w ogóle zakazywać powierzenia jej wykonania osobie trzeciej (takie postanowienia wprowadza się, gdy zleceniodawcy zależy na konkretnym wykonawcy), może także wskazywać, jakim podmiotom może zostać powierzone jej wykonanie w razie konieczności zastępstwa (np. tylko osobom mającym konkretne uprawnienia i określony staż w zawodzie).

Skutki powierzenia wykonania zlecenia innej osobie, przy braku prawa do takiego postępowania, mogą być bardzo dotkliwe dla zleceniobiorcy. Jeżeli rzecz należąca do zleceniodawcy uległa przy wykonywaniu zlecenia utracie lub uszkodzeniu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny także za utratę lub uszkodzenie przypadkowe, chyba że jedno lub drugie nastąpiłoby również wtedy, gdyby sam wykonywał zlecenie.

• PRZYKŁAD

Przedsiębiorca X zlecił panu Kowalskiemu dokonanie instalacji kilku drogich programów na swoim nowym laptopie, zastrzegając w umowie, że wykonawca nie może powierzyć tej pracy innej osobie. Jednakże pan Kowalski, mając w tym czasie wiele innej pracy, przekazał to zlecenie swojemu koledze, panu Nowakowi, który zamierzał wykonać pracę w swoim mieszkaniu. Podczas nieobecności pana Nowaka nastąpiło włamanie, a wśród skradzionych przedmiotów znalazł się także laptop przedsiębiorcy X wraz z oprogramowaniem. W tej sytuacji pan Kowalski zobowiązany jest zwrócić przedsiębiorcy X wartość powierzonego laptopa i płyt instalacyjnych wraz z licencjami.

Do innej sytuacji doszłoby, gdyby podczas prowadzonych przez pana Nowaka prac laptop uległ uszkodzeniu w wyniku tkwiącej w nim wady – wówczas pan Kowalski mógłby uwolnić się od odpowiedzialności odszkodowawczej wskazując, że wada tkwiła w samym laptopie, którego uszkodzenie nastąpiłoby także, gdyby o­n sam dokonywał instalacji.

Zastępca jest odpowiedzialny za wykonanie zlecenia zarówno wobec powierzającego mu zastępczo wykonanie zlecenia, jak i wobec dającego zlecenie. Jeżeli przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje czynności, ich odpowiedzialność jest solidarna.

JAK TO SIĘ ROBI

Odmowa przyjęcia zlecenia

Przepisy stanowią, że osoba zawodowo trudniąca się załatwianiem czynności danego rodzaju na zlecenie innych osób powinna, jeżeli nie chce zlecenia przyjąć, zawiadomić o tym niezwłocznie dającego zlecenie. Taki sam obowiązek ciąży na osobie, która dającemu zlecenie oświadczyła gotowość załatwiania czynności danego rodzaju. Niepowiadomienie klienta o odmowie przyjęcia jego zlecenia może prowadzić do odpowiedzialności za poniesioną przez niego z tego powodu szkodę.

Wzór pisma z uchyleniem się od wykonania zlecenia

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Obowiązki zleceniodawcy

Podstawowym obowiązkiem zleceniodawcy jest zapewnienie zleceniobiorcy możliwości wykonania zlecenia (np. udostępnienie mu potrzebnych i określonych w umowie informacji i rzeczy) oraz oczywiście wypłata wynagrodzenia.

ZAPAMIĘTAJ

Wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z zawartej pomiędzy nimi umowy lub z przepisów szczególnych.

W razie wcześniejszego wypowiedzenia wynagrodzenie może być należne jedynie częściowo, w przypadku wypowiedzenia zlecenia przez zleceniodawcę, gdy zleceniobiorcy należy się część wynagrodzenia odpowiadająca jego dotychczasowym czynnościom (art. 746 § 1 k.c.).

Ponadto dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi. Dodatkowo ma o­n obowiązek zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia

W zależności od postanowień umowy między stronami, koszty związane z realizacją świadczenia albo mogą być zawarte w cenie zakupu technologii, albo mogą być traktowane jako koszty dodatkowego świadczenia podmiotu sprzedającego daną technologię na rzecz podmiotu, który tę technologię nabył.

W obu jednak tych przypadkach koszty związane z realizacją tego świadczenia nie mogą obciążyć bezpośrednio otrzymującego świadczenie, gdyż w zależności od postanowień umowy między stronami zostały już zawarte w cenie albo też, w przypadku jeżeli usługi te stanowią przedmiot odrębnej usługi, powinny zostać zawarte w cenie za tę usługę i dopiero zapłata ceny stanowi dla odbiorcy koszt uzyskania przychodów.

Tego typu umowa zbliżona jest bowiem do umowy zlecenia określonej w art. 734–751 k.c. Z przepisów tych wynika między innymi, iż dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 k.c.), a w przypadku jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 k.c.). Tym samym ustawodawca przesądza, iż wydatki związane z realizacją świadczenia są wydatkami realizującego świadczenie, nie zaś dającego zlecenie.

Pismo Ministerstwa Finansów do Izby Skarbowej w Warszawie z 8 listopada 1995 r., znak PO 4/AK-722-1060/95

Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki. Brak takiej zaliczki na niezbędne wydatki oraz nakłady może być podstawą do wstrzymania się z wykonaniem zlecenia lub nawet wypowiedzenia zlecenia przez zleceniobiorcę.

Ustalanie wynagrodzenia

Umowa zlecenia jest, co do zasady, umową odpłatną. Zgodnie z przepisami, jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie. Dlatego też, jeżeli z jakichś przyczyn strony decydują, że zlecenie ma być wykonane nieodpłatnie, to zastrzeżenie takie powinno znaleźć się w treści umowy. Nawet wówczas zleceniobiorcy będzie należał się zwrot wydatków poniesionych w związku z wykonywaniem umowy.

Jeżeli w umowie nie określono wysokości wynagrodzenia, to ustalone jest o­no według taryfy przewidzianej dla usług tego rodzaju. Przykładem mogą być określane rozporządzeniami taryfy opłat za usługi adwokackie czy notarialne, poza tym przedsiębiorcy często mają z góry ustalone stawki za usługi transportowe, windykacyjne itp. Jeśli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się o wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy.

Wprowadzenie do umowy wyraźnych postanowień odnośnie do wysokości wynagrodzenia (czy to ustalanego ryczałtowo, czy też według stawki godzinowej lub np. ilości wykonanych czynności) pozwoli uniknąć kosztownego i długotrwałego sporu sądowego. Jednocześnie bardzo ważne dla zleceniodawcy jest zawarcie w umowie wyraźnego postanowienia, że wynagrodzenie zleceniobiorcy pokrywa wszelkie jego koszty związane z wykonaniem zlecenia i że nie może mieć o­n do zleceniodawcy żadnych dodatkowych roszczeń z tego tytułu.

Zawarcie umowy

Zawarcie umowy zlecenia podlega ogólnym regułom dotyczącym umów. Kodeks cywilny nie wymaga dla jej zawarcia szczególnej formy. Skutki rodzi nawet umowa zawarta w formie ustnej, z tym że ze względów dowodowych zdecydowanie lepiej jest zastosować formę pisemną. Może mieć to także duże znaczenie np. w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy ZUS, kiedy to posiadanie egzemplarza umowy z postanowieniami charakterystycznymi dla zlecenia niewątpliwie ułatwia przekonanie inspektorów.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak prawidłowo sporządzić umowę

Zaprezentowany wzór umowy zlecenia może być przydatny w drobnych sprawach. Nie należy natomiast stosować go do zawierania umów dotyczących czynności, co do których istnieje niebezpieczeństwo, że mogą zostać uznane za wykonywane w ramach umowy o pracę. W takim przypadku warto sporządzać bardziej rozbudowane umowy, zawierające jak najwięcej postanowień dających się pogodzić ze specyfiką danej czynności i potrzebami zleceniodawcy, lecz jednocześnie charakterystycznych dla umów cywilnoprawnych, a niedopuszczalnych w umowie o pracę (takich jak np. możliwość posługiwania się zastępcą).

Wzór umowy zlecenia wraz z rachunkiem

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przypadku umów o większej wartości lepiej nie posługiwać się standardowym wzorem umowy zlecenia, lecz rozszerzyć go o dodatkowe postanowienia, chroniące interesy stron umowy. Może to mieć znaczenie zwłaszcza w przypadku, gdy dojdzie do sporu sądowego.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór rachunku do umowy zlecenia

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wypowiedzenie umowy

Umowa zlecenia jest stosunkiem prawnym opartym na wzajemnym zaufaniu, stąd może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron i w każdym czasie. Dlatego nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Jeżeli strony nie ograniczyły dopuszczalności rozwiązania zlecenia do ważnych powodów, nie muszą nawet wskazywać powodów wypowiedzenia. Skutki wypowiedzenia zależą od tego, kto go dokonuje. Zleceniodawca ma obowiązek:

• zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia,

• w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom,

• naprawić szkodę, jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu.

Natomiast gdy umowę wypowiada zleceniobiorca, ma o­n obowiązek rozliczyć się z otrzymanych zaliczek, zaś jeśli uczynił to bez ważnego powodu, a zlecenie było odpłatne – zleceniodawca może żądać od niego także naprawienia szkody powstałej z tego tytułu.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak wypowiedzieć umowę

Wzór wypowiedzenia umowy zlecenia

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Śmierć zleceniodawcy lub zleceniobiorcy

Regułą jest, że zlecenie nie wygasa ani wskutek śmierci zleceniodawcy, ani wskutek utraty przez niego zdolności do czynności prawnych. Łącząca strony umowa może jednak odmiennie regulować tę kwestię – gdyby zgodnie z nią zlecenie miało wygasnąć, a z przerwania jej wykonywania mogła wyniknąć szkoda, zleceniobiorca powinien działać nadal, dopóki spadkobierca albo przedstawiciel ustawowy dającego zlecenie nie będzie mógł zarządzić inaczej. Oczywiście ma o­n wtedy prawo do żądania zwrotu ponoszonych wydatków, a także umówionego wynagrodzenia.

Śmierć dającego zlecenie jest ważnym powodem wypowiedzenia umowy przez jego spadkobierców, stąd też zawsze mogą o­ni rozwiązać tę umowę.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli nawet zlecenie wygasło, uważa się je mimo to za istniejące na korzyść przyjmującego zlecenie aż do chwili, kiedy dowiedział się o wygaśnięciu zlecenia.

Inaczej przepisy regulują skutki śmierci zleceniobiorcy albo utraty przez niego pełnej zdolności do czynności prawnych. Ponieważ regułą jest jednak osobiste wykonywanie zlecenia, na skutek wymienionych zdarzeń umowa wygasa. Jednak śmierć przyjmującego zlecenie po dokonaniu przez niego zleconej mu czynności nie powoduje wygaśnięcia całej umowy zlecenia i nie pozbawia dającego zlecenie tego, co zostało dla niego w wyniku umowy zlecenia przez przyjmującego zlecenie (także, gdy działa w imieniu własnym) nabyte. Wynikające z dokonania zleconej czynności obowiązki, w szczególności obowiązek przeniesienia nabytego prawa dającego zlecenie, przechodzą na spadkobierców przyjmującego zlecenie i określone zakresem tych obowiązków świadczenia mogą być dochodzone od tych spadkobierców.

Naruszenie umowy oraz przedawnienie roszczeń

Każde niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie umowy rodzi odpowiedzialność wobec drugiej strony. Jeżeli kilka osób dało lub przyjęło zlecenie wspólnie, ich odpowiedzialność względem drugiej strony jest solidarna.

Roszczenia mogą być skutecznie dochodzone tak długo, aż nie ulegną przedawnieniu, przy czym w przypadku umowy zlecenia okres ten może być krótszy niż zazwyczaj. Normalnie bowiem termin przedawnienia wynosi dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata (art. 118 k.c.). Tymczasem w przypadku umowy zlecenia mamy do czynienia ze szczególnym, krótszym terminem przedawnienia. Zgodnie bowiem z art. 751 k.c., z upływem lat dwóch przedawniają się:

• roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom,

• roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom utrzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.

W wyroku SN z 7 maja 1981 r. (sygn. akt I PRN 11/81, niepublikowany) podkreślono, że termin przedawnienia przewidziany w art. 751 pkt 1 k.c. ma zastosowanie w stosunku do osób, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju. Z użycia określeń stale i zawodowo wynika, że należy brać pod uwagę zasób doświadczeń uzyskanych przy spełnianiu powierzanych czynności, uzasadniający postawienie takim osobom większych wymagań przy realizowaniu ich roszczeń niż osobom, które spełniały takie usługi jedynie dorywczo.

Natomiast pozostałe roszczenia z umowy zlecenia przedawniają się w ogólnych terminach. Oznacza to zatem, że także roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej mogą się przedawniać w okresie dwu-, a nie trzyletnim, jeżeli są roszczeniami wymienionymi w art. 751 k.c. Tak też wynika z uchwały SN z 21 października 1994 r. (sygn. akt III CZP 136/94, OSNC z 1995 r. nr 2, poz. 38), według której przepisem szczególnym, o którym mowa w art. 118 k.c., jest – w stosunku do roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – każdy przepis ustawy przewidujący krótszy niż trzyletni termin przedawnienia. SN podkreślił przy tym, że sztywny podział na roszczenia związane oraz niezwiązane z działalnością gospodarczą nie istnieje, a zastosowanie tego kryterium zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Także w wyroku z 16 lutego 2001 r. (sygn. akt IV CKN 269/00, OSNC z 2001 r. nr 9, poz. 139), SN wskazał, że termin przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o zastępstwo inwestycyjne, związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, innych niż wymienione w art. 751 pkt 1 k.c., wynosi trzy lata (art. 118 k.c.). Natomiast w wyroku SN z 12 grudnia 1979 r. (sygn. akt IV CR 442/79, niepublikowany) stwierdzono, że roszczenia dającego zlecenie o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia przez osoby trudniące się stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa czynnościami danego rodzaju nie podlegają dwuletniemu przedawnieniu na podstawie art. 751 pkt 1 k.c., lecz przedawniają się z upływem lat dziesięciu.

Rodzaje umów zlecenia

Umowy zlecenia w szerokim znaczeniu (czyli umowy o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu) są bardzo rozpowszechnione w obrocie gospodarczym. Znajdują o­ne zastosowanie wszędzie tam, gdzie przedmiotem umowy jest dokonanie czynności faktycznej jako usługi, a nie jest o­na ponadto unormowana w przepisach dotyczących zarówno umów nazwanych w samym kodeksie cywilnym (np. o dzieło, agencyjnej, komisu, przewozu, spedycji, przechowania, składu), jak i (np. w przypadku umowy o pracę) w innych aktach, nawet poza prawem cywilnym. Można nawet wyróżnić kilka charakterystycznych „odmian” umowy zlecenia, umowy pośrednictwa i umowy o zarządzanie. W ramach tego stosunku prawnego mogą być świadczone np. usługi ochrony, usługi reklamowe, windykacja należności, dystrybucja towarów, usługi utrzymania czystości, usługi zarządzania nieruchomościami i przedsiębiorstwami, usługi prawnicze, doradcze i księgowe, usługi informatyczne, obsługa biurowa.

ZAPAMIĘTAJ

Niedawno pojawiła się nowa odmiana umowy zlecenia – umowa zawierana przez pracodawcę użytkownika z agencją pracy tymczasowej, której przedmiotem jest tzw. leasing personelu. Jest o­na umową cywilnoprawną, natomiast świadczenie agencji polega tutaj na dostarczeniu pracowników.

Podział umów zlecenia można przeprowadzić także na podstawie kryterium zleceniobiorcy. Gdy jest o­n przedsiębiorcą, należy tak skonstruować umowę, aby móc skutecznie dochodzić roszczeń w przypadku sporu między stronami. Natomiast gdy zleceniobiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, najważniejsze jest, aby zawarta z nią umowa dostatecznie odróżniała się od umowy o pracę.

Umowa o dzieło

Drugą z najczęściej wykorzystywanych umów cywilnoprawnych jest uregulowana w art. 627 k.c. umowa o dzieło, przez którą przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Między stronami nie istnieje przy tym żaden stosunek zależności lub podporządkowania, co wyraźnie odróżnia umowę o dzieło od umowy o pracę. Z kolei od umowy zlecenia umowa ta różni się tym, że jest to umowa rezultatu, gdyż wykonawca jest zobowiązany nie do starannego działania, lecz do stworzenia dzieła, odpowiadającego wymaganiom zamawiającego. Ryzyko nieosiągnięcia rezultatu zawsze obciąża przyjmującego zamówienie. Umowa o dzieło wymaga bowiem, aby starania przyjmującego zamówienie doprowadziły w przyszłości do konkretnego, indywidualnie oznaczonego rezultatu. Nie wynik zatem, lecz starania w celu osiągnięcia tego wyniku są elementem wyróżniającym dla umowy zlecenia (wyrok SA w Rzeszowie z 21 grudnia 1993 r., sygn. akt III AUr 357/93, OSA z 1994 r. nr 6, poz. 49).

Obowiązki przyjmującego zamówienie

Podstawowym obowiązkiem przyjmującego zamówienie jest wykonanie dzieła, które może polegać na jego stworzeniu lub przetworzeniu do takiej postaci, w jakiej poprzednio nie istniało. Dzieło może mieć postać materialną lub niematerialną. W pierwszym przypadku to w samym dziele tkwi samoistna wartość, dla której osiągnięcia strony zawarły umowę (np. wykonanie lub naprawa konkretnej rzeczy). Natomiast w drugim przypadku rezultaty niematerialne mogą znajdować ucieleśnienie w rzeczy (np. obraz lub opinia prawna). Sporne jest natomiast, czy rezultat dzieła może w ogóle nie być ucieleśniony w żadnym przedmiocie materialnym.

Przyjmujący zamówienie jest odpowiedzialny za jakość dzieła, natomiast sposób wykonania pozostawiony jest w zasadzie jego uznaniu, byleby dzieło miało przymioty ustalone w umowie lub wynikające z charakteru danego dzieła. Z reguły wykonanie dzieła wymaga specjalnych kwalifikacji i niekiedy odpowiednich narzędzi.

Przyjmujący nie ma obowiązku osobistego wykonania dzieła, chyba że wynika to z umowy lub charakteru dzieła (np. dzieło artystyczne, gdzie podstawowe znaczenie ma osoba twórcy). Odpowiada o­n jednak za działania i zaniechania osób, którymi się posługuje, jak za własne. Po ukończeniu dzieła przyjmujący zamówienie ma obowiązek wydać dzieło zamawiającemu i umożliwić mu korzystanie z niego stosownie do jego właściwości. Niekiedy umożliwienie korzystania z dzieła nastąpi przez samo jego wykonanie (np. w przypadku prowadzenia remontów w pomieszczeniach zamawiającego), zaś czasem jest konieczne przeniesienie na zamawiającego praw do wykonanego dzieła.

Obowiązki zamawiającego

Podstawowe obowiązki ciążące na zamawiającym to umożliwienie wykonania dzieła (w tym przede wszystkim współdziałanie z wykonawcą, gdy istnieje taka potrzeba), następnie odebranie gotowego dzieła, połączone ze zbadaniem, czy odpowiada o­no zamówieniu (przy czym przy bardziej skomplikowanych pracach możemy mieć do czynienia z odbiorem częściowym, a dopiero potem końcowym), a w końcu zapłata wynagrodzenia.

ZAPAMIĘTAJ

Wynagrodzenie jest z reguły płatne w chwili oddania dzieła (chyba że co innego wynika z umowy). Natomiast gdy dzieło ma być oddane częściami i wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych.

Oddanie dzieła nie powoduje wymagalności wierzytelności przyjmującego zamówienie, gdy dzieło jest dotknięte wadą istotną. Natomiast przyjmuje się, że gdy dzieło ma wadę nieistotną, jego odebranie powoduje, w myśl art. 642 § 1 k.c., wymagalność wierzytelności przyjmującego zamówienie o wynagrodzenie za dzieło (wyrok SN z 26 lutego 1998 r., sygn. akt I CKN 520/97, OSNC z 1998 r. nr 10, poz. 167).

Zazwyczaj wynagrodzenie ustalane jest w postaci pieniężnej, choć nie musi to być regułą. Wynagrodzeniem może być bowiem świadczenie innego rodzaju, mające wartość majątkową i stanowiące ekwiwalent wartości dzieła.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak prawidłowo ustalić wynagrodzenie

W odróżnieniu od umowy zlecenia umowa o dzieło jest zawsze odpłatna. Przyjmującemu zawsze należy się wynagrodzenie i strony nie mogą się inaczej umówić. Wysokość wynagrodzenia można określić albo wprost, wskazując konkretną sumę w umowie (co jest niewątpliwie najprostsze i najwygodniejsze, gdy z góry daje się przewidzieć zakres i koszt prac potrzebnych do wykonania dzieła), albo też przez wskazanie podstaw do jego ustalenia, co polegać może na odwołaniu się do określonych cenników, norm, stawek, kosztów, narzutów itp.

Według wyroku SN z 15 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 133/00, OSNAPiUS z 2002 r. nr 14, poz. 326), wynagrodzenie określone w postaci stawki godzinowej nie oznacza, iż daną umowę należy kwalifikować jako umowę o pracę – zdecydowanie nie jest jednak wskazane stosowanie tego sposobu ustalania wynagrodzenia, gdy zawierana umowa o dzieło zawiera już inne elementy charakterystyczne dla umowy o pracę i istnieje ryzyko, że będzie traktowana jako obejście prawa.

Jeżeli natomiast w zawartej umowie strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, przyjmuje się w razie wątpliwości, że miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju, przez które z reguły uznaje się wynagrodzenie, jakie strony już między sobą wcześniej stosowały (oczywiście przy uwzględnieniu ewentualnej inflacji) lub przeciętne wynagrodzenia stosowane na danym rynku. Jeżeli także w ten sposób nie da się ustalić wysokości wynagrodzenia, przyjmującemu zamówienie należy się kwota odpowiadająca uzasadnionemu nakładowi jego pracy oraz innym nakładom, uwzględniająca zazwyczaj typowe, przeciętne czynności niezbędne do prawidłowego wykonania dzieła oraz takie same koszty i nakłady.

W praktyce ustalenie wynagrodzenia dokonywane jest zazwyczaj jako wynagrodzenie ryczałtowe albo jako kosztorysowe, w zależności od charakteru dzieła i zadań, jakie ciążą na przyjmującym zamówienie. Strony umowy mają oczywiście swobodę wyboru jednego z tych dwóch rodzajów wynagrodzenia, przy czym trzeba sobie zdawać sprawę, że w zależności od wybranej opcji zastosowanie mają różne przepisy regulujące prawa i obowiązki stron.

Wynagrodzenie kosztorysowe

Wynagrodzenie kosztorysowe polega na określeniu jego wysokości na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów. Jest stosowane najczęściej przy dziełach o skomplikowanej kalkulacji, często także wtedy, gdy na etapie zawierania umowy nie da się dokładnie określić całego zakresu potrzebnych prac. Kosztorys stanowi wtedy pisemne zestawienie potrzebnych do wykonania dzieła materiałów i nakładów pracy z podaniem ich cen jednostkowych, sporządzany jest zwykle przed zawarciem umowy przez przyjmującego zamówienie, a po przyjęciu jego oferty staje się integralnym elementem umowy.

Kosztorys umowny nie ma charakteru ostatecznego, czym różni się od wynagrodzenia ryczałtowego. Jest o­n jedynie zestawieniem przewidywanych kosztów, a ostateczna wysokość wynagrodzenia ustalana jest dopiero po wykonaniu dzieła, na podstawie tzw. kosztorysu wykonawczego, który może określać wynagrodzenie niższe lub wyższe od wskazanego w kosztorysie umownym.

Zgodnie z art. 629 k.c., jeżeli strony określiły wynagrodzenie kosztorysowe, a w toku wykonywania dzieła zarządzenie właściwego organu państwowego zmieniło wysokość cen lub stawek obowiązujących dotychczas w obliczeniach kosztorysowych, każda ze stron może żądać odpowiedniej zmiany umówionego wynagrodzenia. Nie dotyczy to jednak należności uiszczonej za materiały lub robociznę przed zmianą cen lub stawek. Z orzecznictwa sądowego wynika, że nie można żądać podwyższenia wynagrodzenia, gdy zmiana cen lub stawek nastąpiła po wykonaniu dzieła, ale przed jego wydaniem. W świetle art. 629 k.c. na wykonanie zobowiązania może wpłynąć tylko taka zmiana stosunków między jego powstaniem a wykonaniem, która nawet pośrednio nie jest zależna od kontrahentów umowy (wyrok SN z 25 maja 1990 r., sygn. akt IV CR 139/90, niepublikowany). Nie jest też dopuszczalne żądanie zmiany wysokości wynagrodzenia w omawianym trybie, gdy przyjmujący zamówienie był w zwłoce z wykonaniem dzieła w chwili zmiany cen lub stawek. Zwłoka dłużnika nie może bowiem wywierać niekorzystnych skutków dla wierzyciela (uchwała SN z 10 grudnia1982 r., sygn. akt III CZP 45/82, OSN z 1983 r. nr 5–6, poz. 71).

• PRZYKŁAD

Przedsiębiorca X zawarł z panem Kowalskim, prowadzącym firmę wykonującą usługi remontowo-budowlane, w tym hydrauliczne, umowę dotyczącą wymiany rur w kotłowni swoich zakładów przetwórstwa owocowo-warzywnego. Wynagrodzenie wykonawcy zostało określone według kosztorysu zawierającego liczbę metrów bieżących poszczególnych rodzajów rur wymagających wymiany oraz stawki za 1 mb. każdego rodzaju rury. Strony umówiły się, że wszystkie materiały potrzebne do wykonania umowy dostarczy przyjmujący zamówienie, w związku z czym przed przystąpieniem do prac otrzymał o­n 30% wynagrodzenia, co – według kosztorysu – pokrywało koszt zakupu wszystkich materiałów. Gdy od 1 maja 2004 r. wzrosła stawka VAT na materiały budowlane, pan Kowalski (opierając się na art. 629 k.c.) zażądał podwyższenia wynagrodzenia. Jednakże przedsiębiorca X mógł się na to nie zgodzić, twierdząc, że należność za materiały została uiszczona przed zmianą cen.

Z drugim przypadkiem podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego możemy mieć do czynienia, gdy w toku wykonywania dzieła zajdzie konieczność przeprowadzenia prac dodatkowych nieprzewidzianych w kosztorysie. Skutki takiej sytuacji zależą wówczas od tego, kto sporządzał zestawienie prac będących podstawą obliczenia kosztorysowego. Jeżeli robił to zamawiający, przyjmujący zamówienie może żądać odpowiedniego podwyższenia umówionego wynagrodzenia. Natomiast jeżeli zestawienie sporządził przyjmujący zamówienie – może o­n żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych. Ma to przeciwdziałać częstej, niestety, praktyce zaniżenia wynagrodzenia w kosztorysie w celu uzyskania zamówienia, a następnie podwyższania go przez wykonawcę już po przystąpieniu do pracy.

ZAPAMIĘTAJ

Przed wykonaniem dodatkowych prac przyjmujący zamówienie musi zawsze uzyskać zgodę zamawiającego, bez tego nie może żądać za nie wynagrodzenia.

• PRZYKŁAD

Przedsiębiorca X zamówił u osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, pana Zielińskiego, będącego z zawodu informatykiem, dzieło polegające na stworzeniu programu komputerowego usprawniającego obsługę magazynu, a także zainstalowanie tego oprogramowania w systemie komputerowym obsługującym poszczególne oddziały firmy oraz zintegrowanie nowego oprogramowania z istniejącymi już aplikacjami obsługującymi sprzedaż i wysyłkę towarów, tak aby dane wprowadzane do jednego modułu były dostępne także w pozostałych. Wykaz niezbędnych do tego czynności sporządził zamawiający, zaś wynagrodzenie zostało określone według stawek godzinowych przy ustalonych z góry limitach czasu poświęconego poszczególnym etapom danego zamówienia, określonym przez pana Zielińskiego. Podczas prac nad samym programem pojawiły się trudności, których pan Zieliński wcześniej nie przewidział, chociaż przy swoim wykształceniu mógł i powinien je przewidzieć. Dlatego, mimo że pracował więcej niż przewidzianą liczbę godzin, jego wynagrodzenie za tę część dzieła powinno zostać ustalone przez pomnożenie limitu godzin i ustalonej stawki godzinowej.

Po przystąpieniu do instalowania oprogramowania i jego integracji z istniejącymi aplikacjami okazało się, że potrzebne będzie wykonanie dodatkowych prac. Ponieważ listę czynności potrzebnych przy wykonaniu dzieła ustalał przedsiębiorca X (na podstawie danych dostarczonych przez zatrudnionego u niego w ramach umowy administratora systemu komputerowego), pan Zieliński miał prawo żądać odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia, z tym że oczywiście wcześniej musiał uzyskać zgodę zamawiającego na przeprowadzenie dodatkowych prac.

W obu opisanych przypadkach, gdy w wyniku zmiany cen czy też rozszerzenia zakresu prac zachodzi konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego, zamawiający może od umowy odstąpić. Jeżeli chce się skorzystać z tego uprawnienia, należy uczynić to niezwłocznie, gdyż inaczej może to zostać potraktowane jako milcząca zgoda na podwyższenie wynagrodzenia. Odstąpienie może nastąpić tylko wówczas, gdy umowa nie została jeszcze wykonana.

Sformułowanie „znaczne przekroczenie kosztorysu” nie jest ostre, a w przepisach nie ma wyraźnej wskazówki, jak je interpretować. W praktyce przy ocenie, czy mamy już do czynienia ze znacznym przekroczeniem kosztorysu, czy też zmiana nie jest jeszcze znaczna, uwzględnia się następujące przesłanki: rodzaj i przeznaczenie zamówionego dzieła, przeciętny poziom wynagrodzeń za dzieła danego rodzaju, granice możliwości finansowych zamawiającego oraz opłacalność uzyskania dzieła przy jego przewidywanym przeznaczeniu.

• PRZYKŁAD

W poprzednim przykładzie informatyk, pan Zieliński, miał prawo – w związku z koniecznością przeprowadzenia dodatkowych prac, nieujętych w kosztorysie – żądać od przedsiębiorcy X odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia. Okazało się jednak, że niezbędne do wykonania dzieła czynności są tak czasochłonne, że przy zastosowaniu ustalonej w umowie stawki godzinowej wynagrodzenie wykonawcy byłoby o 50% wyższe niż wynikające z kosztorysu, przez co koszt całej operacji znacznie przekraczał budżet na nie przeznaczony. Przedsiębiorca X postanowił w związku z tym odstąpić od umowy, powołując się na znaczne przekroczenie kosztorysu i na to, że podwyższone wynagrodzenie jest większe niż rynkowa cena całych gotowych aplikacji spełniających podobne funkcje. Nie chciał się na to zgodzić pan Zieliński i wobec braku konsensusu między stronami umowy prawdopodobne było zaistnienie między nimi długiego i kosztownego procesu sądowego.

Zamiast narażać się na spory co do charakteru przekroczenia kosztorysu oraz na ewentualny proces sądowy znacznie lepiej jest przewidzieć taką sytuację już w zawieranej umowie i zagwarantować sobie bezpieczeństwo w przypadku wystąpienia takich okoliczności. Można to osiągnąć albo ustalając w umowie granicę dopuszczalnych odstępstw od wynagrodzenia oznaczonego w kosztorysie początkowym, albo też tzw. maksymalną wartość umowy. Na marginesie warto dodać, że w obrocie gospodarczym zdarzają się też umowy zawierające postanowienia także do tzw. minimalnej wartości umowy, co niewątpliwie leży w interesie przyjmującego zamówienie, lecz może mieć znaczenie także dla zamawiającego, zapewniając, że wykonawca będzie używać do wytworzenia dzieła materiałów właściwej jakości.

Odstępując od umowy, zamawiający ma jednak obowiązek zapłacić przyjmującemu zamówienie odpowiednią część umówionego wynagrodzenia, przy czym za odpowiednią uznaje się taką część wynagrodzenia, która odpowiada stopniowi zaawansowania dzieła i przydatności w istniejącym stanie dla zamawiającego. Żądanie zapłaty podwyższonego wynagrodzenia nie może być jednak w żadnym razie oparte na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu.

PLUSY

• Wynagrodzenie kosztorysowe jest elastyczne, jego wysokość precyzuje się w miarę postępu prac i ustalenia ich koniecznego zakresu.

• Przy odstąpieniu od umowy w związku ze znacznym podwyższeniem wynagrodzenia kosztorysowego zamawiający i tak musi zapłacić wykonawcy odpowiednią część wynagrodzenia.

MINUSY

• Sposób ustalania wynagrodzenia kosztorysowego lepiej zabezpiecza interesy wykonawcy dzieła, jest za to ryzykowny dla zamawiającego.

• Przyjmujący zamówienie, który niestarannie ustalił wykaz potrzebnych prac, musi wykonać dodatkowe prace bez podwyższenia wynagrodzenia.

Wynagrodzenie ryczałtowe

Wynagrodzenie ryczałtowe polega na ustaleniu wynagrodzenia za całość dzieła w określonej z góry kwocie. Niewątpliwie jest to korzystne dla zamawiającego, zaś może być ryzykowne dla wykonawcy, który powinien przeprowadzić szczegółową analizę kosztów, gdyż nie będzie mógł żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet gdyby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Za to zamawiający nie może nigdy żądać obniżenia umówionego ryczałtu.

ZAPAMIĘTAJ

Wynagrodzenie ryczałtowe może być stosowane zwłaszcza w przypadku prostych, standardowych usług wykonywanych w ramach umowy o dzieło albo wtedy, gdy nakład niezbędnych prac i koszt potrzebnych materiałów jest z góry znany.

Trzeba przy tym pamiętać o wyjątku dopuszczającym zmianę wynagrodzenia ryczałtowego. Jeżeli mianowicie wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą, sąd może – na żądanie wykonawcy – podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę. Regulacja ta chroni jedynie przyjmującego zamówienie, nie może natomiast z niej skorzystać zamawiający nawet wobec znaczącej obniżki cen i związanego z tym osiągnięcia nadzwyczajnego zysku przez wykonawcę. Korzystać z tego uprawnienia nie może również przyjmujący zamówienie, który popadł w zwłokę z wykonaniem dzieła (wyrok SN z 9 marca 1990 r., sygn. akt IV CR 876/89, OSN z 1991 r. nr 5–6, poz. 76).

PLUSY

• Ustalenie wynagrodzenia ryczałtowego zabezpiecza interesy zamawiającego, chroniąc go przed podwyżką wynagrodzenia za wykonanie dzieła.

MINUSY

• Wynagrodzenie ryczałtowe nie pozwala – co do zasady – na zmianę wynagrodzenia w przypadku zmiany sytuacji rynkowej.

• Taki sposób ustalania wynagrodzenia może nieść ze sobą znaczne ryzyko dla wykonawcy, zwłaszcza wtedy, gdy do wykonania dzieła potrzebuje o­n materiałów.

EKSPERT RADZI

Kiedy trzeba płacić mimo niewykonania dzieła

Trzeba pamiętać, że wynagrodzenie może należeć się wykonawcy nawet wtedy, gdy dzieło nie powstanie. Zamawiający nie może bowiem odmówić zapłaty wynagrodzenia mimo niewykonania dzieła, jeżeli przyjmujący zamówienie był gotów je wykonać, lecz doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego. Za przyczyny dotyczące zamawiającego uważa się wszelkie przyczyny leżące po jego stronie, w tym przede wszystkim niedostarczenie potrzebnych do wykonania dzieła materiałów lub brak współdziałania przy wykonywaniu dzieła (na marginesie warto dodać, że brak współdziałania ze strony zamawiającego może też być przyczyną odstąpienia od umowy przez wykonawcę).

Jednakże przy ustalaniu wynagrodzenia należnego mimo niewykonania dzieła zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła. Dotyczy to przede wszystkim oszczędności materiałów, kosztów przejazdu i transportu, a także wynagrodzeń należnych osobom trzecim, przy pomocy których dzieło jest wykonywane. Co więcej, wynagrodzenie może zostać pomniejszone także o wykazane przez zamawiającego korzyści, jakie przyjmujący zamówienie odniósł lub mógł odnieść w wyniku np. wykorzystania zaoszczędzonego czasu na inne cele (wykonanie innego dzieła).

Materiały niezbędne do wykonania dzieła

Gdy wykonanie dzieła wymaga użycia odpowiednich materiałów, narzędzi i urządzeń, zasadą jest, że przyjmujący zamówienie dostarcza – niezależnie od wkładu pracy – wszystkiego, co do wykonania dzieła jest konieczne. Strony mogą się jednak umówić, że to zamawiający dostarcza materiałów potrzebnych do wykonania dzieła. Wtedy wykonawca, posługując się swoją wiedzą fachową, powinien ocenić ich przydatność oraz użyć ich w odpowiedni sposób (tzn. zgodny z cechami i przeznaczeniem zamówionego dzieła), a po wykonaniu dzieła złożyć z nich rachunek i zwrócić niezużytą resztę.

ZAPAMIĘTAJ

Niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia materiału na wykonanie dzieła obciąża tego, kto materiału dostarczył.

Jeżeli materiał dostarczony przez zamawiającego nie nadaje się do prawidłowego wykonania dzieła, przyjmujący zamówienie powinien niezwłocznie zawiadomić o tym zamawiającego. Niedopełnienie tego obowiązku i użycie niewłaściwego materiału może spowodować odpowiedzialność przyjmującego zamówienie z tytułu rękojmi za wady fizyczne. Obowiązek oceny ciąży na wykonawcy także wtedy, gdy rzecz ma być przedmiotem usług polegających np. na renowacji, czyszczeniu, praniu itp. (wyrok SN z 20 maja 1986 r., sygn. akt III CRN 82/86, OSNCP z 1987 r. nr 6, poz. 125).

Jeżeli dzieło uległo zniszczeniu lub uszkodzeniu wskutek wadliwości materiału dostarczonego przez zamawiającego albo wskutek wykonania dzieła według jego wskazówek, przyjmujący zamówienie może żądać za wykonaną pracę umówionego wynagrodzenia lub jego odpowiedniej części, jeżeli uprzedził zamawiającego o niebezpieczeństwie zniszczenia lub uszkodzenia dzieła.

Zawarcie umowy

Podobnie jak w przypadku umowy zlecenia, zawarcie umowy o dzieło podlega ogólnym regułom dotyczącym umów.

PLUSY

Przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy – skutki rodzi także umowa zawarta w formie ustnej.

Dla celów dowodowych warto jednak zachować formę pisemną, co ma szczególne znaczenie w przypadku kontroli, kiedy to posiadanie egzemplarza umowy z postanowieniami charakterystycznymi dla umowy o dzieło może ułatwić przekonanie inspektorów, że mamy do czynienia z taką umową, a nie ze zleceniem czy nawet umową o pracę.

Dodatkową zaletą zawierania umowy w formie pisemnej jest to, że można wtedy wprowadzić do umowy dodatkowe postanowienia, polepszające sytuację zamawiającego. Godne polecenia są zwłaszcza klauzule gwarancyjne, mogące dotyczyć np. zapewnienia prawidłowego funkcjonowania dzieła przez określony czas, czy też wytrzymałości dzieła. Warto pomyśleć także o karach umownych, zastępujących trudne często do uzyskania odszkodowanie.

Często powstające dzieło korzysta z ochrony przewidzianej prawem autorskim. Jest tak nie tylko w przypadku, gdy ma o­no wartość artystyczną, lecz także wtedy, gdy przedmiotem umowy jest napisanie programu komputerowego czy książki, wygłoszenie wykładu, sporządzenie opinii prawnej itp. Wtedy warto pamiętać o zawarciu w umowie odpowiednich postanowień, przenoszących na zamawiającego majątkowe prawa autorskie lub pozwalających z nich korzystać. Jest to ważne także ze względu na udowodnienie prawa przyjmującego zamówienie do korzystania z wyższych, 50% kosztów uzyskania przychodów, przysługujących twórcy.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak prawidłowo sporządzić umowę o dzieło

Prezentujemy bardzo prosty wzór umowy o dzieło, który może być przydatny w drobnych sprawach. Nie należy natomiast stosować go do zawierania umów dotyczących czynności, co do których istnieje niebezpieczeństwo, że mogą zostać uznane za wykonywane w ramach umowy o pracę. W takim przypadku warto sporządzać bardziej rozbudowane umowy, zawierające jak najwięcej postanowień dających się pogodzić ze specyfiką danej czynności i potrzebami stron, lecz jednocześnie charakterystycznych dla umów cywilnoprawnych, a niedopuszczalnych w umowie o pracę (takich jak kara umowna, wynagrodzenie kosztorysowe).

Wzór umowy o dzieło

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przypadku umów o większej wartości lepiej nie posługiwać się standardowym wzorem umowy o dzieło, lecz rozszerzyć go o dodatkowe postanowienia, uwzględniające specyfikę danego dzieła i chroniące interesy stron umowy. W szczególności warto wprowadzić do umowy kary umowne oraz klauzule gwarancyjne. W przypadku dzieł o charakterze twórczym w umowie należy zamieścić regulacje dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich.

Wzór umowy o dzieło

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór rachunku do umowy o dzieło

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Odstąpienie od umowy

Przepisy kodeksu cywilnego nie przewidują możliwości wypowiedzenia umowy o dzieło. Istnieje natomiast możliwość odstąpienia od umowy, co ma ten skutek, że od tej chwili umowa przestaje wiązać strony, które nie są zobowiązane do spełniania wzajemnych świadczeń. Wygasa przy tym nie tylko zobowiązanie główne, ale i akcesoryjne, np. zobowiązanie do zapłaty kar umownych.

Odstąpienie od umowy pociąga za sobą także konieczność zwrotu świadczeń już spełnionych. Równocześnie może powodować odpowiedzialność odszkodowawczą przyjmującego zamówienie, gdy ten popadł w zwłokę.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić jeszcze przed upływem terminu do wykonania dzieła.

Przepisy chronią zamawiającego także wtedy, gdy wprawdzie przyjmujący zamówienie działa terminowo, lecz wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową. Zamawiający może go w takim przypadku wezwać do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu zamawiający może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo przyjmującego zamówienie. Jeżeli zamawiający sam dostarczył materiału, może w razie odstąpienia od umowy lub powierzenia wykonania dzieła innej osobie żądać zwrotu materiału i wydania rozpoczętego dzieła.

Wzór wezwania do zmiany wadliwego sposobu wykonania dzieła

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeszcze dalej idącym uprawnieniem zamawiającego jest odstąpienie od umowy bez zaistnienia wymienionych ważnych powodów, chociażby dlatego, że po prostu zmieniły się jego potrzeby. Dopóki dzieło nie zostanie ukończone, czyli nie nadaje się do odbioru, może o­n w każdej chwili od umowy odstąpić, z tym że musi zapłacić umówione wynagrodzenie, odliczając co najwyżej to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła. Bez zapłaty wynagrodzenia odstąpienie nie jest skuteczne. Uprawnienie do odstąpienia wygasa z chwilą przedstawienia przez wykonawcę ukończonego dzieła do odbioru.

Z kolei przyjmującemu służy prawo do odstąpienia jedynie wtedy, gdy do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak. W takiej sytuacji może o­n wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. Gdy zamawiający nie zareaguje, wykonawca może złożyć odpowiednie oświadczenie woli o odstąpieniu od umowy. Zamawiający ma wówczas obowiązek zapłacenia wynagrodzenia, mimo niewykonania dzieła, z tym że wynagrodzenie to ulega jednak zmniejszeniu o kwotę zaoszczędzoną przez przyjmującego zamówienie wskutek niewykonania dzieła (wyrok SN z 7 lipca 1999 r., sygn. akt II CKN 426/98, OSNC z 2000 r. nr 2, poz. 32).

Gdy dzieło ma wady

Szczególną cechą umowy o dzieło, wyraźnie odróżniającą ją od umowy zlecenia, jest rękojmia za wady dzieła. Wynikające z niej uprawnienia zamawiającego zależą od tego, czy wady są istotne oraz czy dają się usunąć.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli dzieło ma wady, zamawiający może żądać ich usunięcia, wyznaczając w tym celu przyjmującemu zamówienie odpowiedni termin z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu nie przyjmie naprawy. Przyjmujący może odmówić naprawy, gdyby wymagała o­na nadmiernych kosztów.

Natomiast gdy wady usunąć się nie dadzą albo gdy z okoliczności wynika, że przyjmujący zamówienie nie zdoła ich usunąć w odpowiednim czasie, zamawiający może od umowy odstąpić, jeżeli wady są istotne. Jeżeli wady nie są istotne, zamawiający może żądać obniżenia wynagrodzenia w odpowiednim stosunku. To samo dotyczy sytuacji, gdy przyjmujący zamówienie nie usunął wad w terminie wyznaczonym przez zamawiającego. Zamawiający nie może natomiast w ramach rękojmi żądać, by wykonawca zamiast wadliwego dzieła dostarczył inne, wolne od wad.

Niezależnie od rękojmi, strony mogą wprowadzić do umowy klauzule gwarancyjne. Zamawiający może wtedy wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi, niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji.

Przedawnienie roszczeń

Wszystkie roszczenia wynikające z umowy o dzieło zarówno służące zamawiającemu, jak i przyjmującemu zamówienie ulegają dwuletniemu przedawnieniu. Termin ten biegnie od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane. Jeżeli jednak przyjmujący zamówienie usuwa wady dzieła na żądanie zamawiającego, to dwuletni termin przedawnienia roszczenia zamawiającego o zwrot kosztów poprawienia dzieła przez inną osobę rozpoczyna bieg od dnia oddania dzieła po wykonaniu poprawek przez przyjmującego zamówienie, a jeśli to nie nastąpiło – od upływu terminu do poprawienia, wyznaczonego przez zamawiającego (uchwała SN z 28 października 1997 r., sygn. akt III CZP 42/97, OSN z 1998 r. nr 4, poz. 54).

ZAPAMIĘTAJ

Także zastrzeżona w umowie o dzieło kara umowna (art. 483 § 1 k.c.) przedawnia się wraz ze zobowiązaniem głównym.

Umowy cywilnoprawne a umowa o pracę

Zalety umów cywilnoprawnych, a zwłaszcza mniejsze obciążenie zatrudniającego obowiązkami, większa swoboda kształtowania i rozwiązania umowy oraz mniejsze obciążenie daninami publicznoprawnymi powodują coraz większą popularność umów cywilnoprawnych, które zastępują umowę o pracę. Nie można jednak widzieć w tych umowach cudownego remedium, pozwalającego obniżyć koszty pracy i ryzyko ekonomiczne związane z zatrudnianiem pracowników. Najistotniejszym ograniczeniem są przepisy kodeksu pracy, które mają na celu zapobieganie obejściu prawa polegającemu na mechanicznym zastępowaniu umów o pracę umowami zlecenia i o dzieło. Trzeba bowiem pamiętać, iż przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 k.p.). Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy i nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu określonych w zdaniu poprzednim warunków wykonywania pracy (art. 22 § 1¹ i § 1² k.p.).

W wyroku Sądu Najwyższego z 4 grudnia 1997 r. (sygn. akt I PKN 394/97, OSNAPiUS z 1998 r. nr 20, poz. 595) stwierdzono, że art. 22 § 1¹ k.p. nie ma zastosowania, gdy w łączącym strony stosunku prawnym brak jest podstawowych elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak osobiste wykonywanie czynności oraz podporządkowanie organizacyjne i służbowe.

ZAPAMIĘTAJ

Samo nazwanie umowy zleceniem czy dziełem, w sytuacji gdy wykazuje o­na elementy charakterystyczne dla stosunku pracy (a w szczególności podleganie przy wykonywaniu obowiązków kierownictwu zatrudniającego), nie daje korzyści organizacyjnych, ubezpieczeniowych i podatkowych typowych dla umów cywilnoprawnych.

Szczególnie ważne dla oceny, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy jest to, czy praca jest wykonywana pod kierownictwem zatrudniającego. Przymiot ten zasadniczo nie dotyczy umów cywilnoprawnych. Wprawdzie przy umowie zlecenia zleceniodawca może wskazać sposób wykonania, lecz nie ma podporządkowania zleceniobiorcy jego kierownictwu.

Problem podległości pracownika w stosunku do pracodawcy był wielokrotnie przedmiotem orzecznictwa sądowego. W wyroku Sądu Najwyższego z 15 października 1999 r., (sygn. akt I PKN 307/99, OSNP z 2001 r. nr 7, poz. 214) podkreślono, że przy ocenie charakteru stosunku prawnego łączącego strony (umowa o pracę, umowa zlecenia) należy uwzględniać specyfikę funkcjonowania podmiotu zatrudniającego. Umowa zlecenia z reguły określa rodzaj wykonywanych czynności i w zasadzie nie może polegać na pozostawaniu w dyspozycji zlecającego i wykonywaniu stosownie do jego potrzeb czynności zlecanych na bieżąco. Natomiast w wyroku z 19 lutego 1987 r. (sygn. akt I PR 6/87, OSNC z 1988 r. nr 4, poz. 52) stwierdzono, że kodeks pracy, normując różne rodzaje stosunków pracy, wszystkie te stosunki prawne opiera m.in. na zasadzie podporządkowania pracownika regulaminowi pracy i poleceniom kierownictwa dotyczącym pracy. Twierdzenie to Sąd Najwyższy podtrzymał także w wyroku z 11 kwietnia 1997 r. (I PKN 89/97, sygn. akt OSNP z 1998 r. nr 2, poz. 35), podkreślając, iż brak obowiązku wykonywania poleceń przemawia przeciwko możliwości uznania stosunku prawnego za stosunek pracy.

Natomiast co do wskazania przez zatrudniającego miejsca i czasu wykonywania pracy, to elementy takie, choć charakterystyczne dla umowy o pracę, są dopuszczalne także w umowach cywilnoprawnych. Co więcej, niekiedy z samej istoty stosunku prawnego łączącego strony wynika, że niezbędne jest wykonanie pracy w określonym miejscu i czasie.

• PRZYKŁAD

W ramach umowy o dzieło Piotr Jankowski będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, ma pomalować ściany w sali konferencyjnej mieszczącej się w siedzibie zamawiającego przedsiębiorcy X. Ze względu na ważne dokumenty znajdujące się w sąsiednich pomieszczeniach strony umawiają się, że wszelkie prace będą prowadzone w godzinach pracy pracowników zamawiającego, tak aby wykonawca nie przebywał sam w siedzibie zamawiającego. Oczywiście miejsce wykonania umowy wynika z samej jej istoty. Jednak chociaż Piotr Jankowski wykonuje pracę w miejscu i czasie wskazanym przez przedsiębiorcę X, to jednak nie można uznać, że jego zatrudnienie nosi cechy stosunku pracy.

Dodatkowym elementem, niewskazanym w kodeksie pracy, lecz jednak wykorzystywanym dla oceny, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy czy nie, jest wymiar tej pracy. Inaczej bowiem inspektor Państwowej Inspekcji Pracy czy sąd pracy spojrzy na umowę, z której wynika, że jest to zatrudnienie dorywcze, nieregularne, a inaczej na taką, która jest wykonywana ciągle, zwłaszcza w wymiarze takim jak pełen etat lub większym.

• PRZYKŁAD

Przedsiębiorca Y zawarł z Janem Wrońskim umowę zlecenia, w ramach której zobowiązał się o­n do wykonywania przez pięć dni prac pomocniczych przy przeprowadzce zleceniodawcy do nowej siedziby. Wynagrodzenie uzależniono od liczby faktycznie przepracowanych godzin, ustalając jego stawkę na 13 zł za jedną godzinę. Umowa była wykonywana w miejscu i czasie wskazanym przez przedsiębiorcę Y. Jan Wroński wykonywał polecenia kierującego przeprowadzką upoważnionego pracownika zleceniodawcy, pakując i przenosząc wyposażenie biura, a potem je rozpakowując w nowej siedzibie. Chociaż faktycznie miało tu miejsce wykonywanie pracy pod kierownictwem przedsiębiorcy Y, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, to jednak ryzyko uznania, że była to umowa o pracę jest znikome ze względu na krótki czas jej wykonywania. Natomiast gdyby nie była to sytuacja nadzwyczajna, incydentalna w działalności przedsiębiorstwa Y, a umowa z Janem Wrońskim trwałaby dłużej, mogłoby dojść do ustalenia istnienia stosunku pracy.

Dlatego też, planując posługiwanie się umowami zlecenia czy umowami o dzieło, trzeba się najpierw zastanowić, jakie czynności mogą być bezpiecznie wykonywane w ramach tych umów, a które ze swojej istoty muszą być wykonywane w stosunku pracy. Jest to szczególnie ważne przy zawieraniu umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, gdzie istnieje największe ryzyko postawienia zarzutu obchodzenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Uważać trzeba także przy tzw. samozatrudnieniu, gdy druga strona umowy jest wprawdzie podmiotem gospodarczym, lecz cała jej działalność sprowadza się do wykonywania pracy na rzecz jednego podmiotu, w dodatku będącego zwykle byłym jej pracodawcą.

Należy też pamiętać, że wobec różnych cech charakterystycznych wykonywania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych dla oceny rodzaju stosunku prawnego decydujące jest ustalenie, które z tych cech mają charakter przeważający (wyrok Sądu Najwyższego z 14 września 1998 r., sygn. akt I PKN 334/98, OSNAP z 1999 r. nr 20, poz. 646).

Aby móc sprawnie wybierać między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi, trzeba znać przynajmniej podstawowe różnice między nimi.

ZAPAMIĘTAJ

Przy umowie o pracę istnieje bezwzględny wymóg osobistego świadczenia pracy – pracownik nie może powierzyć wykonywania swoich czynności innej osobie, nawet gdyby pracodawca chciał się na takie rozwiązanie zgodzić. Natomiast przy umowie zlecenia dopuszczalne jest posłużenie się zastępcą (jeśli strony umownie nie wyłączyły takiej możliwości), co więcej – w samej umowie warto zawrzeć postanowienia w tym zakresie, wskazując np. tryb zawiadamiania zleceniodawcy o osobie zastępcy i uzyskiwania jego akceptacji.

W wyroku Sądu Najwyższego z 26 listopada 1998 r. (sygn. akt I PKN 458/98, OSNP z 2000 r. nr 3, poz. 94) podkreślono, że możliwa przy umowach typu zlecenia klauzula wykonywania usług przez osobę trzecią – zastępcę (art. 738 § 1 w związku z art. 750 k.c.) jest niedopuszczalna w umowie o pracę (art. 22 § 1 k.p.).

Kolejną sprawą jest omówione już bezpośrednie kierownictwo pracodawcy i brak takiego uprawnienia po stronie zleceniodawcy. Tu warto przypomnieć tezę wyroku Sądu Najwyższego z 15 października 1999 r. (sygn. akt I PKN 307/99, OSNP z 2001 r. nr 7, poz. 214), w którym stwierdzono, że przy ocenie charakteru stosunku prawnego łączącego strony (umowa o pracę, umowa zlecenia) należy uwzględniać specyfikę funkcjonowania podmiotu zatrudniającego. Umowa zlecenia z reguły określa rodzaj wykonywanych czynności i w zasadzie nie może polegać na pozostawaniu do dyspozycji zlecającego i wykonywaniu stosownie do jego potrzeb czynności zlecanych na bieżąco. Taki sposób wykonywania umowy przemawia za uznaniem jej za umowę o pracę.

Umowa zlecenia z reguły nie określa miejsca i czasu wykonywania zleconych czynności. Jednakże przy niektórych rodzajach usług wykonywanych w ramach tej czynności jest oczywiste, że zawarcie umowy ma dla zamawiającego sens wyłącznie wtedy, gdy to o­n będzie dyktował, gdzie i kiedy zleceniobiorca ma wykonywać zlecone czynności. Nie stanowi to większego zagrożenia, jeśli pozostałe elementy umowy są charakterystyczne dla umowy zlecenia, a nie stosunku pracy

EKSPERT RADZI

Umowa o dzieło a umowa o pracę

Umowa o dzieło nieco przypomina regulowaną w kodeksie pracy umowę na czas wykonywania określonej pracy. Podobnie jednak jak w przypadku umowy zlecenia, podstawową różnicą między umową o pracę a umową o dzieło jest podporządkowanie pracownika kierownictwu pracodawcy przeciwstawione samodzielności wykonawcy dzieła. Przyjmujący zamówienie jest związany warunkami umowy o dzieło, lecz nie podlega poleceniom zamawiającego co do miejsca i sposobu wykonania dzieła. Natomiast charakterystyczna dla umowy o dzieło jest konieczność osiągnięcia oznaczonego rezultatu ludzkiej pracy określonego jako dzieło, podczas gdy w umowie o pracę decydujący nie jest rezultat, lecz wykonywanie pracy jako takiej.

Poza tym o ile w przypadku umowy o pracę pracownik już w momencie podpisania umowy zobowiązuje się do świadczenia określonej ilości pracy i już za samo jej świadczenie (lub nawet gotowość do jej świadczenia) nabywa prawo do zapłaty, o tyle roszczenie wykonawcy o zapłatę powstaje dopiero po wykonaniu dzieła. Wynagrodzenie z umowy o pracę ma charakter okresowy i jest wypłacane co miesiąc, natomiast w przypadku umowy o dzieło wynagrodzenie, co do zasady, wypłacane jest jednorazowo po jego oddaniu, ewentualnie może być ustalone w częściach należnych po częściowych odbiorach dzieła lub jego części. Dodatkową różnicą jest to, że w umowie o dzieło wynagrodzenie ustalane jest w szczególny sposób: albo na podstawie kosztorysu, albo ryczałtowo za całość dzieła.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa o dzieło, co do zasady, nie wymaga osobistego świadczenia pracy przez wykonawcę, który może przy realizacji dzieła posługiwać się podwykonawcami, chyba że w umowie zastrzeżono konieczność osobistego wykonania dzieła. Natomiast sama istota umowy o pracę polega na tym, że pracownik zobowiązany jest do osobistego świadczenia pracy i nie może posługiwać się zastępcami.

Ponadto ważne jest, czy praca ma charakter ciągły, co jest typowe dla umowy o pracę, czy też dotyczy tylko wykonania określonej rzeczy, co jest charakterystyczne dla umowy o dzieło.

Pracownik, w odróżnieniu od przyjmującego zamówienie, nie ponosi odpowiedzialności kontraktowej. Natomiast wykonawca w ramach umowy o dzieło ponosi odpowiedzialność za wady wykonanego dzieła, co stanowi wyraźne kryterium odróżnienia umowy o dzieło od innych umów. Podkreślił to także Sąd Najwyższy w wyroku z 3 listopada 2000 r. (sygn. akt IV CKN 152/00, OSNC z 2001 r. nr 4, poz. 63), podnosząc, że kryterium odróżnienia umowy o dzieło stanowi także możliwość poddania umówionego rezultatu (dzieła) sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa o dzieło, co do zasady, nie wymaga osobistego świadczenia pracy przez wykonawcę, który może przy realizacji dzieła posługiwać się podwykonawcami, chyba że wyłączono to w treści umowy. Natomiast w ramach umowy o pracę pracownik zobowiązany jest zawsze do osobistego świadczenia pracy i nie może posługiwać się zastępcami czy podwykonawcami.

EKSPERT RADZI

Elementy odróżniające umowy cywilnoprawne od umowy o pracę

Zawierając umowę zlecenia czy o dzieło, należy unikać zamieszczania w nich takich postanowień, które są charakterystyczne dla umowy o pracę. Nieprzestrzeganie tej zasady może spowodować, iż uznane zostanie, że strony obeszły prawo, zastępując umowę o pracę umową cywilnoprawną. Unikać trzeba przede wszystkim:

• wszelkich postanowień wskazujących na podleganie zleceniobiorcy czy przyjmującego zamówienie kierownictwu zleceniodawcy czy zamawiającego, zarówno co do czynności wykonywanych w ramach umowy, jak i samego sposobu wykonywania pracy; możliwe jest określenie w samej umowie sposobu wykonania dzieła, lecz nie prawa zamawiającego do wydawania instrukcji w tej sprawie,

• postanowień co do miejsca wykonywania pracy; czasami już z samego charakteru objętych umową czynności wynika, że muszą o­ne zostać wykonane tylko w konkretnym miejscu (np. w przypadku sprzątania i remontu pomieszczeń czy usług ochrony), lecz zdecydowanie lepiej jest zostawić zleceniobiorcy i przyjmującemu zamówienie swobodę w tym zakresie (np. przy zleceniu obejmującym bieżącą konserwację sprzętu biurowego praca zazwyczaj wykonywana jest u zatrudniającego, lecz przecież jest możliwe zabranie drukarki do czyszczenia poza siedzibę firmy),

• określania czasu wykonywania pracy i to zarówno w samej umowie, jak i poprzez wprowadzanie postanowień, że będzie to na bieżąco określane przez zatrudniającego (choć przy niektórych czynnościach jest to niemożliwe do uniknięcia); oczywiście w umowie podaje się termin wykonania zlecenia czy oddania dzieła, lecz z zasady to, jak sobie wykonawca ułoży pracę, aby zdążyć na czas, powinno być tylko jego sprawą,

• klauzul konkurencyjnych ograniczających wykonywanie pracy na rzecz innych podmiotów.

Dodatkowo, mimo częstego nacisku osób, którym proponuje się umowę cywilnoprawną zamiast etatu, w umowach zlecenia i o dzieło trzeba się wystrzegać zamieszczania postanowień przyznających zatrudnionym pewne uprawnienia, charakterystyczne dla stosunku pracy, takie jak:

• prawo do urlopu wypoczynkowego,

• uprawnienia do wynagrodzenia za czas choroby,

• prawo żądania od zatrudniającego do dostarczenia odzieży roboczej i środków osobistej ochrony,

• prawo do świadczeń socjalnych,

• okresów wypowiedzenia umowy przez zatrudniającego, zwłaszcza wzorowanych na okresach wypowiedzenia przewidywanych przez kodeks pracy.

Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia przyznać prawo do zwrotu kosztów podróży odbytych w związku z wykonywaniem zlecenia. W przypadku umowy o dzieło zwrot takich kosztów może wynikać z umieszczenia ich w kosztorysie.

Istnieją elementy, które wyraźnie odróżniają umowy o pracę od umów cywilnoprawnych, i takie właśnie postanowienia warto wprowadzać do zawieranych umów. Chodzi tu zwłaszcza o:

• możliwość korzystania z pomocy osób trzecich przy wykonywaniu umowy, czy to w formie podzlecenia czy też korzystania z podwykonawców; dla bezpieczeństwa zleceniodawcy i zamawiającego można obwarować to dodatkowymi warunkami, takimi jak określone kwalifikacje zastępcy czy też konieczność uzyskania zgody zatrudniającego na samo zastępstwo bądź osobę zastępcy,

• kary umowne, zapewniające zleceniodawcy i zamawiającemu zryczałtowane odszkodowanie w przypadku niewykonania umowy przez zleceniobiorcę czy przyjmującego zamówienie,

• klauzule gwarancyjne w umowie o dzieło, przez które przyjmujący zamówienie zapewnia, że dzieło będzie miało określone właściwości, które utrzymają się przez określony czas.

EKSPERT RADZI

Jak zawierać umowy cywilnoprawne z własnymi pracownikami

Należy zachować szczególną ostrożność, zawierając dodatkowe umowy cywilnoprawne z własnymi pracownikami, gdyż zatrudnianie ich poza normalnymi godzinami pracy na zlecenie i powierzanie im tych samych czynności, jak przy stosunku pracy, może być uznane za obejście prawa. W orzecznictwie sądowym podkreśla się bowiem, że świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę, poza normalnym czasem pracy pracowników na podstawie umów zlecenia jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych, nawet gdyby pracownicy – według niezweryfikowanych twierdzeń pracodawcy – nie byli zainteresowani pracą w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 21 października 1994 r., sygn. akt III AUr 865/94, OSA z 1995 r. nr 2, poz. 19).

Dopuszczalne jest natomiast powierzanie własnym pracownikom w ramach umów cywilnoprawnych prac innych niż te, które wykonują o­ni podczas umowy o pracę.

• PRZYKŁAD

Pracodawca X powierza od czasu do czasu pani Białkowskiej, zatrudnionej w księgowości, lecz jednocześnie biegłej w maszynopisaniu, przepisywanie tekstów. Pani Białkowska robi to poza godzinami pracy, u siebie w domu, korzystając z własnego komputera. Niekiedy, gdy pracy jest więcej, korzysta z pomocy swojej siostry.

Możliwe jest w tej sytuacji zawieranie z panią Białkowską, obok istniejącej umowy o pracę, umowy zlecenia, umów o dzieło, w ramach których będzie o­na przepisywała teksty na komputerze. Ta dodatkowa praca nie zostanie potraktowana jako ukryte nadgodziny. Jeżeli w umowie nie zastrzeżono, że pani Białkowska powinna wykonywać dzieło osobiście (np. ze względu na fakt, że przepisywane teksty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa), może o­na powierzyć wykonywanie pracy innej osobie, z którą rozlicza się sama.

Samozatrudnienie

Pracodawcy zachęcają niekiedy pracowników do przejścia na tzw. samozatrudnienie, aby korzystać z ich pracy w ramach umów cywilnoprawnych. Pracownicy sami rozwiązują umowy o pracę (najczęściej zachęcani wyższym wynagrodzeniem netto, na które mogą liczyć w przypadku umowy cywilnoprawnej lub też obawiając się redukcji zatrudnienia), a następnie rejestrują się jako przedsiębiorcy sami opłacający za siebie składki ZUS i zawierają z byłym pracodawcą umowy cywilnoprawne.

Często jednak osoby takie, przyzwyczajone do korzystania z uprawnień pracowniczych, w zamian za zgodę na przejście na samozatrudnienie uzyskują obietnicę zawarcia w umowach cywilnoprawnych wielu korzystnych dla nich postanowień, takich jak:

• prawo do wynagrodzenia za czas choroby,

• prawo do urlopu na warunkach takich, jak w przypadku urlopów pracowniczych,

• gwarancja zatrudnienia w postaci okresów wypowiedzenia umowy przez zatrudniającego, wzorowanych na okresach wypowiedzenia przewidywanych przez kodeks pracy,

• prawo do świadczeń socjalnych,

• prawo żądania od zatrudniającego do dostarczenia odzieży roboczej i środków osobistej ochrony.

MINUSY

Niektóre postanowienia umów cywilnoprawnych, chociaż korzystne dla osób zatrudnianych, narażają zatrudniającego na ryzyko uznania stosunku łączącego strony umowy za stosunek pracy, ze wszystkimi płynącymi stąd negatywnymi konsekwencjami w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków.

Należy bowiem pamiętać, że jeżeli umowa ma równocześnie cechy charakterystyczne dla wykonywania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych (zlecenia, świadczenia usług), to do oceny rodzaju stosunku prawnego decydujące jest ustalenie, które z tych cech mają charakter przeważający (tak m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 14 września 1998 r., sygn. akt I PKN 334/98, OSNP z 1999 r. nr 20, poz. 646).

• PRZYKŁAD

W związku z namowami przedsiębiorcy X, który obiecał wynagrodzenie netto wyższe o 10% przy zachowaniu dotychczasowych uprawnień do urlopu i wynagrodzenia za czas choroby, jego sekretarka pani Jasińska rozwiązała z nim umowę o pracę za porozumieniem stron i założyła własną firmę. Następnie podpisała z byłym pracodawcą umowę zlecenia, podczas której zobowiązała się świadczyć usługi biurowe w siedzibie pracodawcy i w godzinach pracy jego firmy. Wśród postanowień umowy znalazło się m.in. zobowiązanie przedsiębiorcy X do wypłaty pani Jasińskiej wynagrodzenia za czas choroby i urlopu wypoczynkowego, na warunkach identycznych jak dla pracowników. Podczas kontroli inspektor Państwowej Inspekcji Pracy uznał, iż nastąpiło obejście prawa – strony zastąpiły umowę o pracę umową cywilnoprawną, nie zmieniając jej warunków.

W wyroku Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 r. (sygn. akt I PKN 560/2000, OSP z 2002 r. nr 5, poz. 70) stwierdzono, że zgłoszenie w urzędzie gminy do ewidencji działalności gospodarczej prowadzenia własnej działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług pośrednictwa sprzedaży (i uzyskanie wpisu do tej ewidencji), a następnie zawarcie umowy o świadczenie usług pośrednictwa sprzedaży nie wyklucza ustalenia i oceny, że strony umowy łączył w istocie stosunek zatrudnienia wynikający z umowy o pracę na stanowisku sprzedawcy. W uzasadnieniu tego orzeczenia podkreślono m.in. że rozróżnienie umowy o pracę i umowy prawa cywilnego nie opiera się na kryterium rodzaju wykonywanych czynności – bo te same czynności mogą być wykonywane w ramach różnych stosunków prawnych – lecz na sposobie ich wykonywania. W rozpoznawanej sprawie istotne znaczenie miały elementy wskazane przez sąd okręgowy – sposób wynagradzania powódki (stałe wynagrodzenie ustalone w umowie wypłacane raz w miesiącu i nieuzależnione od wartości sprzedaży), elementy formalnej dyscypliny (czas i rozkład pracy według ustalonego grafiku), podporządkowanie kierownictwu pozwanego o charakterze właściwym dla relacji między pracownikiem i pracodawcą, precyzyjne określenie obowiązków pracowniczych powódki oraz ustalenie kar za ich nieprzestrzeganie według modelu kar porządkowych kodeksu pracy.

EKSPERT RADZI

Jak ustalić istnienie stosunku pracy

Zawieranie umów nazywanych umowami zlecenia czy umowami o dzieło, lecz w rzeczywistości wykazujących cechy umowy o pracę, może skończyć się ustaleniem stosunku pracy, wraz ze wszystkimi tego konsekwencjami. Z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy może wystąpić zarówno pracownik, jak i inspektor pracy, do którego zadań należy m.in. wnoszenie powództw, a za zgodą zainteresowanej osoby – uczestniczenie w postępowaniu przed sądem pracy, o ustalenie istnienia stosunku pracy, jeżeli łączący strony stosunek prawny, wbrew zawartej między nimi umowie, ma cechy stosunku pracy.

Jeśli nawiązany przez strony stosunek prawny nosi cechy zarówno stosunku pracy, jak i stosunku cywilnoprawnego, dla ustalenia, jaki stosunek w istocie łączy strony, decydujące jest zatem, jakie cechy przeważają. Gdy przeważają elementy charakterystyczne dla stosunku pracy, dochodzi do ustalenia jego istnienia. Natomiast jeżeli umowa wykazuje wspólne cechy dla umowy o pracę i umowy prawa cywilnego z jednakowym ich nasileniem, o jej typie (rodzaju) decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy (tak w wyroku Sądu Najwyższego z 18 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 191/98, OSNP z 1999 r. nr 14, poz. 449).

ZAPAMIĘTAJ

Przyjmuje się, że w razie ustalenia, że w łączącym strony stosunku prawnym występują elementy całkowicie obce stosunkowi pracy, nie jest możliwe przyjęcie, że nawiązana została umowa o pracę. Sąd, prowadzący postępowanie w sprawie o ustalenie istnienia stosunku pracy, w razie uznania, że strony nie łączy stosunek pracy, oddala powództwo, bez konieczności wypowiadania się w przedmiocie oceny, jaki w istocie stosunek zobowiązaniowy łączył strony.

Często zdarza się, że o ustalenie istnienia stosunku pracy występują osoby, które same świadomie wybrały jako podstawę zatrudnienia formę umowy cywilnoprawnej, a po jakimś czasie żądają uprawnień takich, jak gdyby były pracownikami i wnoszą powództwo do sądu. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy orientują się, że brakuje im stażu pracy do uzyskania uprawnień emerytalnych czy rentowych lub gdy ulegną wypadkowi przy pracy i domagają się z tego tytułu odszkodowania. To orzecznictwo jest raczej korzystne dla pracodawców. Na przykład w wyroku Sądu Najwyższego z 28 stycznia 1998 r. (sygn. akt II UKN 479/97, OSNAPiUS z 1999 r. nr 1, poz. 34) podkreślono, że okoliczność, iż dla określonej osoby korzystniejsze byłoby zawarcie umowy o pracę niż umowy zlecenia, zwłaszcza jeżeli jej wola została wyrażona w pełni świadomie, a przy wykonywaniu pracy nie jest o­na podporządkowana, nie może stanowić podstawy uznania, że nawiązano umowę o pracę.

W orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że strona nie ma interesu prawnego w ustaleniu istnienia stosunku pracy (art. 189 k.p.c.), jeżeli stan niepewności może być usunięty w drodze powództwa o świadczenie. Nie dotyczy to powództw o ustalenie zmierzających do usunięcia stanu niepewności w przyszłości co do roszczeń, które nie są jeszcze skonkretyzowane bądź wymagalne (wyrok Sądu Najwyższego z 14 września 1998 r., sygn. akt I PKN 334/98, OSNP z 1999 r. nr 20, poz. 646). Uznaje się także, że jest niedopuszczalne powództwo o ustalenie (art. 189 k.p.c.) istnienia w przeszłości stosunku pracy, jeżeli celem powoda jest zapewnienie sobie świadczeń emerytalno-rentowych (wyrok Sądu Najwyższego z 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 420/97, OSNP z 1998 r. nr 24, poz. 707).

Ubezpieczenia społeczne przy umowach zlecenia i o dzieło

Powodem coraz większej popularności umów cywilnoprawnych, obok unikania różnych obciążeń wynikających z prawa pracy, jest to, że mogą o­ne dawać wymierne oszczędności w składkach na ubezpieczenia społeczne. Nie oznacza to oczywiście, że w ogóle nie trzeba opłacać od nich składek – zasady ubezpieczenia osób wykonujących umowy zlecenia lub umowy o dzieło reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 187, poz. 1925) oraz ustawa z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. nr 45, poz. 391 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 187, poz. 1925).

Dla obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego nie ma żadnego znaczenia, na jaki czas zostaje zawarta umowa cywilnoprawna. Aby ustalić, jakie obowiązki rodzi o­na w zakresie ubezpieczeń społecznych, trzeba natomiast zbadać:

• czy jest to umowa zlecenia czy umowa o dzieło,

• czy umowa nie jest zawarta przez pracownika z własnym pracodawcą lub czy w ramach tej umowy praca nie jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy,

• czy podmiotem wykonującym na jej podstawie pracę jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Natomiast w przypadku ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego znaczenie ma to, czy umowa cywilnoprawna rodzi obowiązek ubezpieczenia emerytalno-rentowego, a dodatkowo dla ubezpieczenia wypadkowego – to, czy jest wykonywana w siedzibie zleceniodawcy czy poza nią.

EKSPERT RADZI

Umowy cywilnoprawne zawarte z innym podmiotem niż pracodawca

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na terenie Polski wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, bez względu na okres, na jaki została zawarta umowa (zasada ta dotyczy umów zawartych po 13 stycznia 2000 r.).

Od powyższej reguły istnieją jednak wyjątki. Nie podlegają ubezpieczeniom społecznym osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli osoby te są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami – do ukończenia 26 lat.

Dla celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,

• skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,

• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Za ucznia szkoły ponadpodstawowej – do 30 września – uznaje się również osobę, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe.

Studentem do 30 września każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę na tej samej uczelni,

• ukończyła uczelnię i rozpoczyna naukę na innej uczelni,

• ukończyła studia i nie kontynuuje nauki.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa o dzieło zawarta z innym podmiotem niż pracodawca nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych.

Zawierając umowy cywilnoprawne, często wybieramy umowę o dzieło. Tymczasem chociaż niektóre czynności mogą być wykonywane zarówno na podstawie umowy zlecenia, jak i umowy o dzieło, istnieje wiele prac, które mogą być wyłącznie przedmiotem umowy zlecenia. Dotyczy to tych sytuacji, gdy w wyniku umowy nie powstaje dzieło jako skonkretyzowany rezultat ludzkiej pracy, a obowiązki osoby zatrudnianej sprowadzają się do starannego działania, nie zaś osiągnięcia konkretnego rezultatu.

Sytuacją, w której od umów cywilnoprawnych mogą nie być opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, jest również tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń. Ma o­n miejsce wtedy, gdy osoba pozostająca w stosunku pracy zawiera umowę zlecenia z innym podmiotem niż własny pracodawca. Wówczas – co do zasady – objęcie jej ubezpieczeniem z tytułu tej umowy jest dobrowolne. Jeżeli podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu stosunku pracy, w przeliczeniu na miesiąc, jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2004 r. – 824 zł), pracownik taki podlega również obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z umowy zlecenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą (podmiot gospodarczy) wykonuje w ramach tej działalności umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, a przedmiot tej umowy jest taki sam jak przedmiot prowadzonej działalności, osoba ta podlega ubezpieczeniom społecznym jedynie z tytułu prowadzonej działalności. Nie podlega natomiast ubezpieczeniom z tytułu wykonywania umowy.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa zlecenia (albo inna umowa o świadczenie usług na warunkach zlecenia), będąca tytułem do ubezpieczeń społecznych, rodzi również obowiązek ubezpieczenia wypadkowego, jeśli praca wykonywana jest w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę. Natomiast wykonywanie pracy poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez zleceniodawcę powoduje, że zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. Objęcie zleceniobiorcy ubezpieczeniem chorobowym następuje dobrowolnie na wniosek ubezpieczonego.

Umowy cywilnoprawne zawarte z własnym pracodawcą

Dla potrzeb przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych inna jest nieco definicja pracownika. Mianowicie za pracowników uważa się osoby pozostające w stosunku pracy, a także osoby wykonujące pracę na podstawie – zawartej nie wcześniej niż 14 stycznia 2000 r. – umowy:

• zlecenia,

• agencyjnej,

• innej o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia (zwanej dalej umową o świadczenie usług),

• o dzieło

– jeżeli zostały o­ne zawarte z pracodawcą, z którym dana osoba pozostaje równocześnie w stosunku pracy, lub z innym podmiotem niż pracodawca, ale w ramach tych umów praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym osoba ta pozostaje w stosunku pracy. Wszystkie umowy zawarte na takich warunkach będą dalej nazywane umowami z własnym pracodawcą.

ZAPAMIĘTAJ

Osoby, które zawarły umowę cywilnoprawną z własnym pracodawcą, podlegają obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym, na takich samych zasadach jak określone dla pracowników. Wynagrodzenie za pracę wykonywaną na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło jest sumowane z wynagrodzeniem za pracę, a od całości są naliczane składki. Nie ma przy tym znaczenia fakt bycia studentem lub uczniem, wymiar czasu pracy ani okres, na jaki umowa została zawarta.

Zawierając umowy cywilnoprawne z własnymi pracownikami, należy zachować szczególną ostrożność, zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 grudnia 1998 r. (sygn. akt II UKN 392/98, OSNP z 2000 r. nr 4, poz. 157), zatrudnianie na podstawie umów o dzieło pracowników poza podstawowym czasem pracy przy pracach tego samego rodzaju, co objęte stosunkami pracy, stanowi obejście przepisów dotyczących podlegania systemowi pracowniczych ubezpieczeń społecznych.

W przypadku umów zlecenia zawartych z własnym pracodawcą nie ma też znaczenia fakt ustalenia prawa zleceniobiorcy do emerytury lub renty. I tak podlega o­n obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Do niedawna natomiast uprzywilejowani byli emeryci i renciści, których wiązała z własnym pracodawcą umowa o dzieło. Obecnie sytuacja ta uległa zmianie.

ZAPAMIĘTAJ

Do umów o dzieło zawartych po 1 lipca 2004 r. stosuje się już nowe przepisy stanowiące, że również osoby mające ustalone prawo do emerytury lub renty obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom społecznym na zasadach określonych dla pracowników, jeśli wykonują pracę na podstawie umowy o dzieło zawartej z własnym pracodawcą lub na rzecz tego pracodawcy.

Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wykonuje w ramach tej działalności umowę zlecenia czy umowę o dzieło, zawartą z pracodawcą, z którym osobę tę łączy stosunek pracy, a przedmiot tej umowy jest taki sam jak przedmiot prowadzonej działalności, osoba ta podlega ubezpieczeniom społecznym jedynie z tytułu prowadzonej działalności i z tytułu stosunku pracy, nie podlega natomiast ubezpieczeniom z tytułu umowy cywilnoprawnej. Dla uniknięcia kłopotów z ZUS i urzędem skarbowym należy jednak uważać, aby usługi świadczone w ramach umów cywilnoprawnych nie były tego samego rodzaju, co objęte umową o pracę.

Podatek dochodowy przy zatrudnianiu na podstawie umów cywilnoprawnych

Umowy zlecenia oraz umowy o dzieło mogą być zawierane zarówno w ramach przedsiębiorstwa świadczącego pracę, jak i poza nim. W pierwszym z wymienionych przypadków są o­ne opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (lub podatkiem dochodowym od osób prawnych, gdy zleceniobiorcą lub przyjmującym zamówienie jest podatnik tego podatku), na identycznych zasadach, jak wszystkie inne przychody z działalności gospodarczej, i temat ten nie będzie omawiany w „Poradniku”.

Pominięty też zostanie problem opodatkowania nierezydentów, czyli osób niemających na terytorium Polski miejsca zamieszkania.

Natomiast gdy na podstawie umowy cywilnoprawnej praca świadczona jest przez osobę fizyczną jako działalność wykonywana osobiście (nie w ramach działalności gospodarczej), podmiot zatrudniający ma szczególne obowiązki jako płatnik podatku dochodowego z tego tytułu. Są o­ne takie same, niezależnie od tego, czy umowę zlecenia lub umowę o dzieło zawarł z własnym pracownikiem czy też z inną osobą.

EKSPERT RADZI

Działalność wykonywana osobiście

Jeżeli umowa zlecenia lub umowa o dzieło zostały zawarte poza przedsiębiorstwem podatnika (podatnik nie prowadzi w ogóle działalności gospodarczej lub nawet prowadzi taką działalność, ale umowa nie jest z nią związana i nie jest zawierana w jej ramach), przychody z tych umów będą uznawane za przychody z działalności wykonywanej osobiście. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 162, poz. 1691, dalej u.p.d.o.f.), za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się m.in. przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

• osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

• właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością

– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.

W dalszej części „Poradnika” będą omawiane wyłącznie zasady opodatkowania przychodów z umów zlecenia i umów o dzieło, uzyskiwane w opisanych warunkach.

Dla celów podatkowych, podobnie jak w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych, przyjmuje się, że z własnym pracodawcą pracownik może zawrzeć umowę zlecenia czy umowę o dzieło tylko wtedy, gdy jej przedmiotem nie są takie same czynności, jakie są wykonywane w ramach stosunku pracy.

EKSPERT RADZI

Ustalenie kosztów uzyskania przychodu

W celu ustalenia podstawy opodatkowania przychody z działalności wykonywanej osobiście, w formie umów zlecenia i umów o dzieło, pomniejsza się o koszty ich uzyskania. Charakterystyczne jest przy tym, że koszty te określone są ryczałtowo i wynoszą 20% uzyskanego przychodu (art. 22 ust. 9 pkt 4 u.p.d.o.f.).

Oblicza się je od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, w części finansowanej przez podatnika – ubezpieczonego, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

• PRZYKŁAD

Pani Smolarska świadczy na rzecz przedsiębiorcy X (z którym nie łączy jej umowa o pracę) usługi sprzątania, w ramach umowy zlecenia. Jej wynagrodzenie określono na 1000 zł i taki też jest jej przychód dla celów podatkowych. Od przychodu tego przedsiębiorca X potrąca składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 90,76 zł na ubezpieczenie emerytalne oraz 65,00 zł na ubezpieczenie rentowe, i odprowadza te składki do ZUS. Z możliwości opłacania składek na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne pani Smolarska zrezygnowała.

Odejmując od przychodu pani Smolarskiej potrącone składki w łącznej wysokości 155,76 zł (90,76 zł + 65,00 zł), płatnik uzyskuje kwotę 844,24 zł, która jest podstawą do obliczenia kosztów uzyskania przychodu. Koszty uzyskania przychodu z tej umowy wynoszą 168,85 zł (844,24 zł x 20%).

Zaliczka na podatek wynosi 128,32 zł [(1000 zł – 168,85 zł – 155,76 zł) x 19%, przy czym podstawa opodatkowania zaokrąglana jest do pełnych złotych)].

Gdyby natomiast pani Smolarska była studentką mającą nie więcej niż 26 lat, przez co łącząca ją z przedsiębiorcą X umowa zlecenia w ogóle nie podlegałaby ubezpieczeniom społecznym, koszty uzyskania przychodu wynosiłyby 200 zł (1000 zł x 20%), zaś zaliczka na podatek 152 zł [(1000 zł – 200 zł) x 19%].

Jeżeli wykonanie umowy związane będzie z prawami autorskimi, co ma miejsce w przypadku umów o dzieło, których przedmiotem jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego, przyjmujący zamówienie ma prawo do wyższych kosztów uzyskania, wynoszących 50% uzyskanego przychodu, pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, w części finansowanej przez podatnika – ubezpieczonego, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód (art. 22 ust. 9 pkt 3 u.p.d.o.f.).

ZAPAMIĘTAJ

Dziełami, przy których można korzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu, są np. obrazy, utwory muzyczne, programy komputerowe, wykłady, artykuły i opinie, podlegające ochronie prawa autorskiego. Natomiast w przypadku pozostałych umów o dzieło, których przedmiot nie ma charakteru twórczego, oraz umów zlecenia zastosowanie mają koszty 20%.

PLUSY

Jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania norm procentowych (odpowiednio 20% lub 50%), koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych (art. 22 ust. 10 u.p.d.o.f.).

MINUSY

To na podatniku spoczywa ciężar właściwego udowodnienia wysokości kosztów uzyskania przychodu oraz ich związku z tym przychodem.

Oczywiście najlepiej jest, gdy poniesione koszty oraz ich wysokość wynikają z faktur i rachunków, w przeciwnym razie można narazić się na spór z urzędem skarbowym.

• PRZYKŁAD

Pan Groszkowski, zamieszkały w Łodzi, nieprowadzący działalności gospodarczej, mający uprawnienia rzeczoznawcy majątkowego, zawarł z przedsiębiorcą X umowę o dzieło, której przedmiotem było sporządzenie wyceny nieruchomości, znajdującej się w Warszawie. W związku z wykonaniem tej umowy poniósł wydatki na dojazdy i noclegi w wysokości 60% wynagrodzenia przewidzianego umową. Zamiast korzystać ze zryczałtowanych kosztów uzyskania może o­n uwzględnić koszty w pełnej wysokości, pod warunkiem jednak, że jest je w stanie właściwie udokumentować, np. fakturami za hotele, biletami kolejowymi, rachunkami za taksówki, bądź – jeżeli dojeżdżał o­n własnym samochodem – fakturami za benzynę i dowodami opłat za parking.

ZAPAMIĘTAJ

Podatnik decydujący się uwzględniać faktyczne koszty uzyskania przychodu zamiast kosztów zryczałtowanych może je odliczyć dopiero w zeznaniu rocznym. Obliczając zaliczkę na podatek, płatnik uwzględnia zawsze koszty zryczałtowane, w wysokości wynikającej bezpośrednio z przepisów.

Podstawowym obowiązkiem płatnika jest pobranie i odprowadzenie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych dochodów. W przypadku działalności wykonywanej osobiście, w formie umów zlecenia bądź umów o dzieło, płatnicy obowiązani są pobierać zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 19% należności pomniejszonej o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu oraz pomniejszonej o składki potrącone z wynagrodzenia podatnika przez płatnika w danym miesiącu na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

ZAPAMIĘTAJ

Płatnicy nie są obowiązani do poboru zaliczek od wypłaconych należności z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, jeżeli podatnik złoży oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej. W takim przypadku podatnik jest zobowiązany do samodzielnego obliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, a przychody te kwalifikowane są jako przychody z działalności gospodarczej, a nie z działalności wykonywanej osobiście.

Warto zauważyć, że chociaż przychody z działalności wykonywanej osobiście, w formie umów zlecenia i umów o dzieło, podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej, to jednak przepisy przewidują, że zaliczki od nich pobierane są według stawki liniowej w wysokości 19%. Dopiero w rozliczeniu rocznym podatnik ma obowiązek sumować te dochody z pozostałymi dochodami i opodatkować zgodnie ze skalą podatkową. Jeżeli jego dochody mieszczą się w drugim lub trzecim przedziale skali podatkowej, to może okazać się, że trzeba przy tym dopłacić urzędowi skarbowemu pokaźną kwotę.

Aby uniknąć takiej sytuacji, płatnicy mogą obliczać i pobierać w ciągu roku wyższe zaliczki na podatek dochodowy niż obliczone we wcześniej określonej wysokości. Następuje to wyłącznie na wniosek samego podatnika, przy czym przepisy nie określają ani czasu złożenia wniosku, ani też nie przewidują formularza, na którym można byłoby złożyć taki wniosek.

• PRZYKŁAD

Pan Zieliński będący informatykiem, oprócz zatrudnienia w stosunku pracy, dorabia sobie, pisząc na zlecenie przedsiębiorców programy komputerowe. Do sierpnia 2004 r. zawarł już cztery umowy o dzieło, z których wynagrodzenie wynosi łącznie 40 000 zł. Dochód, jaki pan Zieliński osiąga ze stosunku pracy, powoduje, że pod koniec roku wejdzie o­n w trzeci próg podatkowy.

Zaliczki od umów o dzieło, pobrane przez płatników według stawki 19%, przy uwzględnieniu 50% kosztów uzyskania przychodu, wynoszą 3800 zł, zaś do dopłacenia przy rozliczeniu rocznym pozostanie 4200 zł (podatek obliczony według stawki 40%, pomniejszony o zapłaconą zaliczkę), co oznacza, że pan Zieliński będzie musiał przeznaczyć całą swoją pensję netto na zapłacenie podatku. Sytuacji tej można by było uniknąć, gdyby w złożonym wniosku upoważnił płatników do pobierania wyższych zaliczek.

Wniosek o pobieranie wyższych zaliczek może być złożony najpóźniej do chwili wypłaty wynagrodzenia. Płatnik powinien, ze względów dowodowych, żądać złożenia wniosku w formie pisemnej. Przepisy nie przewidują, o ile zaliczka może zostać zwiększona ani też, w jaki sposób można to uczynić, w związku z czym określenie wysokości pobieranych wyższych zaliczek na podatek dochodowy należy do podatnika.

ZAPAMIĘTAJ

Obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej przez płatnika, zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia, z tym jednak, że kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

Pobrane zaliczki płatnicy przekazują w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika, a w przypadku braku siedziby – według miejsca zamieszkania płatnika. Równocześnie składają o­ni deklarację PIT-4, w której wykazują łączną kwotę zaliczek (pomniejszoną o składki na ubezpieczenie zdrowotne) pobranych z tytułu działalności wykonywanej osobiście oraz z praw autorskich i pokrewnych.

Rozliczenie roczne

Kolejne obowiązki płatników związane są z przygotowaniem osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych informacji potrzebnych do dokonania rozliczenia rocznego.

ZAPAMIĘTAJ

Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym podmioty, które pełniły rolę płatnika w związku z wypłaceniem należności z działalności wykonywanej osobiście, w ramach umów zlecenia i umów o dzieło – podatnikom oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika – mają obowiązek złożyć imienne informacje o wysokości dochodu, sporządzone na formularzach PIT-11/8B.

Dokonując rocznego rozliczenia podatku, podatnik musi uwzględnić przychody i koszty z działalności wykonywanej osobiście przez wpisanie danych kwot w odpowiednich rubrykach zeznania rocznego, odliczyć dochód i zsumować go z pozostałymi dochodami podlegającymi opodatkowaniu na zasadach ogólnych, i od całości obliczając podatek dochodowy według skali podatkowej.

VAT od umów zlecenia i umów o dzieło

Ostatnią kwestią, jaką trzeba omówić w związku z zatrudnianiem na podstawie umów cywilnoprawnych, jest zagadnienie podlegania tych umów podatkowi od towarów i usług, które wcześniej nie sprawiało żadnych trudności, a od 1 maja 2004 r. jest powodem wielu problemów i wątpliwości.

Do 30 kwietnia 2004 r. czynności wykonywane osobiście przez osoby fizyczne oraz związane z nimi przychody z umów zlecenia i umów o dzieło były przedmiotowo zwolnione od VAT. Tymczasem od 1 maja 2004 r. czynności te podlegają opodatkowaniu VAT, jeżeli są wykonywane przez osoby fizyczne w ramach samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej, a wartość usług przekracza równowartość 10 000 euro rocznie.

EKSPERT RADZI

Co oznacza samodzielnie prowadzona działalność gospodarcza

Nowym pojęciem jest samodzielnie prowadzona działalność gospodarcza, od której wykonywania uzależnione jest bycie podatnikiem VAT. Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535), działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Jest to pojęcie bardzo szerokie, obejmujące także działalność prowadzoną na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło.

Jednak za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą nie uznaje się czynności:

• z tytułu których przychody zostały wymienione w art. 12 ust. 1–6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to jest szeroko pojętego stosunku pracy (art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),

• wykonywanych przez osobę fizyczną na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której – zgodnie z kodeksem cywilnym – stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 15 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT),

• z tytułu których przychody zostały wymienione w art. 13 pkt 2–8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (a więc także umów zlecenia i umów o dzieło wykonywanych w ramach działalności prowadzonej osobiście), jeżeli z tytułu wykonania tych czynności osoby te są związane ze zlecającym wykonanie tych czynności prawnymi więzami tworzącymi stosunek prawny pomiędzy zlecającym wykonanie czynności a wykonującym zlecane czynności co do warunków wykonywania tych czynności, wynagrodzenia i odpowiedzialności zlecającego wykonanie tych czynności (art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT).

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli osoba fizyczna zawiera umowę zlecenia czy umowę o dzieło w ramach działalności gospodarczej, zawsze jest z tego tytułu podatnikiem VAT.

O ile dwa pierwsze punkty art. 15 ust. 3 ustawy o VAT są jasne, o tyle w przypadku trzeciego trudno zrozumieć, co ustawodawca miał na myśli. Stosunek prawny pomiędzy swoimi stronami tworzy każda umowa. Z reguły również podmioty zawierające umowę zlecenia czy umowę o dzieło określają w niej wynagrodzenie, chociaż – jak to już zostało wcześniej opisane – kodeks cywilny zawiera przepisy pozwalające na ustalenie wynagrodzenia zleceniobiorcy i przyjmującego zamówienie, nawet jeżeli postanowienia w tej sprawie nie znalazły się w samej umowie.

Pozostają do ustalenia dwie przesłanki. Rzeczywiście umowa zlecenia i umowa o dzieło mogą zawierać postanowienia co do warunków wykonywania czynności będących ich przedmiotem. Co więcej, już wcześniej w interesie zleceniodawcy i zamawiającego leżało zawarcie takich postanowień w umowie, co pozwalało na łatwiejszą ocenę, czy jest o­na właściwie wykonywana. Obecnie określenie w umowie zlecenia czy w umowie o dzieło warunków wykonywania objętych nią czynności leży przede wszystkim w interesie zleceniobiorcy i przyjmującego zamówienie, jeżeli nie chcą o­ni stać się podatnikami VAT. Należy więc przypuszczać, że coraz częściej teksty umów będą rozbudowywane o takie postanowienia.

• PRZYKŁAD

W przypadku umowy zlecenia dotyczącej usługi sprzątania pomieszczeń biurowych jako warunki wykonywania tej umowy można podać ustalenia co do częstotliwości czynności wykonywanych w ramach tej umowy (np. odkurzanie wykładzin – codziennie, ścieranie kurzy z mebli – raz na tydzień, mycie okien – raz na kwartał), godziny, w których sprzątanie będzie się odbywało, a także to, czy musi być o­no przeprowadzane osobiście przez zleceniobiorcę czy też może być podzlecane innym osobom.

Wreszcie najbardziej kontrowersyjny problem – co należy rozumieć przez pojęcie odpowiedzialność zlecającego wykonanie czynności. Oczywiste jest, że odpowiada o­n wobec drugiej strony umowy – przede wszystkim za wypłatę wynagrodzenia, lecz także czasem za niedostarczenie umówionych materiałów czy brak współdziałania koniecznego do wykonania dzieła.

Przyjmuje się jednak, że w art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT chodzi jednak o odpowiedzialność zlecającego wykonanie czynności wobec osób trzecich. Wobec niejasności przepisów budzi to jednak wątpliwości i jest przedmiotem sporów.

• PRZYKŁAD

Pan Zieliński, informatyk nieprowadzący działalności gospodarczej, niezatrudniony na umowę o pracę, zawarł z przedsiębiorcą X umowę o dzieło, w ramach której zobowiązał się do napisania programu komputerowego wspomagającego prowadzenie spraw kadrowych, który przedsiębiorca X zamierza następnie sprzedawać innym podmiotom. Wobec tych podmiotów za ewentualne wady programu będzie odpowiadał przedsiębiorca X, a nie pan Zieliński. Jeżeli takie postanowienia znajdą się w umowie, będzie można przyjąć, że pan Zieliński nie stworzył tego programu w ramach samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej.

Gdyby natomiast pan Zieliński zobowiązał się napisać taki program w celu wykorzystania go do prowadzenia spraw kadrowych przedsiębiorstwa X, istniałoby ryzyko, że ograny podatkowe uznają, iż czynność tę wykonał w ramach samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej.

Natomiast gdyby pan Zieliński był zatrudniony u przedsiębiorcy X na umowę o pracę, to nie trzeba by spełniać żadnych dodatkowych warunków, aby dodatkowa umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą nie rodziła żadnych skutków w zakresie VAT.

Możliwość korzystania ze zwolnienia od podatku

Nawet jeżeli umowa zlecenia czy umowa o dzieło nie spełnia omówionych warunków, koniecznych, aby uznać ją za wykonywaną poza samodzielną działalnością gospodarczą, pozostaje możliwość korzystania ze zwolnienia od podatku, uwarunkowanego nieosiąganiem zbyt wysokiego obrotu.

Czynności wykonywane w ramach samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej podlegają bowiem opodatkowaniu VAT, jeżeli wartość usług przekracza równowartość 10 000 euro rocznie. Przepisy precyzują, jak się liczy tę równowartość 10 000 euro. Obecnie wynosi o­na 45 700 zł.

Podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności sprzedaży bądź świadczenia usług w ciągu roku jest zwolniony od podatku, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy wymienionej kwoty w proporcji do okresu prowadzenia sprzedaży. Aby ustalić tę proporcję, należy podzielić kwotę 45 700 zł przez liczbę dni w roku podatkowym. Tak ustaloną kwotę za jeden dzień należy pomnożyć przez liczbę dni, w których podatnik będzie dokonywał sprzedaży. W ten sposób zostaje wyliczony limit, do przekroczenia którego podatnikowi rozpoczynającemu działalność w danym roku będzie przysługiwać zwolnienie od VAT.

MINUSY

Ze zwolnień od VAT nie mogą m.in. korzystać podatnicy świadczący usługi prawnicze oraz usługi w zakresie doradztwa, a także usługi jubilerskie.

Także podatnicy zwolnieni od VAT są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jeżeli osoby takie nie przekroczą kwoty zwolnionej, mają obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji, służącej przede wszystkim ustaleniu momentu, w którym zostanie przekroczona graniczna kwota uprawniająca do korzystania ze zwolnienia. W przypadku stwierdzenia, że podatnik zwolniony nie prowadzi ewidencji lub prowadzi ją w sposób nierzetelny, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ma prawo określić wartość niezaewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustalić podatek przy zastosowaniu stawki 22%.

MINUSY

Należy pamiętać, że po przekroczeniu kwoty uprawniającej do zwolnienia trzeba złożyć zgłoszenie rejestracyjne i prowadzić pełną ewidencję VAT, istnieje również obowiązek wystawiania faktur, składania deklaracji VAT i płacenia podatku.