Ustalanie systemów i rozkładów czasu pracy

MARIA KOSIŃSKA

Ustalanie systemów i rozkładów czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek tak zorganizować działalność jednostki, aby pozostawać w zgodzie z obowiązującymi unormowaniami dotyczącymi czasu pracy. W tym celu poszczególne grupy pracowników należy przypisać do odpowiednich dla nich systemów czasu pracy, a także opracować rozkłady dla mniejszych komórek organizacyjnych, a nawet pojedynczych osób, jak również indywidualne harmonogramy czasu pracy.

Definicji określającej system czasu pracy nie znajdziemy w przepisach. Zdaniem ekspertów termin ten oznacza maksymalne ramy czasowe oraz sposób organizacji czasu pracy poszczególnych grup pracowników zatrudnionych w jednostce. Elementami składowymi systemu czasu pracy jest sposób określenia czasu pracy, normy czasu pracy (dobowa i przeciętna tygodniowa), okresy rozliczeniowe, jak również dopuszczalność stosowania przerwy w pracy niewliczanej do czasu pracy oraz założona z góry praca w niedziele i święta. Właśnie na podstawie tych kryteriów przepisy Kodeksu pracy wyróżniają kilka systemów czasu pracy (rodzaje i charakterystykę systemów czasu pracy przestawiamy w tabeli).

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca może stosować jeden lub kilka systemów pracy, przy czym w każdym systemie pracy jest możliwe wykonywanie pracy na zmiany.

PRZYKŁAD

Jakie są podstawowe ograniczenia w kształtowaniu systemów i rozkładów czasu pracy?

Należy wskazać m.in. na konieczność zapewnienia zatrudnionym pracownikom dobowego, przynajmniej 11-godzinnego, i tygodniowego, minimum 35-godzinnego odpoczynku. Odpoczynek ten obejmuje zasadniczo niedzielę (art. 132, 133 i 136 § 2 k.p.).

Kolejnym takim ograniczeniem jest chociażby obowiązek udzielenia pracownikowi zastępczego dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę podczas 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli (art. 151¹¹ § 1 k.p.).

Należy także pamiętać o ograniczeniach występujących w stosowaniu tzw. ruchomego czasu pracy, spowodowanych kodeksowym określeniem doby pracowniczej jako kolejnych 24 godzin, liczonych od godziny rozpoczęcia pracy w danym dniu. Polega o­no na tym, że tylko część dobowej normy czasu pracy przypada ściśle w oznaczone godziny, natomiast godziny rozpoczynania i kończenia pracy pozostają zmienne. Takie uregulowanie oznacza przykładowo, że jeżeli jednego dnia pracownik zatrudniony w normach podstawowych rozpoczyna pracę o godz. 8⁰⁰ i pracuje do godz. 16⁰⁰, a drugiego dnia rozpoczyna pracę o godz. 10⁰⁰ i pracuje do godz. 18⁰⁰, to trzeciego dnia nie może już zacząć pracy przed godz. 10⁰⁰, tj. przed zakończeniem obowiązującej go doby pracowniczej.

Natomiast ruchomy czas pracy można nadal stosować w rozkładach czasu pracy przewidujących dodatkowe dni wolne od pracy poza niedzielami, świętami oraz dniami wolnymi wynikającymi z 5-dniowego tygodnia pracy.

Kodeks pracy określa natomiast pojęcie rozkładu czasu pracy. Jest nim ustalony przez pracodawcę w trybie określonym przepisami i zbilansowany w przyjętym okresie rozliczeniowym fundusz czasu pracy (w znaczeniu: liczba godzin), obowiązujący pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem maksymalnych dla nich norm czasu pracy, okresów rozliczeniowych oraz przerw w pracy).

PRZYKŁAD

Na jakiej podstawie wdraża się systemy i rozkłady czasu pracy?

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym) lub w regulaminie pracy. Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy lub nieobowiązani do stanowienia regulaminu pracy dokonują takich ustaleń w obwieszczeniu (przy zachowaniu wymogów ustawowych w tym zakresie).

Należy zaznaczyć, że istnieje również możliwość zawarcia wewnątrzzakładowych przepisów ustalających systemy i rozkłady czasu pracy równocześnie w więcej niż jednym z tych aktów. Przykładowo, zakładowy układ zbiorowy pracy może regulować systemy czasu pracy, zaś regulamin pracy – rozkłady czasu pracy.

Warto wskazać, że rozkład czasu pracy powinien być opracowany nawet w przypadku podstawowego systemu czasu pracy (powinien określać przynajmniej godziny rozpoczynania i kończenia pracy).

Omawiane tutaj zasady ustalania systemów i rozkładów czasu pracy obejmują systemy czasu pracy: podstawowego, skróconego, przedłużonego, ruchu ciągłego i przy pracach, które nie mogą być wstrzymane ze względu na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności, równoważnego tzw. typowego, równoważnego przy dozorze urządzeń lub przy pracach polegających na częściowym pozostawaniu w pogotowiu do pracy, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także w zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych, czy zadaniowego.

Nie znajdują o­ne natomiast zastosowania w ramach pracy weekendowej, przerywanego czasu pracy oraz skróconego tygodnia pracy.

ZAPAMIĘTAJ!

Z dniem 1 stycznia 2004 r. do Kodeksu pracy wprowadzono możliwość ustalania rozkładów czasu pracy, normy dobowej oraz okresu rozliczeniowego w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy we wszystkich systemach czasu pracy w granicach określonych przepisami. Nie dotyczy to jednak dwóch nowych systemów czasu pracy: skróconego oraz weekendowego.

Rozkłady czasu pracy sporządza się tylko dla zatrudnionych w tych systemach, w których pracę mierzy się konkretnymi jednostkami czasu (zatem znajdują o­ne ograniczone zastosowanie przy zadaniowym czasie pracy).

W ramach rozkładu czasu pracy należy ustalić:

• dni pracy z zachowaniem zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,

• przerwy w pracy (w tym ewentualnie w ramach przerywanego czasu pracy),

• wymiar czasu pracy w poszczególnych dniach roboczych,

• pracę jednozmianową lub wielozmianową, godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach i na poszczególnych zmianach, jak również zasady przesuwania zmian.

PRZYKŁAD

Na czym polega wprowadzona od 1 stycznia 2004 r. możliwość swobodniejszego kształtowania przez pracodawców systemów czasu pracy?

Pracodawcy zyskali możliwość swobodniejszego kształtowania systemów czasu pracy, zarówno stosownie do własnych potrzeb, jak i wniosków i wymagań załogi. Przykładowo, u jednego pracodawcy mogą być stosowane różne systemy czasu pracy, ze zróżnicowanymi maksymalnymi normami czasu pracy, okresami rozliczeniowymi oraz stosowanymi przerwami w pracy. Ponadto w poszczególnych systemach czasu pracy mogą funkcjonować różne rozkłady czasu pracy.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności pracodawców w posługiwaniu się systemami i rozkładami czasu pracy, pamiętać należy o obostrzeniach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Zasadniczo stosowanie poszczególnych systemów i rozkładów czasu pracy powinno być uzasadnione rodzajem lub organizacją pracy oraz – ewentualnie – potrzebami pracownika.

ZAPAMIĘTAJ!

Czas pracy, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 k.p.).

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa lub u którego organizacja działająca nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładu czasy pracy, może stosować czas pracy o przedłużonym okresie rozliczeniowym – spowodowanym szczególnie uzasadnionymi przypadkami. Przedmiotowy czas pracy może być stosowany po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 k.p.).

Należy przy tym pamiętać, że odrębnie nominalny wymiar czasu pracy pozostaje uregulowany w szczególności dla pracowników młodocianych oraz mających ustalony stopień niepełnosprawności.

PRZYKŁAD

Czy jednemu pracownikowi w jednostce można ustalić właściwy tylko jemu system czasu pracy?

Zasadniczo jednej osobie nie można ustalić właściwego tylko jej systemu czasu pracy, odmiennego od obowiązującego innych pracowników zatrudnionych w jednostce, danej komórce organizacyjnej czy realizujących podobne zadania. Przykładowo, jeżeli pracownicy tej samej komórki organizacyjnej wykonujący tę samą pracę są zatrudnieni w podstawowym czasie pracy, to dla jednego z nich pracodawca nie może przyjąć np. równoważnego czasu pracy. Możliwe jest natomiast funkcjonowanie wszystkich lub większości pracowników w indywidualnych rozkładach czasu pracy.

ZAPAMIĘTAJ!

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym (ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy). Zgodnie z definicją kodeksową, przez tydzień należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Należy wskazać, że rozpoczęcie doby pracowniczej w poszczególnych dniach może ulec przesunięciu w przypadkach doraźnych zmian w rozkładzie czasu pracy wprowadzonych przez pracodawcę. Pojęcie doby Kodeks pracy definiuje jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Rozpoczęcie i zakończenie doby pracowniczej ustala się odrębnie dla każdego pracownika.

PRZYKŁAD

Na czym polega i w jaki sposób wprowadza się czas pracy w skróconym tygodniu pracy?

Czas pracy w systemie skróconego tygodnia pracy jest postacią równoważnego czasu pracy. Polega o­n na zatrudnieniu w mniej niż 5 dni w tygodniu, przy jednoczesnym wydłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godz. i zachowaniu przeciętnej 40-godzinnej normy na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

Czas pracy w systemie skróconego tygodnia pracy, podobnie jak i pracy weekendowej (tj. świadczonej wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta), wprowadza się na pisemny wniosek pracownika (art. 143 i 144 k.p.).

Przepisy nie określają, co powinien zawierać wniosek przedstawiony przez pracownika. Należy zatem przyjąć, że w takim wniosku powinny być zawarte co najmniej informacje i propozycje określające dni tygodnia, w których praca miałaby być świadczona, proponowany dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy oraz proponowany okres rozliczeniowy.

Pracodawca może, ale nie musi, uwzględnić wniosku pracownika o zastosowanie jednego z omawianych tutaj systemów czasu pracy.

Z uwagi na to, że systemy te wprowadza się na podstawie umowy o pracę (art. 150 § 3 k.p.), ich ustalanie polega na zgłoszeniu pisemnego wniosku w tej sprawie przez pracownika, a następnie – w razie jego przyjęcia przez pracodawcę – na wprowadzeniu danego systemu do umowy o pracę.

Z ORZECZNICTWA SĄDU NAJWYŻSZEGO...

Nazwanie czasu pracy „zadaniowym” nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99; (OSNP 2000/22/810)

Podstawa prawna:

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 120, poz. 1252)