Ustawodawca, aby ograniczyć pracodawcy swobodę w dysponowaniu pensją pracownika, wymienia typy potrąceń, do których pracodawca nie musi mieć zgody swojego podwładnego.
Są to:
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne za nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Ponadto z wynagrodzenia za pracę bez zgody pracownika pracodawca może potracić w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
W innych sytuacjach, aby pracodawca mógł uszczuplić pensję pracownika, jego zgoda jest niezbędna.
Granice potrąceń
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę mogą być dokonywane tylko do pewnych granic. Granice te wyznacza:
• maksymalna kwota potrącenia, która jest uzależniona od wysokości obciążanych poborów,
• kwota wolna od potrąceń (nie dotyczy jedynie należności egzekwowanych na poczet alimentów), będąca pochodną minimalnego wynagrodzenia za pracę.
O ile pierwsza z wymienionych kategorii ma charakter zmienny i może się różnić w każdym z kolejnych miesięcy, adekwatnie do wysokości wynagrodzenia, to drugą można ustalić jeden raz i stosować przez cały rok kalendarzowy.
Maksymalna kwota potrąceń
Aby dokonać potrącenia, pracodawca musi najpierw odliczyć nieobecności, ustalić kwotę netto wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia oraz zaliczki na podatek dochodowy. Następnie może przystąpić do realizacji potrąceń ustawowych w kolejności i wysokości regulowanej przez kodeks pracy.
Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych potrąceniu podlegają następujące należności:
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,
• kary pieniężne związane z odpowiedzialnością porządkową w granicach określonych w art. 108 k.p.
W razie zbiegu potrąceń potrącenia należności innych niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych w sumie nie mogą przekroczyć 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającej pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.
Kwota wolna od potrąceń
Kwotą wolną od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
• minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę - przy potrącaniu kar pieniężnych.
Ustalenie wysokości kwoty wolnej od potrąceń wciąż budzi wątpliwości. Wiele z nich dotyczy możliwości odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wyjaśniając tę kwestię, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej uznało, że odliczenia, o których mowa w art. 87 k.p., obejmują nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. A zatem, ustalając kwotę wolną od potrąceń, odlicza się składki na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne i podatek.
Kwota wolna od potrąceń nie dla wszystkich pracowników musi być jednakowa. Jej wysokość zależy od parametrów podatkowych, jakie obowiązują przy ustalaniu pensji pracownika, a więc od tego, czy ma on prawo do podstawowych czy podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, oraz tego, czy ma prawo do zastosowania kwoty zmniejszającej podatek czy też nie.
Niepełny wymiar czasu pracy
Jednym z wielu błędów, jakie spotykamy przy ustalaniu kwoty wolnej od potrąceń, jest nieprawidłowe jej ustalanie w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Często bowiem ustalone w wyżej opisany sposób kwoty są błędnie mnożone przez współczynnik etatu.
Jak zatem prawidłowo ustalić kwotę wolną dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy? Po pierwsze, należy najpierw ustalić wysokość brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Dopiero wtedy można przejść do odliczeń składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek. Oczywiście należy pamiętać o zastosowaniu odpowiednich dla danego pracownika parametrów podatkowych.
Warto więc pamiętać, że jedyną przesłanką dopuszczającą pomniejszenie kwot wolnych od potrąceń jest wymiar czasu pracy określony w treści umowy o pracę, w którym zatrudniony jest pracownik. Brak jest natomiast podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca (np. w związku z urlopem bezpłatnym, wychowawczym).
Ustalanie wysokości kwoty wolnej od potrąceń w 2009 roku
Kwoty wolne od potrąceń dla niepełnoetatowca.
Dorota Twardo
gp@infor.pl
Podstawa prawna
• Art. 87-91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).