Jeden ze wspólników spółki cywilnej został upoważniony do sprawdzania poczty elektronicznej pracowników spółki. Czy taka sytuacja jest zgodna z prawem? W wyniku kontroli jeden z pracowników otrzymał oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu korzystania ze służbowej poczty w celach prywatnych. Czy ma szansę na wygraną przed sądem?
W polskim porządku prawnym nie funkcjonują specjalne przepisy dotyczące monitorowania poczty elektronicznej, jednak bez wątpienia komputer i jego zawartość to zgodnie z prawem własność spółki (czy mówiąc ściśle współwłasność łączna wspólników) - stąd i treść maili nie może stanowić tajemnicy. Dotyczy to naturalnie skrzynki służbowej. Co innego, jeśli pracownik w trakcie pracy wysyła maile z prywatnej skrzynki - ich odczytywanie jest niedopuszczalne. Wniosek taki płynie z faktu, że pracodawca ma prawo do sprawdzania, czy jego podwładni pracują sumiennie i starannie, ale pod warunkiem że nie narusza ich dóbr osobistych. W granicach wyznaczonych przez prawo może kontrolować sposób wykorzystywania swego mienia, np. komputera, w związku z czym może sprawdzać prawidłowość używania go przez pracownika. Korespondencja służbowa jest nierozerwalnie związana ze stosunkiem pracy - a zatem przeglądając maile pracodawca dokonuje w pewnym sensie sprawdzenia swojej własności, do czego ma prawo. Należy jednak zwrócić baczną uwagę na przepisy o ochronie dóbr osobistych, w tym tajemnicy korespondencji. Wynika z nich, że wspólnik nie może kontrolować prywatnej korespondencji pracownika - byłoby to naruszenie tajemnicy korespondencji, za które pracownik może domagać się odszkodowania lub zadośćuczynienia za krzywdę w trybie art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Na mocy art. 11 kodeksu pracy pracodawca jest bowiem obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Trzeba zatem podkreślić, że nie wolno sprawdzać poczty w prywatnej skrzynce pracownika, np. założonej na publicznie dostępnym portalu, nawet jeśli podwładny korzysta z firmowego komputera. Inną sprawą jest oczywiście odpowiedzialność za marnowanie czasu pracy - regulamin pracy powinien zawierać stosowne sankcje za załatwianie prywatnych spraw podczas pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Wydaje się jednak, że jest możliwe przeglądanie nawet prywatnej poczty w czasie pracy, ale tylko na podstawie pisemnej zgody podwładnego (wyrok ETPC z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland v. Anglia; no. 62617/00). Zgoda taka nie może być jednak w żaden sposób wymuszona.
W praktyce pojawia się problem odróżnienia korespondencji prywatnej od służbowej (wysyłanej z firmowej skrzynki) i chyba tak naprawdę zjawiska tego nie da się do końca wyeliminować - pracownicy zawsze będą korespondować przynajmniej w części prywatnie. Moim zdaniem nie ma jednak potrzeby wprowadzania nazbyt restrykcyjnych wewnętrznych regulacji, bo mogą one odnieść odwrotny do zamierzonego skutek. Dobrym i godnym polecenia rozwiązaniem jest wprowadzenie regulaminu dotyczącego korzystania z poczty elektronicznej - można albo całkowicie zakazać używania poczty dla celów prywatnych, albo też nakazać oznaczanie korespondencji prywatnej w nagłówku wiadomości.
Co do drugiej poruszonej w pytaniu kwestii (zwolnienia dyscyplinarnego) wszystko zależy od indywidualnych okoliczności - można przyjąć, że bardzo częste korzystanie z poczty służbowej w celach prywatnych jest w połączeniu z innymi uchybieniami pracownika ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.
ADAM MALINOWSKI
radca prawny
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 11 oraz art. 100 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
- Art. 23 i art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).