Podrożą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 k.p.).
Prawo do zwrotu kosztów
Zasadniczo warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3–5 k.p.). Jeżeli brak jest takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dotyczących sfery budżetowej.
WAŻNE!
Należności przysługujące pracownikom sfery budżetowej stanowią ustawowe minimum dla zwrotu poniesionych kosztów podróży służbowej.
Wysokość należności za delegację krajową
Kwestię rekompensaty podróży służbowej na terenie kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, zwane dalej rozporządzeniem o krajowych podróżach służbowych.
Z tytułu podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługuje:
- dieta,
- zwrot kosztów przejazdów,
- zwrot dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- zwrot kosztów noclegów,
- zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłata za przejazd autostradą.
Na wniosek pracownika pracodawca zobowiązany jest przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży.
W odniesieniu do diet rozporządzenie o krajowych podróżach służbowych stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
Dieta za pełną dobę wynosi 23 zł, natomiast gdy:
- delegacja trwa nie dłużej niż dobę:
– od 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
– powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin przysługuje 1/2 diety,
– ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje:
- gdy podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Wysokość należności za delegację zagraniczną
Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługuje:
- dieta,
- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W odniesieniu do diet rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, zwane dalej rozporządzeniem o zagranicznych podróżach służbowych, stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę podróży:
– do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
– ponad 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
– ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), dieta ulega zmniejszeniu do 25% diety należnej. Dieta pracownika otrzymującego za granicą częściowe wyżywienie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu określonemu w rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych.
Podróż służbowa a wynagrodzenie
Należy ponownie podkreślić rekompensacyjny charakter należności z tytułu podróży służbowej, tzn. kwoty wypłacane na podstawie przytoczonych przepisów prawnych mają na celu wyrównanie pracownikowi poniesionych przez niego kosztów związanych z odbytą podróżą służbową na polecenie pracodawcy.
Biorąc to pod uwagę, logiczne wydaje się działanie polskiego ustawodawcy, który:
- w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 2001 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłączył spod opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych diety i inne należności z tytułu podróży służbowej z podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w rozporządzeniu o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych,
- w § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) wyłączył diety i inne należności z tytułu podróży służbowej z podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w rozporządzeniu o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych.
Powyższe oznacza, że jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi diety i inne należności z tytułu podróży służbowej (zarówno w kraju, jak i za granicą) w kwocie wyższej niż stawki wynikające z rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych, to wówczas od nadwyżki powinien naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne, a także zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Rozliczenie podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej powinno być dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Podstawa prawna:
- art. 775 § 1, 3–5 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).