Pracodawcy coraz częściej decydują się na zapewnianie pracownikom rozmaitych świadczeń pozapłacowych. Poza oczywistym pytaniem dotyczącym wyboru takich świadczeń, warto ustalić, jakie będą ich konsekwencje w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm. – zwanej dalej updof) przychodami ze stosunku pracy są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze, jak również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11).
Przepisy updof określają, że wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, wartość pieniężna świadczeń w naturze, jak również wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych otrzymywanych przez pracownika, traktowane są jako przychody ze stosunku pracy podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według stawek progresywnych.
Wolne od podatku
Kwalifikacja podatkowa świadczeń pracowniczych nastręcza pracodawcom istotnych problemów. Trudno się temu dziwić, skoro możliwości dotyczące przyznawania pracownikom świadczeń pozapłacowych są bardzo rozległe, a konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe wynikające z ich przyznania nie zawsze oczywiste.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia równocześnie niektóre rodzaje przychodów z opodatkowania.
Zwolnieniu podlega np.:
• wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (z tym że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi),
• wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych i w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł,
• wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (z określonymi ograniczeniami w tym zakresie), np. wartość opłat za studia, kursy językowe itp.
Podatkowi nie będą podlegać świadczenia grupowe w sytuacji, w której pracodawca nie jest w stanie określić wartości świadczenia, z jakiego pracownik faktycznie skorzystał, gdy np. pracodawca ponosi zryczałtowane koszty opieki medycznej dla pracowników.
Oskładkowanie
Natomiast zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów updof. W konsekwencji zasadniczo wartość dodatkowych świadczeń zapewnianych pracownikom, które mogą zostać zakwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy, powiększa wysokość podstawy naliczania i tym samym składki na ubezpieczenia społeczne (pewne wyjątki od tej zasady zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Zgodnie z przepisami ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.) przy ustaleniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się, co do zasady, przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Pracodawca, który rozważa przyznanie pracownikom dodatkowych świadczeń, powinien pamiętać, że, co do zasady, będą one podlegały opodatkowaniu i składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, chyba że są one z nich przedmiotowo zwolnione.
Upominki świąteczne
Zbliżają się Święta Bożego Narodzenia. Wiele firm z tej okazji obdarza swoich pracowników upominkami, np. paczką słodyczy albo bonami towarowymi.
W związku z tym, żeby pomysł pracodawcy nie wiązał się z dodatkowymi obciążeniami po stronie pracowników, warto zwrócić uwagę na zwolnienie przewidziane w updof, zgodnie z którym wartość świadczeń rzeczowych zapewnianych pracownikom, a sfinansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zwolniona z opodatkowania, jeżeli nie przekroczy kwoty 380 zł. Jednakże rzeczowymi świadczeniami w rozumieniu tego przepisu nie są bony. W konsekwencji bez względu na sposób i źródło finansowania, a także wartość bonu jego równowartość pieniężna stanowi przychód pracownika, od którego pracodawca jako płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Dlatego wskazane by było, aby pracodawca zamiast wręczać pracownikom bony do supermarketu, przekazał im ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych okolicznościowe upominki o wartości nieprzekraczającej 380 zł.
Jednocześnie zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W związku z powyższym, zapewnione przez pracodawcę świadczenie nie będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym ani nie będzie obciążone obowiązkiem zapłaty składki z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego (nawet w przypadku przekroczenia limitu ustalonego w updof) – oczywiście pod warunkiem, że jest finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Zakwaterowanie
W praktyce zdarza się, że pracodawcy nieodpłatnie udostępniają pracownikom pochodzącym z innych miast lokale w hotelach pracowniczych czy też pracownicy wynajmują prywatne kwatery na cele zbiorowego zakwaterowania. W takiej sytuacji pracodawca może zwrócić całkowite koszty najmu albo dopłacić do wynajmowanych. W opisywanym przypadku pracodawca może albo podwyższyć pracownikowi wynagrodzenie, albo samodzielnie pokryć koszty zakwaterowania. Biorąc pod uwagę zwolnienie wynikające z updof, lepiej zagwarantować mu świadczenie w naturze, bowiem świadczenie takie powoduje brak opodatkowania po stronie pracownika (przy założeniu, że wartość świadczenia nie przekroczyła ustawowego limitu 500 zł miesięcznie) lub ograniczenie podatku należnego z tego tytułu.
Aby spełnić oczekiwania pracodawców związane z przyznawaniem dodatkowych świadczeń pracowniczych, decyzja pracodawcy, jakie świadczenie zapewnić pracownikowi, powinna być poprzedzona wnikliwą analizą możliwości zwolnienia określonych świadczeń z opodatkowania i ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.
Joanna Narkiewicz-Tarłowska, Jadwiga Chorązka