W jaki sposób kontrolować wpływy gotówki od klientów

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów powinna odgrywać bardzo ważną rolę w finansach przedsiębiorstwa. Decyduje o­na o poziomie płynności, zaciąganym długu i kosztach operacyjnych oraz finansowych wpływających na wynik firmy. W artykule przedstawiamy proste narzędzie umożliwiające kontrolę tych wpłat oraz sposób stworzenia takiego narzędzia w arkuszu kalkulacyjnym.

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów jest jednym z kluczowych elementów w zarządzaniu płynnością finansową przedsiębiorstwa. Prowadząc kontrolę wpłat można ustalić wzorzec płatności klienta, co wspiera planowanie płynności i potrzeb w zakresie dodatkowego finansowania. Dzięki temu firma może wygenerować oszczędności związane z zaciąganiem długu, a także wcześniej dopasować źródła finansowania. Ponadto kontrola ta jest doskonałym narzędziem wspomagającym monitoring i windykację wierzytelności. W tym zakresie dostarcza informacji na temat klientów, w stosunku do których konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań windykacyjnych.

W jaki sposób kontrolować wpłaty

Narzędziem umożliwiającym analizę wpłat dokonywanych przez klientów jest tabela prawidłowości spłat. Tabela ta informuje o aktualnych i historycznych zwyczajach płatniczych odbiorców. Może być o­na także wykorzystywana jako narzędzie wspomagające monitoring należności.

Sam mechanizm funkcjonowania tabeli jest prosty. W nagłówkach kolumn zawiera o­na informacje o miesiącach, z których pochodzą dane. Wiersze zawierają informacje na temat przychodów ze sprzedaży i należności z poszczególnych okresów. Przykładowa tabela prawidłowości spłat może wyglądać następująco:

Tabela 1
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 1 zawiera informacje w podziale na należności z różnych okresów, które w praktyce dotyczą niezapłaconych należności z poszczególnych miesięcy. Okres objęty analizą jest dowolny. W celu większej przejrzystości konieczne jest wprowadzenie wierszy prezentujących (w procentach) udział należności z aktualnego i poprzednich miesięcy. Przykładowo, należności za styczeń obliczamy według formuły:
należności ze stycznia w lutym / przychody ze sprzedaży w styczniu

Interpretacja otrzymanych wyników dostarcza ciekawych informacji. Dokonajmy więc interpretacji wyników lutego:
•  100% należności ze sprzedaży wykonanej w lutym nie zostało zapłaconych; w tym przypadku należy dokładne zbadać, jaka część z tych faktur jest niezapłacona w terminie, a jakiej części termin płatności przypada w przyszłości,
•  50% należności ze stycznia nie zostało jeszcze zapłaconych w lutym; oznacza to, że otrzymane wpływy za sprzedaż wykonaną w styczniu stanowią połowę jej wartości.

Trzeba jednak dokładnie zbadać przyczynę, dlaczego druga połowa sprzedaży styczniowej nadal jest niezapłacona. Pomocna w tym przypadku może być struktura wiekowa należności. Dzięki szczegółowej analizie struktury wieku uzyskamy informację, czy niezapłacone należności są efektem opóźnień w płatności, czy też wynikają z udzielonych dłuższych terminów płatności.

Zaprezentowaną tabelę prawidłowości spłat można stosować dla należności ogółem, jednak lepiej stworzyć ją osobno dla każdego klienta. Zbiorcze dane mogą być bowiem przyczyną rozmycia pewnych informacji. Klienci mogą posiadać np. zróżnicowane terminy płatności.

Tworzenie osobnej tabeli dla każdego klienta może być uciążliwe, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dużą liczbą odbiorców. Pomocne może się wtedy okazać skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Jak stworzyć analizę prawidłowości spłat w arkuszu kalkulacyjnym

Do stworzenia automatycznej tabeli prawidłowości wpłat użyjemy arkusza kalkulacyjnego Excel. Na początek musimy stworzyć trzy tabele: należności, przychody i tabelę prawidłowości spłat.

Do tabeli Należności eksportujemy z systemu informatycznego aktualne nierozliczone faktury (tabela 2). Tabela jest fragmentem przykładowych danych z informatycznego systemu księgowego, które będą używane do obliczeń.

Tabela 2. Należności
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolumna Klient oznacza nazwę klienta. W niektórych systemach informatycznych zamiast nazwy występuje kod klienta (numer ID), wówczas dla ułatwienia lepiej jest przypisać nazwę klienta do kodu, korzystając z zewnętrznej bazy danych.

Kolumna Data dok. oznacza datę, z jaką została wystawiona faktura (dane z systemu księgowego). Kolumna Kwota w Wkr to kwota należności wyrażona w walucie krajowej.

Kolejna kolumna Miesiąc jest obliczana już przez arkusz kalkulacyjny. W tym celu używamy funkcji Excela – Miesiąc. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = MIESIĄC(B2). Funkcję tę możemy automatycznie skopiować dla pozostałych wierszy.

Następna istotna kolumna to Indeks. Jest o­na potrzebna do prawidłowego działania tabeli. Jest to prosta funkcja. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = A2&D2. Jest to połączenie informacji z kolumny Klient i Miesiąc.

Następnie przechodzimy do tabeli Przychody. Arkusz ten zawiera informacje na temat przychodów w poszczególnych okresach. Inaczej mówiąc jest to zestawienie wszystkich faktur wystawionych w poszczególnych miesiącach. Fragment danych z arkusza prezentuje tabela 3.

Tabela 3. Przychody
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podobnie jak w przypadku arkusza należności musimy obliczyć wartości dla kolumny Miesiąc i Indeks. Formuły będą identyczne jak dla arkusza należności.

Można już przejść do ostatniego etapu, jakim jest stworzenie gotowej tabeli prawidłowości spłat. Bazuje o­na na tabelach Należności i Przychody – tabela 4.

Tabela 4. Tabela prawidłowości spłat
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 4 zbiera gotowe dane z poprzednich arkuszy. Istotne jest zapisanie formuł. W komórce B2 musi istnieć możliwość wyboru klienta. Zazwyczaj dostawca posiada kilku odbiorców, więc należy tak opracować arkusz, aby był uniwersalny dla każdego klienta. W tym celu można zastosować narzędzie Sprawdzanie poprawności danych z menu Dane.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W tym przypadku istotna jest zakładka Ustawienia. W polu Dozwolone wybieramy opcję Lista, a w polu Źródło wskazujemy źródło czerpania danych. Takie ustawienia sprawią, że w komórce B2, pojawi się lista z nazwami wszystkich klientów. Dzięki temu użytkownik szybko wybierze prawidłowość spłat dla dowolnie wybranego klienta. Lista klientów jest przypisana w polu Źródło. Tam defilujemy zakres komórek z nazwami klientów, które później znajdą się na liście.

Kolejny krok to zapisanie funkcji aktualizujących należności dla klientów. W naszym przykładzie zapisaliśmy je tylko dla kwietnia (dla uproszczenia). W tym celu wykorzystamy funkcję SUMA.JEŻELI. Zastosowanie funkcji SUMA.JEŻELI w naszym przypadku będzie wyglądało następująco:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


•  pole Zakres zawiera komórki, z których funkcja wyszukuje podane kryterium. W tym przypadku jest to indeks z nazwą klienta i miesiącem, z którego pochodzi faktura, np. DELTA1, DELTA2, BETA1 z tabeli 2,
•  pole Kryteria to wyszukiwane kryterium w polu Zakres. W naszym przypadku jest to komórka z listą klientów i miesiącem (komórka B2 w tabeli 4),
•  pole Suma_zakres zawiera zakres sumowanych komórek dla znalezionego kryterium. W naszym przypadku jest to kolumna z wartościami należności wynikających z faktur (kolumna C, tabela 2).

Podobne zapisy tworzymy dla pozostałych miesięcy oraz przychodów ze sprzedaży. W ten sposób mamy gotowy automatyczny arkusz do kontroli prawidłowości spłat.

Barbara Pawłowska
ekspert w zakresie zarządzania i inżynierii produkcji
Infor.pl
Coraz więcej osób poszukuje pracy. Jak to możliwe skoro bezrobocie jest najniższe w historii
15 sie 2024

Miarą ożywienia na rynku ofert pracy jest liczba odpowiedzi na anonse pracodawców poszukujących pracowników. A branże, które budzą największe zainteresowanie mogą wskazywać, że w ostatnim czasie odbywały się tam spore ruchy płacowe. Teraz płacą lepiej niż wcześniej, ale nie wszystkie firmy w porę dostosowały się do nowego trendu.

Wypalenie zawodowe to problem już ośmiu na dziesięciu pracowników. A pracodawcy w większości bagatelizują problem
15 sie 2024

Badania nie pozostawiają wątpliwość: stres wywołany przekonaniem o zbyt niskich zarobkach względem kompetencji oraz przepracowanie to dwie kluczowe przyczyny zjawiska wypalenia zawodowego pracowników. Nie wszyscy pracodawcy są świadomi zagrożeń jakie się z nim wiążą.

Do tych żłobków nie zapisuj dziecka, ponieważ nie otrzymasz 1500 zł dofinansowania. Świadczenie „aktywnie w żłobku” 2024 i 2025
15 sie 2024

Od 1 października 2024 r. rodzice, których dzieci uczęszczają do żłobka – będą mogli ubiegać się o przyznanie świadczenia „aktywnie w żłobku”, którego kwota przewyższa dotychczasowe dofinansowanie na ten cel o 1100 zł. Ze świadczenia nie skorzystają jednak rodzice, których dzieci uczęszczają do żłobków, w których miesięczna opłata przekracza 2200 zł. Jest dla nich inne rozwiązanie.

Już w sierpniu nauczyciele mogą składać wnioski o to świadczenie. Będzie przysługiwało od nowego roku szkolnego 2024/2025
15 sie 2024

Już w sierpniu nauczyciele mogą składać wnioski o to świadczenie. Będzie przysługiwało od nowego roku szkolnego 2024/2025. Choć jest zapowiadane jako korzystne dla nauczycieli, to budzi wiele wątpliwości i prognozuje się, że niewielu nauczycieli zdecyduje się z niego skorzystać.

Rząd: Renta wdowia może być i 1500 zł miesięcznie. Ale średnio będzie niżej. Znacznie
15 sie 2024

Renta wdowia około 300 zł przez 18 miesięcy (dodatkowe świadczenie do pierwotnej emerytury wdowy). Potem już na stałe 600 zł według wskaźnika 25%. To prognoza rządowa dla wartości średnich. Przekazał ją mediom wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej Sebastian Gajewski.

Sąsiad rozpala ognisko na swoim ogródku lub grilla na balkonie, a do naszego domu lub mieszkania trafia uciążliwy dym – czy to legalne i co można z tym zrobić?
15 sie 2024

Właśnie rozpoczynamy długi sierpniowy weekend, a wraz z nim – na wielu ogródkach mogą zapłonąć ogniska. Co niektórzy mieszkańcy bloków, którzy ogródków nie posiadają – mogą natomiast zdecydować się na rozpalenie, na swoich balkonach lub tarasach, grilla. Czy takie działania są legalne i co – jako właściciele sąsiednich nieruchomości – możemy z tym zrobić, jeżeli są dla nas uciążliwe?

Koniec zarobku z lokat, co oznacza powrót wysokiej inflacji dla trzymających oszczędności na kontach w banku
15 sie 2024

Przez cały 2024 rok trwa dobra passa dla osób, które trzymają oszczędności w bankach. Od początku roku lokaty bankowe i konta oszczędnościowe przynoszą niewielkie, stabilne zyski, chroniące pieniądze przed inflacją. Ta dobra sytuacja dobiega jednak końca bo wróciła inflacja?

Co się bardziej opłaci: najem czy kupno małego mieszkania. Teraz rachunek nie pozostawia wątpliwości
15 sie 2024

Kupno małego mieszkania na rynku pierwotnym lub wtórnym to rozwiązanie, który daje wiele korzyści. Najem – tylko jedną. Jedyna bariera przy wyborze pierwszego rozwiązania to zdolność kredytowa – raty kredytu hipotecznego są porównywalne z czynszem najmu. A własne mieszkanie to bonus w postaci kapitału.

Czy 15 sierpnia jest dniem wolnym w Niemczech?
14 sie 2024

Czy 15 sierpnia jest dniem wolnym w Niemczech? Niemcy mają różne listy świąt wolnych od pracy w zależności od landu. Czy 15 sierpnia jest wolny w Berlinie? Sprawdź, gdzie w Niemczech jest to dzień wolny od pracy.

Wybór najemcy mieszkania na castingu. Czy to zgodne z prawem? Na czym polegać może dyskryminacja przy wynajmie?
15 sie 2024

Dziś, w II połowie 2024 roku rynek najmu nieco ochłonął. Jednak nadal można się spotkać z "castingami" na najemcę w przypadku szczególnie atrakcyjnych mieszkań, czy lokalizacji. W ten sposób wynajmujący mieszkania starają się znaleźć najemcę najmniej potencjalnie "kłopotliwego" (cokolwiek miałoby to znaczyć) w przyszłości. W Polsce casting na najemcę jest - co do zasady - zgodny z prawem ale pod warunkiem, że dyskryminuje się w ten sposób określonych grup lokatorów (np. ze względu na płeć, rasę, czy pochodzenie).

pokaż więcej
Proszę czekać...