REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób kontrolować wpływy gotówki od klientów

REKLAMA

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów powinna odgrywać bardzo ważną rolę w finansach przedsiębiorstwa. Decyduje o­na o poziomie płynności, zaciąganym długu i kosztach operacyjnych oraz finansowych wpływających na wynik firmy. W artykule przedstawiamy proste narzędzie umożliwiające kontrolę tych wpłat oraz sposób stworzenia takiego narzędzia w arkuszu kalkulacyjnym.

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów jest jednym z kluczowych elementów w zarządzaniu płynnością finansową przedsiębiorstwa. Prowadząc kontrolę wpłat można ustalić wzorzec płatności klienta, co wspiera planowanie płynności i potrzeb w zakresie dodatkowego finansowania. Dzięki temu firma może wygenerować oszczędności związane z zaciąganiem długu, a także wcześniej dopasować źródła finansowania. Ponadto kontrola ta jest doskonałym narzędziem wspomagającym monitoring i windykację wierzytelności. W tym zakresie dostarcza informacji na temat klientów, w stosunku do których konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań windykacyjnych.

W jaki sposób kontrolować wpłaty

Narzędziem umożliwiającym analizę wpłat dokonywanych przez klientów jest tabela prawidłowości spłat. Tabela ta informuje o aktualnych i historycznych zwyczajach płatniczych odbiorców. Może być o­na także wykorzystywana jako narzędzie wspomagające monitoring należności.

Sam mechanizm funkcjonowania tabeli jest prosty. W nagłówkach kolumn zawiera o­na informacje o miesiącach, z których pochodzą dane. Wiersze zawierają informacje na temat przychodów ze sprzedaży i należności z poszczególnych okresów. Przykładowa tabela prawidłowości spłat może wyglądać następująco:

Tabela 1
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 1 zawiera informacje w podziale na należności z różnych okresów, które w praktyce dotyczą niezapłaconych należności z poszczególnych miesięcy. Okres objęty analizą jest dowolny. W celu większej przejrzystości konieczne jest wprowadzenie wierszy prezentujących (w procentach) udział należności z aktualnego i poprzednich miesięcy. Przykładowo, należności za styczeń obliczamy według formuły:
należności ze stycznia w lutym / przychody ze sprzedaży w styczniu

Interpretacja otrzymanych wyników dostarcza ciekawych informacji. Dokonajmy więc interpretacji wyników lutego:
•  100% należności ze sprzedaży wykonanej w lutym nie zostało zapłaconych; w tym przypadku należy dokładne zbadać, jaka część z tych faktur jest niezapłacona w terminie, a jakiej części termin płatności przypada w przyszłości,
•  50% należności ze stycznia nie zostało jeszcze zapłaconych w lutym; oznacza to, że otrzymane wpływy za sprzedaż wykonaną w styczniu stanowią połowę jej wartości.

Trzeba jednak dokładnie zbadać przyczynę, dlaczego druga połowa sprzedaży styczniowej nadal jest niezapłacona. Pomocna w tym przypadku może być struktura wiekowa należności. Dzięki szczegółowej analizie struktury wieku uzyskamy informację, czy niezapłacone należności są efektem opóźnień w płatności, czy też wynikają z udzielonych dłuższych terminów płatności.

Zaprezentowaną tabelę prawidłowości spłat można stosować dla należności ogółem, jednak lepiej stworzyć ją osobno dla każdego klienta. Zbiorcze dane mogą być bowiem przyczyną rozmycia pewnych informacji. Klienci mogą posiadać np. zróżnicowane terminy płatności.

Tworzenie osobnej tabeli dla każdego klienta może być uciążliwe, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dużą liczbą odbiorców. Pomocne może się wtedy okazać skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Jak stworzyć analizę prawidłowości spłat w arkuszu kalkulacyjnym

Do stworzenia automatycznej tabeli prawidłowości wpłat użyjemy arkusza kalkulacyjnego Excel. Na początek musimy stworzyć trzy tabele: należności, przychody i tabelę prawidłowości spłat.

Do tabeli Należności eksportujemy z systemu informatycznego aktualne nierozliczone faktury (tabela 2). Tabela jest fragmentem przykładowych danych z informatycznego systemu księgowego, które będą używane do obliczeń.

Tabela 2. Należności
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolumna Klient oznacza nazwę klienta. W niektórych systemach informatycznych zamiast nazwy występuje kod klienta (numer ID), wówczas dla ułatwienia lepiej jest przypisać nazwę klienta do kodu, korzystając z zewnętrznej bazy danych.

Kolumna Data dok. oznacza datę, z jaką została wystawiona faktura (dane z systemu księgowego). Kolumna Kwota w Wkr to kwota należności wyrażona w walucie krajowej.

Kolejna kolumna Miesiąc jest obliczana już przez arkusz kalkulacyjny. W tym celu używamy funkcji Excela – Miesiąc. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = MIESIĄC(B2). Funkcję tę możemy automatycznie skopiować dla pozostałych wierszy.

Następna istotna kolumna to Indeks. Jest o­na potrzebna do prawidłowego działania tabeli. Jest to prosta funkcja. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = A2&D2. Jest to połączenie informacji z kolumny Klient i Miesiąc.

Następnie przechodzimy do tabeli Przychody. Arkusz ten zawiera informacje na temat przychodów w poszczególnych okresach. Inaczej mówiąc jest to zestawienie wszystkich faktur wystawionych w poszczególnych miesiącach. Fragment danych z arkusza prezentuje tabela 3.

Tabela 3. Przychody
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podobnie jak w przypadku arkusza należności musimy obliczyć wartości dla kolumny Miesiąc i Indeks. Formuły będą identyczne jak dla arkusza należności.

Można już przejść do ostatniego etapu, jakim jest stworzenie gotowej tabeli prawidłowości spłat. Bazuje o­na na tabelach Należności i Przychody – tabela 4.

Tabela 4. Tabela prawidłowości spłat
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 4 zbiera gotowe dane z poprzednich arkuszy. Istotne jest zapisanie formuł. W komórce B2 musi istnieć możliwość wyboru klienta. Zazwyczaj dostawca posiada kilku odbiorców, więc należy tak opracować arkusz, aby był uniwersalny dla każdego klienta. W tym celu można zastosować narzędzie Sprawdzanie poprawności danych z menu Dane.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W tym przypadku istotna jest zakładka Ustawienia. W polu Dozwolone wybieramy opcję Lista, a w polu Źródło wskazujemy źródło czerpania danych. Takie ustawienia sprawią, że w komórce B2, pojawi się lista z nazwami wszystkich klientów. Dzięki temu użytkownik szybko wybierze prawidłowość spłat dla dowolnie wybranego klienta. Lista klientów jest przypisana w polu Źródło. Tam defilujemy zakres komórek z nazwami klientów, które później znajdą się na liście.

Kolejny krok to zapisanie funkcji aktualizujących należności dla klientów. W naszym przykładzie zapisaliśmy je tylko dla kwietnia (dla uproszczenia). W tym celu wykorzystamy funkcję SUMA.JEŻELI. Zastosowanie funkcji SUMA.JEŻELI w naszym przypadku będzie wyglądało następująco:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


•  pole Zakres zawiera komórki, z których funkcja wyszukuje podane kryterium. W tym przypadku jest to indeks z nazwą klienta i miesiącem, z którego pochodzi faktura, np. DELTA1, DELTA2, BETA1 z tabeli 2,
•  pole Kryteria to wyszukiwane kryterium w polu Zakres. W naszym przypadku jest to komórka z listą klientów i miesiącem (komórka B2 w tabeli 4),
•  pole Suma_zakres zawiera zakres sumowanych komórek dla znalezionego kryterium. W naszym przypadku jest to kolumna z wartościami należności wynikających z faktur (kolumna C, tabela 2).

Podobne zapisy tworzymy dla pozostałych miesięcy oraz przychodów ze sprzedaży. W ten sposób mamy gotowy automatyczny arkusz do kontroli prawidłowości spłat.

Barbara Pawłowska
ekspert w zakresie zarządzania i inżynierii produkcji
Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W 2025 roku prawie 28 tys. złotych kary za złożenie informacji PIT-11 po terminie. Jeśli jesteś płatnikiem, nie zwlekaj z wysyłką

Płatnicy muszą wysłać PIT-11 do urzędów skarbowych. Ten formularz zawiera ważne informacje umożliwiające podatnikom dokonanie rocznego rozliczenia podatku. Są dwa kluczowe terminy na złożenie tej informacji. Za przekroczenie terminu grozi prawie 28 tys. złotych kary grzywny.

Czy polskie firmy są gotowe na ESG?

Współczesny świat biznesu zakręcił się wokół kwestii związanych z ESG. Ta koncepcja, będąca wskaźnikiem zrównoważonego rozwoju, wpływa nie tylko na wielkie korporacje, ale coraz częściej obejmuje także małe i średnie przedsiębiorstwa. W dobie rosnących wymagań związanych ze zrównoważonością społeczną i środowiskową, ESG jest nie tylko wyzwaniem, ale również szansą na budowanie przewagi konkurencyjnej.

E-doręczenia 2025. Baza adresów elektronicznych [Pytania i odpowiedzi]

E-doręczenia 2025 - artykuł zawiera pytania i odpowiedzi dotyczące BAE czyli baza adresów elektronicznych. Czym e-doręczenia różnią się od ePUAP? Gdzie składa się wniosek o adres BAE? Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą też musi mieć skrzynkę e-doręczeń?

Zasiłek chorobowy 2025 i 2026 r. [podstawa wymiaru, wysokość, okres pobierania]

Zasiłek chorobowy przysługuje osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym. Świadczenie wypłacane jest w razie niezdolności do pracy. Zasiłek wypłaca pracodawca lub ZUS.

REKLAMA

Czy od kontenera trzeba zapłacić podatek od nieruchomości? Jeśli stoi na twojej działce, lepiej sprawdź, jak od 1 stycznia 2025 roku zmieniły się przepisy

Od 1 stycznia 2025 roku przepisy o podatku od nieruchomości zostały znowelizowane. Zmiany dotyczą między innymi opodatkowania budowli. Czy kontener jest budowlą i trzeba go opodatkować? Sprawdź, jak zmieniły się przepisy.

Mieszkania podrożeją w 2025 roku? Jakie ceny najmu? [WYWIAD]

Czy czekają nas podwyżki na rynku nieruchomości? Czy mieszkania w Polsce są drogie, a może tylko nam się tak wydaje? Co powoduje wzrost cen? Odpowiedzi na te pytania poznacie w wywiadzie z ekspertem. Rozmówcą programu Gość Infor.pl był Maciej Gołębiewski, ekspert ds. rynku nieruchomości, autor popularnego kanału na YouTube.

1200 zł świadczenia na dziecko w 2025 r. Od 1 lutego 2025 r. można składać wnioski na część kwoty

Od 1 lutego 2025 r. rozpocznie się przyjmowanie wniosków na jedno ze świadczeń przysługujących na dzieci w 2025 r. Gdzie należy składać wnioski? Kiedy złożyć poszczególne wnioski? Kiedy nastąpi wypłata świadczenia?

Wiosenne obowiązki zarządców nieruchomości

Zima jeszcze trochę potrwa, ale zarządcy nieruchomości już dziś planują pierwsze wiosenne prace porządkowe. Obowiązków wiosną nie brakuje. Cieplejsze i dłuższe dni to idealny moment na przeglądu stanu budynku i przygotowanie go na kolejny sezon - komentarz Mariusza Łubińskego, prezesa spółki Admus zajmującej się profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami.

REKLAMA

Z czego składa się orzeczenie o niepełnosprawności? [Przykłady]

Orzeczenie o niepełnosprawności składa się z kilku ważnych elementów. Niektóre z nich mają istotny wpływ na zakres możliwej pomocy. Na zatem zwrócić szczególną uwagę?

Sankcja kredytu darmowego. Czy Sąd Najwyższy każe bankom zwracać kredytobiorcom odsetki, prowizje i opłaty?

Sąd Najwyższy w Polsce stoi przed wyzwaniem rozstrzygania jednego z najważniejszych zagadnień dotyczących tzw. sankcji kredytu darmowego. Ta instytucja, wynikająca z ustawy o kredycie konsumenckim, może przynieść znaczące zmiany zarówno dla kredytobiorców, jak i dla instytucji finansowych. W obliczu rosnącej liczby sporów między bankami a konsumentami, decyzja Sądu Najwyższego w sprawie o sygn. akt III CZP 3/25, zarejestrowanej 22 stycznia 2025 roku, nabiera szczególnego znaczenia.

REKLAMA