REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób kontrolować wpływy gotówki od klientów

REKLAMA

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów powinna odgrywać bardzo ważną rolę w finansach przedsiębiorstwa. Decyduje o­na o poziomie płynności, zaciąganym długu i kosztach operacyjnych oraz finansowych wpływających na wynik firmy. W artykule przedstawiamy proste narzędzie umożliwiające kontrolę tych wpłat oraz sposób stworzenia takiego narzędzia w arkuszu kalkulacyjnym.

Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów jest jednym z kluczowych elementów w zarządzaniu płynnością finansową przedsiębiorstwa. Prowadząc kontrolę wpłat można ustalić wzorzec płatności klienta, co wspiera planowanie płynności i potrzeb w zakresie dodatkowego finansowania. Dzięki temu firma może wygenerować oszczędności związane z zaciąganiem długu, a także wcześniej dopasować źródła finansowania. Ponadto kontrola ta jest doskonałym narzędziem wspomagającym monitoring i windykację wierzytelności. W tym zakresie dostarcza informacji na temat klientów, w stosunku do których konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań windykacyjnych.

W jaki sposób kontrolować wpłaty

Narzędziem umożliwiającym analizę wpłat dokonywanych przez klientów jest tabela prawidłowości spłat. Tabela ta informuje o aktualnych i historycznych zwyczajach płatniczych odbiorców. Może być o­na także wykorzystywana jako narzędzie wspomagające monitoring należności.

Sam mechanizm funkcjonowania tabeli jest prosty. W nagłówkach kolumn zawiera o­na informacje o miesiącach, z których pochodzą dane. Wiersze zawierają informacje na temat przychodów ze sprzedaży i należności z poszczególnych okresów. Przykładowa tabela prawidłowości spłat może wyglądać następująco:

Tabela 1
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 1 zawiera informacje w podziale na należności z różnych okresów, które w praktyce dotyczą niezapłaconych należności z poszczególnych miesięcy. Okres objęty analizą jest dowolny. W celu większej przejrzystości konieczne jest wprowadzenie wierszy prezentujących (w procentach) udział należności z aktualnego i poprzednich miesięcy. Przykładowo, należności za styczeń obliczamy według formuły:
należności ze stycznia w lutym / przychody ze sprzedaży w styczniu

Interpretacja otrzymanych wyników dostarcza ciekawych informacji. Dokonajmy więc interpretacji wyników lutego:
•  100% należności ze sprzedaży wykonanej w lutym nie zostało zapłaconych; w tym przypadku należy dokładne zbadać, jaka część z tych faktur jest niezapłacona w terminie, a jakiej części termin płatności przypada w przyszłości,
•  50% należności ze stycznia nie zostało jeszcze zapłaconych w lutym; oznacza to, że otrzymane wpływy za sprzedaż wykonaną w styczniu stanowią połowę jej wartości.

Trzeba jednak dokładnie zbadać przyczynę, dlaczego druga połowa sprzedaży styczniowej nadal jest niezapłacona. Pomocna w tym przypadku może być struktura wiekowa należności. Dzięki szczegółowej analizie struktury wieku uzyskamy informację, czy niezapłacone należności są efektem opóźnień w płatności, czy też wynikają z udzielonych dłuższych terminów płatności.

Zaprezentowaną tabelę prawidłowości spłat można stosować dla należności ogółem, jednak lepiej stworzyć ją osobno dla każdego klienta. Zbiorcze dane mogą być bowiem przyczyną rozmycia pewnych informacji. Klienci mogą posiadać np. zróżnicowane terminy płatności.

Tworzenie osobnej tabeli dla każdego klienta może być uciążliwe, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dużą liczbą odbiorców. Pomocne może się wtedy okazać skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Jak stworzyć analizę prawidłowości spłat w arkuszu kalkulacyjnym

Do stworzenia automatycznej tabeli prawidłowości wpłat użyjemy arkusza kalkulacyjnego Excel. Na początek musimy stworzyć trzy tabele: należności, przychody i tabelę prawidłowości spłat.

Do tabeli Należności eksportujemy z systemu informatycznego aktualne nierozliczone faktury (tabela 2). Tabela jest fragmentem przykładowych danych z informatycznego systemu księgowego, które będą używane do obliczeń.

Tabela 2. Należności
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolumna Klient oznacza nazwę klienta. W niektórych systemach informatycznych zamiast nazwy występuje kod klienta (numer ID), wówczas dla ułatwienia lepiej jest przypisać nazwę klienta do kodu, korzystając z zewnętrznej bazy danych.

Kolumna Data dok. oznacza datę, z jaką została wystawiona faktura (dane z systemu księgowego). Kolumna Kwota w Wkr to kwota należności wyrażona w walucie krajowej.

Kolejna kolumna Miesiąc jest obliczana już przez arkusz kalkulacyjny. W tym celu używamy funkcji Excela – Miesiąc. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = MIESIĄC(B2). Funkcję tę możemy automatycznie skopiować dla pozostałych wierszy.

Następna istotna kolumna to Indeks. Jest o­na potrzebna do prawidłowego działania tabeli. Jest to prosta funkcja. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = A2&D2. Jest to połączenie informacji z kolumny Klient i Miesiąc.

Następnie przechodzimy do tabeli Przychody. Arkusz ten zawiera informacje na temat przychodów w poszczególnych okresach. Inaczej mówiąc jest to zestawienie wszystkich faktur wystawionych w poszczególnych miesiącach. Fragment danych z arkusza prezentuje tabela 3.

Tabela 3. Przychody
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podobnie jak w przypadku arkusza należności musimy obliczyć wartości dla kolumny Miesiąc i Indeks. Formuły będą identyczne jak dla arkusza należności.

Można już przejść do ostatniego etapu, jakim jest stworzenie gotowej tabeli prawidłowości spłat. Bazuje o­na na tabelach Należności i Przychody – tabela 4.

Tabela 4. Tabela prawidłowości spłat
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 4 zbiera gotowe dane z poprzednich arkuszy. Istotne jest zapisanie formuł. W komórce B2 musi istnieć możliwość wyboru klienta. Zazwyczaj dostawca posiada kilku odbiorców, więc należy tak opracować arkusz, aby był uniwersalny dla każdego klienta. W tym celu można zastosować narzędzie Sprawdzanie poprawności danych z menu Dane.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W tym przypadku istotna jest zakładka Ustawienia. W polu Dozwolone wybieramy opcję Lista, a w polu Źródło wskazujemy źródło czerpania danych. Takie ustawienia sprawią, że w komórce B2, pojawi się lista z nazwami wszystkich klientów. Dzięki temu użytkownik szybko wybierze prawidłowość spłat dla dowolnie wybranego klienta. Lista klientów jest przypisana w polu Źródło. Tam defilujemy zakres komórek z nazwami klientów, które później znajdą się na liście.

Kolejny krok to zapisanie funkcji aktualizujących należności dla klientów. W naszym przykładzie zapisaliśmy je tylko dla kwietnia (dla uproszczenia). W tym celu wykorzystamy funkcję SUMA.JEŻELI. Zastosowanie funkcji SUMA.JEŻELI w naszym przypadku będzie wyglądało następująco:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


•  pole Zakres zawiera komórki, z których funkcja wyszukuje podane kryterium. W tym przypadku jest to indeks z nazwą klienta i miesiącem, z którego pochodzi faktura, np. DELTA1, DELTA2, BETA1 z tabeli 2,
•  pole Kryteria to wyszukiwane kryterium w polu Zakres. W naszym przypadku jest to komórka z listą klientów i miesiącem (komórka B2 w tabeli 4),
•  pole Suma_zakres zawiera zakres sumowanych komórek dla znalezionego kryterium. W naszym przypadku jest to kolumna z wartościami należności wynikających z faktur (kolumna C, tabela 2).

Podobne zapisy tworzymy dla pozostałych miesięcy oraz przychodów ze sprzedaży. W ten sposób mamy gotowy automatyczny arkusz do kontroli prawidłowości spłat.

Barbara Pawłowska
ekspert w zakresie zarządzania i inżynierii produkcji
Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ceny 2025: Ile kosztuje wykończenie mieszkania (pod klucz) u dewelopera?

Czy deweloperzy oferują wykończenie mieszkań pod klucz? W jakiej cenie? Jak wielu nabywców się na nie decyduje? Sondę przygotował serwis nieruchomości dompress.pl.

Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Kandydaci na prezydenta 2025 [Sondaż]

Którzy kandydaci na prezydenta w 2025 roku mają największe szanse? Oto sondaż Opinia24. Procenty pierwszej trójki rozkładają się następująco: 35,3%, 22,1% oraz 13,2%.

E-doręczenia: 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi

E-doręczenia funkcjonują od 1 stycznia 2025 roku. Przedstawiamy 10 najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi ekspertki. Jakie podmioty muszą posiadać adres do e-doręczeń? Czy w przypadku braku odbioru przesyłek z e-doręczeń w określonym czasie będzie domniemanie doręczenia?

REKLAMA

Brykiety drzewne czy drewno kawałkowe – czym lepiej ogrzewać dom i ile to kosztuje? Zestawienie kaloryczności gatunków drewna

Każdy rodzaj paliwa ma swoje mocne strony. Polska jest jednym z większych producentów brykietów w Europie i znaleźć u nas można bardzo szeroką ich gamę. Brykietowanie to proces, który nadaje drewnu nową strukturę, zagęszcza je. Brykiet tej samej wielkości z trocin dębowych ma taką samą wagę jak z trocin sosnowych czy świerkowych. Co więcej, brykiet z trocin iglastych ma wyższą wartość kaloryczną, ponieważ drewno iglaste, niezależnie od lekkiej wagi, tak naprawdę jest bardziej kaloryczne od liściastego. Do tego jeśli porównamy polano i brykiet o tej samej objętości, to brykiet jest cięższy od drewna.

Ratingi ESG: katalizator zmian czy iluzja postępu?

Współczesny świat biznesu coraz silniej akcentuje znaczenie ESG jako wyznacznika zrównoważonego rozwoju. W tym kontekście ratingi ESG odgrywają kluczową rolę w ocenie działań firm na polu odpowiedzialności środowiskowe, społecznej i zarządzania. Ale czy są one rzeczywistym impulsem do zmian, czy raczej efektowną fasadą bez głębszego wpływu na biznesową rzeczywistość? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

Chiński model AI (DeepSeek R1) tańszy od amerykańskich a co najmniej równie dobry. Duża przecena akcji firm technologicznych w USA

Notowania największych amerykańskich firm związanych z rozwojem sztucznej inteligencji oraz jej infrastrukturą zaliczyły ostry spadek w poniedziałek, w związku z zaprezentowaniem tańszego i wydajniejszego chińskiego modelu AI, DeepSeek R1.

REKLAMA

Orzeczenie o niepełnosprawności dziecka a dokumentacja pracownicza rodzica. MRPiPS odpowiada na ważne pytania

Po co pracodawcy dostęp do całości orzeczenia o niepełnosprawności dziecka? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na wątpliwości Rzeczniczki Praw Dziecka. Problem dotyczy dokumentowania prawa do dodatkowego urlopu wychowawczego rodzica dziecka z niepełnosprawnością.

2500 zł dla nauczyciela (nie każdego) - na zakup laptopa. MEN: wnioski do 25 lutego 2025 r. Za droższy model trzeba będzie dopłacić samemu

Nauczyciele szkół ponadpodstawowych i klas I-III szkół podstawowych mogą od poniedziałku 27 stycznia 2025 r. składać wnioski o bon na zakup sprzętu w programie "Laptop dla nauczyciela" – poinformowali ministra edukacji Barbara Nowacka i wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. Na złożenie wniosków nauczyciele mają 30 dni (do 25 lutego 2025 r. – PAP), kolejne 30 dni przeznaczone będzie na ich rozpatrzenie. Bony mają być wręczane w miesiącach kwiecień-maj 2025 r., a wykorzystać je będzie można do końca 2025 roku.

REKLAMA