Podatnicy, którzy posiadają Numer Identyfikacji Podatkowej, muszą aktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym, jeśli ulegają one zmianie. Za niedopełnienie tego obowiązku grożą kary.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) podatnicy zobowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego. Zgłoszenia takiego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
Zgłoszenie identyfikacyjne
Starając się o nadanie NIP, podatnik musi złożyć do właściwego urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne, w którym musi podać ściśle określone dane. Osoby fizyczne muszą podać m.in. nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL. Przedsiębiorcy podają w takim zgłoszeniu dane bardziej szczegółowe.
Jeśli którakolwiek z danych ulega zmianie, np. wymieniamy dowód osobisty na nowy lub zmieniamy rachunek bankowy (a podaliśmy go w zgłoszeniu identyfikacyjnym), należy o tym fakcie zawiadomić organ skarbowy składając zgłoszenie aktualizacyjne. Robi się to na takim samym formularzu jak zgłoszenie identyfikacyjne, dla osób fizycznych jest to NIP-3, zaznaczając w odpowiednim kwadracie – aktualizacja.
Obowiązkowi ewidencyjnemu, a także obowiązkowi posiadania NIP, podlegają osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami. Numer podatkowy muszą także posiadać zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków, a także podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne.
Obowiązki podatników
Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Ważne jest to, że aktualizację trzeba złożyć we właściwym terminie, a nie dowolnym czasie odpowiadającym podatnikowi.
W niektórych przypadkach obowiązki aktualizacyjne mogą zostać wypełnione za podatnika za pośrednictwem innych organów. I tak np. podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika. Płatnik jest zobowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.
Również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizowania danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten zobowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.
Kary za brak aktualizacji
Niestety osoby, które zapomną o obowiązku aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP, mogą zostać ukarane. W przypadku niezłożenia aktualizacji w wyznaczonych terminach organy podatkowe wszczynają postępowanie karne skarbowe nakładając na podatnika karę przewidzianą w kodeksie karnym skarbowym. Podatnik, który nie wywiązuje się z obowiązku aktualizacji danych, podlega karze grzywny. Taką sankcję przewiduje art. 81 par. 1 pkt 1 k.k.s. W praktyce kara grzywny może być wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości najniższego miesięcznego wynagrodzenia. Aktualnie, przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 899,10 zł, kara grzywny może być wymierzona w wysokości od 89,91 zł do 17 982 zł.
4 KROKI
Jak uzyskać NIP za pośrednictwem płatnika
1 Płatnik pobiera druki z urzędu
Płatnicy są zobowiązani do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę.
Płatnicy są zobowiązani do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę.
2 Płatnik dostarcza formularz
Płatnik w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego.
Płatnik w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego.
3 Podatnik wypełnia formularz
W terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia podatnik powinien złożyć płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne.
W terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia podatnik powinien złożyć płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne.
4 Płatnik przekazuje zgłoszenie do urzędu
Płatnik jest zobowiązany przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.
Płatnik jest zobowiązany przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.
SŁOWNIK
NIP – numer identyfikacji podatkowej. Jest numerem niepowtarzalnym i jednym dla danego podmiotu, który ma go identyfikować dla celów podatkowych. Nadawany na cały okres bytu danego podmiotu lub na całe życie. NIP jest zestawem cyfr tak dobranych, iż wyklucza powtórzenie się takiej samej kombinacji dla dwóch różnych podmiotów. Podatnicy podają NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru zobowiązane są organy podatkowe lub celne.
W JAKIM TERMINIE AKTUALIZOWAĆ NIP
Podatnicy zgłoszenie aktualizacyjne składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w odpowiednich terminach:
• podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego – nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych,
• pozostali podatnicy – nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (z pewnymi zastrzeżeniami),
• podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin – wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.
KIEDY AKTUALIZOWAĆ
Przy każdej zmianie danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym należy składać w urzędzie skarbowym aktualizację NIP.
JAK AKTUALIZOWAĆ
Zgłoszenie aktualizacyjne składa się na takim samym formularzu jak zgłoszenie identyfikacyjne, zaznaczając tylko, że jest to aktualizacja.
JAKIE GROŻĄ KARY
Za niezaktualizowanie NIP grozi kara grzywny w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności najniższego miesięcznego wynagrodzenia.
Czy termin aktualizacji liczy się od zmiany danych
Prowadzę działalność gospodarczą. W roku bieżącym zamierzam zmienić miejsce zamieszkania, o czym powinienem zawiadomić m.in. organ podatkowy. Do zgłoszenia aktualizacyjnego składanego do organu podatkowego mam obowiązek dołączyć kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, w szczególności: wypis z Krajowego Rejestru Sądowego i zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON. Czy 14-dniowy termin na dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego zaczyna biec od daty zaistnienia zmiany?
Tak
Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego we właściwym urzędzie skarbowym w odpowiednim terminie. Przepisy dość precyzyjnie określają terminy aktualizacji danych od dnia zaistnienia zmiany, jednak podstawowym terminem, jaki trzeba określić, aby wypełnić obowiązki aktualizacyjne, jest właśnie termin zaistnienia zmian powodujący obowiązek aktualizacyjny. W odniesieniu do różnych danych pojęcie dzień zaistnienia zmiany może być odmiennie określany. W odniesieniu do adresu zamieszkania, jego zmiana następuje w dniu faktycznej zmiany miejsca zamieszkania, zatem ten dzień będzie traktowany jako dzień, w którym zmiana zaistniała. Aktualizacja ograniczona jest do danych objętych zgłoszeniem i tylko w tym zakresie należy dokonywać aktualizacji.
Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego we właściwym urzędzie skarbowym w odpowiednim terminie. Przepisy dość precyzyjnie określają terminy aktualizacji danych od dnia zaistnienia zmiany, jednak podstawowym terminem, jaki trzeba określić, aby wypełnić obowiązki aktualizacyjne, jest właśnie termin zaistnienia zmian powodujący obowiązek aktualizacyjny. W odniesieniu do różnych danych pojęcie dzień zaistnienia zmiany może być odmiennie określany. W odniesieniu do adresu zamieszkania, jego zmiana następuje w dniu faktycznej zmiany miejsca zamieszkania, zatem ten dzień będzie traktowany jako dzień, w którym zmiana zaistniała. Aktualizacja ograniczona jest do danych objętych zgłoszeniem i tylko w tym zakresie należy dokonywać aktualizacji.
Czy o nowym wspólniku trzeba informować
Zmieniamy wspólników w spółce jawnej. Czy taką zmianę należy podać w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP?
Tak
Ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej może być przeniesiony na inną osobę tylko wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi oraz tylko po uzyskaniu pisemnej zgody wszystkich wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W przypadku przeniesienia ogółu praw i obowiązków wspólnika na inną osobę, za zobowiązania występującego wspólnika związane z uczestnictwem w spółce osobowej i zobowiązania tej spółki osobowej odpowiadają solidarnie występujący wspólnik oraz wspólnik przystępujący do spółki.
Ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej może być przeniesiony na inną osobę tylko wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi oraz tylko po uzyskaniu pisemnej zgody wszystkich wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W przypadku przeniesienia ogółu praw i obowiązków wspólnika na inną osobę, za zobowiązania występującego wspólnika związane z uczestnictwem w spółce osobowej i zobowiązania tej spółki osobowej odpowiadają solidarnie występujący wspólnik oraz wspólnik przystępujący do spółki.
Rozwiązanie spółki należy odróżnić od wystąpienia wspólnika. To ostatnie jest zdarzeniem prawnym powodującym, że wspólnik traci swoje członkostwo w spółce, ale spółka istnieje nadal. Zatem zmiana udziałowców w spółce jawnej nie powoduje ustania bytu prawnego spółki. Pociąga jednak za sobą obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Podstawa prawna
• Art. 9 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).
Ewa Matyszewska