Postępowanie podatkowe opiera się na zasadzie pisemności. Nie oznacza to jednak, że każdą okoliczność można dowieść wyłącznie za pomocą dokumentu. Jakie znaczenie mogą mieć zeznania świadka?
Zeznania świadka mogą mieć istotne znaczenie. Często podatnik może spotkać się z żądaniami dostarczenia dokumentów, których nie zachował, albo dotyczących okoliczności, których w przeszłości nie dokumentował. Niejednokrotnie trudno znaleźć np. dokumentację dotyczącą motywów zawarcia umowy sprzed lat, ale kwestię tę mogłyby wyjaśnić osoby, które były bezpośrednio zaangażowane w jej zawarcie.
W toku postępowania można, i oczywiście należy, składać wyjaśnienia. W sensie procesowym nie są one jednak dowodem, a jedynie przedstawieniem stanowiska strony postępowania w danej kwestii. Składając wyłącznie wyjaśnienia podatnik ryzykuje, że organ podatkowy po prostu się z nimi nie zgodzi.
Inaczej ma się rzecz z zeznaniem świadka. Jest ono dowodem w sprawie. Choć, tak jak każdy dowód, zeznania świadka podlegają swobodnej ocenie organu podatkowego, to ich moc jest większa. Nie wystarczy, że organ podatkowy się z nimi nie zgodzi. Aby zaprzeczyć wynikającym z nich faktom, organ musi stwierdzić, że zeznania są niewiarygodne i wskazać, dlaczego tak uważa (np. przedstawić kontrdowody).
Dowód z zeznań świadka może być przeprowadzony na wniosek podatnika. Podatnik może wskazać, kto powinien zostać przesłuchany (np. pracownik firmy, kontrahent) i jakie okoliczności mają zostać wyjaśnione. Wykazanie inicjatywy w tej sprawie będzie często leżało w interesie kontrolowanego. Zdarza się bowiem, że organy podatkowe niechętnie podchodzą do przeprowadzania przesłuchań i preferują analizę dokumentów. Nieprzesłuchanie świadka mimo wniosku dowodowego złożonego przez podatnika może być jednak dla organu kosztowne i skutkować uchyleniem decyzji ze względu na niewyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych.
Warto wspomnieć, że przesłuchanie nie musi polegać wyłącznie na odpowiadaniu świadka na pytania pracownika organu podatkowego. Zasada czynnego udziału strony umożliwia podatnikowi i jego pełnomocnikowi zarówno obecność przy czynności przesłuchania, jak i prawo zadawania pytań. Ma to kluczowe znaczenie wtedy, gdy organ skarbowy nie wykazuje należytej aktywności w wyjaśnianiu tych kwestii, które mogłyby przemówić na korzyść podatnika.
Jako że postępowanie podatkowe opiera się na zasadzie pisemności, procesowo najważniejsze nie będzie to, co zostało powiedziane w czasie przesłuchania, a to, co pozostało zapisane w protokole przesłuchania sporządzanym przez pracownika organu podatkowego. Protokół ma w zwięzły sposób dokumentować przebieg postępowania, nie musi być zatem jego stenogramem. Tym niemniej jego zawartość ma wiernie oddawać treść zarówno odpowiedzi, jak i zadawanych pytań. Zarówno świadek, jak i wszyscy uczestnicy obecni przy przesłuchaniu przed podpisaniem protokołu starannie zapoznają się z jego treścią i mogą zgłaszać uwagi. Powinni również w toku przesłuchania pilnować, aby pytania i odpowiedzi były na bieżąco notowane.
Negatywne skojarzenia ze słowem przesłuchanie są często powodem nader ostrożnego korzystania z tego środka przez podatników. Warto jednak pamiętać, że to od podatnika w znacznej mierze zależy, czy będzie wykorzystane w sposób rozsądny i pomoże w wyjaśnieniu stanu faktycznego.
