Powołana do życia wspólnota mieszkaniowa, jak każdy podmiot gospodarczy, musi posiadać rachunek bankowy. Wyborem banku zajmuje się zwykle wybrany przez członków wspólnoty – zarząd lub firma administrująca nieruchomością.
Założenie rachunku bankowego jest dla każdego podmiotu gospodarczego obligatoryjne. Obowiązek ten dotyczy również wspólnot mieszkaniowych, które z reguły nie są nastawione na zysk. Konto bankowe wspólnoty będzie służyło do przechowywania środków pochodzących wpłat (z tytułu opłat eksploatacyjnych oraz czynszowych) od jej mieszkańców. Z rachunku tego będą realizowane również płatności na rzecz podmiotów dostarczających wspólnocie media, a także dla firmy administrującej, sprzątającej, ochroniarskiej itp. Ponadto na koncie bankowym (lub wydzielonym subkoncie) mieszkańcy wspólnoty gromadzą także środki na fundusz remontowy oraz inwestycyjny.
Koszty czy wygoda
Decydując się na założenie rachunku w konkretnym banku (czynność tę może wykonać również wybrana wcześniej firma administrująca nieruchomością), zarząd wspólnoty powinien kierować się nie tylko potencjalnymi kosztami, ale również wygodą mieszkańców.
Nie wszyscy lokatorzy korzystają z bankowości elektronicznej (przelewy przez internet). Niektórzy preferują tradycyjny sposób regulowania rachunków w okienku bankowym lub na poczcie. Pamiętać należy, że wpłaty dokonywane w oddziale banku, w którym posiadamy rachunek, są znacznie tańsze niż te zlecane w placówkach innych banków.
Nieduża odległość od oddziału banku do wspólnoty jest również istotna z punktu widzenia zarządu wspólnoty. Mimo iż aktualnie większość operacji bankowych (zlecanie przelewów, zakładanie lokat) można wykonać przez telefon lub korzystając z systemu bankowości elektronicznej, to niektóre czynności można wykonać tylko osobiście kontaktując się z bankiem.
Kolejnym istotnym aspektem wybranego rachunku bankowego są koszty najczęściej wykonywanych operacji bankowych. Zwykle banki nie posiadają specjalnej oferty dla wspólnot mieszkaniowych, tylko polecają im pakiety takie jak dla małych i średnich przedsiębiorstw. Jednak wspólnoty mieszkaniowe raczej nie są nastawione na zysk i dlatego też nie należy ich traktować jako komercyjnych podmiotów.
Przed wyborem konta warto zwrócić się do kilku okolicznych banków z prośbą o przesłanie oferty specjalnej z zaznaczeniem, że ma być ona przygotowana właśnie na potrzeby wspólnoty mieszkaniowej.
Jeżeli wystąpi sytuacja, że na jednym osiedlu każdy budynek stanowi odrębną wspólnotę, to warto wystąpić o jedną ofertę dla wszystkich wspólnot. Takie hurtowe zapytanie spowoduje, że przygotowana przez bank oferta będzie korzystniejsza.
Poza tym niektóre banki specjalizują się w przygotowywaniu tzw. ofert specjalnych. Jednak niejednokrotnie okazuje się, że tego rodzaju bardzo korzystna cenowo propozycja jest ograniczona czasowo. Oczywiście po zakończeniu okresu promocyjnego wspólnotę będzie obowiązywać regularna taryfa opłat i prowizji. I właśnie na nią należy zwrócić szczególną uwagę.
W ofercie bankowej dla podmiotów gospodarczych znajduje się zwykle wiele usług bankowych. Z niektórych z nich wspólnota nigdy nie skorzysta i dlatego też nie warto brać ich pod uwagę. Jeżeli operacje bankowe będą wykonywane przez internet, to mało istotne są koszty obsługi bankowej przez telefon lub w placówce banku. W pierwszych latach funkcjonowania wspólnoty nie będzie ona korzystała również z usług kredytowych.
Zarząd powinien skupić się przede wszystkim na kosztach związanych z następującymi usługami bankowymi:
• otwarciem i prowadzeniem rachunku bieżącego,
• opłatami za przelewy bankowe,
• wpłatami gotówkowymi na konto wspólnoty dokonywanymi w placówce banku,
• opłatami za dostęp do rachunku bankowego przez internet i (opcjonalnie) telefon.
Opłata za otwarcie konta bankowego jest pobierana jednorazowo w momencie zakładania rachunku bieżącego. Pobiera ją większość banków prowadzących konta bankowe dla podmiotów gospodarczych. Jednak w przypadku wspólnoty mieszkaniowej możliwe jest wynegocjowanie zniesienia tej opłaty.
Opłata za prowadzenie rachunku bankowego ma charakter stały i periodyczny. Bank pobiera ją w określonych w umowie terminach. Może być pobierana raz w miesiącu, np. 30 zł lub co dwa tygodnie po 15 zł. We wstępnej ofercie banki zwykle obniżają tę opłatę o 50 proc., jednak po zakończeniu promocji wspólnota płaci już pełną, określoną w taryfie opłat i prowizji stawkę.
Opłaty za przelewy
Możemy wyróżnić przelewy wewnętrzne realizowane w ramach tego samego banku oraz przelewy zewnętrzne na rachunki w innych bankach. Bardzo często przelewy wewnętrzne realizowane są bez opłat, jednak pozostałe przelewy są płatne. Koszty wykonania przelewu kształtuje się na poziomie od 0 zł (bankowość elektroniczna) do nawet 6 zł (przelew zewnętrzny złożony w placówce banku).
Koszt wykonania przelewu może być uzależniony od rodzaju rachunku bankowego, jaki posiadamy. Wspólnota mieszkaniowa wykonuje miesięcznie zwykle kilkanaście przelewów, dlatego też koszt wykonania jednego jest bardzo ważnym parametrem. Zakładając, że wykonujemy 10 przelewów w miesiącu, a bank pobiera 5 zł za wykonanie jednego, to daje to kwotę 50 zł miesięcznie czyli 600 zł rocznie. Zatem dokonując wyboru banku powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na opłatę za wykonanie przelewu. Najdroższe są przelewy zlecane bezpośrednio w oddziale banku, trochę tańsze zlecane telefonicznie, a najtańsze te, które wykonujemy korzystając z systemu bankowości elektronicznej.
W niektórych bankach możliwy jest wybór jednej z wielu dostępnych taryf. Zazwyczaj im więcej kosztuje miesięczne prowadzenie konta, tym tańsze są zlecane z niego przelewy. Decydując się na konkretną taryfę, powinniśmy przeprowadzić szczegółową kalkulację, która opcja jest najkorzystniejsza.
Koszt wpłaty gotówkowej na konto wspólnoty mieszkaniowej jest istotnym parametrem głownie dla mieszkańców, którzy zdecydują się na dokonywanie wpłat gotówkowych z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych. Zwykle banki oferują specjalne (niższe) prowizje od wpłat realizowanych na rachunki własne. Jednak praktyka pokazuje, że aktualnie większość mieszkańców dokonuje przelewów korzystając z bankowości elektronicznej we własnych bankach. Pozostali dokonują wpłat na poczcie lub w innych instytucjach finansowych. Coraz popularniejsze stają się także zlecenia stałe oraz polecenia zapłaty, dzięki którym lokatorzy nie muszą pamiętać o comiesięcznym wykonaniu przelewu lub dokonaniu wpłaty gotówkowej – wykona je za nie bank na podstawie złożonej wcześniej dyspozycji. Warto przypomnieć mieszkańcom o tych tanich i wygodnych sposobach regulowania płatności.
Pomocniczy rachunek bankowy może być przydatny w sytuacji, gdy wspólnota mieszkaniowa zechce gromadzić środki np. z funduszu remontowego lub inwestycyjnego na osobnym koncie. Nie ma takiego obowiązku, jednak posiadając fundusz remontowy na innym rachunku bez zagłębiania się w konta księgowe zarząd wspólnoty widzi, jakimi środkami na remonty lub inwestycje w danym momencie dysponuje. Banki zazwyczaj pobierają dodatkowe opłaty za prowadzenie rachunków pomocniczych, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby środki z funduszu remontowego były odkładane na lokacie bankowej. Rozwiązanie takie ma dwa plusy: założenie lokaty bankowej zazwyczaj nie jest związane z kosztami oraz znajdujące się na niej środki są znacznie wyżej oprocentowane niż te pozostające na rachunku bieżącym.
Bankowość elektroniczna
Kanał ten jest najwygodniejszy i najtańszy zarówno dla zarządu wspólnoty mieszkaniowej jak i firmy administrującej. Operacje wykonywane za jego pośrednictwem są znacznie tańsze niż zlecane bezpośrednio w oddziale banku. Jeżeli wspólnota korzysta z usług profesjonalnej firmy administrującej i nie zdecydowała się na przekazanie jej pełni praw do rachunku bankowego wspólnoty, możliwe jest zastosowanie wielostopniowej akceptacji dyspozycji bankowych. Firma administrująca (znając login i hasło do rachunku) ma do niego tylko bierny dostęp. Oznacza to, że może przeglądać historię rachunku i wprowadzać dyspozycje płatnicze, jednak bez możliwości ich akceptacji.
Do zrealizowania dyspozycji konieczna jest jej autoryzacja przez jednego z członków zarządu wspólnoty. Osoba ta dysponuje odpowiednim kluczem służącym do autoryzowania operacji bankowych. Może to być kod generowany przez token, hasło jednorazowe lub też ciąg znaków przesyłany bezpośrednio na (zdefiniowany wcześniej) telefon komórkowy. Jeżeli zależy nam na korzystaniu z systemu bankowości elektronicznej, to warto wybrać taki bank, który za udostępnienie tego kanału nie pobiera dodatkowych opłat. Jeżeli bowiem taka opłata w taryfie opłat i prowizji występuje, to można ją traktować jak wartość stałą na analogicznych zasadach jak opłatę za prowadzenie konta bankowego.
Decyzja o wyborze banku, w którym będzie prowadzony rachunek bieżący wspólnoty mieszkaniowej, powinna zostać podjęta rozważnie. Kluczowymi parametrami rachunku, na które należy zwrócić uwagę, są:, koszt operacji i prowizji bankowych, sposób dostępu do konta bankowego (np. system bankowości elektronicznej) oraz odległość banku od wspólnoty. Zmiana banku prowadzącego wspólnotowe konto jest niestety dość skomplikowana ze względu na to, iż należy poinformować o tym fakcie wszystkich mieszkańców oraz naszych kontrahentów.
