Pracodawcy muszą informować urzędy skarbowe o wypłatach na rzecz swoich pracowników oraz innych osób, którym wypłacają pieniądze. Obowiązek ten realizują wypełniając odpowiednie druki podatkowe.
Na pracodawców, którzy zatrudniają pracowników, przepisy podatkowe nakładają szereg obowiązków związanych z rozliczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych. Obliczenie, pobranie i wpłaty zaliczki na podatek nie stanowią jedynych zobowiązań, którym muszą sprostać przedsiębiorcy względem fiskusa. Nierozerwalnie z obliczeniem i wpłaceniem zaliczek podatkowych wiąże się składanie informacji o tych zdarzeniach właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. W przypadku składania formularzy podatkowych można je podzielić na te, które pracodawca jest zobowiązany składać w trakcie roku oraz te, które należy złożyć po roku podatkowym. Należy też zwrócić uwagę, że niektóre składane formularze – mimo że nie mają w swojej nazwie informacji – mają za zadanie informować organ podatkowy o wypełnieniu obowiązków podatkowych przez pracodawcę.
Deklaracja dla urzędu
Najbardziej popularnym formularzem, który składają w ciągu roku pracodawcy zatrudniający pracowników, jest deklaracja na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od łącznej kwoty dokonanych wypłat (PIT-4). Ma ona za zadanie informować organ podatkowy o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek od wypłaconych pracownikom wynagrodzeń ze stosunku pracy, ale także od wypłaconych pieniędzy z tytułu umowy zlecenia. Wykazuje się w niej zbiorczo za cały miesiąc pobrane zaliczki na podatek pomniejszone o odliczone składki na ubezpieczenie zdrowotne. Deklarację składa się co miesiąc do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę. Miejscem składania jest urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawcą nie jest osoba fizyczna tylko np. spółka z o.o. – deklarację składa się według siedziby spółki bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy pracodawca nie posiada siedziby.
Podatek zryczałtowany
Podobną w swoim charakterze do deklaracji PIT-4 jest deklaracja PIT-8A, którą składają pracodawcy z tytułów innych niż stosunek pracy. Deklaracja PIT-8A informuje organ podatkowy o pobraniu zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych wypłaconych świadczeń pieniężnych i niepieniężnych. Składana jest ona do 20 dnia miesiąca po miesiącu, w którym pobrano podatek. Jest to formularz, w którym zbiorczo wykazuje się wartość wypłaconych świadczeń. Podobnie jak przy PIT-4, składa się ją co miesiąc do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawca nie jest osobą fizyczną tylko np. spółką z o.o., deklarację składa się według siedziby spółki bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy pracodawca nie posiada siedziby. Deklarację tą składają między innymi przedsiębiorcy, którzy wypłacają świadczenia byłym pracownikom (emerytom, rencistom) lub którzy wypłacają nagrody z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagrody związane ze sprzedażą premiową.
Informacja po roku
Pracodawca sporządza również informację PIT-11 o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy uzyskanych z tytułu umowy o pracę. Właściwie jest to druk PIT-11/8B, ale poprzez odpowiednie skreślenie oznaczenia pełni rolę informacji PIT-11 lub PIT-8B. Informację PIT-11 wystawia pracodawca, który zatrudnia u siebie zarówno osoby krajowe, jak i zagraniczne. W tym przypadku pracodawca ma na jej sporządzenie czas do końca lutego następnego roku. Informacja ta stanowi dla pracownika przedsiębiorcy podstawę późniejszego rozliczenia rocznego. Dlatego pracodawca powinien sporządzić ją w trzech egzemplarzach (dla siebie, pracownika i urzędu skarbowego) i przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku gdy pracodawca zatrudnia osobę zagraniczną, informację PIT-11 przesyła do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Trzeba pamiętać, że jest to informacja imienna i powinny się w niej znaleźć dane osobowe dotyczące pracownika.
WAŻNE
W razie zaprzestania przez przedsiębiorcę prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, przekazuje on informację PIT-8B do dnia zaprzestania działalności.
Wcześniejszy PIT-11
W niektórych przypadkach pracodawca będzie musiał sporządzić informację PIT-11 w ciągu roku, nie czekając do końca lutego roku przyszłego. Stanie się to wtedy, gdy obowiązek poboru zaliczek na podatek przez pracodawcę ustał w ciągu roku. W następstwie tego zdarzenia pracodawca zobowiązany jest sporządzić informację PIT-11 i przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka.
Zlecenie za cały rok
Podobny obowiązek wypełnienia i przesłania informacji dla podatników, którzy uzyskują przychody, istnieje przy zatrudnieniu na umowę zlecenie czy o dzieło. Służy do tego wspomniany już formularz PIT-11/8B, który poprzez odpowiednie skreślenie oznaczenia stanowi informację PIT-8B. Sporządza ją przedsiębiorca, którzy korzystał z usług zleceniobiorcy i z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło wypłacał wynagrodzenie. Informację tę zleceniodawca musi przesłać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. Gdy zleceniodawca przed tym terminem zlikwiduje działalność gospodarczą, to PIT-8B musi być przekazany do dnia zaprzestania działalności.
Podobnie jak przy PIT-11, w informacji PIT-8B podaje się dane podatnika, gdyż jest to informacja imienna. Nie jest to zbiorcza informacja jak w przypadku np. deklaracji PIT-8A.
Należy pamiętać, że przedsiębiorcy nie są obowiązani do poboru zaliczek od wypłaconych należności z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, jeżeli podatnik złoży oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że w takim przypadku nie ma obowiązku sporządzania informacji PIT-8B na rzecz takich podatników, gdyż to oni – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – rozliczają zaliczki i składają comiesięczne deklaracje.
Informacja dla cudzoziemców
Nie tylko przedsiębiorcy korzystający z usług polskich zleceniobiorców muszą wypełniać i przesyłać odpowiednie formularze do urzędu skarbowego i podatnika. Również w przypadku wypłaty przychodów osobom zagranicznym z tytułu umów zlecenia należy złożyć odpowiedni formularz stanowiący imienną informację o wysokości przychodu wypłaconego osobom fizycznym niemającym miejsca zamieszkania w Polsce (IFT-1R). Przedsiębiorca przesyła tę informację podatnikowi zagranicznemu do końca lutego roku następnego po roku podatkowym oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.
Trzeba pamiętać, że na pisemny wniosek zagranicznego podatnika pracodawca jest obowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji IFT-1. Jest to druk IFT-1/IFT-1R, który poprzez odpowiednie skreślenie oznaczenia służy jako informacja roczna IFT-1R lub okresowa IFT-1. Obowiązek ten pracodawca musi wypełnić w ciągu 14 dni od dnia złożenia odpowiedniego wniosku przez zagranicznego podatnika.
Informacje dla osób zagranicznych sporządza się również, gdy na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy nie istnieje obowiązek poboru podatku. Wypłaty osobom zagranicznym m.in. przychodów z działalności wykonywanej osobiście (umów zlecenia) dokonuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.
Umowy z nierezydentami
Przedsiębiorcy, którzy zawierają umowy z podmiotami zagranicznymi (nierezydentami), muszą pamiętać o jeszcze jednym obowiązku. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są obowiązane do sporządzania i przekazywania informacji o umowach zawartych z nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego – bez wezwania przez organ podatkowy. Informacje te sporządza się i przekazuje na formularzu ORD-U, jeżeli:
• jedna ze stron tej umowy, bezpośrednio lub pośrednio, bierze udział w zarządzaniu lub kontroli drugiej strony umowy albo posiada udział w jej kapitale uprawniający do co najmniej 5 proc. wszystkich praw głosu lub
• inny podmiot, niebędący stroną umowy, równocześnie bierze udział, bezpośrednio lub pośrednio, w zarządzaniu lub kontroli podmiotów będących stronami umowy albo posiada udziały w kapitałach tych podmiotów uprawniające, w każdym z nich, do co najmniej 5 proc. wszystkich praw głosu, lub
• nierezydent, będący stroną umowy, posiada na terytorium Polski przedsiębiorstwo, oddział lub przedstawicielstwo w rozumieniu odrębnych przepisów.
W dwóch pierwszych przypadkach w informacjach uwzględnia się umowy, które zostały zawarte w roku podatkowym z tym samym nierezydentem, a suma należności albo suma zobowiązań wynikająca z tych umów przekroczyła równowartość 300 000 euro.
W trzecim przypadku w informacjach uwzględnia się umowy, w których jednorazowa wartość należności albo zobowiązań przekroczyła równowartość 5000 euro.
Informacje ORD-U sporządza się za rok podatkowy i przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na adres siedziby albo miejsce zamieszkania podmiotu sporządzającego informację, w ciągu trzech miesięcy licząc od zakończenia tego roku podatkowego.
PRZYKŁADY
• Przedsiębiorca korzystał z pracy na umowę zlecenie w okresie 25 października – 30 listopada 2005 r. W dniu 30 listopada 2005 r. zlikwidował firmę z uwagi na nieopłacalność dotychczasowej działalności gospodarczej. PIT-8B powinien sporządzić i przekazać go zleceniobiorcy do dnia zaprzestania działalności, czyli do 30 listopada 2005 r.
• Pracownik został zwolniony z pracy 14 marca 2006 r. Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca pobrał od niego w marcu 2006 r. Oznacza to, że informacja PIT-11 powinna być sporządzona i przekazana zwolnionemu pracownikowi do 15 kwietnia 2006 r.
Bogdan Świąder
bogdan.swiader@infor.pl