Nowoczesna firma może funkcjonować, wykorzystując niewiele papierowych dokumentów. Faktura sprzedaży, wniosek urlopowy czy notatka służbowa mogą być tworzone i przechowywane w systemie informatycznym.
Elektroniczne dokumenty już wkrótce mogą przebojem wedrzeć się do małych i średnich firm. Wcześniej przedsiębiorcy muszą jednak bardziej zaufać nowoczesnym technologiom.
Bez finansowych barier
Międzynarodowe korporacje już dawno zrozumiały, że posługiwanie się papierowymi dokumentami jest drogie i nieefektywne. Wdrażały więc rozwiązania umożliwiające pracę na elektronicznych dokumentach, wydając niebagatelne sumy, ze świadomością, że ta inwestycja szybko się zwróci. Dziś rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów i ich archiwizacji są dostępne finansowo dla firmy każdej wielkości, a na rynku ciągle przybywają nowi oferenci.
– Pierwsze portale były wdrażane przez duże firmy o złożonej strukturze, gdzie zarówno infrastruktura informatyczna, jak też obieg informacji, są bardzo złożone. Tam stosowanie takich rozwiązań zaczęło opłacać się najwcześniej. Jednak rozwiązania portalowe zaczynają być doceniane coraz częściej także przez średnie i małe firmy, również potrzebujące usprawnień pracy i komunikacji – mówi Paweł Jędrusik, dyrektor regionalny Epicor Scala na Polskę.
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem eliminującym w części obieg tradycyjnych dokumentów jest portal korporacyjny (intranet). Dla użytkownika jest on widoczny jako normalny serwis internetowy dostępny przy użyciu przeglądarki. Można w nim zamieszczać różnego rodzaju informacje (np. książka adresowa, ogłoszenia, informacje o prowadzonych projektach), ale też integrować usługi (np. rezerwacje sal konferencyjnych, składanie wniosków urlopowych). Coraz częściej portale korporacyjne są w pełni zintegrowane z systemami wspomagającymi zarządzanie, dzięki czemu użytkownikom są w stanie udostępnić jeszcze większą dawkę informacji. Zaletą portali jest ich łatwa dostępność przy pomocy komputera oraz wysoko rozwinięte mechanizmy personalizacji umożliwiające precyzyjne określanie zasobów dla określonego użytkownika. Dostawcy są przekonani, że wdrożenie tego typu rozwiązania to dla przedsiębiorstwa doskonała inwestycja.
– Na budowę portalu korporacyjnego decydują się te firmy i organizacje, dla których aktualna i wysokiej jakości informacja staje się ważnym i cennym dobrem. Wielkość firmy nie ma tu znaczenia – warto zacząć tworzenie portalu nawet przy niewielkiej skali biznesu i powiększać system wraz z rozszerzaniem działalności. Podstawowym celem budowy portalu jest ułatwienie wymiany wiedzy wewnątrz organizacji lub konsolidowania danych w sieci powiązanych ze sobą partnerów biznesowych. Bardziej strategiczne cele to usprawnienie pracy personelu, zwiększenie szybkości działania, lepsza informacja na temat otoczenia gospodarczego – mówi Krzysztof Wysocki z działu konsultingu Oracle Polska.
Indywidualne kalkulacje
Rozwiązania portalowe dostarczają w Polsce zarówno międzynarodowe koncerny jak SAP, Oracle czy Epicor-Scala, jak i dziesiątki polskich producentów oprogramowania, np. Matrix.pl czy Comarch. Koszty licencji, budowy i rozwoju portali dostawcy ukrywają za zasłoną konieczności kalkulacji według indywidualnych oczekiwań danego przedsiębiorstwa. W praktyce proste rozwiązanie intranetowe można wdrożyć za kilka tysięcy złotych, bardzo rozbudowane i agregujące informacje z różnych systemów informatycznych nawet za kilkaset tysięcy złotych. Koszt zakupu i wdrożenia systemu to jednak nie wszystko.
– Przy planowaniu wdrożenia portalu korporacyjnego należy zwrócić uwagę na fakt, że oprogramowanie, sprzęt i usługi nie stanowią jedynego kosztu. Ważnymi elementami kształtującymi ostateczne koszty portalu są m.in.: szkolenia dla użytkowników i administratorów, koszty wsparcia ze strony producenta i firmy wdrażającej oraz koszty rozwoju rozwiązania – mówi Paweł Szczerba, dyrektor działu rozwoju rozwiązań portalowych Matrix.pl.
Dużą popularnością cieszą się również systemy elektronicznego obiegu dokumentów oraz archiwizacji. Umożliwiają one realizację całych procesów biznesowych bez konieczności posługiwania się papierowymi dokumentami. Dzięki temu część z nich może być w pełni zautomatyzowana. Systemy takie zapewniają pełną kontrolę nad procesem, łatwą identyfikację dokumentu i naniesienia zmian. Składowanie dokumentów w elektronicznych archiwach umożliwia błyskawiczny dostęp do nich (także zdalny), łatwą dystrybucję oraz większe bezpieczeństwo. Ofensywa e-dokumentów w firmach i urzędach rozpocznie się prawdopodobnie wraz z upowszechnieniem elektronicznych faktur i podpisu.
