Aby podatnik mógł ustalić wysokość uzyskanego dochodu z działalności gospodarczej, ma obowiązek sporządzić remanent, a następnie wpisać go do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nierzetelne sporządzenie spisu z natury może doprowadzić do odrzucenia przez organy podatkowe księgi jako dowodu w postępowaniu w sprawach zobowiązań podatkowych.
Do sporządzenia spisu z natury na początek będzie konieczne ustalenie zespołu spisowego, czyli osób, które remanent przeprowadzą, spiszą go, będą za niego odpowiedzialne i podpiszą się pod nim.
Sposoby przeprowadzenia
Wpis wartości remanentu może przyjąć różne formy. Ważne, by zawierał elementy, jakie są wymagane przez obowiązujące przepisy. Najważniejsze jest to, by spis był wykonany starannie i w trwały sposób oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Ponadto spis powinien odpowiadać stanowi rzeczywistemu, a więc powinien ujmować faktyczny stan na dzień jego sporządzenia.
Spis może być sporządzony albo w formie szczegółowego wykazu składników, albo w formie kwoty zbiorczej. Spis z natury przeprowadza się w ściśle określonych sytuacjach wymienionych w przepisach.
Podatnikowi przysługuje także prawo sporządzenia spisu z natury w innych terminach. O zamiarze sporządzenia remanentu w innym terminie niż 31 grudnia oraz o dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy zobowiązani są zawiadomić, w formie pisemnej, naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia spisu.
Spis z natury podlega wpisaniu do księgi podatkowej. Należy to zrobić również wtedy, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz wtedy, gdy sporządzenie takiego spisu zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Remanent sporządzony na dzień rozpoczęcia działalności (tzw. remanent początkowy) podlega wpisaniu jako pierwsza pozycja księgi. Zapisu trzeba również dokonać wtedy, gdy na ten dzień podatnik nie posiada składników majątku objętych spisem. Wówczas wpis będzie miał treść „Na dzień... remanent początkowy wynosi 0”, będzie to tzw. remanent zerowy. W pozostałych przypadkach remanent podlega wpisaniu do księgi albo według poszczególnych rodzajów jego składników, albo w jednej pozycji kwotą zbiorczą. Wówczas szczegółowe zestawienie wszystkich składników należy przechowywać łącznie z księgą.
Składniki spisu
Aby na koniec roku podatkowego ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia, podatnik powinien ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zaewidencjonowanych (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). Kiedy ten wskaźnik zostanie ustalony, wtedy należy o jego wartości podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartości poszczególnych składników remanentu. Podatnik może także dokonać wyceny wartość materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.
Jeśli podatnik chce ustalić dochód osiągnięty w roku podatkowym, musi, po pierwsze, ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym. Po drugie, powinien ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów. Aby to zrobić, trzeba do wartości remanentu na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów), a następnie pomniejszyć o wartość remanentu sporządzonego na koniec roku podatkowego. Kwotę, która powstanie z tego obliczenia, należy następnie powiększyć o kwotę pozostałych wydatków oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów.
Następnie należy pomniejszyć wartość osiągniętego przychodu o wysokość tak ustalonych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów. Powstała w ten sposób różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.
PRZYKŁADY
Jak obliczyć dochód
• przychód – 450 000 zł
• koszty uzyskania przychodów poniesione w trakcie roku podatkowego: a) wartość remanentu na początku roku podatkowego – 50 000 zł b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów – 200 000 zł c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu – 10 000 zł d) minus wartość remanentu na koniec roku podatkowego – 40 000 zł e) plus kwota pozostałych wydatków – 70 000 zł f) minus wartość wynagrodzeń w naturze – 4000 zł; w sumie koszty uzyskania przychodu – 286 000 zł
• ustalenie dochodu osiągniętego w ciągu roku podatkowego: a) przychód – 450 000 zł b) minus koszty uzyskania przychodu – 286 000 zł dochód wynosi 164 000 zł.
Kiedy należy sporządzić spis z natury
• przed zaprowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• w razie zmiany wspólnika w spółce,
• w razie zmiany proporcji udziałów wspólników w spółce,
• w razie likwidacji działalności,
• w innych terminach po uprzednim zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego.
Ewa Matyszewska
EKSPER RADZI
Kazimierz Biernacki,
doradca podatkowy w firmie Biernacki Sp. z o.o. w Krakowie
Czy podatnicy popełniają błędy przy spisie z natury
Zagadnienia związane z przygotowaniem czynności spisowych, a także ze sposobem dokonania spisu i wyceny wartości składników majątkowych na koniec roku podatkowego nie są rzeczą prostą dla podatników prowadzących księgowość samodzielnie. Czy łatwo popełnić błąd przy sporządzaniu spisu z natury?
TAK.Podatnicy bardzo często prowadzą swoją księgowość samodzielnie, nie zatrudniając do tego ani księgowych, ani nie korzystając z usług wyspecjalizowanych biur rachunkowych. Przedstawię kilka najczęściej spotykanych błędów czy uchybień związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej, których naświetlenie może uchronić podatników samodzielnie prowadzących swoją księgowość od nieprzyjemnych konsekwencji wynikających z kontroli organów skarbowych.
Pierwszym najczęściej spotykanym błędem jest fakt, że spisy z natury nie są dokonywane w rozbiciu na poszczególne miejsca składowania, co w znaczny sposób utrudnia kontrolę prawidłowości i rzetelności dokonania spisu. Po drugie, przed sporządzeniem inwentaryzacji nie dokonuje się przeglądu składników majątkowych pod kątem ich przydatności i wartości użytkowej jako składników niepełnowartościowych. Nie sporządza się też w konsekwencji protokołów strat i ubytków naturalnych. Po trzecie, na arkuszach spisowych brakuje informacji, na jaki dzień spis został sporządzony, nienaniesione są kolejne numery poszczególnych pozycji arkuszy spisowych, nie dokonuje się zapisów końcowych, tj. w jakim terminie spis został dokonany i na jakiej pozycji spis został zakończony. Po czwarte, wartości remanentu na koniec i początek roku nie są wpisywane w księdze przychodów i rozchodów. Po piąte, wartość składników majątkowych ustalona jest w sposób nieprawidłowy, np. podane są niewłaściwe ceny lub wartości jednostkowe. Zdarza się również, że wartości jednostkowe wpisywane są w cenie brutto (razem z VAT), w sytuacji gdy podatnik jest podatnikiem VAT. Po szóste, spisy z natury sporządzone są w sposób nieczytelny, niedbały i nieodzwierciedlający stanu faktycznego składników majątkowych. Po siódme, nie jest zachowywany 14-dniowy termin ustalenia wartości remanentu. Po ósme, obowiązek sporządzenia remanentu początkowego istnieje także w przypadku zmiany formy opodatkowania z karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego na zasady ogólne. W takiej sytuacji, ze względu na brak wszystkich dokumentów zakupu, bardzo często pojawiają się problemy z ustaleniem wartości tego remanentu.
Celem uporządkowania spraw związanych z obowiązkiem przeprowadzenia okresowych lub rocznych spisów z natury podatnicy powinni posiadać stosowną instrukcję. Instrukcja taka powinna w sposób precyzyjny i wyczerpujący omawiać całość czynności, procedur, zasad czy technik stosowanych podczas inwentaryzacji. Taką instrukcję można sporządzić samemu na podstawie obowiązujących przepisów lub skorzystać z publikacji, jakie ukazują się na rynku. Warto to zrobić, aby w przyszłości nie narazić się na odrzucenie sporządzonego remanentu przez organ podatkowy.
