Jak wykorzystywać karty płatnicze w firmie

Z kart płatniczych firma korzysta na wiele sposobów. Można nią dokonywać transakcji płatniczych – płacić za towary i usługi, wybierać pieniądze z bankomatu – a także wyposażyć w nie pracowników, którzy często podróżują. Karty ułatwiają zarządzanie flotą samochodową, gdyż można nimi regulować opłaty za paliwo. Ponieważ wszelkie operacje kartami są rejestrowane, pracodawca ma możliwość kontrolowania transakcji. Ułatwia to zarządzanie finansami.

Większość kart dla przedsiębiorców jest podłączona do rachunku firmowego w banku. Bank przydziela firmie kartę debetową, która umożliwia dokonywanie płatności do wysokości stanu konta. Otrzymanie innego rodzaju karty – obciążeniowej z odroczoną płatnością – nie jest już takie proste. Jest to namiastka karty kredytowej, gdyż można dzięki niej korzystać z pieniędzy banku wówczas, gdy przedsiębiorca nie ma środków na swoim koncie. Zadłużenie po miesiącu trzeba spłacić, choć banki są coraz bardziej elastyczne i wydłużają termin oddania gotówki. Ponieważ jednak przedsiębiorca korzysta z nieswoich pieniędzy, bank przed wydaniem karty musi go sprawdzić. Dlatego na kartę obciążeniową zwykle trzeba poczekać.

Najpierw jednak należy założyć konto. Prowadzenie konta kosztuje, i to nie mało. „GP” pisała o tym w numerze 27, 8 lutego br., w dodatku Firma i klient. Założenie konta to pierwszy krok do skorzystania z usług banku. Karta płatnicza to jeden z elementów pakietu, jakie w ramach kont firmowych banki oferują przedsiębiorcom. Wybierając konto, firma dostaje go z całym dobrodziejstwem inwentarza, czyli również z kartami płatniczymi.

Ponieważ znaczenie kart płatniczych w transakcjach handlowych rośnie, warto przy wyborze konta sprawdzić, jaką kartę oferuje bank. Zwłaszcza że różnią się o­ne nie tylko ceną, ale i pakietem dodatkowych usług – ubezpieczeniem transakcji dokonywanych kartą, opłatami za płatności czy ubezpieczeniem dla ich właściciela.

Obciążeniową kartę firmową można dostać jednak również wtedy, gdy przedsiębiorstwo nie ma konta w banku wydającym kartę. Taką możliwość dopuszcza Bank Gospodarstwa Krajowego, jednak za jego kartę debetową BGK Business Officium trzeba zapłacić wówczas dwa razy więcej. Kartę bez rachunku firmowego w banku ma również Citibank Handlowy. Można ją dostać także w Pekao S.A. Banki nie wydadzą jednak tego typu karty bez gwarancji, że firma zwróci pożyczone pieniądze. Dlatego Pekao żąda od firmy nieposiadającej rachunku w jego banku gwarancji innego banku, że właściciel karty spłaci ciążący na niej dług. Natomiast jeżeli firma ma rachunek krócej niż sześć miesięcy, powinna dostarczyć opinię banku, w którym poprzednio posiadała rachunek. Wymagania są ostre: bank musi ocenić współpracę z klientem, stwierdzić, czy miał lub ma zadłużenie przeterminowane, dostarczyć informacje o obrotach na koncie za ostatnie sześć miesięcy.

Karty korporacyjne (odroczone z terminem płatności) niepodłączone do rachunku wydaje także American Express (Corprate Card Green i Gold), ale stosuje o­n nieco inną politykę. Poza dostarczeniem KRS, NIP i REGON-u, żąda od przedsiębiorcy rachunku wyników za ostatni rok.

Pożytki płynące z kart korporacyjnych są tak duże, że warto wziąć pod uwagę ich kupienie. Jeżeli przedsiębiorca nie chce zmieniać banku, w którym ma konto firmowe, ale nie jest w pełni zadowolony z jego oferty kartowej, zamiast wdawać się w kłopotliwą procedurę zmiany rachunku, lepiej po prostu wykupić karty w innej instytucji finansowej.

Na rynku panuje tak ostra konkurencja, że banki są skłonne do ustępstw. Jeżeli firma jest solidnym klientem, można negocjować. Zwłaszcza gdy przedsiębiorca potrzebuje większej liczby kart. Bank może pójść mu na rękę i na przykład obniżyć ich cenę. Można zresztą pertraktować w tej sprawie równolegle z kilkoma bankami.

Oferta dla firm staje się coraz bogatsza. Na rynku pojawiły się nawet karty kredytowe dla firm. Według informacji „GP”, ma je w tej chwili w ofercie PKO BP i BISE. Karta kredytowa PKO Euro Biznes dołączona jest do rachunku bieżącego typu Partner (bank wprowadził ją w maju ubiegłego roku). O kartę kredytową można wystąpić już po trzech miesiącach posiadania rachunku. Limit kredytowy karty może wynosić od 2 tys. zł do 25 tys. zł.

Karta kredytowa może być przydatna dla przedsiębiorcy prowadzącego każdego rodzaju firmę – małą lub dużą, handlową lub produkcyjną. Banki oferują pakiety, w których rodzaj karty może być dostosowany do typu prowadzonej działalności. Na przykład Pekao do rachunku Eurokonto Biznes dołącza dwie karty z odroczonym terminem płatności: Visa Sonata i MasterCard Preludium. Pierwsza przeznaczona jest do realizacji transakcji niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Umożliwia o­na dokonywanie płatności za towary i usługi do wysokości przyznanego limitu wspólnego dla wszystkich kart Visa Sonata lub wypłaty gotówki do wysokości dziennego limitu wypłat. Druga karta – MasterCard Preludium – służy do realizacji transakcji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Służy do regulowania płatności związanych z kosztami zagranicznych i krajowych podróży służbowych, regulowania zobowiązań wobec osób zagranicznych i krajowych oraz dokonywania wypłat gotówkowych do wysokości limitu przyznanego dla każdej karty MasterCard Preludium. Obie karty wydawane są łącznie.

Przy wyborze karty przedsiębiorca powinien brać pod uwagę wysokość opłaty za wydanie karty oraz wielkość prowizji od transakcji bezgotówkowych. Jeśli pracownicy będą często wypłacali pieniądze z bankomatów, należy zwrócić uwagę na wysokość prowizji za tę operację. To podstawowe kryteria.

Stanisław Koczot

KARTY PŁATNICZE. DLA SZEFA I WYBRANYCH PRACOWNIKÓW

Kartę firmową może otrzymać przedsiębiorca i wskazane przez niego osoby. Coraz częściej można zamówić dowolną liczbę kart. Przedsiębiorca razem z bankiem ustala dzienny limit transakcji gotówkowych i bezgotówkowych dla poszczególnych kart. Może je modyfikować, zgodnie ze zmieniającymi się zakresami obowiązków służbowych pracowników lub polityką kadrową prowadzoną przez firmę. Pozwala to na dokładną kontrolę kosztów i wydatków przedsiębiorstwa.

Najczęściej dołączane do kart usługi to pakiety ubezpieczeń. Na przykład dla karty Visa Business Electron wydawanej przez Deutsche Bank PBC w ramach umowy z Towarzystwem Ubezpieczeń i Reasekuracji Warta SA ubezpieczenie jest darmowe. Obejmuje o­no m.in. kradzież gotówki pobranej z bankomatu za pomocą karty, opóźnienia lotu i bagażu podróżnego, zwrot kosztów utraconych dokumentów i kart. Bezpłatne jest również ubezpieczenie związane z kartą Visa Business. Pod tym względem karty płatnicze przypominają karty wydawane dla klientów indywidualnych. Mają zbliżony pakiet ubezpieczeń, zwykle z poszerzonymi opcjami przydającymi się szczególnie podczas podróży. Tak jest na przykład w banku Millennium, który do biznesowej karty Visa Executive Electron dodaje ubezpieczenia zapewniające m.in. pokrycie szkód w przypadku kradzieży gotówki podjętej w bankomacie czy zniszczenia, zagubienia lub uszkodzenia produktu nabytego za pomocą karty. Do bardziej ekskluzywnej Visa Executive i VISA ExecutiveGold dodaje pakiet ubezpieczeń w podróży.

Ubezpieczenia to w tej chwili standard dla firmowych kart płatniczych. Pakiety ubezpieczeniowe – mniej lub bardziej rozbudowane – mają w swojej ofercie wszystkie duże banki wydające takie karty. Oczywiście, ich zakres różni się w zależności od typu karty: bardziej prestiżowe oferują znacznie szersze pakiety.

Ale ubezpieczenia to nie wszystko. Banki dodają do kart coraz więcej usług przydatnych szczególnie przedsiębiorcom. Na przykład w bankach PKO BP i Pekao funkcjonuje dołączany do kart firmowych program „Working in Europe” przygotowany przez MasterCard dla małych i średnich firm. Umożliwia o­n bezpłatny dostęp do pakietu, który obejmuje Przewodnik po funduszach dla małych i średnich przedsiębiorstw, ofertę rabatową (dzięki niej można korzystać z tańszych zakupów między innymi w Erze Biznes, Hewlett Packard, Masterlink czy w Orbisie) i oprogramowanie antywirusowe.

Przedsiębiorcy wyposażeni w karty firmowe korzystają także z różnego rodzaju preferencji w dokonywaniu rezerwacji hoteli, biletów lotniczych, załatwiania zleceń. American Express przygotował specjalny program dla posiadaczy kart korporacyjnych. Podzielił je na trzy kategorie: podróże służbowe i usługi biznesowe (ułatwia np. wynajem samochodów i korzystanie ze stacji napraw), dla ciebie (może być wykorzystywany zarówno w celach służbowych jak i prywatnych) oraz dla biura – obejmuje na przykład szkolenia dla firm i menedżerów. Tego typu programy pozwalają oszczędzić na kosztach podróży nawet 15 proc., oferują też różnego rodzaju upusty na towary i usługi.

Oszczędności i ułatwienia nie są tylko efektem dodatkowych programów dołączanych przez wystawców kart. Wynikają o­ne z technologii, według jakich funkcjonują karty obciążeniowe. Są to karty wypukłe, a to znaczy, że mogą być o­ne używane także w tych miejscach, gdzie nie ma elektronicznych terminali służących do ich akceptacji. Jest to szczególnie przydatne podczas podróży służbowych. Bez wypukłej karty nie można na przykład wypożyczyć samochodu. Tego typu karty mogą być też wykorzystywane do płatności za towary i usługi w internecie, chociażby za bilet lotniczy. Z tych m.in. powodów karta obciążeniowa jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla biznesu, a szczególnie dla osób często wyjeżdżających służbowo.

Dlatego karty obciążeniowe cieszą się największą popularnością wśród przedsiębiorców. O ile w przypadku klientów indywidualnych przegrywają o­ne stopniowo w konfrontacji z kartami kredytowymi, w biznesie przeżywają drugą młodość.

Przedsiębiorcom nie jest jednak łatwo je dostać. Banki najczęściej wolą klientów indywidualnych, którzy mają stałe dochody zagwarantowane umową na czas nieokreślony, niż drobnego przedsiębiorcę o trudnych do przewidzenia zyskach. Oczywiście, konkurencja na rynku finansowym rośnie, banki zmieniają więc swoja politykę i stają się coraz bardziej liberalne. Nadal jednak w wielu przypadkach przedsiębiorca, by otrzymać kartę obciążeniową, musi wykazać się wyższymi – w porównaniu z osobami indywidualnymi – dochodami. Do tego duże trudności z otrzymaniem karty może mieć osoba, która rozpoczyna działalność gospodarczą. Banki z reguły zgadzają się na wydanie karty debetowej wówczas, gdy firma działa od roku. Trzeba być też przygotowanym na dostarczenie bankowi wielu dokumentów – od określających osobowość prawną po informacje dotyczące finansów. Banki dmuchają na zimne, gdyż wydanie karty debetowej dla firmy wiąże się z większym ryzykiem – zdolność kredytowa przedsiębiorstwa podlega dużo większym wahaniom niż w przypadku osób zatrudnionych na etacie.

Stanisław Koczot

BEZPIECZEŃSTWO. LEPSZA KARTA NIŻ GOTÓWKA

Zgodnie z ustawą o elektronicznych instrumentach płatniczych w przypadku utraty karty, a przed jej zastrzeżeniem, odpowiedzialność posiadacza karty – czyli przedsiębiorcy – za nieuprawnione transakcje jest ograniczona do kwoty o równowartości 150 euro. Po zastrzeżeniu karty przedsiębiorca nie odpowiada już za żadne dokonane przez przestępców transakcje. Niektóre z banków oferują także dodatkowe ubezpieczenia, które wyłączają odpowiedzialność klienta całkowicie, czyli również do 150 euro. Ubezpieczenia te zapewniają także ochronę na wypadek rabunku gotówki wypłaconej z bankomatu. Mogą być o­ne dodatkowo płatne.

Należy jednak pamiętać, że bank odpowie za straty, jeżeli jej posiadacz zachował zasady bezpieczeństwa obowiązujące przy korzystaniu z karty. Jeżeli na przykład udostępnił kod PIN komuś innemu, pokrycie strat może okazać się problematyczne.

Bezpieczeństwo kart korporacyjnych jest wysokie, jednak należy pamiętać, że przestępstwa są w Polsce zjawiskiem coraz częstszym. Według Narodowego Banku Polskiego, w 1999 r. dokonano 10,4 tys. różnego rodzaju transakcji przestępczych przy użyciu kart płatniczych, a w 2002 r. – ponad 19,3 tys. Najczęstszymi przestępstwami kartowymi były transakcje kartami skradzionymi (48 proc. przestępstw). Duży udział w liczbie oszustw miały także transakcje kartami sfałszowanymi (18,9 proc.) i zagubionymi (18,2 proc.). Mimo podobnego udziału liczby przestępstw z użyciem kart sfałszowanych i zagubionych, wartość transakcji kartami sfałszowanymi była dwa razy większa niż zagubionymi.

Według NBP, skala przestępstw kartowych w Polsce w stosunku do ogółu transakcji kartowych, nie jest zbyt wielka, ale nie można bagatelizować tego problemu. W Polsce istnieją duże rozbieżności między danymi statystycznymi dotyczącymi przestępstw kartowych. Dlatego nie można jednoznacznie ocenić skali przestępstw dokonywanych na naszym rynku tylko na podstawie oficjalnych statystyk z centrów autoryzacyjno-rozliczeniowych. Według policji, sytuacja staje się coraz bardziej niepokojąca. Jedną z przyczyn zagrożenia tego typu przestępstwami w Polsce jest fakt, że 99,7 proc. używanych w Polsce kart to karty z paskiem magnetycznym. Tymczasem technologia ta, według ekspertów, nie jest wystarczającą ochroną przed zorganizowanymi grupami przestępczymi. Znacznie bezpieczniejsze pod tym względem są karty z mikroprocesorem, które powoli wchodzą na rynki Europy Zachodniej. Między innymi z tego właśnie powodu eksperci spodziewają się, że przestępstwa kartowe w Polsce będą dokonywane na coraz szerszą skalę. Oszuści, szukając łatwiejszych rynków, mogą skierować uwagę na państwa słabiej pod tym względem rozwinięte.

S. K.

Karty złote są adresowane do osób zajmujących najwyższe stanowiska w korporacjach. Takie karty ma w swojej ofercie każdy bank posiadający pakiet dla biznesu. W banku Millennium prestiżowe karty noszą nazwę Visa Executive i Visa Executive Gold, w Citibanku Handlowym – Citibank Visa Business Gold, w Kredyt Banku – Visa Business Gold. W Pekao zaproszenie do skorzystania z oferty Złotej Mastercard Business lub Złotej Karty Visa Business kieruje do przedsiębiorcy dyrektor jednostki banku. Jeżeli przedsiębiorca z niego skorzysta, za opłatą 400 zł rocznie otrzyma bogaty zestaw usług (m.in. z pakietem ubezpieczeniowym od następstw nieszczęśliwych wypadków w podróży) i miesięcznym limitem wydatków w wysokości 50 tys. zł.

Taki sam limit może dostać posiadacz przyznawanej przez PKO BP złotej karty MasterCard Business (jest o­na nieco tańsza od karty Pekao – kosztuje rocznie 350 zł). Złota karta American Express (Corporate Card Gold) kosztuje rocznie do 420 zł. W zamian jej właściciel otrzyma ubezpieczenie do 800 tys. zł od następstw nieszczęśliwych wypadków, pokrycie kosztów pomocy lekarskiej do 120 tys. euro, a także 5 tys. zł w razie utraty bagażu.

S.K.

Co wpływa na konkurencyjność kart płatniczych wobec gotówki? Karta płatnicza to przede wszystkim oszczędności. Przechowywanie, transport, zarządzanie gotówką generują koszty. Pieniądze, które leżą w sejfie, nie zarabiają na siebie. Pracodawca, którego pracownicy często podróżują służbowo i pobierają zaliczki gotówkowe, z pewnością doceni możliwości, jakie daje mu karta. Pracownik, który używa karty, wydaje taką kwotę, jakiej w danej chwili potrzebuje. Nie musi nosić przy sobie większej ilości gotówki ryzykując jej kradzież. Co więcej, karta daje pracodawcy pewność, że w razie konieczności pracownik ma dostęp do środków finansowych, a pracodawca – dzięki szerokiemu dostępowi do informacji o transakcjach – ma możliwość bieżącej kontroli wydatków.

Przed wyborem karty szczególną uwagę należy zwrócić na trzy kwestie: wyboru rodzaju karty, elastyczności oferty produktowej banku oraz bezpieczeństwa.

Dzieląc karty ze względu na sposób i czas obciążania rachunku, mamy do wyboru karty debetowe oraz karty z odroczonym terminem spłaty. Transakcje kartą debetową z reguły obciążają rachunek firmy natychmiast po dokonaniu transakcji.

W przypadku kart z odroczonym terminem spłaty, pracownicy firmy korzystają z limitów przyznanych przez bank (a więc z pieniędzy banku). Firmie daje to możliwość wykorzystania własnych środków do sfinansowania innych potrzeb. Transakcje rozliczane są w określonym dniu po zakończeniu z góry ustalonego, zwykle miesięcznego, cyklu rozliczeniowego. Oferta banku może być jeszcze atrakcyjniejsza, jeżeli zawiera wybór różnych długości wspomnianych cykli (np. siedmio- czy czternastodniowe) oraz różnych dat spłat. Daje to firmie większą możliwość dopasowania terminu spłaty karty do przepływów pieniężnych w firmie.

Dostosowanie oferty banku do potrzeb firmy pozwala pracodawcy na „stworzenie” karty odpowiadającej potrzebom konkretnego pracownika. Warto zwrócić uwagę, czy możliwe jest zindywidualizowanie limitu karty, limitów na transakcje gotówkowe i bezgotówkowe, jak bardzo rozbudowane są możliwości banku w zakresie przekazywania informacji o dokonanych transakcjach. Niektóre banki oferują możliwość ustawienia różnych kombinacji limitów, a także oferują wysłanie zestawienia transakcji, np. do filii firmy znajdującej się w innym mieście.

Równie ważna jest kwestia bezpieczeństwa. W przypadku utraty gotówki szansa na jej odzyskanie jest niewielka. Jeżeli natomiast pracownik firmy straci kartę, to całodobowa możliwość jej zastrzeżenia pozwala ograniczyć ryzyko nieuprawnionego użycia karty do minimum. Zdarza się jednak, iż zostanie dokonana transakcja utraconą kartą jeszcze przed jej zastrzeżeniem. Dlatego też podczas wyboru oferty banku należy zwrócić uwagę na dodatkowe ubezpieczenia od tego typu transakcji: czy są odpłatne, do jakiej kwoty firma jest ubezpieczona, ile godzin przed zastrzeżeniem karty obowiązuje ubezpieczenie.

Karty firmowe są w ofercie każdego większego banku, jednak nie oznacza to, że każda karta daje przedsiębiorcy te same możliwości. Dokładne rozpoznanie własnych potrzeb, a w razie potrzeby skorzystanie z porad pracowników wyspecjalizowanych w obsłudze firm, pozwoli na dobranie odpowiedniej karty, efektywniejsze zarządzanie własnymi pieniędzmi oraz ograniczenie kosztów.

Oprac. SK