Wrocław był pierwszym miastem w Polsce, w którym powstało lokalne biuro promocji kongresów o nazwie Convention Bureau Wrocław. Funkcjonuje ono jako fundacja i organizacja non profit, która zaprasza organizatorów konferencji, kongresów i innych spotkań biznesowych do zainteresowania się tym miastem, oferując im fachową pomoc oraz bezpłatne doradztwo przy organizacji konferencji, kongresów i podróży motywacyjnych.
Misja i działalność Fundacji są oparte na priorytetach Wrocławia i Dolnego Śląska, przede wszystkim na wzmacnianiu atrakcyjności i konkurencyjności ekonomicznej regionu poprzez promocję turystyki biznesowej. Fundacja została powołana z inicjatywy władz miejskich – przez gminę Wrocław oraz Wrocławskie Przedsiębiorstwo Hala Ludowa sp. z o.o. Chodziło o to, by wykorzystać istniejący potencjał Wrocławia, jego atrakcyjność i możliwości. Szczególną okazją do zaprezentowania miasta jako międzynarodowego centrum spotkań i miasta o szerokich możliwościach inwestycyjnych będzie zorganizowanie we Wrocławiu Międzynarodowego Forum Gospodarczego FUTURALLIA w 2006 roku – wyjaśnia Małgorzata Golak, dyrektor CBW.
Bezpłatna i fachowa pomoc CBW
Działania doradcze i organizacyjne Convention Bureau Wrocław w zakresie organizacji imprez biznesowych we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku są bezpłatne. Biuro zapewnia przygotowanie wstępnego planu imprezy i imprez towarzyszących, programu rekreacyjnego, wstępnego budżetu, rezerwację hoteli wysokiej klasy z zapleczem restauracyjnym i konferencyjnym lub obiektu konferencyjnego (możliwość imprezy w zespołach pałacowych), rezerwację miejsca imprezy (Hala Ludowa). Po za tym pomaga w wyborze personelu obsługującego (sekretariat, hostessy, tłumacze) o wysokich kompetencjach, a także zaplecza i obsługi technicznej konferencji. CBW może wziąć na siebie także promocję imprezy: przygotowanie materiałów promocyjnych czy zorganizowanie konferencji prasowych. Do usług, jakie dodatkowo oferuje biuro kongresów, należy przygotowywanie wniosków o dofinansowania, przygotowanie raportów i statystyk dotyczących udziału w wydarzeniu oraz wszelkie inne działania realizowane na życzenie zleceniodawcy imprezy. – Współpraca z nami pozwala organizatorom kongresu czy konferencji skupić się na wartościach merytorycznych wydarzenia biznesowego bez troski o sprawy organizacyjne, które są powierzane profesjonalistom. – dodaje M. Golak. Według autorów raportu o turystyce biznesowej w Polsce, dla władz miasta dobre i mające rozbudowane kontakty w branży spotkań biznesowych biuro konferencji i kongresów to prawdziwy skarb i źródło potencjalnych dochodów. Gość biznesowy przynosi średnio 500 – 700 proc. wpływów w stosunku do wpływów od przeciętnego turysty, dlatego budżet każdego convention bureau powinien być taki, żeby biuro mogło sprostać wszystkim przyjętym zadaniom. Do tej pory fundacja zrealizowała kilkadziesiąt zadań związanych z promocją Wrocławia na rynku spotkań, z których najważniejsze to zorganizowanie misji zagranicznych polskich przedsiębiorstw na Forum FUTURALLIA 2003 i 2004 oraz szeroka promocja tego forum (liczba uczestników wzrasta z roku na rok), wydanie katalogów obrazujących bazę obiektów i usług konferencyjnych oraz ich dystrybucja do ściśle określonej grupy klientów, m.in. na targach branżowych za granicą zorganizowanie we Wrocławiu wizyt studyjnych organizatorów kongresów i podróży motywacyjnych z Europy. Przeprowadzone zostały akcje promocyjno-informacyjne wśród międzynarodowych potencjalnych zleceniodawców imprez (tzw. hosted buyers). Od 2003 roku CBW jest członkiem międzynarodowego stowarzyszenia ICCA (International Congress & Convention Association), dzięki czemu posiada dostęp do bazy ponad 9 tys. zleceniodawców imprez biznesowych z całego świata. Od ub.r. CBW prowadzi statystyki imprez biznesowych (tzw. MICE) zgodne z kryteriami przyjętymi przez ICCA. Są one bardziej restrykcyjne i pozwalają na zaliczenie do kongresów tylko takich imprez, w których wzięło udział ponad 250 osób z co najmniej trzech krajów, a do konferencji tylko imprezy do 250 uczestników. Dlatego statystyki za 2004 rok wskazują nieco mniejszą liczbę odbytych we Wrocławiu spotkań w porównaniu z 2003 rokiem, kiedy na podstawie ankiet przeprowadzonych wśród hoteli i obiektów naliczono się ponad 600 spotkań biznesowych.
– W trakcie przygotowań do Europejskiego Szczytu Regionów i Miast, który odbędzie się we Wrocławiu w maju br., a także podejmując działania zmierzające do organizacji we Wrocławiu w czerwcu 2006 roku Międzynarodowego Forum Przedsiębiorców FUTURALLIA, będziemy ściśle współpracować z gminnymi biurami zajmującymi się promocją miasta na arenie międzynarodowej. Celem jest optymalizacja efektów przy jednoczesnej minimalizacji kosztów – tłumaczy Małgorzata Golak z Convention Bureau Wrocław (CBW). W planach na ten rok są warsztaty i wizyty studyjne dla organizatorów turystyki biznesowej z Europy Zachodniej z wykorzystaniem informacji o nowym połączeniu lotniczym Wrocław – Londyn. Od tego roku chcemy tworzyć i promować oferty typu incentive (podróże motywacyjne) charakterystyczne dla Wrocławia (regionalizacja oferty dla Dolnego Śląska). Z informacji podanych przez CBW wynika, że rozbudowany zostanie portal internetowy zawierający bazę obiektów i usług konferencyjnych oraz kalendarz wydarzeń wrocławskich. Poza tym kontynuowany będzie „Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów” we Wrocławiu polegający na współpracy z kołami naukowymi i organizacjami przedsiębiorców. Planowane są też prezentacje miasta na zagranicznych targach turystyki biznesowej w Europie oraz promocja wrocławskiej oferty kongresowo-konferencyjnej w międzynarodowych biuletynach i magazynach branżowych.
Przygotowania do Forum FUTURALLIA
Gros działań, które będą podejmowane przez CBW w 2005 roku, jest związane z przygotowaniami do zorganizowania we Wrocławiu XI edycji Międzynarodowego Forum Przedsiębiorców FUTURALLIA 2006, których pomysłodawcą jest Izba Przemysłu i Handlu la Vienne. Fundacja Convention Bureau Wrocław została powołana przez Urząd Miejski pierwotnie do obsługi tego przedsięwzięcia, dlatego od 2003 roku jest w Polsce głównym partnerem w organizacji misji. Forum to wydarzenie unikatowe, polegające na tym, że w ciągu dwóch dni 700–800 przedsiębiorstw z 30 krajów spotyka się w systemie „face to face”. Każdy uczestnik otrzymuje harmonogram 12 indywidualnych półgodzinnych spotkań zaplanowanych według jego sugestii, na podstawie wyboru rozmówców z katalogu zawierającego opis profilu działalności i możliwości współpracy uczestniczących firm. Każda edycja FUTURALLIA to ponad 8000 indywidualnych spotkań biznesowych. Ponadto uczestnicy mogą nieodpłatnie korzystać z pomocy specjalistów ds. rozwoju przedsiębiorstw, radców prawnych i ekspertów finansowych, ułatwiających kontakty między firmami. Wrocław będzie pierwszym miastem w Europie Środkowo-Wschodniej, któremu zostanie przyznany status organizatora tego przedsięwzięcia w 2006 roku. Doceniły to polskie środowiska gospodarcze i za tę inicjatywę Wrocław został w 2004 roku laureatem IV edycji konkursu Europrodukt w kategorii Euroinicjatywa. Dotychczasowe edycje tego forum odbywały się we Francji i w Kanadzie, a polskie firmy brały w nich udział. Misje wyjazdowe polskich przedsiębiorców objęte zostały programem dofinansowań Ministerstwa Gospodarki i Pracy. Fundacja i władze miasta są zaangażowane w przygotowania do przeprowadzenia w stolicy Dolnego Śląska w 2006 roku kolejnej edycji forum, którego prestiż i światowy charakter mają przynieść rozgłos Wrocławiowi, nadać mu rangę atrakcyjnego miasta kongresowego i pomóc przyciągać w przyszłości więcej takich spotkań oraz inwestorów do Wrocławia.
