Podatnik VAT w urzędzie skarbowym - procedury szczególne

W drugiej części tego krótkiego przewodnika po formalnościach wymaganych w urzędach skarbowych przedstawimy kilka procedur rzadziej znajdujących zastosowanie. Na koniec znajdą Państwo wskazówki, co robić, gdy urząd skarbowy nie realizuje swych zadań w terminie.

Podatnicy nieposiadający siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium kraju, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnicy VAT czynni, o których mowa w art. 96 ust. 4 ustawy o VAT, są obowiązani ustanowić przedstawiciela podatkowego (art. 15 ust. 7). Przedstawicielem podatkowym może być osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, posiadająca siedzibę na terytorium kraju, lub osoba fizyczna posiadająca stałe miejsce zamieszkania na terytorium kraju. Odpowiada o­na solidarnie z podatnikiem za zobowiązania podatkowe osoby, którą reprezentuje.

Ustanowienie przedstawiciela podatkowego ma charakter sformalizowany, przede wszystkim z uwagi na wymóg zachowania formy aktu notarialnego dla umowy o ustanowieniu przedstawiciela. Podatnicy powinni też uważać, aby umowa ta zawierała wszystkie dane zarówno przedstawiciela, jak i podatnika oraz adres przechowywania ewidencji VAT.

W wyjątkowy sposób ustawa o VAT reguluje sposób dokonywania zgłoszenia informującego o zamiarze skorzystania ze specjalnych procedur rozliczania VAT w przypadku świadczenia usług elektronicznych. Co prawda z procedury tej mogą skorzystać podmioty zagraniczne, jednak informacje o sposobie dokonywania zgłoszenia mogą się przydać i polskim podmiotom mającym partnerów z tej branży w krajach Wspólnoty. Niezwykle ciekawy i wyjątkowy jest tu sposób dokonywania zgłoszenia (za pomocą aplikacji internetowej).

Ustawa o VAT w sposób szczególny definiuje usługi elektroniczne. Przez usługi elektroniczne rozumie się usługi świadczone za pomocą Internetu lub podobnej sieci elektronicznej, których świadczenie z natury zależne jest od technologii informatycznej i z reguły usługi te są zautomatyzowane, wymagają niewielkiej interwencji człowieka oraz niemożliwe jest ich wykonanie bez wykorzystania technologii informatycznej. W szczególności usługami elektronicznymi są:

• tworzenie i utrzymywanie stron internetowych, zdalne zarządzanie programami i sprzętem,

• dostarczanie oprogramowania oraz jego uaktualnień,

• dostarczanie obrazów, tekstu i informacji oraz udostępnianie baz danych,

• dostarczanie muzyki, filmów i gier, w tym gier losowych i hazardowych, jak również przekazów o charakterze politycznym, kulturalnym, artystycznym, sportowym, naukowym i rozrywkowym oraz informacji o wydarzeniach,

• usługi kształcenia korespondencyjnego.

Do usług elektronicznych nie zalicza się natomiast usług nadawczych radiowych i telewizyjnych, chyba że program radiowy lub telewizyjny jest nadawany wyłącznie za pośrednictwem Internetu lub podobnej sieci elektronicznej, oraz usług telekomunikacyjnych.

Ustawa dopuszcza procedury szczególne dotyczące podmiotów zagranicznych świadczących na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu.

Przez podmioty zagraniczne rozumie się osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne mające siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Wspólnoty, wykonujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT na terytorium Wspólnoty, które nie zarejestrowały swojej działalności na terytorium Wspólnoty i wobec których nie powstaje wymóg identyfikacji na potrzeby VAT na terytorium państwa członkowskiego.

Przez osoby niepodlegające opodatkowaniu rozumie się osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne niebędące podatnikami VAT.

Podmioty świadczące na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu, które mają siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Wspólnoty, mogą złożyć – koniecznie drogą elektroniczną – w państwie członkowskim identyfikacji zgłoszenie informujące o zamiarze skorzystania ze specjalnych procedur rozliczania VAT od tych usług.

Możliwość wyboru opodatkowania w formie ryczałtu według stawki 3% mają podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych (PKWiU 60.22.11-00.00). Skorzystanie z tego prawa przez podatnika następuje po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym będzie stosował ryczałt. Przy takiej formie opodatkowania nie stosuje się odliczenia podatku naliczonego. Taksówkarz opodatkowany ryczałtem składa skróconą deklarację podatkową VAT-12 za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia następnego miesiąca. (Patrz tabela).

Przykład 1

Na coraz szerszy krąg podatników nakładany jest wymóg stosowania kas rejestrujących. Stosowanie ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika pośrednio z zasad funkcjonowania podatku VAT, a w szczególności zasady wzajemnej kontroli prawidłowości naliczania podatku przez kolejnych uczestników transakcji kupna-sprzedaży, będących podatnikami VAT.

W przypadku transakcji, w których nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, mechanizm samokontroli zostaje zachwiany, dlatego też funkcja kontrolna została w tych przypadkach przejęta przez kasy rejestrujące. Kasy fiskalne stanowią formę przymusu ewidencjonowania obrotu, który nie musi być dokumentowany w inny sposób. Warto przypomnieć, jak formalnie nadać numer kasie rejestrującej(Patrz tabela).

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 50% jej ceny zakupu (bez podatku od towarów i usług), nie więcej jednak niż 2500 zł (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT).

Przykład 2

• zapłacić całą należność za nabycie kasy i posiadać dowód tej zapłaty,

• przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o liczbie stanowisk kasowych w danym punkcie (obiekcie) sprzedaży detalicznej wraz z podaniem miejsca (adresu), w którym ta działalność jest prowadzona,

• dokonać rejestracji kasy we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym,

• użytkować kasę rejestrującą zgodnie z odrębnymi przepisami (rozporządzenie w sprawie warunków technicznych).

Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie. (Patrz tabela).

W przypadku rozwiązania spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej lub zaprzestania wykonywania przez podatnika – będącego osobą fizyczną i obowiązanego do zgłoszenia zaprzestania działalności naczelnikowi urzędu skarbowego – czynności podlegających opodatkowaniu, podatnik musi sporządzić spis z natury towarów na dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności (art. 14 ustawy o VAT). Podatnik ten jest obowiązany:

• sporządzić spis z natury w ciągu 14 dni, licząc od dnia rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, oraz

• zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o dokonanym spisie z natury, o ustalonej wartości i o kwocie podatku należnego – w ciągu 7 dni, licząc od dnia zakończenia spisu.

Przykład 3

Jeżeli podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, jest obowiązany zgłosić zaprzestanie działalności naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-Z. Zgodnie z art. 96 ust. 6 ustawy o VAT, na podstawie tego zgłoszenia naczelnik wykreśla go z rejestru jako podatnika VAT. W związku z tym, że numer identyfikacji podatkowej nie podlega sukcesji (poza wyjątkami dotyczącymi m.in. przekształcenia spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego), zgłoszenia o zaprzestaniu działalności w wyniku śmierci podatnika dokonuje jego następca prawny, który powinien mieć własny numer identyfikacyjny. Gdyby jednak zgłoszenia o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu nie wykonano, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla podatnika z rejestru z urzędu. Naczelnik zawiadamia podatnika o wykreśleniu, ale nie ma obowiązku zawiadomienia, jeżeli w wyniku podjętych czynności sprawdzających okaże się, że podatnik nie istnieje lub mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z nim albo jego pełnomocnikiem.

Niezwykle istotne znaczenie ma dla podatników dochowywanie terminów załatwiania spraw przez organy podatkowe. Niedochowanie terminów często bowiem wiąże się z opóźnieniem rozpoczęcia działalności czy nieotrzymaniem środków pieniężnych. Tak więc niesolidność urzędników może mieć przykre skutki dla podatnika. Załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy Ordynacji podatkowej stanowią inaczej (art. 139 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa).

Niezwłocznie (a więc w terminie krótszym niż miesiąc) powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie (art. 139 § 2 Ordynacji podatkowej). W przypadku gdy organ podatkowy nie załatwił danej sprawy w ustawowym terminie, ma obowiązek poinformowania o tym strony z podaniem przyczyn niedotrzymania terminu. Musi także wskazać nowy termin załatwienia sprawy (art. 140 § 1 Ordynacji). Ten sam obowiązek ciąży na organie podatkowym również wtedy, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu (art. 140 § 2 Ordynacji). Takie zawiadomienie powinno nastąpić w formie postanowienia.

Jeżeli urząd nie wywiązał się z obowiązku załatwienia sprawy we właściwym terminie, strona postępowania podatkowego ma prawo złożyć ponaglenie (art. 141 § 1 Ordynacji) do:

• organu podatkowego wyższego stopnia (organu odwoławczego) – a więc dla urzędów skarbowych będzie to izba skarbowa,

• ministra właściwego do spraw finansów publicznych, jeżeli sprawa nie została załatwiona przez izbę skarbową.

Jeżeli ponaglenie zostanie uznane za uzasadnione, organ podatkowy wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby podejmuje środki zapobiegające naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. (Patrz: wzór ponaglenia).

Do przestrzegania terminów ma motywować pracowników aparatu skarbowego art. 142 ustawy – Ordynacja podatkowa. Na jego podstawie pracownik organu podatkowego, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie powiadomił strony postępowania podatkowego o niedotrzymaniu terminu załatwienia sprawy oraz nie wyznaczył nowego terminu albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym zgodnie z art. 141 § 2 ustawy – podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej przepisami prawa.

Niezałatwienie sprawy w jednym z podanych terminów uprawnia zainteresowanego także do złożenia skargi (zażalenia) na bezczynność organu. Zażalenie takie składa się zawsze do organu wyższej instancji. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw (art. 227 k.p.a.).

Uprawnienie strony postępowania podatkowego do złożenia skargi może być realizowane w stosunku do każdego organu podatkowego. A zatem na bezczynność urzędu skarbowego strona będzie mogła złożyć skargę bezpośrednio do właściwej izby skarbowej, a w przypadku bezczynności izby skarbowej – bezpośrednio do Ministra Finansów.

Po wyczerpaniu środków przewidzianych przepisami Ordynacji, służących wyegzekwowaniu załatwienia sprawy, podatnik może skierować sprawę na drogę postępowania sądowo-administracyjnego. Oznacza to możliwość złożenia skargi na bezczynność organu podatkowego do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Skargę w formie pisma procesowego wnosi się do sądu za pośrednictwem organu, który popadł w zwłokę (art. 54 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Organ ten przekazuje skargę do sądu wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia. Jeśli tego nie uczyni, to sąd na wniosek skarżącego może orzec o wymierzeniu temu organowi grzywny w wysokości do dziesięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Zasady składania skargi na bezczynność normuje ustawa – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Sławomir Biliński