Siedziba biura rachunkowego. Jak wybrać, jak urządzić, co jest ważne? Własny lokal czy wynajęty?

Biuro rachunkowe w mieszkaniu

To była moja pierwsza decyzja. Trzecie piętro w typowym bloku osiedlowym w typowym miejskim osiedlu. Do pracy przeznaczyłam jeden pokój na końcu długiego korytarza. Nie było wówczas internetu, nie było telefonów komórkowych, więc wszystko opierało się na ustalonych schematach działania. Klienci dzwonili domofonem i wdrapywali się na trzecie piętro bez windy, ale nikt nie narzekał. Kontakt telefoniczny na domowy numer telefonu początkowo nie był uciążliwy, ale gdy coraz częściej zdarzały się telefony wieczorami i w weekendy, to powoli stawało się męczące zarówno dla mnie, jak i dla pozostałych domowników. Do tego wędrówki klientów po mieszkaniu podczas gotowania obiadu, podczas innych domowych czynności sprawiały, że coraz częściej myślałam o wyprowadzeniu biura z mieszkania.

W początkowej fazie prowadzenia biura warto rozważyć prowadzenie biznesu z własnego mieszkania. Wydzielone pomieszczenie zapewnia komfort pracy i pozwala na oszczędne gospodarowanie pierwszymi wpływami. Niewątpliwą zaletą prowadzenia biura rachunkowego w domu jest możliwość elastycznego dopasowania czasu pracy do nakładu pracy i niemarnowanie go na dojście lub dojazd do biura. Biuro w mieszkaniu jest też dobrym rozwiązaniem dla młodej mamy, bo pozwala łączyć pracę zawodową z osobistą opieką nad dzieckiem.

W dobie internetu z powodzeniem można prowadzić biuro rachunkowe w mieszkaniu nie tylko na początku działalności. Dokumenty i informacje z nimi związane mogą być dostarczane elektronicznie, spotkania biznesowe w formie on-line, a pracownicy mogą pracować zdalnie.

Podobnie jest z prowadzeniem biura rachunkowego w domu jednorodzinnym. W tym przypadku możemy sobie pozwolić na przeznaczenie większej powierzchni na cele biurowe, a osobne wejście do części biurowej komfortowo oddzieli je od części prywatnej. W domu może funkcjonować całkiem spore biuro rachunkowe.

Lokal biurowy

Lokal biurowy jest miejscem spotkań biznesowych, dlatego powinien być reprezentatywny i funkcjonalnie urządzony. Posiadanie lokalu biurowego dodaje prestiżu i jest wizytówką biura rachunkowego, nawet jednoosobowego. To podstawowa zaleta lokalu biurowego. Niebagatelne jest też wyraźne oddzielenie spraw osobistych od zawodowych.

Biuro rachunkowe zatrudniające pracowników potrzebuje większej liczby pokoi. Zdarza się, że zbyt małe pokoje lub panująca w nich ciasnota wywołują spięcia w zespołach. Dlatego w miarę rozwoju działalności powierzchnia biura powinna się rozrastać, aby zapewnić komfortowe warunki pracy. Praca w osobnych pokojach zapewnia możliwość skupienia się na wykonywanych zadaniach, a właściciel biura łatwo może koordynować całość, chociaż nie ogarnia wzrokiem całości. Klienci biura mogą swobodnie wchodzić do pokoju, w którym pracuje "ich" księgowy. Nawiązują się relacje klient-pracownik.

Kilka lokalizacji

Zdarzają się rozwiązania polegające na prowadzeniu biura rachunkowego w kilku lokalizacjach jednocześnie. Dzieje się tak wówczas, gdy nie ma możliwości powiększania powierzchni w jednym budynku. Właściciel biura, który zastosuje to rozwiązanie, musi liczyć się z tym, że będzie zmuszony do częstej zmiany miejsca swojej pracy. Prowadzenie kilku małych biur w różnych lokalizacjach jest wyzwaniem organizacyjnym do ogarnięcia, ale w znacznym stopniu skomplikowanym dla jednej osoby.

Jedno duże biuro

Jedno duże biuro wydawać by się mogło idealne. Przestronne pokoje dla zespołów księgowych i kadrowych, sala konferencyjna, gabinet szefa i dział administracji/sekretariat. Wszystko w jednym miejscu znacznie ułatwia zarządzanie, prowadzenie szkoleń pracowników, spotkań z klientami i ogólną komunikację.

Open space

Odmiennym rozwiązaniem jest praca w jednym dużym pomieszczeniu, tzw. open space. Na dużej otwartej przestrzeni zmieści się więcej biurek. Takie rozwiązanie może mieć sporo zalet. Przede wszystkim właściciel/kierownik biura pracujący razem z zespołem ze swojego miejsca może swobodnie obserwować jego pracę, a zespół ma właściciela/kierownika biura na wyciągnięcie ręki. Obieg dokumentów i informacji jest prostszy, a współpraca efektywniejsza, ponieważ w pracy na otwartej przestrzeni częściej dochodzi do wymiany myśli i spostrzeżeń. Przestrzeń jednakowa dla wszystkich pracowników uniemożliwia izolację, ułatwia też nawiązywanie znajomości i budowanie relacji między nimi.

Taka forma pracy ma jednak swoje wady, choćby tak prozaiczne, jak ustawienie optymalnej temperatury w pomieszczeniu. Gdy jedni wolą, aby było chłodniej, drudzy skarżą się, że marzną, i odwrotnie. Stukot otwieranych i zamykanych drzwi wejściowych, odgłosy stukania w klawiatury, dzwoniące telefony czy głośne rozmowy są niepożądanym rozpraszaczem utrudniającym skupienie się na wykonywanej pracy. Klienci zaś mogą skarżyć się na brak wydzielonego miejsca na rozmowy w tematach, których nie chcieliby poruszać w obecności zespołu i innych klientów.

Wybór lokalizacji biura

Lokalizacja biura rachunkowego w centrum miasta lub bliskości urzędu skarbowego dodaje prestiżu i jest dobrze odbierana przez klientów. Klienci biura przy okazji załatwiania innych swoich spraw mają możliwość wstąpienia do biura. Niemniej od czasów pandemii częstotliwość takich przypadkowych wizyt została w znaczący sposób ograniczona. Klienci wolą umówić się na wizytę w konkretnym terminie, często zdalnie, co znacznie oszczędza czas.

Dlatego lokalizacja biura w ścisłym centrum miasta nie ma już tak dużego znaczenia, ponieważ w czasach dynamicznego rozwoju technologii, co przekłada się na wymianę dokumentów i informacji przez internet, biuro rachunkowe zlokalizowane może być dosłownie wszędzie - w dzielnicy przemysłowej, w miejskiej "sypialni", w małym miasteczku czy na wsi. Zaciera się powoli rejonizacja świadczenia usług księgowych. Dziś jest tak, że każde biuro może świadczyć usługi klientowi z odległego zakątka kraju.

Lokal własny czy wynajęty?

Jest jeszcze jedna ważna kwestia związana z lokalem biura rachunkowego, a mianowicie podjęcie decyzji o prowadzeniu działalności w wynajętym czy własnym lokalu.

Właściciel biura rachunkowego, które krótko działa na rynku, nie ma jeszcze pewności, czy będzie stabilnie działać w dłuższej perspektywie, powinien więc rozważyć wynajmowanie powierzchni biurowej. Być może trzeba będzie zamknąć działalność albo przenieść ją w inne miejsce, bo biznes się rozwinie. W przypadku posiadania lokalu na własność kłopotliwa, kosztowna i czasochłonna jest zmiana lokalizacji.

Natomiast właściciel biura rachunkowego będącego stabilnym biznesem może zainwestować w zakup bądź wybudowanie nieruchomości przeznaczonej wyłącznie na cele prowadzonej działalności. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość organizacji przestrzeni dopasowanej do potrzeb stabilnego działania w długim okresie.

Modele pracy biur rachunkowych

Podczas prowadzenia działalności wielokrotnie zmieniałam siedzibę biura rachunkowego. Dziś pewnie nie pomyślałabym o zmianie lokalizacji, lecz bardziej o zmianie systemu pracy na hybrydowy i pracę zdalną, która pojawiła się podczas pandemii i szybko zyskała uznanie ze względu na dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Praca zdalna w niektórych biurach rachunkowych stała się standardem, a pracownicy chwalą sobie możliwość godzenia obowiązków domowych ze służbowymi, brak konieczności dojeżdżania do pracy czy dużą elastyczność w planowaniu czasu własnego. Wśród właścicieli biur rachunkowych są tacy, którzy również widzą korzyści i np. przy założeniu, że cały zespół przejdzie na pracę zdalną, mogą całkowicie zrezygnować z utrzymywania powierzchni lokalowej lub ją znacznie zmniejszyć, co umożliwia hybrydowy system pracy.

Co myślą na temat metod pracy w biurze rachunkowym ich właściciele? Ich opinie przedstawia schemat 8.

Schemat 8. Modele pracy biur rachunkowych

Na pytanie, jaki jest obecnie model pracy Twojego biura rachunkowego, odpowiedziały 123 osoby. Wśród nich 41,5% opowiedziało się za pracą wyłącznie w trybie stacjonarnym. 50,4% ankietowanych stwierdziło, że stosują tryb hybrydowy, a 8,1% zdalny, co oznacza, że większość, bo 58,5%, biur rachunkowych w organizacji swojej pracy wykorzystuje pracę zdalną.

Moje drugie pytanie dotyczyło wizji modelu pracy w niedalekiej przyszłości, czyli za rok.

Schemat 9. Wizja zmiany modelu pracy w biurze rachunkowym

I co się okazało? Zdecydowanie wzrosła, do poziomu 11,4%, liczba właścicieli biur planujących wprowadzenie wyłącznie zdalnego trybu pracy biura rachunkowego, jak również wzrósł do 56,1% poziom pracy hybrydowej. Oznacza to, że znakomita większość, bo 67,5%, biur rachunkowych w organizacji swojej pracy wykorzystuje pracę zdalną. Decyzja o pracy wyłącznie stacjonarnej zmniejszyła się do 32,5%.

Mniejsze biuro, większy zysk

Analizując pracę biura na przestrzeni lat zauważyłam pewną prawidłowość. Wielkość biura, czyli liczba klientów, nie przekładała się bezpośrednio na jego rentowność. Wszystkie zmiany, jakich dokonywałam, dotyczyły tylko logistyki i nie przekładały się na zysk. Postanowiłam to zmienić. Już nie chciałam mieć wielu klientów, wielu pracowników i wiele problemów. Przyszedł czas na kolejną zmianę. Tym razem finansową.

Postanowiłam tak zorganizować pracę biura, aby przy minimum nakładów osiągnąć maksimum korzyści. Miałam świadomość, że do realizacji tego celu potrzebuję odpowiednich procedur, które pomogą mi w organizacji pracy biura, a w konsekwencji pozwolą na redukcję nierentownych klientów i nieefektywnych pracowników. Utworzyłam karty pracy, na których każdy pracownik, każdego dnia miał obowiązek zapisania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy nad konkretnym zadaniem.

Analizowanie kart było żmudne i czasochłonne, ale w efekcie pozwoliło na wyłonienie szeregu czynności, które wykonywane były niepotrzebnie.

Przyszedł czas na analizę rentowności klientów. I tutaj analiza zapisów czasu trwania konkretnych zadań zapisanych w kartach pracy przełożyła się na wyłonienie nierentownych klientów, którzy zlecali dużo dodatkowych zadań w ramach zawartej umowy z biurem i tym samym czas obsługi był znacznie dłuższy niż pozostałych. Konieczne stało się podjęcie kolejnej decyzji dotyczącej rozwiązania umów lub wprowadzenia opłat dodatkowych. W praktyce stosowałam je wymiennie.

Duża powierzchnia biurowa nie była już potrzebna. Poszukiwanie nowego lokalu użytkowego w tej samej lokalizacji zakończyło się sukcesem. Podobnie jak poprzednio postawiłam na duży sekretariat, który jest centrum obsługi klienta. Dwa stanowiska pracowników administracji i ogromny kancelaryjny stół z krzesłami stanowią przyjazne miejsce spotkań pracowników biura z klientami. Do mojego przestronnego gabinetu zapraszam klientów wyłącznie na ważne indywidualne rozmowy umówione na konkretny termin. Pracownicy pracują w pokojach, do których wstęp mają wyłącznie oni, co pozytywnie wpływa na komfort pracy i bezpieczeństwo danych.

Aranżacja biura rachunkowego

Pomysłowo i estetycznie urządzone wnętrze to wizytówka każdego biura rachunkowego przyciągająca nowych klientów oraz wspomagająca utrzymywanie długotrwałych relacji z już współpracującymi przedsiębiorcami. Profesjonalnie urządzone miejsce pracy sprzyja skupieniu uwagi i ogólnie wpływa na komfort pracy. Dlatego warto postarać się o przemyślaną aranżację z uwzględnieniem podstawowych stref: klienta i pracowników.

Strefa klienta powinna być przemyślana i urządzona tak, aby zapewniała komfort, jeśli chodzi o wygodę, ale również poufność wymiany informacji i dokumentów. W zależności od potrzeb i możliwości może to być przestronna sala z dużym stołem konferencyjnym i krzesłami bądź niewielkim stolikiem kawowym z miękkimi fotelami lub sofami. Ważne, aby strefa klienta odgrywała podstawową rolę i pomagała w tworzeniu atmosfery zaufania.

Czasami jest potrzeba zapewnienia klientowi większej poufności i wówczas możemy zaprosić go do gabinetu szefa biura, który też powinien znajdować się w strefie klienta. Eleganckie meble i ciekawe dodatki w gabinecie najważniejszej osoby w biurze podnoszą prestiż i stanowią ważny element reprezentacyjny.

Strefa pracownika to wyodrębniona sala lub oddzielne pokoje, do których wstęp mają tylko pracownicy. Znajdują się w niej szafy i regały na dokumenty, służące do przechowywania i segregowania dużej ilości papierowych dokumentów pomimo postępującej cyfryzacji.

Fotele dla pracowników powinny być komfortowe i ergonomiczne, aby pozwalały na dłuższą pracę bez uczucia zmęczenia w wygodnej pozycji. Oprócz wygodnych foteli w biurach rachunkowych pojawiają się inne sprzęty do siedzenia, takie jak np. piłki rehabilitacyjne lub nowoczesne klękosiady, czyli klęczniki do biurka, pozwalające od czasu do czasu na zmianę pozycji.

Niebagatelną rolę na stanowisku pracy odgrywają biurka. Powinny być stabilne i na tyle duże, aby pozwalały na rozłożenie wszystkich niezbędnych do pracy dokumentów i narzędzi oraz schowania ich po zakończeniu pracy.

Dobrze sprawdzają się stoły rozkładane i składane w miarę potrzeby, ale wówczas należy pomyśleć o ustawieniu dodatkowych kontenerów na przybory i narzędzia potrzebne w trakcie pracy.

Taki kontener przyda się również, gdy wyposażymy strefę pracowników w biurka regulowane elektrycznie, które zdobywają coraz większą popularność. Biurka te umożliwiają szybką zmianę wysokości blatu i dopasowanie jej do każdego pracownika w pozycji zarówno siedzącej, jak i stojącej. Zmiana pozycji z siedzącej na stojącą, i odwrotnie, odciąża kręgosłup, poprawia krążenie i pozytywnie wpływa nie tylko na samopoczucie, ale też na zdrowie.

W strefie pracownika powinno być też zaplecze socjalne, w którym znajdzie się wygodne miejsce do siedzenia, stolik oraz mały aneks kuchenny ze zlewem, lodówką i mikrofalówką, ekspresem do kawy i dystrybutorem wody. Jeśli jest więcej miejsca, można pomyśleć o kąciku do relaksu.

Autor: Elżbieta Krywko
● doradca podatkowy nr 05830,
● dyrektor zarządzający biurem rachunkowym od 1995 r.,
● mentor i trener biznesu,
● autorka:
- systemu organizacji pracy biura rachunkowego Ordynatka,
- systemu organizacji dokumentów Ordynatka,
- systemu wczesnego ostrzegania przed trudnymi klientami Podpadziochy,
● organizatorka spotkań integracyjnych właścicieli biur rachunkowych w Olsztynie,
● założycielka grupy "Biuro rachunkowe od kuchni - zarządzanie BR".

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: "Zarządzanie biurem rachunkowym. Pozyskanie i utrzymanie klienta, zarządzanie, nowe technologie".