Właściciele firm, którzy podpisali umowę z biurem rachunkowym są zobowiązani do powiadomienia o tym fakcie Urzędu Skarbowego. Mają na to 7 dni od dnia podpisania umowy.
Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg przez biuro rachunkowe powinien złożyć podatnik (np. sam przedsiębiorca lub zarząd spółki), jednak coraz częściej obowiązek ten biorą na siebie biura rachunkowe (w imieniu podatników). Informacja o której mowa powinna zawierać m.in.: nazwę, adres i NIP biura rachunkowego, datę podpisania umowy oraz adres przechowywania dokumentacji księgowej podatnika.
Koszty w PIT i CIT 2017 - limit płatności gotówkowych
Odpowiedzialność za błędy
Fakt, że podpisano umowę z biurem rachunkowym o obsługę księgową nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności względem urzędu skarbowego.
Do najczęstszych błędów księgowych należą np. zawyżenie nadwyżki w VAT, zaniżenie zobowiązania podatkowego, nieprawidłowe ujęcie przychodu/kosztu do danego okresu księgowego.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Przede wszystkim, biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swojego usługobiorcy oraz nieterminowe jego uregulowanie. To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową. Trudno bowiem jest, aby biuro rachunkowe ponosiło odpowiedzialność za nieprawidłowe wyliczenie zobowiązania podatkowego jeśli właściciel formy nie przekazuje do biura wszystkich dokumentów.
Ponadto, przedsiębiorca jako osoba fizyczna ryzykuje całym swoim majątkiem – również prywatnym, jeżeli wskutek nieuregulowanych zobowiązań podatkowych dojdzie do egzekucji. W umowach o usługi księgowe często można spotkać się z zapisami że to biuro rachunkowe ponosi pełną odpowiedzialność za błędy w rozliczeniach. Nie zmienia to jednak zasad odpowiedzialności, tak więc taki zapis nie jest uważany za wiążący z punktu widzenia Urzędu Skarbowego.
Umowny zapis o przeniesieniu odpowiedzialności za błędy w rozliczeniach na biuro rachunkowe nie jest uważany przez fiskusa za wiążący!
Powyższy „czarny” scenariusz nie oznacza, że biuro rachunkowe zupełnie nie ponosi żadnej odpowiedzialności za niesolidne wypełnianie obowiązków względem klienta.
Jeżeli dojdzie do zaistnienia szkody w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości, przedsiębiorca może dochodzić swoich roszczeń w formie odszkodowania na drodze cywilnej. Podstawa prawna wniesienia pozwu cywilnego to art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. u. Z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami). Przepis ten obliguje do zrekompensowania szkody która wynikła z niewykonania zobowiązania, lub wykonania go w sposób nienależyty. Wyjątkiem jest następstwo okoliczności, za które dłużnik (czyli w tym przypadku biuro rachunkowe) nie ponosi odpowiedzialności.
Odszkodowanie
Przedsiębiorca ubiegający się o odszkodowanie od biura rachunkowego musi wskazać popełnione błędy oraz wykazać związek między nieprawidłowościami a poniesionymi stratami. Powinno się określić zakres świadczonych usług oraz obowiązki obu stron umowy o usługi księgowe.
Warto jest określić sposób w jaki potwierdza się wpływ dokumentów księgowych do biura rachunkowego. Dobre biura rachunkowe posiadają elektroniczną platformę wpływu dokumentów którą z biegiem czasu się archiwizuje, a która jest bardzo pomocna w późniejszym dochodzeniu swoich racji. Jeśli już dojdzie to sprawy sądowej, należy przygotować się na czasochłonny i zawiły proces.
Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.
Ubezpieczenie OC biur rachunkowych
Podpisując umowę z biurem rachunkowym należy zwrócić szczególną uwagę na polisy ubezpieczeniowe które zawarło wybrane przez nas biuro rachunkowe. Biura rachunkowe najczęściej posiadają tylko jedną polisę ubezpieczenia OC, która dotyczy tylko ksiąg handlowych, czyli pełnej księgowości na której rozlicza się tylko mała część przedsiębiorców. Co za tym idzie, taka polisa nie dotyczy osób rozliczających się na ryczałcie lub KPIR, a już zupełnie nie ma nic wspólnego ze szkodą która dotyczyłaby rozliczeń pracowniczych. Odszkodowanie za szkody objęte ubezpieczeniem jest wypłacane z zakładu ubezpieczeń.
Każde biuro rachunkowe zobowiązane jest posiadać ubezpieczenie OC, zgodnie z przedmiotem swojej działalności. Oczywiście biuro powinno udostępniać potwierdzenia zawarcia umów ubezpieczeniowych (polisy) do wglądu dla osób zainteresowanych, przede wszystkim tych nieobowiązkowych, które dotyczą największej grupy klientów, tzn. od kadr i płac, KPIR i ryczałtów. Ponieważ te trzy ubezpieczenia są nieobowiązkowe, biura rachunkowe dla oszczędności ich nie zawierają.
Mały przedsiębiorca powinien zwracać uwagę przede wszystkim na ubezpieczenie biur rachunkowych od kadr i płac, KPIR i ryczałtów ponieważ te go dotyczą, a bez nich nie ma co liczyć na wypłatę odszkodowania.
Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts
Minimalna suma ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, zależy od wykonywanych czynności przez biuro rachunkowe i przedstawia się następująco:
- 5.000,00 euro wykonywanie wyłącznie czynności doradztwa podatkowego
- 10.000,00 euro wykonywanie wyłącznie czynności usługowego prowadzania ksiąg rachunkowych
- 15.000,00 euro wykonywanie czynności doradztwa podatkowego i usługowego prowadzania ksiąg rachunkowych.
Kwoty, o których mowa wyżej, przeliczane są przy zastosowaniu średniego kursu euro, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta. Zgodnie z tabelą NBP nr 001/A/NBP/2016 z dnia 2016-01-04 w roku 2016 sumy o których powyżej wynoszą odpowiednio: 21.467,50 zł, 42.935,00 zł, 64.402,50 zł.
PODSUMOWANIE
Zlecenie biuru rachunkowemu prowadzenia księgowości nie jest sposobem na uniknięcie odpowiedzialności podatkowej za skutki błędów w rozliczeniach. Biuro może jednak być zobligowane do zapłaty odszkodowania za szkody spowodowane swoją niestarannością. Biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność tzw. sprawczą. W prawie cywilnym biuro odpowiada za swoje czynności jeśli nie dołożyło wszelkiej staranności do swojej pracy. Nie odpowiada natomiast za merytoryczną treść, za to odpowiada wciąż zleceniodawca usługi. Biuro księgowe nie ma obowiązku kontrolowania autentyczności faktur oraz czy dokumentują one faktyczny przebieg zdarzeń w firmie. Wszystkie powyższe niejasności są zawarte w przepisach prawa cywilnego oraz kodeksie karnym skarbowym.
Monika Białobrzewska