Czym jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych - definicja

Zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości, tj.:
- prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sporządzania sprawozdań finansowych;
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.

Kto może prowadzić działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność karna w ustawie o rachunkowości (rozdział 9)

W rozdziale 9 ustawy o rachunkowości znajdują się przepisy określające zasady odpowiedzialności karnej za czyny z zakresu rachunkowości zabronione pod groźbą kary grzywny, kary ograniczenia wolności, czy nawet pozbawienia wolności.

Na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Na podstawie art. 78 ust. 1 ustawy o rachunkowości, biegły rewident, który sporządza niezgodną ze stanem faktycznym opinię o sprawozdaniu finansowym i stanowiących podstawę jego sporządzenia księgach rachunkowych jednostki lub sytuacji finansowo-majątkowej tej jednostki, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy:

1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,

3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,

4a) nie zamieszcza na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5 ustawy o rachunkowości,

5) nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy o rachunkowości,

6) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości,

7) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości,

8) rozwiązuje umowę o badanie sprawozdania finansowego, bez uzasadnionej podstawy, lub nie informuje Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego, a w odpowiednich przypadkach – Komisji Nadzoru Finansowego, o rozwiązaniu tej umowy,

9) zawiera z firmą audytorską umowę o badanie ustawowe w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, na okres krótszy niż dwa lata,

10) stosuje klauzule umowne, o których mowa w art. 66 ust. 5a ustawy o rachunkowości

– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przepis art. 76h ustawy o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością.

Obowiązek ten nie dotyczy jednak biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych (będących przedsiębiorcami), jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Minister Finansów określił w rozporządzeniu z 6 listopada 2014 r. (Dz.U. 2014 poz. 1616) szczegółowy zakres ubezpieczenia obowiązkowego przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną. Przepisy tego rozporządzenia stosuje się do umów ubezpieczenia zawartych od dnia wejścia w życie rozporządzenia- tj. od 19 stycznia 2015 r.

Zakres ubezpieczenia OC

Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością.

Ubezpieczenie OC nie obejmuje szkód:

1) polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;

2) wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;

3) polegających na zapłacie kar umownych;

4) powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

3. Ubezpieczenie OC obejmuje wszystkie szkody w zakresie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2, bez możliwości umownego ograniczenia przez zakład ubezpieczeń wypłaty odszkodowań.

Powstanie obowiązku ubezpieczenia OC

Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro. Kwota ta jest ustalana przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Ważne!
Od 10 sierpnia 2014 r. każdy zainteresowany, który ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz spełni wymóg niekaralności, a także posiada polisę OC może prowadzić działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tym samym posiadanie certyfikatu księgowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest już wymagane.

Biuletyn Głównego Księgowego - wersja internetowa