Outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów

Rozmowa z: Wojciechem Kryńskim, Prezesem Zarządu Ground Frost Sp. z o.o. oraz Ground Frost Outsourcing Sp. z o.o.

Jaki był rok 2023 dla outsourcingu księgowości. „Moda” na korzystanie z takich usług przez firmy chyba nieco przygasła?

Nie do końca  tak jest. Po prostu skończyły się proste oszczędności z tytułu „wypchnięcia” księgowości poza organizację – w domyśle – do ludzi, którzy mniej płacą swoim pracownikom. To nie działa z kilku powodów – po pierwsze: jest coraz więcej regulacji, więc ludzie, którzy to wszystko ogarniają, nie są już specjalnie tani, a po drugie: Anglicy mają piękne powiedzenie „you pay peanuts, you get monkeys”…

To na czym może dziś polegać outsourcing usług księgowych? Czy skorzystanie z takiego rozwiązania może rzeczywiście polepszyć sytuację firmy?

Dziś outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów. 

Problemy z księgowością w spółkach biorą się zwykle z tego, że księgowość jest traktowana jako „zło konieczne”, bo trzeba naliczyć podatki,  zrobić sprawozdanie finansowe, itp. Co miesiąc przydałoby się również  przygotowywać raporty zarządcze – ale przecież to musi być proste do zrobienia! Innymi słowy – księgowość nie jest traktowana jako ta część, która generuje zyski dla firmy, tylko ta, która je konsumuje – jako centrum kosztów, które zawsze chce za dużo. „No przecież te parę faktur odpowiednio ująć, to by nawet mój kot potrafił!”.

W rezultacie działy księgowe są zawsze niedoinwestowane – albo jest w nich za mało osób, co nie pozwala na specjalizację, albo są zatrudniane osoby bez doświadczenia, bo są tanie, a później i tak nie ma komu ich szkolić, bo ciągle jest za dużo pracy do wykonania. 

A to nie jest prosta działka! Pomijając ciągle zmieniające się regulacje (podatkowe, rachunkowe, a jeżeli spółka raportuje zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, dochodzą kolejne), wszystkie informacje księgowe zbierane są w systemie komputerowym. I on musi być sprawny, odpowiednio ustawiony i obsługiwany, bo najgorsze są błędy regularnie powtarzane w systemie komputerowym – po pewnym czasie nagromadzenie błędów w informacji osiąga już taki wolumen, że nie ma jak tego naprawić. Dlaczego? Bo jednocześnie trzeba dbać o bieżące zadania, których jest za dużo w stosunku do liczby zatrudnionych pracowników. Mamy błędne koło.   

Mówił Pan o procesach. W organizacji, którą Pan opisał, zdecydowanie coś nie działało, prawda? 

W takiej organizacji nikt nie pomyśli o tym, że księgowość to zestaw procesów. I te procesy są wbrew pozorom dość powtarzalne. Więc jeśli by je dobrze poustawiać, wykorzystać technologię (digitalizację dokumentów, system obiegu dokumentów spięty z systemem księgowym, robotyzację procesów), to wszystko może pięknie działać – raporty będą na czas, zamknięcie miesiąca zaraz po jego zakończeniu, a i ryzyko podatkowe znacznie mniejsze, bo dobre, sprawdzalne i przejrzyste księgi to również większa pewność prawidłowości rozliczeń podatkowych.

I od razu będzie lepiej? Taniej? Szybciej?

Być może nie będzie taniej, ale bądźmy szczerzy – taniej już było – i co z tego wynikło? Bałagan, zabagnienie rozrachunków, (czyli z ksiąg nie jesteśmy w stanie powiedzieć ile i kto jest nam winien pieniędzy oraz ile i komu my jesteśmy winni, więc prowadzimy na boku Excele, zeszyty itp.), informacja finansowa dostępna całe miesiące po zakończeniu okresu, czyli wtedy, kiedy już nikomu do niczego nie jest potrzebna, no i oczywiście „najlepsze” – rotacja pracowników zatrudnionych w księgowości, bo oczekiwania kierownictwa są sto razy większe niż jego chęć przyłożenia ręki do naprawy sytuacji.

To jest syntetyczny obraz tego, co widzimy u wielu naszych klientów, kiedy zaczynamy z nimi współpracę. Nie u wszystkich oczywiście, ale naprawdę u większej liczby, niż byśmy chcieli.

A jaka jest odpowiedź?

Niestety trudna do przetrawienia. To może wszystko świetnie działać, ale jeżeli już problemy się napiętrzyły, to najpierw trzeba się nimi zająć.  Bo księgowość jest działalnością narastającą – nie da się dobrze zrobić roku 2023, jeśli rok 2022 jest „zabagniony”. Więc najpierw wchodzimy do klienta i sprawdzamy, z czego wynika problem? Ze złego obiegu dokumentów, błędów księgowań, czy błędów w raportowaniu? Potem wyliczamy korekty, aby ocenić na ile i gdzie te błędy powstały i dajemy klientowi wybór – albo żeby poprawić sytuację, dokonujemy tylko księgowań korygujących, albo przeksięgowujemy wszystkie źle zaksięgowane dokumenty, tak, jakby wszystko było dobrze zaksięgowane od samego początku.

Na rynku mamy specjalistów, którzy się tym zajmują – dokonują czegoś, co nazywamy „księgowością śledczą”, Sprawdzają, skąd wzięły się błędy i zaległości – czy są strukturalne, czy powstają ad hoc.

To droga postępowania, kiedy powstały zaległości, ale to wciąż nie dotyka problemu procesów. Kiedy na nie będzie czas?

Jeżeli zostały wyprostowane kluczowe kwestie dotyczące księgowości, wtedy można iść dalej i zadbać o usprawnienie procesów. Razem z klientem decydujemy, czy chce dalej pewne procesy mieć u siebie i oddaje nam tylko ich część, czy też przekaże nam wszystkie procesy, zostawiając sobie np. tylko funkcję dyrektora finansowego.

Generalnie kluczowe procesy to: rejestracja sprzedaży, rejestracja zakupów (kosztowych i kapitałowych), rejestracja płatności, procesy księgi głównej (czyli tzw. zamknięcie miesiąca) i w końcu raportowanie.

Określamy, jakie są niezbędne dokumenty dla danego procesu, jak powinien wyglądać ich obieg i od razu ustawiamy to w dedykowanym systemie.. W ten sposób ustalamy również odpowiedzialności, bo w tym systemie nadaje się obowiązki, np. akceptacji lub opisywania odpowiednich dokumentów. W rezultacie – gdyby znowu pojawiały się opóźnienia – to dokładnie wiadomo „przez kogo” – a już samo to powoduje, że ludzie się bardziej dyscyplinują i widzą swój wpływ na cały proces – od recepcji po zarząd.

Wygląda to dość poważnie, bo nadal nie doszliśmy jeszcze nawet do księgowań…

To prawda,  bo księgowość zaczyna się na bardzo długo przed gabinetem księgowej, z czego nie wszyscy niestety zdają sobie sprawę. 

Dopiero po odrobieniu tej pracy domowej integrujemy system obiegu dokumentów z systemem księgowym tak, by jak najwięcej rzeczy działo się automatycznie. Dzisiejsze systemy potrafią automatycznie księgować dokumenty, jeśli są one powtarzalne lub odpowiednio zakodowane przez użytkowników. Podobnie z wyciągami bankowymi. Ale my idziemy dalej – jeśli wyciąg sam się może zaksięgować, to zautomatyzujmy wszystko – niech robot również sam go ściąga w nocy – oszczędzamy w ten sposób ogrom czasu ludzi, którzy sami musieliby się w czasie pracy logować na rachunki bankowe, przechodzić przez menu i importować wyciągi.

W ten sposób nie tylko przyspieszamy (bo na rano wszystko jest gotowe), ale dodatkowo jeszcze uwalniamy ludzi od nużącej i „mechanicznej” pracy, pozwalając im naprawdę uczyć się księgowości, a nie tracić czas przy importowaniu wyciągów bankowych.

No i na koniec „wisienka na torcie” – raportowanie. Najpierw rozmawiamy z klientem, jakich raportów będzie oczekiwał. Następnie na tej podstawie przygotowujemy konta księgowe – aby zapewnić taką granularyzację informacji, aby możliwe było raportowanie odpowiednich liczb w odpowiednich podziałach. I wtedy po zakończeniu miesiąca – jeśli wszystkie dokumenty są ujęte (a to wiemy z systemu obiegu dokumentów) i jeśli są one odpowiednio poksięgowane według umówionych z klientem kategorii (a to dzieje się w większości automatycznie), to możemy generować raporty. 

I jest piąty dzień kolejnego miesiąca, a nie dwudziesty piąty…

I zawsze wszystko tak pięknie działa?

Niestety nie Ale jeśli się w danym miesiącu nie da tego tak zrobić, bo ktoś nie przekazał dokumentów do księgowości – to od razu to widać, kim jest ta osoba, kto nie dopełnił swoich obowiązków i wszelkie podejrzenia się odsuwane od księgowych (a zazwyczaj te osoby posądza się o problemy). 

To co by Pan poradził firmom, które narzekają na swoją księgowość?

Jak wspominałem, główny problem jest praktycznie zawsze taki sam. Gdyby go podsumować, to chodzi o to, że dla firmy, która jest producentem herbaty, sprzedaż herbaty jest kluczowym procesem, który musi działać. Księgowość jest procesem pobocznym, non-core. Księgowość jest jak czyste okna w domu – one mają być czyste, ale kiedy, jak i kto zapewnia, że są czyste – to niespecjalnie kogokolwiek obchodzi. Ale jak są nagle brudne to jest awantura….

Warto więc skorzystać z usług firmy, dla której księgowość jest właśnie procesem podstawowym. To jest nasz biznes, jak w przypadku tych firm, które handlują herbatą. To jest nasze know-how poparte wieloma latami doświadczeń. Więc nam bardzo zależy na tym, aby procesy były efektywne, a klient miał świetnie działającą księgowość i raportowanie. 

A co z popularnym przekonaniem, , że lepiej jednak mieć  księgową „pod ręką”, w firmie, bo w innym przypadku traci kontrolę nad tą częścią organizacji?

A ja zapytam – czy rzeczywiście mamy tę kontrolę, jeżeli zatrudniamy w firmie księgową na etacie? Doświadczenia naszych klientów , u których całymi latami dokonywano błędnych księgowań i nikt tego nie zauważył, pokazują, że  to nie pozwala uniknąć problemów i nie sprawia, że mamy pełną kontrolę nad kwestiami księgowymi. 

Dziś fakt, że księgowość jest w innym budynku, czy nawet winnym mieście, nie ma już znaczenia. Jesteśmy połączeni systemami informatycznymi z klientem (oczywiście systemem obiegu dokumentów, ale również systemem księgowym, do którego klient ma dostęp, i z którego pobiera sobie np. raporty), w każdej chwili możemy spotkać się online. Jesteśmy działem księgowym klienta, który ma przynosić zysk, a nie wiecznym centrum kosztów, jak niektórzy niestety nadal pojmują outsourcing księgowości.