Sposób kontaktu z klientem biura rachunkowego
Na proces księgowania wpływają nie tylko dokumenty dostarczane przez klienta, lecz również informacje, które przekazuje lub stara się uzyskać od pracowników biura rachunkowego. Najlepiej, gdy są one przekazywane w taki sposób, aby można było utrwalić ich treść. Jednak część klientów nie odpisuje na wiadomości e-mail i często dzwoni do księgowej. W takiej sytuacji pewnym zabezpieczeniem jest przesłanie klientowi wiadomości e-mail z podsumowaniem treści, która została przekazana, aby potem klient nie zakwestionował swoich słów, gdyby jakieś inne rozwiązanie stało się dla niego korzystniejsze.
Przykład
Klient w trakcie kontroli twierdził, że poinformował księgową o konieczności usunięcia faktury kosztowej. Faktura została bowiem przekazana przez pomyłkę, ponieważ jest to jego własny koszt (a nie spółki), a tylko pomyłkowo znalazł się w dokumentach spółki. Klient twierdzi, że wydatek ten jest tak ewidentnie niezwiązany z działalnością, że każda księgowa z pewnością odmówiłaby jego zaksięgowania, biuro rachunkowe przez nieuwagę to zaksięgowało, a teraz unika odpowiedzialności. Sytuacji tej biuro rachunkowe mogłoby uniknąć, wcześniej wysyłając maila do klienta z podsumowaniem treści "żądania klienta" zaksięgowania tej faktury.
Zdarza się również sytuacja, w której klient dzwoni na szybko do biura rachunkowego i prosi o radę, co będzie dla niego korzystniejsze podatkowo. Zaskoczona księgowa może mu udzielać takiej informacji - poprawnie lub błędnie. Jednak jeśli nie posiada uprawnień do udzielania porad podatkowych, to popełnienia przestępstwo. Lepiej przez telefon odpowiedzieć, że teraz księgowa nie może rozmawiać i poprosić o wiadomość e-mail albo od razu poinformować o konieczności wizyty u doradcy podatkowego, ponieważ udzielenie przez nią takiej informacji zagrożone jest karą.
Niektórzy klienci mają zwyczaj nagrywania rozmów, dlatego w kontakcie nawet z najmilszym przedstawicielem firmy należy być uważnym, aby z pośpiechu nie powiedzieć czegoś za dużo.
Doradzanie klientowi w sytuacji trudności płatniczych i w zakresie spółki
Klient biura rachunkowego może poprosić swoją księgową o spotkanie, ponieważ zastanawia się nad zmianą formy prowadzonej działalności np. na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i chciałby uzyskać informację, czym się ona różni pod względem księgowym od jednoosobowej działalności gospodarczej.
W trakcie konwersacji z klientem często wychodzi, że w dużej mierze jest on bardziej zainteresowany kwestiami prawnymi niż aspektami księgowymi. Nie poszedł do adwokata lub radcy prawnego, bo tam jest drogo, a u księgowej płaci miesięczny abonament za usługi, więc może z tego skorzystać. Biuro rachunkowe, gdy świadczy usługi prawne, nie jest chronione przez swoje ubezpieczenie OC, odpowiada własnym majątkiem bez względu na to, czy osiągnęło korzyść majątkową z takiej porady. Być może warto wstrzymać się z takimi poradami i polecić klientowi sprawdzonego prawnika. Dodatkowo jest bardzo prawdopodobne, że poruszona zostanie tematyka wchodząca w zakres porad podatkowych, a świadczenie ich bez uprawnień grozi odpowiedzialnością karną.
Zadłużony klient. Księgowy pomagający klientowi uniknąć zapłacenia długów może popełnić przestępstwo
Zdarza się również, że klient zainteresowany jest założeniem spółki nie tylko ze względu na optymalizację kosztów, lecz z powodu swojego zadłużenia. Przy tego typu działalności może zostać popełnione przestępstwo.
Przepisy Kodeksu karnego stanowią, że osoba, która w razie grożącej jej niewypłacalności lub upadłości udaremnia lub uszczupla zaspokojenie swojego wierzyciela przez to, że usuwa, ukrywa, zbywa, darowuje, niszczy, rzeczywiście lub pozornie obciąża albo uszkadza składniki swojego majątku, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Surowsza odpowiedzialność przewidziana jest dla osoby, która w celu udaremnienia wykonania orzeczenia sądu lub innego organu państwowego udaremnia lub uszczupla zaspokojenie swojego wierzyciela przez to, że usuwa, ukrywa, zbywa, darowuje, niszczy, rzeczywiście lub pozornie obciąża albo uszkadza składniki swojego majątku zajęte lub zagrożone zajęciem bądź usuwa znaki zajęcia.
Oprócz tego odpowiedzialność karna przewidziana jest dla dłużnika kilku wierzycieli, który udaremnia lub ogranicza zaspokojenie ich należności przez to, że tworzy w oparciu o przepisy prawa nową jednostkę gospodarczą (np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością) i przenosi na nią składniki swojego majątku.
Za przestępstwo odpowiedzialność ponosi nie tylko sam sprawca, lecz także osoba ułatwiająca swoim zachowaniem jego popełnienie (pomocnik) lub nakłaniająca do działania sprzecznego z prawem (podżegacz). Te formy popełnienia czynu zabronionego mogłyby być przypisane księgowej udzielającej swojemu klientowi informacji na temat działań w razie niewypłacalności. Sąd wymierza karę za podżeganie lub pomocnictwo w granicach zagrożenia przewidzianego za sprawstwo.
Przykład
Do księgowej przyszedł klient prowadzący do tej pory jednoosobową działalność gospodarczą. Twierdzi, że chciałby założyć spółkę, ponieważ oszukał go kontrahent, który go tak zniesławił, że nie jest w stanie prowadzić działalności pod swoim imieniem i nazwiskiem. Dodatkowo chciałby przekazać swój samochód spółce. Księgowa pomogła mu założyć spółkę przez S24 i poinformowała o możliwości sprzedaży samochodu. Okazało się, że klient jest niewypłacalny, komornik poszukuje jego majątku. Wobec klienta wszczęto postępowanie karne. Składając wyjaśnienia, stwierdził, że on nie miał zamiaru popełnić żadnego przestępstwa, a nawet jego pomysł został skonsultowany z księgową. Księgową wezwano w charakterze świadka. W tego typu sytuacjach istnieje zawsze ryzyko, że księgowemu mogą zostać przedstawione zarzuty pomocnictwa do wskazanych wyżej przestępstw. Nawet gdyby w sprawie nie zapadł wyrok skazujący, to taka sytuacja nie jest przyjemna.
Dokumenty klienta biura rachunkowego przekazywane do banku. Uwaga na fałszywe dokumenty
Klienci biur rachunkowych starający się o kredyty często proszą biuro rachunkowe o wypełnienie wniosku czy przygotowanie rachunku zysków i strat za dany okres. Firma ma większe szanse na uzyskanie kredytowania, jeśli osiąga przychody, a nie ponosi straty. W takiej sytuacji przedsiębiorca może poprosić księgową o pomoc, która wiąże się dla niej z ryzykiem odpowiedzialności karnej.
Przykład
Klient przyszedł na spotkanie do księgowego i zapytał, czy faktura kosztowa mogłaby zostać zaksięgowana w późniejszym okresie albo czy lepiej byłoby, gdyby wystawiono ją z inną datą. Poprosił również o informację, za co spółka mogłaby wystawić fakturę dla innego podmiotu, aby bezpiecznie zwiększyć przychody. Klient doręczył księgowemu dodatkową fakturę przychodową, a co do kosztowej to jego kontrahent na razie ją anulował. Następnie na tej podstawie sporządzono rachunek zysków i strat, który został podpisany przez księgowego. Dokument ten nie odzwierciedlał rzeczywistej sytuacji majątkowej spółki. Wiedza o nierzeczywistej sytuacji majątkowej i współudział z klientem, by "ulepszyć" rachunek zysków i strat, wiążą się z ryzykiem ponoszenia odpowiedzialności karnej biura.
Przepis Kodeksu karnego wskazuje, że osoba, która w celu uzyskania dla siebie lub kogoś innego, od banku lub jednostki organizacyjnej prowadzącej podobną działalność gospodarczą na podstawie ustawy albo od organu lub instytucji dysponujących środkami publicznymi - kredytu, pożyczki pieniężnej, poręczenia, gwarancji, akredytywy, dotacji, subwencji, potwierdzenia przez bank zobowiązania wynikającego z poręczenia lub z gwarancji lub podobnego świadczenia pieniężnego na określony cel gospodarczy, instrumentu płatniczego lub zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania wymienionego wsparcia finansowego, instrumentu płatniczego lub zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
Doradzanie w zakresie wystawienia faktury, która poświadcza nieprawdę, również jest przestępstwem. Będzie o tym napisane niżej.
Odpowiedzialność księgowej również mogłaby w tym przypadkach polegać na przypisaniu jej pomocnictwa czy też podżegania.
Doradzanie w sprawie wystawienia faktury. Uwaga na faktury poświadczające nieprawdę
Również należy unikać sytuacji, w których klient prosi o pomoc w zakresie wystawienia faktury (de facto poświadczającej nieprawdę co do okoliczności faktycznych), np. ze swojej działalności gospodarczej dla spółki czy dla kolegi.
Przepisy Kodeksu karnego stanowią, że przestępstwem jest wystawienie faktury lub faktur zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna (przekracza 200 000 zł), poświadczającej nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub używanie takiej faktury lub faktur.
Jeśli kwota nie jest znaczna, to działanie może wyczerpać znamiona przestępstwa polegającego na wystawieniu dokumentu poświadczającego nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne przez osobę uprawnioną do jego wystawienia. Może także stanowić czyn zabroniony przez przepisy Kodeksu karnego skarbowego polegającego na wystawieniu faktury w sposób nierzetelny.
Jeśli klient pyta o fakturę, można poinformować go o wymogach formalnych oraz o tym, że powinna dokumentować rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, a jej kwota odpowiadać wartości sprzedanego towaru czy świadczonej usługi. Jeśli chciałby uzyskać informację, kiedy powinien ją wystawić, to odesłać do odpowiednich przepisów prawa przewidujących termin wystawienia faktury albo poinformować o treści przepisów regulujących termin wystawiania faktur.
Dostarczanie klientom wzorów dokumentów. Uwaga na świadczenie usług prawnych
Czasami klienci proszą o przesłanie im wzorów dokumentów, takich jak protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników, wzory umów itp. Lepiej tego unikać, aby nie narazić się na odpowiedzialność w związku ze świadczeniem usług prawnych, które nie są chronione polisą OC biura rachunkowego. Stosując taki wzór, klient może łatwo pominąć pewne okoliczności istotne prawnie.
Przykład
Klient otrzymał od księgowego wzór protokołu zgromadzenia wspólników. Nie zbadał mandatu członka zarządu i nie wprowadził do protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników postanowienia o powołaniu członka zarządu na okres kolejnej kadencji (co było konieczne ze względu na wygaśnięcie mandatu). Klient nie analizował przy tym wymogów przewidzianych w jego umowie spółki i nie zwołał zgromadzenia w odpowiedni sposób. W momencie gdy klient postanowił sprzedać spółkę, to zainteresowany kontrahent odstąpił od nabycia udziałów, ponieważ przeprowadzona weryfikacja wskazała na to, że kontrakty były zawierane przez osobę, której wygasł mandat członka zarządu. Były już klient postanowił pozwać księgowego o odszkodowanie z powodu świadczenia wadliwych usług prawnych na podstawie umowy ustnej. Bez względu na wynik takiego procesu lepiej unikać podobnych sytuacji.
Oczywiście nie ma nic złego w tym, aby przesłać klientowi wzór wypełnionego raportu kasowego, KP czy KW.
Zatrzymanie dokumentów niepłacącego klienta
Jeśli klient nie uiścił zapłaty za usługi księgowe, to biuro rachunkowe nie powinno odmawiać wydania mu dokumentów po wypowiedzeniu umowy. Zatrzymując dokumenty, naraża się na odpowiedzialność karną za ukrywanie dokumentu, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać.
Reakcja na roszczenie zgłaszane przez klienta
W sytuacji gdy klient zgłasza roszczenie do biura rachunkowego, jego właściciel powinien przed udzieleniem odpowiedzi zbadać gruntownie sprawę. Może się zdarzyć, że klient przedstawi sytuację zupełnie odmiennie, niż miało to miejsce, albo pominie pewne istotne okoliczności, czego od razu nie musi zauważyć właściciel biura rachunkowego, zwłaszcza gdy firma nie była obsługiwana przez niego osobiście. Pod wpływem emocji mógłby powiedzieć, że naprawi oczywiście szkodę. Gdyby takie oświadczenie zostało gdzieś utrwalone, to niewątpliwie pogorszyłoby sytuację procesową biura.
Wobec tego lepiej poddać analizie wszelką korespondencję e-mail, porozmawiać z pracownikami, przejrzeć dokumenty przesłane przez klienta i dopiero wtedy zająć merytoryczne stanowisko.
Jeśli klient stawia jakieś zarzuty w drodze wiadomości e-mail, nawet gdy nie powodują one odpowiedzialności odszkodowawczej, należałoby na nie odpowiedzieć, żeby potem w trakcie procesu nie zostało wyprowadzone domniemanie faktyczne, jakoby brak odpowiedzi należało potraktować jako unikanie tematu czy kontaktu z powodu prawdziwości poczynionego zarzutu, czyli de facto przyznanie się.
Klient oczekujący świadczeń wykraczających poza obowiązki biura z umowy
Biuro rachunkowe nie jest zobowiązane do świadczenia usług, które nie wynikają z zawartej umowy, zasad współżycia społecznego lub ustalonych zwyczajów. Dotyczy to między innymi żądania poszukiwania świadczeń, jakie przysługują klientowi z tzw. tarcz antykryzysowych, przygotowywania wniosków o dotacje z PFR, wysyłania informacji o BDO itp. Takie działanie to raczej usługa prawna niż księgowa, a zatem nie korzystałoby z ochrony polisy OC biura rachunkowego. W związku z tym należałoby ocenić, czy potencjalny przychód osiągnięty z takiego świadczenia odpowiada ponoszonemu ryzyku, zwłaszcza gdy zdarzali się klienci, którzy oczekiwali kompletnej usługi w tym zakresie bez żadnego dodatkowego wynagrodzenia.
Strony wiąże określona umowa i nie należy ulegać presjom w stylu, że "księgowa kolegi to robi" albo wypadałoby pomóc w trudnej sytuacji. Zazwyczaj klient, który chce uzyskać jak najwięcej świadczeń za darmo, które nie były objęte umową, będzie w przyszłości stwarzał inne problemy, np. kwestionował bezpodstawnie wysokość faktury za usługi księgowe, renegocjował ich cenę, żądając jej obniżenia z powodu tego, że gdzieś indziej znalazł znacznie tańszą ofertę.
Wątpliwe koszty uzyskania przychodu
W przypadku gdy klient twierdzi, że dana faktura stanowi koszt uzyskania przychodu, a wydaje się to wątpliwe, warto odebrać od niego oświadczenie o tym, że żąda jego zaksięgowania na własne ryzyko i zwalnia w tym zakresie biuro rachunkowe od odpowiedzialności.
Jeśli takie sytuacje zdarzają się często albo klient odmawia złożenia ww. oświadczenia, to warto rozważyć wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych, żeby nie narazić się na ewentualną odpowiedzialność za czyn zabroniony.
Artykuł jest fragmentem publikacji "Gorące tematy dla biur rachunkowych. Podatki, płace i odpowiedzialność biura"