Kontrola biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Czym jest AML?

AML, to angielski skrót wyrażenia Anti Money Laundering (co oznacza w języku polskim: Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy). W polskim prawie przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdują się w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. 2020 poz. 971, ostatnia zmiana: Dz.U. 2021 poz. 815).

Podmioty uprawnione do kontroli

Kontrolę sprawuje jako podmiot wiodący Generalny Inspektor (art. 130 ust. 1 u.p.p.p.). W odniesieniu do określonych instytucji obowiązanych kontrolę sprawują także inne podmioty. Kontrola sprawowana przez te inne podmioty jest koordynowana przez Generalnego Inspektora (art. 132 u.p.p.p.). Kontrola jest przeprowadzana na podstawie rocznych planów kontroli. Zawierają one w szczególności wykaz podmiotów podlegających kontroli, zakres kontroli oraz uzasadnienie jej przeprowadzenia (art. 131 ust. 1 u.p.p.p.).

INFORLEX Biuro Rachunkowe Wszystko o zmianach w prawie i podatkach Tylko teraz z 50% rabatem Sprawdź >>

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Kontrolę przeprowadza co najmniej dwóch pracowników komórki organizacyjnej, wyodrębnionej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych, upoważnionych przez Generalnego Inspektora. Upoważnienie jest udzielane w formie pisemnej. Zawiera ono:

1) podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli,

2) oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę,

3) datę i miejsce wystawienia upoważnienia,

4) imię i nazwisko kontrolera oraz numer jego legitymacji służbowej,

5) oznaczenie kontrolowanej instytucji obowiązanej,

6) miejsce przeprowadzenia kontroli,

7) przedmiot oraz zakres kontroli,

8) datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany czas jej trwania,

9) podpis osoby udzielającej upoważnienia,

10) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanej instytucji obowiązanej (art. 133 ust. 2 u.p.p.p.).

Czynności kontrolnych dokonuje kontroler po okazaniu legitymacji służbowej i wspomnianego wyżej upoważnienia (art. 134 ust. 1 u.p.p.p.). Wzór legitymacji służbowej kontrolera oraz tryb jej wydawania i wymiany określa rozporządzenie Ministra Finansów z 27 czerwca 2018 r. w sprawie legitymacji służbowej kontrolera przeprowadzającego kontrolę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Uprawnienia i obowiązki kontrolera

Kontrola dokonywana jest co do zasady w dniach i godzinach pracy kontrolowanej instytucji obowiązanej (art. 135 ust. 1 u.p.p.p.). Wyjątek od tej reguły stanowi sytuacja dokonywania kontroli w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. Czynności kontrolne mogą być wówczas podejmowane w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy kontrolowanej instytucji obowiązanej. Warunkiem jest jednak uprzednie poinformowanie o tym osoby upoważnionej do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej (art. 135 ust. 2 u.p.p.p.).

Kontroler dokonuje czynności kontrolnych w miejscu prowadzenia działalności przez kontrolowaną instytucję obowiązaną oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez nią działalnością (art. 135 ust. 1 u.p.p.p.). Poszczególne czynności kontrolne mogą być jednak podejmowane poza tym miejscem, w szczególności w lokalu komórki organizacyjnej wyodrębnionej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Odstępstwo od powyższej zasady uzasadnione może być charakterem czynności. Czynności mogą być podejmowane także w lokalu komórki organizacyjnej, jeśli może się to przyczynić do szybszego i skuteczniejszego przeprowadzenia kontroli (art. 135 ust. 3 u.p.p.p.).

Kontroler uprawniony jest do swobodnego poruszania się w miejscach i pomieszczeniach objętych kontrolą, nie musi uzyskiwać przepustki i nie podlega rewizji osobistej. Szczegółowy zakres uprawnień kontrolera wynika z przedmiotu kontroli (art. 136 ust. 1 u.p.p.p.). Zasadą jest dokonywanie czynności kontrolnych w obecności osoby upoważnionej przez kontrolowaną instytucję obowiązaną. Wyjątek stanowi przeprowadzanie czynności kontrolnych w sposób, o którym mowa w art. 135 ust. 3 ustawy (art. 136 ust. 2 u.p.p.p.). Ustawa określa również uprawnienia kontrolera w okresie pomiędzy zakończeniem czynności kontrolnych a podpisaniem protokołu kontroli. W tym czasie kontroler może zwrócić się do kontrolowanej instytucji obowiązanej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą. Protokół kontroli powinien być doręczony kontrolowanej instytucji obowiązanej w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli. Do terminu tego nie wlicza się jednak okresu od dnia wysłania pisemnych wyjaśnień do dnia otrzymania przez kontrolera dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów (art. 136 ust. 3 u.p.p.p.).

Pierwsze czynności kontrolne, takie jak: przyjęcie informacji, wyjaśnień, przeprowadzenie przesłuchań, powinny być poprzedzone wykonaniem przez kontrolera obowiązku informacyjnego. Krąg podmiotowy adresatów takich informacji został określony następująco:

1) osoba upoważniona przez kontrolowaną instytucję obowiązaną,

2) pracownicy kontrolowanej instytucji obowiązanej,

3) inne osoby wykonujące pracę na rzecz kontrolowanej instytucji obowiązanej na innej podstawie niż stosunek pracy.

Zakres przedmiotowy tego obowiązku sprowadza się zaś do poinformowania o prawach i obowiązkach tych osób, pouczenia o skutkach prawnych utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwych wyjaśnień lub zatajenie prawdy (art. 138 u.p.p.p.).

Składający wyjaśnienia może odmówić odpowiedzi, gdy odpowiedź mogłaby narazić na odpowiedzialność karną lub bezpośrednią szkodę majątkową jego samego lub jego małżonka, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa, jego powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających z nim w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (art. 138 u.p.p.p. w zw. z art. 83 § 1 k.p.a.).

Obowiązki kontrolowanego biura rachunkowego

Kontrolowane biuro rachunkowe musi spełnić szereg obowiązków w stosunku do kontrolera. Ogólnie obowiązki te zostały określone jako zapewnienie kontrolerowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Ustawa uszczegółowiła te obowiązki. Stosownie do powyższego biuro rachunkowe ma:

1) przedstawić w wyznaczonym terminie żądane dokumenty i materiały,

2) zapewnić terminowe udzielanie informacji,

3) udostępnić w niezbędnym zakresie środki łączności, a także inne urządzenia techniczne,

4) umożliwić sporządzanie kopii, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych,

5) przedłożyć urzędowe tłumaczenia na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli (art. 137 ust. 1 u.p.p.p.).

Koszty wykonania tych obowiązków ponosi kontrolowana instytucja obowiązana (art. 137 ust. 2 u.p.p.p.).

Kontroler może korzystać z pomocy policji w razie utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia kontroli (art. 137 ust. 3 u.p.p.p.). W związku z wykonywaniem czynności kontrolnych, kontroler korzysta z ochrony przewidzianej w Kodeksie karnym dla funkcjonariuszy publicznych (art. 137 ust. 4 u.p.p.p.).

Biuro rachunkowe sporządza na potrzeby kontroli informacje pisemne. Są one podpisywane przez osoby upoważnione do ich sporządzenia, które też mają kompetencję do potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów. Odmowę podpisu kontroler odnotowuje stosowną adnotacją w protokole przekazania materiałów (art. 139 ust. 1 i 2 u.p.p.p.).

Odebranie ustnych wyjaśnień przez kontrolera wymaga sporządzenia protokołu. Kontroler i osoba składająca ustne wyjaśnienia podpisują protokół, parafując też każdą jego stronę. Odmowę podpisu przez osobę składającą ustne wyjaśnienia, kontroler odnotowuje w protokole, wskazując przyczynę odmowy. Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje instytucja obowiązana (art. 140 ust. 1 i 2 u.p.p.p.).

Ustnie udzielane wyjaśnienia mogą być także utrwalane przy wykorzystaniu urządzenia rejestrującego. Kontroler zobligowany jest w takim przypadku uprzednio poinformować o tym osobę składającą wyjaśnienia. Nie stosuje się w takim przypadku przepisów dotyczących sporządzania protokołu. W czynnościach ma prawo uczestniczyć osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej (art. 140 ust. 3 u.p.p.p.). Kontroler przekazuje kontrolowanej instytucji obowiązanej, na nośniku elektronicznym, kopię ustnych wyjaśnień utrwalonych za pomocą urządzenia rejestrującego, za pisemnym poświadczeniem otrzymania takiej kopii. Poświadczenia udziela instytucja obowiązana lub osoba przez nią upoważniona (art. 140 ust. 4 u.p.p.p.).

Protokół kontroli

Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół kontroli w dwóch, jednobrzmiących, egzemplarzach.

Protokół kontroli powinien zawierać:

1) nazwę i adres kontrolowanej jednostki obowiązanej,

2) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów,

3) datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz wzmianki o jego zmianach,

4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli,

5) określenie dnia rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

6) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia i udzielających informacji, wyjaśnień oraz składających zeznania w trakcie przeprowadzania kontroli,

7) opis wykonanych czynności kontrolnych, ustaleń faktycznych oraz opis stwierdzonych nieprawidłowości i ich zakres oraz osoby odpowiedzialne za te nieprawidłowości,

8) opis załączników, z podaniem nazwy każdego z nich,

9) pouczenie podmiotu kontrolowanego o przysługującym prawie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu,

10) określenie miejsca i dnia sporządzenia protokołu kontroli (art. 141 ust. 2 u.p.p.p.).

Instytucja obowiązana otrzymuje protokół w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli.

Protokół doręczany jest bezpośrednio lub za pokwitowaniem przez operatora pocztowego (art. 141 ust. 3 u.p.p.p.). Protokół jest podpisywany przez kontrolera i osobę upoważnioną do reprezentowania biura rachunkowego (art. 141 ust. 4 u.p.p.p.). Ten ostatni podmiot parafuje ponadto każdą stronę jednego z otrzymanych egzemplarzy protokołu kontroli, po czym przekazuje ten egzemplarz Generalnemu Inspektorowi w terminie 14 dni od doręczenia protokołu kontroli (art. 141 ust. 5 u.p.p.p.). W razie odmowy podpisania protokołu kontroli, kontroler umieszcza na egzemplarzu, który otrzymał Generalny Inspektor, stosowną wzmiankę. Odmowa podpisu nie zwalnia instytucji obowiązanej z wykonania zaleceń pokontrolnych (art. 141 ust. 6 u.p.p.p.).

Po otrzymaniu protokołu kontroli biuro rachunkowe ma 14 dni na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń do protokołu. Zastrzeżenia zgłasza się do Generalnego Inspektora (art. 141 ust. 7 u.p.p.p.), który je rozpatruje w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, Generalny Inspektor dokonuje zmiany protokołu kontroli w niezbędnym zakresie w formie pisemnego aneksu. Aneks doręcza się instytucji obowiązanej w terminie 30 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń. W takim samym terminie Generalny Inspektor doręcza instytucji pisemne stanowisko w sprawie nieuwzględnienia zastrzeżeń (art. 141 ust. 8 u.p.p.p.).

W razie zaistnienia oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, kontroler prostuje, parafując sprostowania. O sprostowaniu Generalny Inspektor informuje pisemnie kontrolowaną instytucję obowiązaną (art. 141 ust. 9 u.p.p.p.).

Ustawa przewiduje sytuację, w której protokołu kontroli się nie sporządza. Stanie się tak wobec odstąpienia przez Generalnego Inspektora od dalszego przeprowadzania czynności kontrolnych. Należy jednak wówczas poinformować o tym na piśmie kontrolowane biuro rachunkowe (art. 143 u.p.p.p.).

Wystąpienie pokontrolne

Kontroler sporządza wystąpienie pokontrolne Generalnego Inspektora w terminie 30 dni i doręcza je kontrolowanemu biuru rachunkowemu. Termin ten liczony jest od dnia doręczenia mu:

● protokołu kontroli albo

● stanowiska dotyczącego zastrzeżeń instytucji do protokołu kontroli (art. 142 ust. 1 u.p.p.p.).

Wystąpienie pokontrolne zawiera:

1) ocenę działalności instytucji obowiązanej w zakresie objętym kontrolą,

2) zwięzły opis ustaleń kontroli, a w przypadku ustalenia nieprawidłowości - wskazanie przepisów prawa, które zostały naruszone,

3) zalecenia pokontrolne ze wskazaniem sposobu i terminu usunięcia ustalonych nieprawidłowości (art. 142 ust. 3 u.p.p.p.).

Biuro rachunkowe przesyła Generalnemu Inspektorowi informacje o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub o stanie ich realizacji. W tym ostatnim przypadku wskazuje także ostateczny termin ich wykonania. Informacje w tym zakresie powinny być przekazane w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego (art. 142 ust. 4 u.p.p.p.). Przed upływem terminu do wykonania zaleceń pokontrolnych instytucja może zwrócić się do Generalnego Inspektora o zmianę terminu wykonania zaleceń (art. 142 ust. 5 u.p.p.p.).

Adam Sroga

Artykuł jest fragmentem publikacji „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych”