Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

Z takim pytaniem zwrócił się przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe do Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej.

Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym

Przedsiębiorca wskazał, że prowadzi biuro rachunkowe i posiada kasę fiskalną. Praktycznie kasa nie jest użytkowana, gdyż biuro nie świadczy usług dla osób fizycznych i rolników indywidualnych (sprzedaż dla tej grupy odbiorców wynosi od kilku lat „0”). Przedsiębiorca nie zamierza także dokonywać sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Działalność biura polega na świadczeniu usług wyłącznie na rzecz innych podmiotów gospodarczych - prowadzących działalność gospodarczą (firmy).

W związku z tym biuro rachunkowe uważa, że nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej i tym samym nabycia kasy fiskalnej online i jej użytkowania, gdyż nie osiąga obrotów nakazujących jej stosowanie i nie wykonuje czynności na rzecz osób fizycznych i rolników indywidualnych.

Z takim stanowiskiem zgodził się organ podatkowy, uznając, że skoro przedsiębiorca dokonuje sprzedaży swoich usług wyłącznie na rzecz podmiotów gospodarczych (firm), to nie ma w ogóle obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, a tym samym nie będzie miał również obowiązku stosowania kasy fiskalnej online.

Kasy fiskalne online - kto, od kiedy?

Wyjaśnijmy, że z dniem 1 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675). Ustawa ta wprowadziła do ustawy o podatku od towarów i usług zmiany w zakresie kas rejestrujących. Ustawa ta zakłada m.in. możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach – obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas fiskalne online) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Znowelizowana ustawa o VAT (dalej także "ustawa") wskazuje terminy i grupy podatników, których obejmie obowiązek posiadania kasy online. Natomiast podatnicy, prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie, nie zostali objęci obowiązkiem posiadania kas fiskalnych online. W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych. Zgodnie bowiem z art. 145a ust. 1, z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Kto musi mieć kasę fiskalną online od 2021 r.?

Stosownie do art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w terminie do dnia 31 grudnia 2020 r. - do świadczenia usług:

1. fryzjerskich,
2. kosmetycznych i kosmetologicznych,
3. budowlanych,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
5. prawniczych,
6. związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

Przepis ust. 1 stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1 (art. 145b ust. 2 ustawy).

Kasy fiskalne online od 1 lipca 2021 r.

Natomiast w dniu 19 czerwca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz. U. z 2020 r., poz. 1059). Na podstawie § 1 ust. 1 tego rozporządzenia, przedłuża się terminy, w których podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, o których mowa w art. 145b ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o VAT m.in:

1) do dnia 30 czerwca 2021 r. - do świadczenia usług:

1. fryzjerskich,
2. kosmetycznych i kosmetologicznych,
3. budowlanych,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy
5. fryzjerskich,
6. kosmetycznych i kosmetologicznych,
7. budowlanych,
8. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
9. prawniczych,
10. związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

Na podstawie § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii należy stwierdzić, że dniem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji (granicznym dniem) przy użyciu kas online dla usług o których mowa w pkt 2 będzie dzień 1 lipca 2021 r.

Tym samym, mając na uwadze zapisy art. 145b ust. 1 oraz art. 145b ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia są obligatoryjnie zobowiązani do rozpoczęcia ewidencji za pomocą kas online od 1 lipca 2021 r.

Interpretacja indywidualna z 30 kwietnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.95.2021.1.MN - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

oprac. Adam Kuchta