Nowy jednolity plik kontrolny a odpowiedzialność biura rachunkowego

Nowe obowiązki

Jednym z obowiązków budzących najwięcej wątpliwości i obaw biur rachunkowych jest konieczność oznaczania faktur w ewidencji sprzedaży kodami, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4 Rozporządzenia, a zwłaszcza oznaczenia ich odpowiednim kodem grupy produktowo-usługowej. Wspomniane obawy wynikają z sankcji przewidzianej z kolei w art. 109 ust. 3h ustawy o podatku od towarów i usług, polegającej na możliwości nałożenia przez naczelnika urzędu skarbowego kary pieniężnej w wysokości 500 złotych za każde błędne oznaczenie zawarte w ewidencji, które pomimo wezwania nie zostanie w terminie skorygowane ani wyjaśnione. Choć powyższa kara może zostać nałożona wyłącznie na podatnika, to osoby prowadzące biura rachunkowe nie mogą spać całkowicie spokojnie.

Polecamy: Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją. Poradnik Gazety Prawnej 4/2020

Problem biur rachunkowych

Prowadzenie ewidencji sprzedaży, wypełnianie i składanie jednolitego pliku kontrolnego należą do podstawowych usług oferowanych przez biura rachunkowe. Usługi te prowadzone są w oparciu o dokumentację dostarczoną przez klientów, a więc samych podatników. Biura rachunkowe słusznie obawiają się, że przekazane im faktury sprzedażowe nie będą zawierały kodu grupy produktowo-usługowej, ponieważ nowelizacja przepisów dotyczących jednolitego pliku kontrolnego nie pociągnęła za sobą nowelizacji art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług zawierającego katalog obligatoryjnych elementów każdej faktury. W konsekwencji pomimo obowiązku kodowania faktur w ewidencji sprzedaży, sama faktura takiego oznaczenia zawierać nie musi. Podmiot zewnętrzny świadczący usługi rachunkowo-księgowe może nie być zatem w stanie zakwalifikować faktury do odpowiedniej grupy produktowo-usługowej. Co więcej, nawet w przypadku otrzymania od podatnika faktury oznaczonej kodem grupy produktowo-usługowej, biuro rachunkowe może nie być w stanie zweryfikować poprawności tego oznaczenia.

Powyższy problem wynika przede wszystkim z wątpliwości interpretacyjnych w zakresie zakwalifikowania danej faktury do danej grupy sprzedaży, ale także z nierzetelności samych podatników. Za przykład może posłużyć sztampowa faktura obejmująca „dostawę towarów zgodnie z zamówieniem nr x z dnia…”. Choć tak wystawione faktury nie spełniają oczywiście wymagań ustawy o podatku od towarów i usług, to ciągle spotykane są w praktyce obrotu. W takim przypadku biuro rachunkowe nie jest w stanie zweryfikować prawidłowości zastosowanych stawek VAT, a tym bardziej nowych oznaczeń bez zapoznania się z dokumentem stanowiącym podstawę wystawienia faktury VAT. To z kolei w najlepszym przypadku wydłuża cały proces i generuje liczne problemy organizacyjne po stronie zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego.

Odpowiedzialność podmiotu zewnętrznego

Nie budzi żadnej wątpliwości, że na podstawie wspomnianego art. 109 ust. 3h ustawy o podatku od towarów i usług karą 500 złotych za każdy błąd w ewidencji może być ukarany tylko sam podatnik. Przedsiębiorca może jednak co do zasady przerzucić swoją odpowiedzialność na osobę zajmującą się jego księgowością w ramach odpowiedzialności regresowej. Należy bowiem wskazać, że w myśl art. 471 kodeksu cywilnego dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Odpowiedzialność biura rachunkowego będzie zatem wynikać z ciążącego na nim zobowiązania tj. świadczeniu usług.

Zważywszy na powyższe, kluczowego znaczenia nabierają postanowienia umowy zawartej pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem, a przede wszystkim zakres obowiązków obu stron oraz ograniczenia czy też wyłączenia odpowiedzialności. Mając na uwadze, iż obowiązki wynikające z Rozporządzenia są zupełnie nowe, wzory umów stosowane przez biura rachunkowe mogą nie odnosić się do powyższego problemu. Taki przypadek nie jest korzystny dla podmiotów świadczących usługi rachunkowo-księgowe, ponieważ wówczas odpowiadają one w myśl art. 472 w zw. z art. 355 §2 kodeksu cywilnego za niezachowanie należytej staranności określanej przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności. Innymi słowy: w przypadku nałożenia na przedsiębiorcę kary pieniężnej to biuro rachunkowe będzie musiało wykazać, że dochowało najwyższej staranności w prowadzeniu ewidencji i składaniu jednolitego pliku kontrolnego poprzez próby weryfikacji prawidłowości oznaczeń poszczególnych faktur albo oznaczanie ich na własną rękę z wykorzystaniem posiadanej wiedzy i zdobytego doświadczenia. Podkreślenia wymaga, że ciężar dowodu w takim przypadku spoczywać będzie nie na podatniku, a właśnie biurze rachunkowym co stawia te ostatnie w jeszcze trudniejszej pozycji.

Wyłączenie odpowiedzialności na podstawie klauzul szczegółowych

Doświadczenie pokazuje, że wzory umów stosowanych przez biura rachunkowe zawierają wiele klauzul ograniczających odpowiedzialność usługodawcy. Należy zatem wskazać, że niektóre z nich są w stanie skutecznie zabezpieczyć interesy biura rachunkowego w kontekście omawianego problemu. Z uwagi na wielość rozwiązań, nad każdą klauzulę ograniczającą odpowiedzialność należałoby pochylić się z osobna. Przykładowo, za skuteczne ograniczenie odpowiedzialności należy uznać klauzulę wyłączająca odpowiedzialność biura rachunkowego za wszelkie kary administracyjne i grzywny nałożone na podatnika przez organy podatkowe czy też ograniczenie odpowiedzialności wyłącznie do szkód wyrządzonych umyślnie.

Takie postanowienia umowne mogą spotkać się jednak ze zdecydowanym sprzeciwem klientów biura rachunkowego, którzy obawiać się będą nierzetelnego świadczenia usług. Należy pamiętać, że przedsiębiorca upatruje w zewnętrznym księgowym eksperta w zakresie rachunkowości i podatków, któremu powierza księgi finansowe swojego przedsiębiorstwa stanowiącego często jedyne źródło jego utrzymania. Co zrozumiałe, przedsiębiorca chce mieć pewność, że wybrane biuro rachunkowe należycie wywiąże się ze swoich obowiązków. Tak drastyczne ograniczenie odpowiedzialności może natomiast skutkować odmową nawiązania współpracy lub jej zerwaniem.

Prawa i obowiązki stron

Mając na uwadze powyższe, zalecanym rozwiązaniem dla biur rachunkowych jest precyzyjne sformułowanie praw i obowiązków stron umowy. Choć powyższą uwagę można uznać za truizm, doświadczenie pokazuje, że wzory umów stosowane przez podmioty świadczące usługi rachunkowo-księgowe są niezwykle lakoniczne. Umowa powinna natomiast jasno określać co obejmują zlecone usługi, co pozwala uniknąć wątpliwości i zbędnych przepychanek na etapie dalszej współpracy.

W kontekście omawianego problemu wystarczy wprowadzenie do umowy postanowienia zobowiązującego przedsiębiorcę do przedłożenia biurowi rachunkowemu wszystkich faktur sprzedażowych obejmujących dany okres rozliczeniowy zawierających oznaczenie grupy towarowo-usługowej oraz inne informacje, które zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi należy ujawnić w ewidencji VAT. Pozycja biura rachunkowego może zostać dodatkowo wzmocniona poprzez zastrzeżenie, że świadczy ono usługi w oparciu o otrzymane dokumenty nie weryfikując ich poprawności i rzetelności.

Podsumowanie

Konkludując, przygotowując się do wejścia w życie nowych przepisów dot. jednolitego pliku kontrolnego biura rachunkowe powinny w pierwszej kolejności zabezpieczyć własne interesy, a dopiero w dalszej przygotować na nowe regulacje swoich klientów. Każde biuro rachunkowe powinno przystąpić zatem do niezwłocznego audytu wszystkich umów zawartych ze swoimi klientami oraz wzoru umowy stosowanego obecnie. Jeżeli podmiot świadczący usługi rachunkowo-księgowe nie jest pewny czy powyższe umowy wystarczająco zabezpieczają jego interes, powinien zlecić przeprowadzenie takiego audytu zewnętrznemu ekspertowi. W przypadku wykrycia zagrożenia należy równie niezwłocznie wprowadzić modyfikacje do przyjętego wzorca oraz zawrzeć aneksy do umów z aktualnymi klientami.

Polecamy serwis: JPK_VAT