Biała lista podatników VAT - trzydniowy termin na ZAW-NR nierealny dla biur rachunkowych

Biuro, które chciałoby wyręczyć klientów w powiadamianiu urzędu skarbowego o przelewach na rachunki niewidniejące na białej liście VAT, napotka na podstawowy problem - bardzo krótki termin na wywiązanie się z tego obowiązku. Są na to tylko trzy dni od daty zlecenia przelewu. Zazwyczaj klienci nie informują księgowych w tak krótkim czasie o swoich płatnościach.

Rezygnacja albo wzrost ceny

Problem powstał z początkiem 2020 r., gdy weszły w życie sankcje za płatności na rachunki bankowe niewidniejące w wykazie podatników VAT, określanym jako biała lista (art. 22p. ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Przedsiębiorca, który zapłaci na rachunek niewidniejący na białej liście należność wynikającą z transakcji o wartości większej niż 15 tys. zł, nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odpowie solidarnie z dostawcą za nierozliczony VAT.

Sankcji można jednak uniknąć, jeśli podatnik bądź jego pełnomocnik złożą w urzędzie skarbowym "właściwym dla wystawcy faktury" zawiadomienie na druku ZAW-NR (art. 117ba par. 3 ordynacji podatkowej). Są na to tylko 3 dni liczone od daty zlecenia przelewu.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Biura rachunkowe rezygnują ze składania takich zawiadomień za swoich klientów, bo mało które na bieżąco wie o przelewach dokonywanych przez klienta.

- Przedsiębiorca powinien więc albo samodzielnie informować fiskusa o przelewach na rachunek spoza białej listy, albo zadbać o sprawną komunikację z firmą księgową, aby mogła ona składać ZAW-NR w trzydniowym terminie - zauważa Jarosław Ziółkowski, doradca podatkowy w Independent Tax Advisers.

Uwaga na pełnomocnictwa

Biuro rachunkowe, które zdecyduje się wysyłać zawiadomienia za swoich klientów, musi uzyskać w tym celu odpowiednie pełnomocnictwo. Ministerstwo Finansów wyjaśniało, że może to być zarówno pełnomocnictwo ogólne (PPO-1), jak i szczególne do działania we wskazanej sprawie (PPS-1).

Pełnomocnictwo szczególne powinno być dołączone do każdego ZAW-NR i za każde należy uiścić opłatę skarbową 17 zł.

W objaśnieniach podatkowych z 23 grudnia 2019 r. minister finansów wyjaśnił, że aby uniknąć sankcji podatkowych, wystarczy złożyć jedno ZAW-NR dla wielu płatności na ten sam rachunek niezgłoszony na białą listę. Ale nie dotyczy to przelewów na różne rachunki. Zatem im więcej kont, na które trafia płatność, tym więcej potrzeba zawiadomień.

W praktyce najlepiej więc, aby biuro dysponowało pełnomocnictwem ogólnym. Konieczność każdorazowego podpisywania PPS-1 przez klienta (wspólników lub członków zarządu) przy tak krótkim terminie (3 dni od zlecenia przelewu) może być fizycznie niemożliwe. ©℗

Problemy przy składaniu ZAW-NR

ZAW-NR może być złożony zarówno na papierze, jak i przez internet.

Przeciwwskazaniem dla wyboru formy papierowej jest konieczność ustalenia za każdym razem urzędu skarbowego "właściwego dla wystawcy faktury".

Biuro rachunkowe, które będzie chciało złożyć zawiadomienie elektronicznie, za pomocą Portalu Podatkowego (podatki.gov.pl) może liczyć na podpowiedź co do właściwości urzędu skarbowego. Wystarczy wybrać NIP sprzedawcy, a system teleinformatyczny podpowie odpowiedni urząd. Elektroniczny formularz ZAW-NR nie umożliwia wprowadzenia danych o wielu odbiorcach płatności jednocześnie. Księgowy musi więc ręcznie wprowadzać takie informacje.

Ponadto, przy składaniu elektronicznego zawiadomienia system wymaga przeliczenia kwot przelanych w walucie obcej na złote. Formalnie takiego obowiązku nie ma (przepisy tego nie wymagają), ale księgowy, który wypełnia elektroniczny ZAW-NR, napotka komunikat, który nakaże dokonać takiego przewalutowania.

Ci, którzy złożyli papierowy ZAW-NR, również spotkali się już z telefonami z urzędów skarbowych, żeby przeliczyć kwoty przelewów walutowych. ©℗

Mariusz Szulc