Przyczyny takich decyzji mogą być różne, obiektywne lub subiektywne: klient jest już zbyt duży na obsługę przez dane biuro rachunkowe, biuro rachunkowe kończy działalność, klient zmienia lokalizację biznesu albo nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, biuro rachunkowe nie jest zainteresowane dalszą współpracą itd.
Niezależnie od przyczyn zmiany, nowe biuro, przejmując prowadzenie ksiąg rachunkowych, zmuszone jest niejako do bazowania na danych, które zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych przez poprzednika.
Oczywiście przejmuje odpowiedzialność za prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych dopiero za okres, w którym samo prowadzi księgi. Jednak wcześniej zaewidencjonowane dane będzie musiało uwzględnić przy sporządzaniu sprawozdania finansowego czy dokonywaniu bieżących rozliczeń podatkowych.
Zmiana biura rachunkowego wiąże się bowiem z obowiązkiem kontynuowania zapisów w księgach rachunkowych. Nowe biuro musi zatem otrzymać od poprzednika dane, które zostaną wprowadzone do nowego systemu księgowego.
Biura rachunkowe pracują na różnych systemach finansowo-księgowych, w związku z czym nie zawsze jest możliwa automatyczna migracja danych z jednego systemu do drugiego. Przeniesienie danych może być więc w niektórych przypadkach bardzo pracochłonne.
Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się również z zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania finansowego. Regułą jest, że umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych zawierają stosowne postanowienia w tym zakresie. Nakład pracy związany z wykonaniem tego obowiązku znacznie przekracza bowiem zadania związane z cyklicznym "zamykaniem miesiąca". Słusznie więc biura rachunkowe oczekują za to dodatkowego wynagrodzenia.
Sprawne sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wymaga od księgowego nie tylko wiedzy z zakresu rachunkowości, ale również dobrej znajomości podmiotu, dla którego to sprawozdanie jest sporządzane. Dlatego czasem pojawia się problem, gdy klient oczekuje od "nowego" biura rachunkowego, by sporządziło ono sprawozdanie finansowe za rok, za który nie prowadziło ksiąg rachunkowych.
Biura są temu niechętne. U podłoża takiej niechęci leżą: brak znajomości klienta, brak pewności co do prawidłowości ujęcia i prezentacji danych w księgach, jak również, a nawet przede wszystkim odpowiedzialność osoby, która podpisuje się pod sporządzonym sprawozdaniem (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje m.in. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych).
Dlatego regułą jest, że sprawozdanie finansowe za zakończony rok obrotowy sporządza to biuro rachunkowe, które w trakcie danego roku obrotowego prowadziło księgi rachunkowe. Przy zmianie biura na początku nowego roku klient korzysta więc de facto z usług dwóch biur rachunkowych. Nowe biuro prowadzi bieżącą księgowość, a stare sporządza roczne sprawozdanie finansowe za rok miniony.
Oczywiście nowe biuro może podjąć się sporządzenia sprawozdania finansowego, ale będzie to wymagało uprzedniej weryfikacji danych, na podstawie których sprawozdanie będzie sporządzone. ©℗
Dr Grzegorz Matysek
Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe
Za nierzetelne dane w sprawozdaniu finansowym biuru grozi odpowiedzialność karna. Księgowi nie chcą więc brać odpowiedzialności za nieswoje księgowania.
O odpowiedzialności karnej biura rachunkowego za niesporządzenie sprawozdania finansowego lub nierzetelne jego przygotowanie mówi art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należałoby więc sprawdzić poprawność wcześniejszych księgowań. Wymaga to jednak czasu i pracowników, którzy by to wykonali. Jest jeszcze na to czas, bo na weryfikację księgowań średniej wielkości firmy nowy księgowy potrzebuje z reguły dwóch-trzech miesięcy.
Co jednak w sytuacji, gdy klient przejdzie do nowego biura krótko przed 31 marca z informacją, że poprzedni księgowy uchylił się od sporządzania sprawozdania albo zmarł.
Wyjściem dla biura rachunkowego, które nie ma czasu na weryfikację cudzych księgowań, może być art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Odmowę trzeba uzasadnić na piśmie i dołączyć do sprawozdania finansowego.
W ten sposób osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zdejmie z siebie odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Będzie ją ponosił tylko kierownik jednostki. ©℗
Brak zapłaty nie upoważnia poprzedniego biura do zatrzymania ksiąg
Nawet jeżeli klient nie zapłacił za usługę, to księgowy i tak musi wydać mu wszystkie dostarczone dokumenty, a także sporządzone przez siebie księgi i deklaracje. Kto je zatrzymuje, naraża się na odpowiedzialność karną.
Niejeden księgowy spotkał się z sytuacją, gdy klient postanowił przenieść się do nowego biura rachunkowego przed uregulowaniem należności za wyświadczone mu usługi. Wtedy pojawia się problem z wykonaniem bilansu. Ale nie tylko.
Niejeden księgowy wpadł na pomysł, żeby w takiej sytuacji zatrzymać dokumenty do czasu otrzymania zapłaty za swoje usługi. Sęk w tym, że biuro rachunkowe nie może tego robić, ponieważ dowody księgowe i same księgi są własnością klienta, z którego nie wolno czynić przedmiotu zastawu. Ich zatrzymywania zabrania art. 276 kodeksu karnego. Zgodnie z nim, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Dyspozycją tego przepisu jest objęte również niewydanie dokumentów osobie uprawnionej. Tym samym księgi rachunkowe, deklaracje, faktury, rachunki i inne dowody księgowe nie mogą stanowić karty przetargowej w dochodzeniu zapłaty. Biuro rachunkowe może jej dochodzić jedynie przed sądem powszechnym. ©℗
Patrycja Dudek