Savoir-vivre w open space. Czyli respektowanie potrzeb współpracowników w otwartej przestrzeni biurowej

 Niezależnie od rodzaju biura, w którym pracujemy, postępowanie, brzmienie, wygląd i strój to wizytówka każdego z nas. Wszystkie te elementy mają wpływ na odbiór naszej osoby przez innych. Jednak na pierwszy plan wysuwa się sposób bycia. Wiele mówi on o człowieku, obrazuje wartości, jakie wyznaje, wyraża szacunek do siebie samego oraz innych. Na atmosferę w pracy wpływa wiele czynników, ale przede wszystkim tworzymy ją przez swoje zachowanie.

Dzień dobry w open space

Powitanie to ważny element etykiety, który pozwala wejść, zaistnieć i kulturalnie funkcjonować w każdej społeczności. Wybór jego formy zależy od przyjętych zasad w danej organizacji bądź dziale oraz relacji z konkretną osobą (stopnia zażyłości, stanowiska itp.). W biurach typu open space nie ma obowiązku podawania wszystkim ręki. Wystarczy „dzień dobry”, przechodząc do swojego biurka. Jeśli jednak w dziale jest przyjęte witanie się uściskiem dłoni z najbliższymi współpracownikami lub z osobami, do których podchodzimy w jakiejś sprawie, pielęgnujmy ten rytuał.

Grzmienie, mówienie czy szeptanie?

Istnieje ogromna różnica między głośnym mówieniem a wypowiadaniem się z przekonaniem w głosie na tyle cicho, by rozmówca słyszał i słuchał z uwagą tego, co chcemy mu zakomunikować, bez zakłócania pracy innym. Z naszych doświadczeń wynika, że chętniej współpracujemy z ludźmi emanującymi spokojem, którzy potrafią wypowiadać się bez nadprogramowych emocji. Zwracanie uwagi na siebie głośnością mówienia jest nieeleganckie i źle świadczy o autorze, jest niemiłe dla rozmówcy i całego otoczenia. Rozprasza i zmusza pozostałych współpracowników do słuchania tego dialogu. Również rozmawiając przez telefon, nie trzeba krzyczeć. W open space jest przeważnie na tyle cicho, że przez słuchawkę możemy niemal szeptać. Wiele zdradza o człowieku także ton głosu, przekazujemy nim emocje. Dbajmy o to, aby za każdym razem, kiedy to możliwe, tworzyć pozytywne emocje, które pomagają budować dobrą atmosferę do współpracy.

Dobre tony

Dzisiejszy świat daje nam wiele możliwości, m.in. korzystania z dobrodziejstw techniki (np. trybu głośnomówiącego, telekonferencji, skype’a itp.). Ważne jest to, w jaki sposób używamy tych udogodnień. Szczególnie w open space dbajmy o harmonię i spokój, wyciszmy telefon i cały wachlarz powiadomień z komunikatorów, dostosujmy głośność muzyki także w słuchawkach (ją także często słychać, a narzucanie innym tonów swojej ulubionej muzyki nie jest w dobrym tonie). Pomyślmy także o wszelkich innych źródłach hałasu, które mogą rozpraszać naszych współpracowników. Koncentrację zakłócać może nawet dźwięk stukającej bransoletki. Taką biżuterię zostawmy więc lepiej na inne ważne okazje.

Trudne rozmowy i zadawanie pytań

 Pracując w open space, jest duża szansa na to, że nawet przy spokojnej wymianie zdań, usłyszymy fragmenty wypowiedzi naszych współpracowników. Czasami przy takiej okazji aż chce się coś powiedzieć, doradzić itp. Taktowność wymaga jednak tego, aby nie włączać się nachalnie w rozmowę, nie podpowiadać niczego bez pytania. Oczywiście można subtelnie zaoferować swoją pomoc, jednak należy zrobić to z wyczuciem, mając na uwadze sytuację oraz relacje z daną osobą.   

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Bliskość osób w naszym otoczeniu to okazja do nawiązywania różnego rodzaju rozmów. Choć odpowiedzi na wiele pytań możemy wyszukać sobie sami, czasem uznajemy, że prościej i szybciej jest zapytać np. o pisownię wyrazu lub o numer telefonu do osoby X. Warto pamiętać, że takie zachowanie świadczy o lenistwie i przerzucaniu pracy na innych, nie służy także naszemu wizerunkowi. Uszanowanie czasu i nieodrywanie kolegów od pracy to jedno z zachowań budujących dobrą atmosferę. Pomaga w tym również stara zasada: „Chwal przy wszystkich, inspiruj w cztery oczy”, którą można stosować zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Jest ona dobrym wstępem do zwracaniu uwagi. W każdym miejscu pracy zdarzają się sytuacje, które wymagają delikatnej rozmowy czy pomysłowych rozwiązań. Problem może dotyczyć np. higieny osobistej, głośnego mówienia czy braku umiejętności zachowania się w określonych sytuacjach. Nie oceniajmy pochopnie. Taktowne będzie zaproszenie osoby, której sprawa dotyczy, na rozmowę w cztery oczy. Zapewnijmy ją o poufności i z troską zapytajmy o trudności, przedstawmy konsekwencje i wyraźmy chęć pomocy.

Niewerbalne faux pas

Choć we wspólnej przestrzeni biurowej niezwykle ważne jest unikanie hałasów, nie zapominajmy też o komunikatach niewerbalnych. Mowa ciała jest równie ważnym elementem komunikacji interpersonalnej, jak wypowiadane słowa. Nasza postawa, mimika twarzy i gesty są zewnętrznym odzwierciedleniem stanu emocjonalnego. Jeśli mamy w sobie pozytywne nastawienie do siebie i ludzi, dobrze o sobie myślimy, to najczęściej wysyłamy taki sam spójny komunikat kanałem pozawerbalnym. Warto pracować nad sobą w tym obszarze, aby zarówno słowem, jak i zachowaniem kierować do świata jak najlepsze informacje na nasz temat. Zadbajmy więc o pozytywne nastawienie i pielęgnowanie budujących emocji.

A co z kontaktem wzorkowym?

W open space w zasięgu wzroku możemy mieć wiele ciekawych bodźców, które mogą odciągać naszą uwagę (ktoś przechodzi, coś stuknęło, dzwoni telefon itp.) Dobre relacje z ludźmi zbudowane są z wielu elementów, jednak żaden z nich nie jest aż tak ważny, jak okazywanie uwagi drugiej osobie. Jednym z sygnałów, które ją przejawiają jest kontakt wzrokowy.

Bardzo często jesteśmy tak zajęci (a przynajmniej tak nam się wydaje), że podczas rozmowy albo nie patrzymy w oczy, albo zerkamy w dal, bo na horyzoncie pojawił się ktoś lub coś wzbudzający nasze interesowanie. Skupmy całą uwagę na naszym rozmówcy, aby czuł się ważny i szanowany.

Osobista bańka powietrza

Jeśli chcemy, żeby ludzie dobrze czuli się w naszym towarzystwie, szanujmy ich przestrzeń osobistą. Można ją przyrównać do przenośnej bańki powietrza, która towarzyszy każdemu człowiekowi. Jej rozmiar zależy od środowiska, w którym dany człowiek dorastał. Są osoby przyzwyczajone do tłoku, inni zaś wolą więcej otwartej przestrzeni. Strefa intymna to odległość 15–45 cm od naszego ciała, osobista rozciąga się w promieniu 45–122 cm od nas – taką odległość zachowujemy na spotkaniach, imprezach firmowych z ludźmi, których znamy.

W praktyce człowiek jest w stanie tolerować obecność osób w swojej strefie osobistej i społecznej, ale wtargnięcie w tę intymną powoduje pewne zmiany w naszym organizmie (wzrasta poziom adrenaliny, napinają się mięśnie – to przygotowanie na ewentualną ucieczkę lub atak). Gdy np. przyjacielskim gestem obejmiemy kogoś, kogo mniej znamy, może to wywołać w nim negatywne uczucia, choć najprawdopodobniej wprost tego nie zakomunikuje, by nas nie urazić. Złota zasada brzmi więc: zachowajmy dystans. Z drugiej strony może być też tak, że nowy pracownik będzie na początku odnosił wrażenie, że inni są wobec niego chłodni, podczas gdy w rzeczywistości utrzymują strefę społeczną do momentu lepszego poznania. Przy bliższej znajomości częściej wchodzimy bowiem w strefę osobistą, a czasami nawet intymną.

Zapachy i zabiegi pielęgnacyjne

Sprawy osobiste załatwiajmy dyskretnie, bez absorbowania w nie innych osób. Nie raczmy współpracowników także widokiem działań pielęgnacyjnych. Poprawienie makijażu, kremowanie rąk, używanie perfum i inne zabiegi kosmetyczne zachowajmy na wizytę w łazience, zamiast wykonywać je przy biurku. Dbajmy też o higienę osobistą, która oznacza także częste mycie rąk oraz dezynfekcję biurka, co zapobiega rozprzestrzenianiu się zarazków.

Miejmy świadomość tego, że zapachy (np. papierosów) rozpraszają tak samo jak dźwięki. Palenie w miejscach publicznych jest w Polsce zabronione ustawowo. Nawet jeśli korzystamy z firmowej palarni, pamiętajmy o tym, że dym papierosowy osadza się na naszej odzieży i zapach utrzymuje się jakiś czas. Warto więc ograniczyć palenie w pracy, by nie rozpraszać innych zapachem. Podobnie z używaniem perfum, te wyraźne zostawmy na czas poza biurem. Część osób aplikuje je w ciągu dnia na odzież, to niekoniecznie dobra mieszanka. Efekt może być piorunujący, jak burza latem, tylko bez orzeźwienia. Zapach, który nam odpowiada, może być bardzo drażniący dla innej osoby, wystarczy więc właściwa higiena osobista i antyperspirant. Również aromaty jedzenia bywają tak intensywne, że mogą odbierać innym chęć do pracy. Ograniczmy zatem wonne posiłki nawet w biurowej kuchni.

Biurko naszą wizytówką

Warto także wspomnieć o swoim miejscu pracy – biurku. Zadajmy sobie pytanie, czy nasze mogłoby stać przy drzwiach i być wzorem organizacji dla każdego, kto wchodzi. Można pomyśleć: „Bałagan? No tak, ale przecież jest tyle pracy…” – to tylko wymówka, a liczba zadań do wykonania nie zwalnia nas z dbałości o estetykę, nawet jeśli na blacie jest dużo rzeczy.

Drugą kwestią jest jedzenie przy biurku – podobnie jak żucie gumy jest nieeleganckie. Zapach rozprasza, a sama forma może powodować dyskomfort u innych pracowników. Jeśli to możliwe, posiłki spożywajmy w biurowej kuchni, chyba że np. cały dział zamawia pizzę i tworzy się niejako braterstwo. Wówczas trzeba tylko pamiętać o osobach przybywających do naszego biura z zewnątrz – to nieeleganckie witać kogoś, jedząc.

Wspólne rzeczy i… wirusy?

Pamiętajmy o tym, że rzeczy we wspólnej przestrzeni nie zawsze są wspólne. Pożyczanie bez pytania długopisów, innych przyborów biurowych czy krzesła to główne grzechy współpracowników. Jeśli więc potrzebujemy czegoś, co nie jest nasze, upewnijmy się, do kogo należy dany przedmiot i czy możemy z niego skorzystać. Przyczyną biurowych sporów bywa też kwestia temperatury i otwartych okien, najlepiej więc ustalmy ze współpracownikami, jaka będzie optymalna liczba stopni, aby nikt nie zmarzł lub nie przegrzał się. Na wszelki wypadek zadbajmy też o sweter, który ogrzeje nas w razie potrzeby. A jeśli już zdarzy nam się przeziębienie, pamiętajmy o tym, że w otwartej przestrzeni ryzyko przenoszenia wirusów jest o wiele większe niż w zamkniętych pomieszczeniach. Nie przychodźmy więc do biura, kiedy jesteśmy chorzy, a jeśli pomimo dyskomfortu zdrowotnego czujemy, że jesteśmy w stanie wykonywać swoje obowiązki zawodowe, zapytajmy przełożonego o możliwość pracy z domu.

Open space to przestrzeń biurowa wymagająca szczególnej wrażliwości na innych i uważności w odniesieniu do swoich zachowań i nawyków. Od każdej osoby z niej korzystającej szczególnie wymaga respektowania potrzeb jej pozostałych użytkowników. Stosowanie się do powyższych wskazówek, sprawi, że praca w otwartej przestrzeni będzie przyjemniejsza, mniej stresująca, a zarazem bardziej efektywna. Zadbajmy o to, aby szeroko pojęta uprzejmość stała się naszym nawykiem.

Kilka przestróg przed niewerbalnym faux pas

Nadmierna gestykulacja w rozmowie rozprasza, odciąga uwagę od treści i powoduje komunikacyjny chaos. Im mniej „machania” rękami, tym łatwiej o dobry wizerunek i autorytet.

Pozycja półleżąca na krześle może być odbierana jako znak lekceważenia, obojętności czy braku zainteresowania.

Gdy zakładamy nogę na nogę w kształt „czwórki”, wyrażamy pewność siebie i dominację. Choć to pozycja dość powszechna, jest mało elegancka i może obrażać innych, a wręcz wzbudzić agresję. Podobnie z siedzeniem w zbyt dużym rozkroku – ten typowy dla mężczyzn układ ciała eksponujący krocze również wskazuje na dominację i jest nieelegancki.

Wśród kobiet natomiast często spotykane jest zakładanie nogi na nogę i odchylenie ich w bok, co daje zmysłowy, a więc niewłaściwy w kontekście biurowym, efekt.

Trzymanie rąk w kieszeniach podświadomie odbieramy jako brak szacunku i lekceważenie. Choć wielu zna tę zasadę, przyjmuje tę nieelegancką pozycję, by dodać sobie pewności siebie.

Nie splatajmy nóg, bowiem w ten sposób możemy pokazać zdystansowanie, nieśmiałość, brak pewności siebie, zagubienie czy kompleksy.

Nie popadajmy też w drugą skrajność – gdy staniemy z szeroko rozstawionymi nogami, możemy zrobić wrażenie osoby zbyt pewnej siebie i zarozumiałej. Podobnie ocenione może być opieranie się o ścianę, filar czy meble – taka pozycja dodatkowo na pewno nie pomoże nam w zdobywaniu autorytetu.

Zwróćmy też uwagę na układ rąk, splatanie ich na karku podczas rozmowy może zostać zinterpretowane jako dominacja, skrzyżowanie na piersiach jako blokada, pozycja obronna lub negatywne nastawienie, a gdy dodamy do tego wystawione kciuki – zbytni luz z poczuciem wyższości.

Żucie gumy jest odbierane jako lekceważące.

Renata Brukiewicz