Nowoczesne planowanie w biurze rachunkowym

Wyeliminuj chaos

Czym właściwie jest optymalizacja pracy? To znalezienie najlepszego rozwiązania, które będzie dopasowane do potrzeb firmy. Wprowadzając je do przedsiębiorstwa, zwraca się uwagę na jego sytuację oraz postawione cele.

Udoskonalanie procesów w przedsiębiorstwie służy przede wszystkim poprawie wydajności pracy. Jak ją podnieść? Rozpoczynając dzień, każdy pracownik powinien mieć plan działania, który pozwoli wykonać wszystkie niezbędne zadania na czas. Sprawna organizacja może stanowić prawdziwe wybawienie w sytuacjach stresogennych. Daje poczucie panowania nad wszystkim i pomaga w wypełnianiu obowiązków.

Jej podstawą jest planowanie zadań i wyznaczanie celów. Każdego ranka warto spisać wszystkie swoje obowiązki na dany dzień oraz umówione spotkania. Bardzo pomocne okazuje się też oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na konkretną czynność. Ustalenie mniejszych przedziałów czasowych w planie sprawi, że zmobilizowanie się będzie dużo łatwiejsze.

Zadania dobrze jest ułożyć w kolejności od najważniejszych do mniej znaczących. Dzięki wykonaniu najtrudniejszych podpunktów na początku, pracownik płynnie przechodzi do kolejnych, mając poczucie dobrze wykonanej pracy. W tym momencie warto też zwrócić uwagę na konieczność skupiania się na jednej czynności zamiast na pięciu jednocześnie. Tylko w ten sposób można utrzymać wysoki poziom koncentracji. Realizacja rozsądnie wyznaczonych celów sprawia zatem, że efektywność znacząco wzrasta.

Nową organizację pracy mogą skutecznie wesprzeć technologie. Ogromną pomocą w ustalaniu harmonogramów są nie tylko zwykłe kalendarze, ale także oprogramowania czy aplikacje, które automatycznie wysyłają przypomnienia o czekających zadaniach. Umożliwiają one również nadawanie priorytetów zadań, aby łatwiej było ułożyć pracę.

Pracuj wydajnie, nie ciężko

Optymalizacja pracy sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, najwięcej korzyści przyniesie jednak w zespołach wykonujących różnorodne czynności dla wielu podmiotów. Tak jest między innymi w księgowości. W biurach rachunkowych zawsze jest wiele do zrobienia, a księgowi muszą nie tylko radzić sobie z codziennymi obowiązkami, ale też stale dopasowywać swoją pracę do zmieniających się przepisów. Pomagają w tym także technologie.

- Dzisiejsza księgowość jest innowacyjna. Podąża w kilku kierunkach, a ich celem jest nie tylko usprawnienie pracy w rachunkowości, ale także ułatwienie życia klientowi. To tzw. sytuacja win-win, w której zyskują wszyscy. Najnowsze trendy potwierdzają, że ta branża stale się zmienia. Coraz częściej digitalizuje się dane, w czym pomagają najnowsze oprogramowania. Wiele spraw można już załatwić za pomocą smartfona. Dużym udogodnieniem stają się także programy, dzięki którym klient i księgowy mogą skonsultować bieżące kwestie, mając przed oczami ważne dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Aby jednak optymalizacja procesów była udana, potrzeba odpowiednich, specjalistycznych narzędzi, które nadążą za potrzebami.

Wszystko pod ręką

Nie ulega wątpliwości, że nowoczesne biura rachunkowe potrzebują rozwiązań pomagających organizować, a co za tym idzie – przydzielających obowiązki pracownikom.

Dziś nie trzeba już zapisywać zadań do wykonania w kalendarzu ani analogowo mierzyć czasu poświęconego na konkretne czynności. Ponadto telefony czy maile nie są jedynymi możliwościami kontaktu z klientem. Ryzyko, że ważna korespondencja gdzieś się zagubi, zostaje zatem wyeliminowane. Najnowsze programy radzą sobie ze wszystkimi organizacyjnymi trudnościami, jakie stawia przed nimi człowiek.

- Informacja o tym, ile czasu zajmuje obsługa danego klienta, jest kluczowa z perspektywy biura rachunkowego. Pomaga chociażby podczas rozliczenia z kontrahentem, kiedy trzeba oszacować, czy cena za daną usługę jest adekwatna. Niekiedy okazuje się też, że pewne zadania można wykonać szybciej. Efektywne zarządzanie biurem powinno bazować na informacjach, ile czasu zajmuje pracownikom obsługa zapytań od klientów. Takie dane można uzyskać np. dzięki opcji logowania czasu pracy czy z ujednoliconego kanału komunikacji. W ten sposób wszystko znajduje się w jednym miejscu – dodaje Krzysztof Wojtas.

Na co jeszcze zwracać uwagę, szukając programu do zarządzania biurem? Planującemu pracę właścicielowi biura z pewnością przydadzą się narzędzia szczegółowo organizujące codzienne działania. Może to być tworzenie konkretnych zadań dla pracowników, zaznaczanie terminu ich wykonania oraz opcje sortowania czy filtrowania, aby łatwiej było je odnaleźć w gęstwinie dokumentów.

INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Z perspektywy biura bardzo istotne są również dane o stanie wysyłki informacji do klientów (o ZUS-ie, podatkach), podziale prac czy obłożeniu pracowników. Szczególne ważne jest to, aby były to narzędzia łatwe w analizie oraz szybko dostępne. Wiadomo bowiem, że w księgowości liczy się każda minuta.

Korzyści dla księgowości

Raport „Portret księgowych. Zapracowani, ale usatysfakcjonowani” opublikowany w 2017 roku przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce pokazuje, że dużym problemem dla księgowych są naglące terminy. Zwróciło na to uwagę aż 31,6% badanych. Z kolei 27,8% stwierdziło, że utrudnieniem codziennych działań jest konieczność podporządkowania życia harmonogramowi zadań.

Jednoznacznie wynika z tego, że branża rachunkowa czeka na dobre, ułatwiające życie rozwiązania. Innowacyjna księgowość na miarę XXI wieku opiera się dziś na wielu pomysłach biorących się z doświadczenia pracowników. Przykładowo, co zrobić, gdy pojawia się problem z dotrzymaniem terminów? Wystarczy użyć zadań cyklicznych, w ramach których umieścimy informację, że do 20. dnia miesiąca należy wyliczyć podatki, zaś do 25. VAT. Wszystkie dane dotyczące zarządzania biurem oraz korespondencja z klientami znajdują się również w jednym miejscu. Wniosek? Nowoczesne narzędzia przygotowane na bazie uwag klientów mogą znacząco usprawnić czynności w branży księgowości. Przekłada się to nie tylko na większą kontrolę nad działaniami pracownika, ale także pozwala uzyskać dodatkowy czas na obsługę kolejnych klientów.

Odpowiednio przeprowadzona optymalizacja w biurze rachunkowym daje zatem możliwość efektywniejszej pracy. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że księgowi panują nad wszystkim, mając odpowiednie dane na wyciągnięcie ręki. Wprowadzenie tego typu zmian szybko przyniesie firmie korzyści oraz pozwoli jej stać się bardziej konkurencyjną na rynku.