Ocena ryzyka prania brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w biurze rachunkowym

Przedsiębiorcy, którzy usługowo prowadzą księgi rachunkowe na rzecz innych podmiotów muszą stosować przepisy ustawy z 1 kwietnia 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa). Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 17 ustawy instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przepisy obejmują zatem wszystkich tych przedsiębiorców, którzy świadczą usługi rachunkowe na zlecenie i na rzecz innych podmiotów. Będą to zarazem typowe biura rachunkowe ale także ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe na zlecenie innych podmiotów w ramach grupy kapitałowej.

Polecamy: Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX Biura rachunkowe!

Należy pokreślić, że przepisy dotyczące przeciwdziałania prania pieniędzy skonstruowane są w oparciu o zasadę ryzyka (ang. risk-based approach). Oznacza to, że przedsiębiorca sam powinien przeanalizować i ocenić, jakie konkretnie działania powinien podjąć, aby minimalizować ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Działania te powinny być proporcjonalne do charakteru i wielkości przedsiębiorstwa. Kluczową role odgrywa zatem ocena ryzyka przedsiębiorcy. Dokument ten stanowi podstawę do wskazania jakie ryzyka występują w związku z prowadzoną działalnością oraz w jaki sposób przedsiębiorca zamierza te ryzyka minimalizować. Tak przeprowadzona analiza i szacowanie ryzyka pozwala dopiero na opracowanie właściwych procedur i zasad postępowania. Na marginesie można wskazać, że słowo ryzyko zostało użyte w ustawie aż 77 razy.

Zgodnie z art. 27 ust 1 ustawy Instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej. Ponadto, jak wskazuje ust. 3, cytowanego artykułu, ocenę ryzyka należy sporządzić w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, dokonywać jej aktualizacji. Aktualizacja powinna nastąpić w szczególności w związku ze zmianami czynników ryzyka.

Nie ulega wątpliwości, że instytucje obowiązane zobligowane są do przeprowadzenia oceny ryzyka, a jej wykonanie powinno zostać udokumentowane. Należy podkreślić, że o ile przyjęta na podstawie oceny ryzyka wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, może zawierać elementy wspólne dla wielu biur rachunkowych, to jednak ocena ryzyka powinna być dokumentem uwzględniającym specyfikę danego biura rachunkowego i odnoszącym się do tego konkretnego przedsiębiorcy.

Dlaczego przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe powinien przeprowadzić ocenę ryzyka?

Obowiązek przygotowania oceny ryzyka instytucji obowiązanej wynika wprost z ustawy a ponadto, przepisy wskazują szereg różnych dalszych obowiązków odnoszące się wprost do oceny ryzyka przedsiębiorcy i podejmowanych w związku z jej wynikami działań. Można w tym miejscu wymienić jedynie kilka takich obowiązków, tytułem przykładu.

Po pierwsze, zgodnie z art. 28 ust 1 ustawy Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przekazania mu przygotowanej przez przedsiębiorcę w zakresie jego właściwości oceny ryzyka oraz innych informacji mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka. Także podczas ewentualnej kontroli przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe z pewnością zostanie poproszony o przedstawienie oceny ryzyka.

Po drugie, w myśl art. 33 ust. 2 ustawy, instytucje obowiązane rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka. A ponadto, instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającą rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Rozpoznanie ryzyka pozwala podjąć decyzje o tym, czy można stosować uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego, w przypadku potwierdzenia niskiego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu lub, w związku z wyższym ryzykiem, koniecznym jest zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

I wreszcie, biuro rachunkowe, które nie dopełniło obowiązku sporządzenia oceny ryzyka oraz jej aktualizacji podlega każe administracyjnej, którą, zgodnie z art. 150 ust. 1 ustawy może być m.in. kara finansowa do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo - w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty - do wysokości równowartości kwoty 1 000 000 euro.

Trzeba także rozumieć, że dopiero na podstawie przeprowadzonej oceny ryzyka instytucji obowiązanej można sporządzić adekwatną i proporcjonalną do prowadzonej działalności wewnętrzną instrukcję przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Jakie elementy powinna zawierać ocena ryzyka biura rachunkowego?

Samo sporządzenie oceny ryzyka nie musi być procesem skomplikowanym dla większości, nawet średniej wielkości, biur rachunkowych. Przeprowadzona analiza powinna uwzględniać co najmniej kilka czynników ryzyka dotyczących rodzaju obsługiwanych klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług oraz kanałów dystrybucji. Wybrane czynniki ryzyka powinny zostać przeanalizowane i poddane ocenie a następnie poprzez szacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń objętych ryzykiem oraz ich skutków należy określić poziom istotności ryzyka charakterystyczny dla danego przedsiębiorcy. W dużym uproszczeniu, ocena ryzyka powinna pozwalać na określenie kontekstu działalności, ryzyk jakie mogą wynikać w związku z prowadzoną działalnością z uwagi na rodzaj klientów, obsługiwane segmenty, zakres oferowanych usług, wskazanie scenariuszy ziszczenia się opisywanych ryzyk oraz ekspercką ocenę prawdopodobieństwa ich wystąpienia i wywołanych skutków.

Wśród dodatkowych czynników ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu charakterystycznych dla biur rachunkowych można wskazać okoliczności związane ze współpracą biura rachunkowego z klientem i dokonywanymi przez niego operacjami.

Mogą to być dla przykładu:

1. 1. tworzenie przez klienta podmiotów o skomplikowanej strukturze organizacyjnej i trudnym do ustalenia źródle finansowania;
   2. wykorzystywanie przez klienta osób zajmujących się prowadzeniem ksiąg jako pełnomocników lub prokurentów do reprezentacji w sytuacjach nie związanych z zakresem obowiązków;
   3. powierzanie przez klienta osobom zajmującym się prowadzeniem ksiąg jakichkolwiek obowiązków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa klienta;
   4. zarządzanie rachunkami bankowymi klienta;
   5. niekompletne lub niezgodne z rzeczywistością odzwierciedlenie zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych;
   6. tworzenie przez klienta kont rozliczeniowych o niewiadomym lub niejasnym przeznaczeniu;
   7. unikanie płacenia przez klienta podatków lub innych danin publicznoprawnych;
   8. ukrywanie źródeł pochodzenia pieniędzy lub innych wartości majątkowych;
   1. wykorzystywanie walut wirtualnych lub rachunków wirtualnych;
   10. dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych w okolicznościach nie wskazujących na istnienie uzasadnionych ku temu powodów;
   11. stosowanie instrumentów płatniczych na okaziciela;
   12. dokonywanie darowizn, dotacji lub innych przysporzeń majątkowych w sposób budzący wątpliwości co do celu, przeznaczenia środków lub tożsamości beneficjenta rzeczywistego;
   13. nieuzasadnione naciski na natychmiastowe wykonanie operacji.

Na wymienione wyżej okoliczności pracownicy biura rachunkowego powinni być szczególnie wyczuleni gdyż okoliczności te mogą świadczyć o większym ryzyku wystąpienia procederu prania pieniędzy oraz mogą być związane z finansowaniem terroryzmu.

Polecamy serwis: Prowadzę biuro rachunkowe