Podstawowe obowiązki biura rachunkowego w zakresie stosowania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu

Ustawa z 1 kwietnia 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: Ustawa) nakłada szereg obowiązków na tzw. instytucje obowiązane, czyli przedsiębiorców, którzy zostali wymieni wprost w art. 2 Ustawy. Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 17 Ustawy instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przepisy obejmują zatem wszystkich tych przedsiębiorców, którzy świadczą usługi rachunkowe na zlecenie i na rzecz innych podmiotów.

Objęcie biur rachunkowych stosowaniem przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finasowania terroryzmu wynika przede wszystkim z tego, że podmioty te mają obszerną wiedzę na temat operacji finansowych podmiotów, na rzecz których świadczą usługi rachunkowe, i w związku z tym powinny one być wyczulone na wszelkie sygnały mogące wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Dlatego też biura rachunkowe nie mogą po pierwsze powierzchownie podchodzić do swoich obowiązków, a po drugie, bagatelizacja tychże obowiązków może być źródłem wysokich kar finansowych.

Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX Biura rachunkowe!

Obowiązki biura rachunkowego w odniesieniu do przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu można podzielić na kilka zasadniczych obszarów.

W pierwszej kolejności przepisy zobowiązują do wyznaczenia kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej do wykonywania obowiązków wynikających z Ustawy. Kadra kierownicza wyższego szczebla to członek zarządu, dyrektor lub pracownik instytucji obowiązanej posiadający wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko. Jak łatwo zauważyć wyznaczenie takiej osoby ma kluczowe znaczenie i nie może obejmować przypadkowych osób. Z funkcją tą wiążę się też bezpośrednia odpowiedzialność za podejmowane decyzje lub ich brak. Ponadto przepisy zobowiązują do wyznaczenia pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w przypadkach przewidzianych Ustawą. W przypadku biura rachunkowego prowadzonego jako działalność jednoosobowa zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, o których mowa powyżej wykonuje osoba prowadząca tę działalność. Przedsiębiorca powinien zadbać aby wybór osób odpowiedzialnych był należycie udokumentowany.

Kolejną grupą obowiązków jakie musi zrealizować biuro rachunkowe to ocena ryzyka instytucji obowiązanej. Zgodnie bowiem z art. 27 ust. 1 Ustawy instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej. W tym miejscu należy podkreślić przede wszystkim, że przyjęcie samej polityki wewnętrznej, instrukcji postępowania nie będzie wystarczające. Zakres i forma procedur wewnętrznych powinien być determinowany wnioskami płynącymi z oceny ryzyka jakie musi przeprowadzić biuro rachunkowe. A ryzyka te mogą być bardzo różne i należy je przeanalizować. Ryzyka związane z praniem pieniędzy mogą być w dużej mierze bardzo zbliżone dla wszystkich biur rachunkowych ale mogą pojawiać się odstępstwa od tej reguły wynikające z zakresu i charakteru prowadzonej działalności i świadczonych usług. Wpływ na charakter ryzyka biura rachunkowego będzie miało to jakich klientów obsługuje, z jakich krajów pochodzą lub gdzie prowadzą działalność oraz jaka jest to działalność. Ocenę ryzyka należ sporządzić w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, aktualizować, w szczególności w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Następna grupa obowiązków obejmuje przygotowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych. Pierwszą z nich będzie wewnętrzna procedura biura rachunkowego w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Jej zakres i szczegółowość powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności oraz zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej. Procedura powinna wskazywać przede wszystkim stosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz ich zakres. Będzie to chociażby sposób identyfikacji klienta czy ocena stosunków gospodarczych łączących klienta z biurem rachunkowym. Inną procedurą jaką biuro rachunkowe zobowiązane będzie wdrożyć to procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Kolejną dużą grupą obowiązków nałożonych na biuro rachunkowe to grupa obowiązków, które mogą być zakwalifikowanie jako działania związane z codzienną realizacją zarówno przepisów Ustawy, jak i przepisów procedur wewnętrznych. Innymi słowy biuro rachunkowe powinno umieć wykazać, że realizuje postanowienia przepisów stosując odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego, dokonując oceny i identyfikacji klientów i łączących ich stosunków gospodarczych a w przypadku, w którym przepisy zobowiązują do przesłania zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, kierują odpowiednie zgłoszenia.

Ważnym obowiązkiem instytucji obowiązkiem instytucji obowiązanej jest zapewnienie osobom realizującym obowiązki wynikające z Ustawy w programach szkoleniowych mających na celu podnoszenie kompetencji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Programy szkoleniowe powinny uwzględniać charakter i rodzaj prowadzonej działalności oraz być dostosowane do skali działania przedsiębiorcy.

Ostatnią grupą obowiązków będą działania dodatkowe, tak samo ważne a wynikające ze stosowania nowych przepisów. Można tu wymienić chociażby obowiązek informowania osób fizycznych o przetwarzaniu ich danych osobowych przez instytucje obowiązaną w celu realizacji obowiązków wynikających z Ustawy. Na marginesie należy wskazać, że obowiązku poinformowania o przetwarzaniu danych osobowych na potrzeby realizacji przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nie można utożsamiać z zakazem informowania, których informacja dotyczy, o przekazaniu tejże informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu instytucje obowiązane, ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych zachowują w tajemnicy fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji określonych w rozdziałach 7 i 8 Ustawy oraz informacji o prowadzonych analizach dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Polecamy serwis: Prowadzę biuro