Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - obowiązki biur rachunkowych

W odniesieniu do podmiotów świadczących usługi księgowe najwięcej zmian w zakresie ich udziału w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy w stosunku do stanu sprzed 12 lipca 2018 roku dotyczy:

- wprowadzenia nowych obowiązków, w tym w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- wprowadzenia Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,
- modyfikacji przepisów dotyczących wstrzymywania transakcji i blokowania rachunków,
- zmiany przepisów o kontroli instytucji obowiązanych, a także sankcji administracyjnych nakładanych na instytucje obowiązane nieprzestrzegające obowiązków nałożonych na nie ustawą.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zwana dalej "ustawą") wpływa na funkcjonowanie podmiotów z szeroko rozumianego rynku usług profesjonalnych, obejmując przepisami zawody prawnicze, doradców podatkowych, podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX Biura rachunkowe!

Rozszerzenie obowiązku dokonania oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Ustawa z jednej strony zmniejsza liczbę obowiązków spoczywających na instytucjach obowiązanych, w tym posiadania przez instytucje obowiązane wydzielonego rejestru transakcji, i usprawnia powinności dotyczące raportowania transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), w szczególności tzw. transakcji podejrzanych.

Z drugiej strony precyzuje dodatkowe obowiązki instytucji obowiązanych, które obecnie są już wykonywane na podstawie przepisów obowiązującej ustawy. Istotne obowiązki dotyczą:
- sporządzania i aktualizowania przez instytucje obowiązane oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
- konieczności przekazywania do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych informacji o podejrzanych transakcjach przez spółki prawa handlowego, tj. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne.

Próg kwotowy transakcji wymagającej rejestracji w postaci transakcji gotówkowej przyjmowanej lub dokonywanej przez przedsiębiorców w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców wynosi 10 000 euro. Ten próg dotyczy zarówno pojedynczej transakcji, jak i kilku, jeśli okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane.

Ocena ryzyka dokonywana przez biuro księgowe ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu zakresu stosowanych w danym przypadku środków bezpieczeństwa finansowego, który jest uzależniony od stopnia rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną. W celu określenia właściwego dla danej transakcji zakresu środków bezpieczeństwa finansowego biuro rachunkowe powinno najpierw rozpoznać związane z nimi ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a następnie dokonać oceny rozpoznanego ryzyka.

Artykuł 33 ust. 3 ustawy wskazuje otwarty katalog elementów stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnych, które powinny być wzięte pod uwagę w procesach rozpoznania oraz oceny ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanych z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną. Są to:
1) rodzaj klienta;
2) obszar geograficzny;
3) przeznaczenie rachunku;
4) rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;
5) poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji.

WAŻNE! Ustawodawca nałożył na biura rachunkowe obowiązek bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych w celu wykrycia okoliczności podejrzanych, tj. wskazujących na związek z przestępstwem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz transakcji nietypowych (art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy).

Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane przez biura rachunkowe

Zakres przedmiotowy katalogu środków bezpieczeństwa finansowego, określony w art. 34 ust. 1, co do zasady pokrywa się z tym istniejącym w poprzedniej ustawie. Wprowadzono regułę, że zakres środków bezpieczeństwa finansowego, zastosowanych w danym przypadku, powinien być uzależniony od stopnia rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Taka strategia odpowiada generalnej strategii wyrażonej w komunikacie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego z 24 lipca 2019 roku w sprawie publikacji Krajowej Oceny Ryzyka Prania Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu. W opinii UKNF, w konsekwencji publikacji ww. dokumentów instytucje obowiązane powinny przeprowadzić analizę własnych ocen ryzyka oraz rozważyć dokonanie ich aktualizacji, zwłaszcza w związku z obowiązującą krajową oceną ryzyka, o której mowa w art. 27 ust. 2 ustawy.

Instytucje obowiązane są też zobligowane do dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego.

WAŻNE! Aktualna procedura identyfikacji beneficjenta rzeczywistego wprowadziła jednoznaczny obowiązek w zakresie identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, nałożony na instytucję obowiązaną, a nie jedynie, jak miało to miejsce dotychczas, podejmowania działań w tym zakresie.

Ustawa wprowadza obowiązek podjęcia przez biuro rachunkowe, biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego działań obejmujących identyfikację i weryfikację tożsamości pełnomocnika klienta oraz jego umocowanie do działania w imieniu klienta (art. 34 ust. 2 ustawy).

Artykuł 34 ust. 3 implementuje do przepisów ustawy wymóg wynikający z art. 13 ust. 4 dyrektywy 2015/849 i wprowadza obowiązek wykazania na żądanie właściwych organów zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego. W celu umożliwienia właściwym organom realizacji ich zadań kontrolnych nałożono na podmioty obowiązane obowiązek dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny zostać zastosowane przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej. W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest zastosowanie niektórych środków bezpieczeństwa finansowego w czasie lub już po nawiązaniu stosunków gospodarczych bądź przeprowadzeniu transakcji okazjonalnej, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Chodzi o sytuacje, gdy jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W takich przypadkach weryfikacja jest dokonywana w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.

Podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. O zakresie i celu przetwarzania danych księgowi są zobowiązani do poinformowania klientów przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.

Niższe ryzyko prania pieniędzy

Środki bezpieczeństwa wskazane w ustawie mogą być uproszczone bądź wzmożone. Artykuł 42 określa uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego, które mają zastosowanie w przypadku podmiotów pozostających ze sobą w stosunkach gospodarczych lub w przypadku transakcji okazjonalnych.

Według ustawodawcy, niektóre sytuacje niosą ze sobą niskie ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. I tak o niższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą świadczyć w szczególności:

1) to, że klient jest:

a) jednostką sektora finansów publicznych, o której mowa w art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.),
b) przedsiębiorstwem państwowym albo spółką z większościowym udziałem Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków,
c) spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymaganiom ujawniania informacji o jej beneficjencie rzeczywistym wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego, albo spółką z większościowym udziałem takiej spółki,
d) rezydentem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
e) rezydentem państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej,
f) rezydentem państwa trzeciego, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

2) przedmiotem transakcji jest:

a) zawarcie umowy ubezpieczenia, gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1500 euro lub składka jednorazowa nie przekracza 3500 euro; w przypadku grupowych umów ubezpieczenia wskazana wartość składek liczona jest w odniesieniu do każdego ubezpieczonego,
b) przystąpienie do pracowniczego programu emerytalnego i uczestnictwo w nim, zawarcie umowy i gromadzenie oszczędności na indywidualnym koncie emerytalnym lub indywidualnym koncie zabezpieczenia emerytalnego,
c) oferowanie produktów lub usług w celu zapewnienia odpowiednio zdefiniowanego i ograniczonego dostępu do systemu finansowego klientom mającym ograniczony dostęp do produktów lub usług oferowanych w ramach tego systemu,
d) oferowanie produktów lub usług powiązanych z klientem, w przypadku których ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu jest ograniczane za pomocą innych czynników, w tym jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych otwartych lub specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, lub określonych rodzajów pieniądza elektronicznego,
e) powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z:
- państwem członkowskim Unii Europejskiej, państwem członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
- państwem trzecim określanym przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej,
- państwem trzecim, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

WAŻNE! Uproszczonych środków bezpieczeństwa nie można zastosować w sytuacjach, o których mowa wcześniej, jeśli istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu albo istnieją uzasadnione wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Instytucje obowiązane powinny jednak przed zastosowaniem uproszczonych środków bezpieczeństwa finansowego upewnić się, czy dane stosunki gospodarcze lub transakcje okazjonalne rzeczywiście charakteryzują się niskim ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Podwyższone ryzyko finansowania terroryzmu i prania pieniędzy

Obowiązek zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego występuje w przypadku stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnych wiążących się z podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Katalog przypadków, w których można uznać, że stosunki gospodarcze lub transakcja okazjonalna co do zasady wiążą się z wysokim ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, określono w art. 43 ust. 2 ustawy. W pewnych przypadkach ustawodawca z góry zadecydował o podwyższonych środkach bezpieczeństwa finansowego i te sytuacje określił wprost w art. 43 ust. 2–4 ustawy.

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego powinny znaleźć zastosowanie wobec:

- podmiotów mających miejsce zamieszkania lub siedzibę w państwie trzecim wysokiego ryzyka; zasada ta doznaje ograniczeń w stosunku do oddziałów instytucji obowiązanych lub jednostek zależnych z większościowym udziałem instytucji obowiązanych oraz oddziałów lub jednostek zależnych z większościowym udziałem podmiotów mających siedzibę na terytorium państwa członkowskiego UE oraz podlegających obowiązkom wynikającym z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

- instytucji obowiązanych w przypadku nawiązania transgranicznych relacji korespondenckich z instytucją respondentem z państwa trzeciego; wówczas oprócz środków bezpieczeństwa finansowego zobowiązane są one do podjęcia określonych w tym przepisie dodatkowych działań mających na celu odpowiednie ograniczenie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (art. 45 ustawy),

- instytucji obowiązanych do wdrożenia właściwych procedur umożliwiających identyfikację klientów lub ich beneficjentów rzeczywistych jako osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (art. 46 ustawy). Ustęp 2 art. 46 precyzuje działania, jakie instytucja obowiązana powinna podjąć w związku z nawiązywaniem stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego oraz inne działania właściwe do stosowania w relacjach z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne powinny być podejmowane również po zakończeniu piastowania przez daną osobę eksponowanego stanowiska politycznego w okresie, w którym z osobami takimi nadal wiązać się może wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Okres ten nie powinien być krótszy niż 12 miesięcy. Ponadto takie działania powinny być podejmowane w relacjach z członkami rodziny lub osobami znanymi jako bliscy współpracownicy osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Artykuł stanowi fragment książki Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu