Jakie są rodzaje, co zawierają i jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Dziennik

Dziennik służy do chronologicznego ujęcia wszystkich operacji gospodarczych. Zgodność sumy zawartych w nim zapisów z łącznymi obrotami kont syntetycznych (zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych) potwierdza kompletność i poprawność (co do wartości) ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W systemie informatycznym możliwe jest funkcjonowanie jednego (o bardzo dużej objętości) dziennika lub kilku. Wymaga się wówczas sporządzania co miesiąc zestawienia dzienników.

Przy technice tradycyjnej (ręcznej) w średniej czy dużej firmie funkcjonowanie jednego dziennika jest niewykonalne, jedna osoba nie jest bowiem w stanie, zachowując chronologię zapisów, zarejestrować w dzienniku wszystkich operacji gospodarczych. Funkcjonowanie wielu dzienników wymaga ich comiesięcznego zestawiania.

50 ściąg księgowego z aktualizacją online - multipakiet: książka, serwis online

Dziennik może mieć charakter odrębnego urządzenia ewidencyjnego; funkcję dziennika można jednak nadać innym urządzeniom ewidencyjnym, pod warunkiem zachowania chronologii zapisów. Dziennik może zawierać następujące dane: pozycja wpisu, data, dowód, treść operacji, kwota, bądź ponadto kwalifikujący dowód do ujęcia w księgach, księgujący, konto Wn, kwota Wn, konto Ma, kwota Ma, uwagi.

Dowiedz się  Czym jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Konta księgi głównej

Konta księgi głównej to inaczej konta syntetyczne, funkcjonujące zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Konta ksiąg pomocniczych to inaczej konta analityczne, funkcjonujące zgodnie z „ideą” zasady zapisu powtarzanego (teoretycznie sformułowana zasada zapisu powtarzanego polega na powtórzeniu zapisu dokonanego na koncie księgi głównej po tej samej stronie, w tym samym czasie i w tej samej wysokości). Księgi pomocnicze mają w szczególności zapewnić ujęcie wynagrodzeń i innych świadczeń dla pracowników do celów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz ujęcie transakcji zakupu i sprzedaży do celów podatkowych; dotyczy to na pierwszym miejscu podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego.

Bilans próbny

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (syntetycznych), zwane inaczej bilansem próbnym lub obrotówką, sporządza się dla sprawdzenia przestrzegania zasady podwójnego zapisu (zgodność między sobą sumy obrotów) oraz kompletności i poprawności wartości zapisów (zgodność sumy obrotów z sumą zapisów dziennika). Zestawienie to może np. zawierać kolumny służące do wpisania nazw i symboli kont wstępnego bilansu otwarcia, korekt bilansu otwarcia, ostatecznego bilansu otwarcia, obrotów za miesiąc, obrotów narastająco od początku roku i sald na koniec miesiąca.

Polecamy serwis Prowadzę biuro rachunkowe

Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych

W celu sprawdzenia, czy przestrzegana jest zasada zapisu powtarzanego, sporządza się zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) lub – jak wymaga ustawa o rachunkowości – tylko zestawienie sald. W przypadku błędów pełne zestawienie obrotów i sald ułatwia ich poszukiwanie. Przedstawiony wcześniej układ obrotówki ma charakter uniwersalny i może być wykorzystany do sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (analitycznych); mogą to być jednak obrotówki ściśle dostosowane do specyfiki określonych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych).

Praktyczny leksykon VAT 2015 (książka)

Inwentarz

Inwentarz, inaczej zestawienie poszczególnych (pojedynczych) składników majątku, występuje tylko w niektórych firmach, co wiąże się z przejściem z niepełnej (książka podatkowa) na pełną (księgi rachunkowe) ewidencję księgową. Dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe dane pozostałych elementów ksiąg rachunkowych, zawierające szczegółowe informacje o poszczególnych składnikach majątku, pełnią równocześnie funkcję inwentarza.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w miesiącu, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności jeżeli:

• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• zapewniona jest, w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za pomocą odpowiednich wydruków, kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry przetwarzania danych;
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

• pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;
• ujęcie (przed nowelizacją „zapisy” w księgach rachunkowych) operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii dokonywane jest w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Artykuł pochodzi z książki „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cebrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.