Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Mimo rozwoju nowoczesnych technologii nadal wiele biur księgowych korzysta z tradycyjnego, analogowego modelu kontaktu z klientem. Oznacza to odbiór dokumentów księgowych od niego poprzez kontakt bezpośredni (klient musi przyjechać do biura i przywieźć dokumenty) bądź dostarczanie ich przez kuriera. Nie jest to oczywiście zła metoda, ale zabiera przedsiębiorcy sporo czasu, generuje koszty i powoduje, że bardzo precyzyjnie musi on pilnować terminów dostarczania dokumentów do biura rachunkowego. Tymczasem korzystanie z usług biur rachunkowych (czyli wyprowadzenie księgowości na zewnątrz firmy) ma za zadanie usprawnić jej działanie i pomóc w rozwoju.
Księgi prowadzone przez biuro rachunkowe w siedzibie firmy
Z raportu Usługi księgowe w Polsce 2013 opracowanego przez fundację Starter wynika, że 72% firm nie zamierza korzystać z księgowości online. Nie znaczy to jednak, że nie warto wybierać biur rachunkowych, które działają lokalnie i stacjonarnie, ale mimo to i tak oferują dostęp do nowoczesnych narzędzi i pozwalają na dostarczanie i przechowywanie dokumentów online. Wybór biura rachunkowego, które oferuje takie rozwiązanie, jest dla przedsiębiorcy znacznie bardziej efektywne.
3 główne korzyści płynące z dostarczania dokumentów księgowych online
1. Brak kosztów związanych z przekazywaniem dokumentów
Biuro rachunkowe, które odbiera dokumenty w formie elektronicznej, robi to praktycznie bezkosztowo. Klient musi jedynie zeskanować dokumenty (bądź zrobić im zdjęcie w odpowiedniej rozdzielczości) i wysłać plik do biura rachunkowego bądź wgrać go na serwer. Może to zrobić w dowolnym miejscu i czasie, nie ponosząc z tego tytułu żadnych kosztów. Nie trzeba wydawać pieniędzy na kuriera czy benzynę, sprawdzać telefonicznie, czy dokumenty doszły.
2. Przekazywanie dokumentów na bieżąco
Możliwość przesyłania dokumentów online to również swoboda we wprowadzaniu ich do systemu. O ile przekazując dokumenty tradycyjnie, trzeba je najpierw zebrać, by móc całą dokumentację wysłać w całości, o tyle przekazywanie ich online może odbywać się na bieżąco – np.: tuż po otrzymaniu faktury kosztowej czy jej wystawieniu. Dla osób pracujących mobilnie to ogromne ułatwienie.
Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?
3. Oszczędność czasu
Każda osoba prowadząca biznes wie, że czas to pieniądz. Przekazywanie dokumentów online znacznie redukuje czas potrzebny na zajmowanie się sprawami księgowymi. Nie tylko nie trzeba marnować go na pakowanie i wysyłkę dokumentów lub samodzielny dojazd do biura, ale również – dzięki temu, że biura korzystające z archiwizacji danych online udostępniają archiwum klientom – dostęp do nich i ich historii jest możliwy dla klienta zawsze, nie tylko w godzinach otwarcia biura rachunkowego.
Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts
Autor: SaldeoSMART
Podyskutuj o tym na naszym FORUM