Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?

Autopromocja

Poza precyzyjną komparycją umowy (oznaczeniem stron) ta prawidłowa i bezpieczna dla przedsiębiorcy zawarta z biurem rachunkowym powinna zawierać:

Termin obowiązywania umowy

Umowa może być zawarta na czas określony bądź nieokreślony. Przy umowie na czas określony warto zwrócić uwagę, czy zawiera ona możliwość jej wypowiedzenia (i na jakich warunkach).

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Warunki wypowiedzenia umowy

Najczęściej dotyczą okresu wypowiedzenia oraz warunku zwrotów wszelkich dokumentów. Jeśli biuro rachunkowe prowadziło dla nas archiwum nie tylko papierowe, ale również elektroniczne, warto zadbać w umowie o zapis pozwalający na pobranie także elektronicznej formy dokumentów. Może to być usługa bezpłatna lub świadczona przez biura za dodatkową opłatą. Warto również zwrócić uwagę na zapis, który nakłada karę na biuro rachunkowe, jeśli nie wywiąże się ono z przekazania dokumentacji – chroni to interesy przedsiębiorcy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy

Niezwykle ważne jest przedstawienie przez biuro rachunkowe oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia OC. Takie ubezpieczenie pozwala na zabezpieczenie ewentualnych kar wynikłych z błędów w zaksięgowaniu dokumentów.

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sprawdź

Zobowiązanie biura do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy

W zależności od tego, w jakiej formie prowadzone będzie archiwum, biuro może przechowywać dokumenty analogowo bądź elektronicznie. W tym drugim przypadku sama kwestia ich archiwizacji i przechowywania jest znacznie łatwiejsza, ale w umowie powinny być zapisane określone warunki tego przechowywania.

Franciszek Wala, prezes SKwP: Nie ma ujemnych skutków deregulacji

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Przy wyborze biura warto zwrócić uwagę na to czy udostępnia swoim klientom dokumenty online. Umożliwia to platforma do komunikacji Saldeo, dzięki której klient może przesyłać elektronicznie dokumenty do biura oraz mieć dostęp do archiwalnych dokumentów 24h/dobę. Możliwe jest również otrzymywanie rozliczeń księgowych w wersji elektronicznej.

Wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu

W tym przypadku warto zwrócić uwagę na to, jaki zakres usług świadczony jest w ramach ustalonego wynagrodzenia. Opłata może być uzależniona od ilości dostarczanych co miesiąc dokumentów, ilości zatrudnionych pracowników, reprezentacji przez urzędami itp. Dobrze jest również ustalić co stanie się, gdy ustalone limity zostaną przekroczone oraz czy opłata zwiększy się, gdy np. dokumenty dotrą do biura z opóźnieniem. Warto też wziąć pod uwagę sposób działania w przypadku zawieszenia wykonywania działalności – zwłaszcza przez przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes sezonowo.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów

Choć często przy podpisywaniu umowy nie zakładamy, że nasza współpraca skończy się na wokandzie, to warto wziąć to również pod uwagę.  Co do zasady, w sprawach ze sporów wynikających z umowy wytaczane są one w miejscu wykonywania umowy (czyli tam, gdzie biuro rachunkowe ma siedzibę), ale można w niej ustalić wyznaczenie innego sądu właściwego, np. miejsca siedziby Powoda. Wówczas miejsce rozstrzygnięcia sporu zależeć będzie od strony, która dochodzi swych praw.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM