Jak wybrać dobre biuro rachunkowe

Jest kilka kwestii którymi powinien kierować się przedsiębiorca szukając dobrego biura rachunkowego. Konieczne jest sprawdzenie uzyskanych informacji, ponieważ właściciele biur rachunkowych nie zawsze są uczciwi wobec potencjalnych klientów kierując się przede wszystkim dobrem własnym na konkurencyjnym rynku usług księgowych.

Wykształcenie wyższe magisterskie właścicieli i pracowników biura rachunkowego

Bardzo pożądanym jest posiadanie magisterskiego wykształcenia rachunkowo-podatkowego każdej osoby, która podejmuje się obsługi księgowo-kadrowej firm. Tytuł magistra świadczy o ukończonej specjalizacji, czego nie daje niższy tytuł licencjata. Studia magisterskie przygotowują w pełni merytorycznie do rozpoczęcia zawodu księgowego. Na prośbę zainteresowanego klienta, biuro powinno okazać dyplom ukończenia wymaganych studiów.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Licencja Ministra Finansów, członkostwo Stowarzyszenia Księgowych  i ubezpieczenie OC

Przed deregulacją księgi rachunkowe mogli prowadzić tylko księgowi z certyfikatem pozwalającym na usługowe prowadzenie ksiąg, doradcy podatkowi i biegli rewidenci. Aktualnie (od 10 sierpnia 2014 r.) można prowadzić pełną księgowość bez powyższego wymogu certyfikatu. Certyfikat księgowy można było zdobyć dzięki minimalnym kryteriom tj. wykształcenie wyższe i udokumentowane doświadczenie w księgowości. Niestety zaświadczenie o wymaganej praktyce mogło być wystawiane przez zaprzyjaźnione firmy, które poświadczały praktykę. Dzisiaj skutkuje to tym, że księgowa bez certyfikatu (ponieważ w związku z deregulacją zlikwidowano proces wydawania certyfikatów) może być bardziej kompetentna niż osoba z omawianym certyfikatem.

Biura rachunkowe które są zrzeszone w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce wyróżniają się tym, że poszerzają swoją wiedzę systematycznie po każdej zmianie przepisów. Zrzeszone Biura Rachunkowe posiadają potwierdzone zaświadczeniem umiejętności co gwarantuje bieżące doskonalenie swoich kwalifikacji niezbędnych do wykonywania zawodu zgodnie z przepisami prawa, profesjonalnymi standardami, dobrą praktyką i zasadami etycznymi. Przedsiębiorca wybierając dobre biuro rachunkowe powinien kierować się również tym aspektem.

Deregulacja zawodu księgowego z sierpnia 2014 nie wyłączyła obowiązku posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Po deregulacji nadal jest ono obowiązkowe i każde biuro rachunkowe zobowiązane jest je posiadać, zgodnie z przedmiotem działalności. Oczywiście biuro powinno posiadać wszelkie potwierdzenia zawarcia polis do wglądu dla osób zainteresowanych, również te od kadr i płac, o ile takowe posiada.

Kwalifikacje i obsługa klienta

Już na pierwszym spotkaniu ze swoim potencjalnym biurem rachunkowym bardzo łatwo można zauważyć kilka faktów. Już na pierwszy „rzut oka” można rozróżnić księgową z pasją od księgowej z przypadku. Pierwsza rozmowa przybliży nam nie tylko stosunek do klienta ale również to czy podejście jest indywidualne czy „z automatu”. Niestety często zdarza się, że biura nie chcą odchodzić od swoich starych standardów nie wychodząc naprzeciw potrzebom klienta indywidualnego. W efekcie końcowym klient musi przystać na warunki stawiane przez biuro rachunkowe bez możliwości negocjacji. Przedsiębiorca pytając księgowego o najlepsze rozwiązania dla swojej firmy z pewnością zwróci uwagę na łatwość odpowiedzi na zadawane pytania. Jeśli biuro rachunkowe ma problemy z odpowiadaniem na pytania klienta, może to oznaczać brak doświadczenia w danej branży klienta. W takiej sytuacji lepsze będzie znalezienie innego biura rachunkowego.

Kolejnym kryterium którym powinien kierować się klient przy wyborze biura to ogólny porządek w dokumentacji. Należy się przyjrzeć czy biuro dochowuje wszelkich staranności, aby dokumenty innych klientów nie były narażone utratę poufności danych. Kolejnym kryterium którym warto się zainteresować to fakt, czy kadra księgująca dokumenty klientów jest odpowiednio przeszkolona. W biurach rachunkowych często zatrudnia się studentów do wprowadzania danych, którzy nie mają fachowej podatkowej wiedzy, a co za tym idzie, nie są na bieżąco z aktualnymi zmianami. Nie wszystkie błędy popełnione przez takie osoby są wykrywane w bieżącym miesiącu. Niestety skutki błędów niewykwalifikowanych osób prowadzą do błędnych rozliczeń oraz deklaracji, a nawet do kontroli urzędów skarbowych. Klienci którzy decydują się na dane biuro rachunkowe powinni upewnić się kto będzie osobą obsługującą ich księgowość oraz jakim wykształceniem i kwalifikacjami osoba ta się prezentuje. Klient decydujący się na podpisanie umowy z biurem rachunkowym ma pełne prawo do żądania przedstawienia dokumentów potwierdzających kompetencje osoby obsługującej jego księgowość.

Sprawdzenie tych elementów jest bardzo ważne, ponieważ błędy biur rachunkowych nie zwalniają podatnika od odpowiedzialności za prawidłowość wyliczenia podatków. W razie kłopotów z Urzędem Skarbowym lub innymi instytucjami państwowymi to zawsze podatnik jest stroną postępowania przed organem podatkowym. Mimo, iż księgowa jest zobowiązana do dostarczenia niezbędnych informacji rachunkowych to jednak przedsiębiorca jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień dotyczących rozliczeń podatków.

Pozytywny wizerunek biura rachunkowego dają też aktualne certyfikaty i zaświadczenia ukończonych kursów, zamieszczone na stronie internetowej biura lub wywieszone bezpośrednio w biurze.

Polecamy: Poradnik Gazety Prawnej - Środki trwałe wycena, amortyzacja i likwidacja

Zakres świadczonych usług

Niektóre biura rachunkowe oferują kompleksową obsługę firm klientów. Oprócz usług księgowo-kadrowych, biura rachunkowe często oferują także pomoc prawną oraz usługi wirtualnego biura.

Skorzystanie z tak kompleksowych rozwiązań, daje przedsiębiorcom rozwiązywanie problemów od księgowych aż przez obsługę prawną po zarejestrowanie swojej firmy i to wszystko pod jednym adresem, co jest bardzo wygodne dla klientów. Warto przemyśleć, czy skorzystanie z takiego szerokiego pakietu oferowanych usług nie przyniesie korzyści w przyszłości.

Dokonanie dobrego wyboru biura rachunkowego to możliwość fachowej pomocy już na początkowym etapie rozpoczęcia działalności. Dobre biura rachunkowe oferują swoim klientom bezpłatną pomoc w rejestracji działalności w ramach podpisanej umowy. Przedsiębiorca już na wstępie otrzymuje usługę rejestracji działalności unikając zawiłej „papierologii” związanej z wypełnieniem wniosków i deklaracji rejestracyjnych.

Szukając biura rachunkowego warto dowiedzieć się czy jest możliwość przesyłania dokumentów księgowych pocztą mailową lub czy biuro oferuje odbiór dokumentów bezpośrednio od klienta.

---

Decydując się na dane biuro, należałoby omówić kwestię dostarczania dokumentów. Następnie, warto omówić kwestię otrzymywanych powiadomień dotyczących składek ZUS oraz wysokości podatków. Biura rachunkowe powinny informować klientów o zbliżających się terminach płatności. Czy Ty robią? Z jak dużym wyprzedzeniem? Czy będziemy mieli szansę manewru aby dostarczyć zapomniane dokumenty księgowe przed wysłaniem deklaracji skarbowych?

PODSUMOWANIE

W artykule omówiłam najważniejsze kwestie którymi powinien kierować się przedsiębiorca przy wyborze dobrego biura rachunkowego. Wykształcona kadra biura rachunkowego która stale podnosi swoje kwalifikacje to gwarancja poprawności rozliczeń. Jeśli właściciele biura rachunkowego oszczędzają na podnoszeniu kwalifikacji (zarówno swoich jak i pracowników),to  z pewnością takie biuro nie jest dobrym wyborem dla przedsiębiorcy.

Właściciel biura rachunkowego na życzenie potencjalnego klienta powinien przedstawić mu stosowne dokumenty tj. polisy ubezpieczeniowe czy aktualne certyfikaty ukończonych kursów.  Nieokazanie klientowi jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego kwalifikacje czy ubezpieczenie, może skutkować tym że biuro rachunkowe jednak takowego nie posiada. Warto to sprawdzić, ponieważ jak już wspomniałam wcześniej, odpowiedzialność za błędy księgowych spoczywa na podatnikach. Duża rotacja pracowników biura rachunkowego to również duża wada, ponieważ informacje o naszej firmie są przekazywane od jednej osoby do drugiej, co może zaważyć na dyskrecji. Niestety brak sprawdzenia powyższych kwestii może być przyczyną niezadowolenia z wybranego przez siebie biura rachunkowego.

mgr Monika Białobrzewska