Przed podpisaniem umowy pan Bartłomiej powinien możliwie dokładnie i wszechstronnie zbadać biuro rachunkowe, z którym zamierza rozpocząć współpracę. Przede wszystkim sprawdzić legalność działania biura, czyli poprosić o jego dokumenty rejestracyjne. Następnie dowiedzieć się, czy zatrudnia ono dobrych specjalistów, przykładowo – posiadających certyfikat księgowy.
Wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jeżeli natomiast biuro twierdzi, że zatrudnia doradców podatkowych, to taką informację można zweryfikować w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.
Jednak przedsiębiorcy szukający biura rachunkowego muszą pamiętać, że 10 sierpnia 2014 r. weszły w życie przepisy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych. Wprowadziły dereglamentację usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że czynności te może wykonywać każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany za ściśle określony katalog przestępstw, czyli m.in. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi czy za przestępstwo skarbowe.
Osoba taka musi także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zatem wymagane posiadanie żadnych uprawnień. Jednak osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów, mogą się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych.
Przed podpisaniem umowy warto jeszcze zorientować się, jaką opinią cieszy się biuro rachunkowe. Należy też upewnić się, jakie ma doświadczenie, w tym jak długo działa na rynku. Koniecznie trzeba odwiedzić siedzibę biura rachunkowego, a w rozmowie z jego przedstawicielami można też zapytać, czy wykorzystują oni przy obsłudze swoich klientów przedsiębiorców licencjonowane programy księgowe.
Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Uzyskanie tych wszystkich informacji pozwoli na wyrobienie sobie opinii o konkretnym biurze rachunkowym. Jeżeli będzie pozytywna, to przedsiębiorca musi zawrzeć z biurem pisemną umowę o świadczenie usług.
Większość biur dysponuje własnym wzorem umowy. Stanowi ona zazwyczaj punkt wyjścia do zredagowania jej zapisów tak, aby jak najlepiej odpowiadały indywidualnym potrzebom przedsiębiorcy – przyszłego klienta biura rachunkowego.
Zatem w pierwszej kolejności należy dokładnie określić strony umowy. Ich dane muszą być bardzo precyzyjne. Może to mieć bowiem znaczenie w przypadku ewentualnych sporów. Dalej trzeba ustalić, co jest przedmiotem umowy. Przykładowo, biuro rachunkowe zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania ewidencji podatkowej, sporządzania deklaracji PIT, a także deklaracji dla ZUS w sposób staranny i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawą do wykonywania tych czynności będą dokumenty i informacje dostarczane przez przedsiębiorcę. W jego interesie będzie zatem, aby później dostarczał w terminie wszystkie faktury. Przedsiębiorca powinien być przygotowany, że w umowie będą wyszczególnione terminy, w jakich musi dostarczać konkretne dokumenty. Przedsiębiorca powinien dopilnować, żeby w umowie znalazł się zapis zobowiązujący biuro do zachowania w tajemnicy przekazywanych mu danych i informacji.
Czy zlecając prowadzenie rachunkowości biuru rachunkowemu, należy posiadać politykę rachunkowości
Nieodzowną częścią umowy jest wysokość wynagrodzenia biura za wykonywaną pracę. Określany jest też termin, w którym co miesiąc przedsiębiorca powinien dokonywać płatności. Niekiedy umowy przewidują podwyższenie wynagrodzenia, jeżeli przedsiębiorca będzie dostarczał z opóźnieniem dokumenty służące do rozliczeń.
Umowy zawierają też zapis określający, w jakich przypadkach każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy, przykładowo – na skutek znaczącej zmiany zakresu działalności przez klienta przedsiębiorcę. Pan Bartłomiej powinien też zwrócić uwagę, żeby w umowie był zapis, w którym biuro rachunkowe zobowiąże się do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe m.in. z niewłaściwego wykonania wziętych na siebie zobowiązań. Biuro powinno też oświadczyć, że ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.
Przedsiębiorca może udzielić przedstawicielowi biura rachunkowego pełnomocnictwa do reprezentowania go – przykładowo – przed organami podatkowymi.
W umowie trzeba określić termin jej obowiązywania. Może być ona zawarta na czas nieokreślony lub też określony. Ważnymi postanowieniami są warunki wypowiedzenia umowy (przykładowo – z zachowaniem trzymiesięcznego terminu) oraz termin i warunki zwrotu wszelkich dokumentów w przypadku wypowiedzenia umowy.
Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór
Jak wspomnieliśmy, nie można wykluczyć, że między stronami mogą powstać spory. Dlatego umowa musi określać sąd właściwy do rozstrzygania takich ewentualnych sporów.
Umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Umowa powinna zawierać
● precyzyjne dane stron, czyli biura rachunkowego i przedsiębiorcy – klienta,
● zobowiązanie biura do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy,
● zobowiązanie biura do zachowania w tajemnicy otrzymywanych informacji,
● wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu,
● przypadki, w których każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy,
● zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy,
● termin obowiązywania umowy,
● warunki jej wypowiedzenia,
● określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów.
Krzysztof Tomaszewski
krzysztof.tomaszewski@infor.pl
Podstawa prawna:
Art. 76a ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (Dz.U. poz. 768). Par. 1–6 rozporządzenia ministra finansów z 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 234, poz. 1576).